Vernetzte Baustellen: Wie können Sie bei der Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung sowohl Zeit als auch Geld sparen?

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Arbeitnehmern verantwortlich zu sein, ist eine große Verantwortung. Jeden Monat steht ein Personalverantwortlicher oder -manager unter dem Druck, jedem Mitarbeiter pünktlich und korrekt sein Gehalt zu zahlen.

Diese ohnehin schon schwierige Aufgabe wird noch schwieriger, wenn noch die Schwierigkeiten der Baubranche hinzukommen.

Um diese Probleme zu bewältigen und die Effizienz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung wiederzuerlangen, wenden sich Bauunternehmen immer häufiger an branchenspezifische ATM-Software. Die Digitalisierung des "Zeit- und Aktivitätsmanagements" nimmt den Druck und die administrative Schwerfälligkeit der Lohnbuchhalter und wirkt sich gleichzeitig positiv auf die allgemeine Produktivität des Unternehmens aus.

Was genau ist AZM und wie kann es für ein Bauunternehmen digitalisiert werden?

Was ist die GTA?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei ATM um den Bereich des Zeit- und Aktivitätsmanagements, der sich direkt auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter und die Art der während dieser Zeit ausgeführten Aktivitäten bezieht.

Im Falle eines Bauunternehmens bezieht sich ATM also auf die Verfolgung :

• der An- und Abwesenheiten auf Baustellen,
• und der auf denselben Baustellen ausgeführten Aufgaben.

Bestandsaufnahme in der Baubranche

Messung der Aktivitäten, die Herausforderung

Für ein Bauunternehmen bezieht sich die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf zwei Problematiken:

1. Über ein effizientes Instrument zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen.
2. Die Aktivitäten der Arbeitnehmer korrekt messen.

Was die eigentliche HR-Software betrifft, so werden in Bauunternehmen zunehmend HRIS oder HR-Informationssysteme eingesetzt. Die Messung von Zeiten und Aktivitäten wird jedoch im Zuge der Digitalisierung noch häufig vernachlässigt.

Dies führt jedoch zu erheblichen Schwierigkeiten, die sich sowohl auf die Mitarbeiter vor Ort als auch auf die Personal- und sogar die Finanzabteilung auswirken. Die Produktivität aller Beteiligten wird durch extrem zeitaufwändige und ineffiziente Mess- und Rückmeldeprozesse beeinträchtigt. Für die Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die Feststellungen schwerwiegend: Die Informationen kommen unvollständig, verspätet oder erweisen sich sogar als fehlerhaft.

Die Lohnabrechnung verwalten, die Wahl der Waffen

Derzeit sind die meisten Tools zur Messung von Aktivitäten noch weit davon entfernt, ergonomisch zu sein. Von der Erfassung der Stunden auf Papierkarten (die manchmal am Ende der Woche verloren gehen oder beschädigt werden) bis hin zur exzessiven Nutzung von Excel-Tabellen (in denen die Informationen sukzessive neu kodiert werden) ist die Informationsaufnahme vor Ort zeitraubend und insgesamt ineffizient.

Dies erklärt zweifellos den zunehmenden Trend zur Nutzung digitaler Lösungen. Der Einsatz einer Zeiterfassungsanwendung beispielsweise kann die Abläufe in einem Bauunternehmen regelrecht revolutionieren und bringt dem Lohnbuchhalter erhebliche Vorteile.

Das Potenzial der Digitalisierung: Wie kann man Geld sparen und die Personalabteilung entlasten?

Die geleisteten Arbeitsstunden sammeln, keine Fehler mehr.

Die Verwaltung der Löhne und Gehälter von mobilen Mitarbeitern ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe. Die Stunden werden auf Papierbögen, in Excel-Dateien usw. festgehalten, und das ist nicht sehr effizient.

Mit einer digitalen Zeiterfassungslösung, die beispielsweise in ein HRIS-System integriert ist, wird die korrekte Eingabe und Verarbeitung der Löhne und Gehälter sofort zugänglich. Schluss mit dem Verwaltungsaufwand und dem übermäßigen Druck auf die Teams:

• Eine automatisierte Erfassung der Lohn- und Gehaltsdaten. Die Informationen kommen sicher, strukturiert und vorab validiert an.
  
  
• Keine Fehler mehr, keine zeitraubende Neueingabe von Daten und keine Jagd nach fehlenden Informationen am Monatsende.
  
  
• Eine strukturierte und zentralisierte Ansicht aller benötigten Informationen.

Verfolgen Sie die Anwesenheit, Informationen in Echtzeit.

Nachprüfen, welcher Arbeitnehmer wann und wie lange vor Ort war und wie lange er anwesend war? Dies ist ein weiteres traditionelles Kopfzerbrechen für die Personalabteilung. Diese Informationen sind jedoch für die Berechnung der Löhne und Gehälter und die Verwaltung von entscheidender Bedeutung.

• Mit einer auf das Baugewerbe spezialisierten Anwendung zur Anwesenheitskontrolle ist es nun einfach, die Anwesenheit der Arbeiter auf der Baustelle zu sehen, und zwar zu jeder Zeit.
  
  
• Der Personalverantwortliche kann diese Informationen mit einem Abwesenheitsplan vergleichen und dann schnell auf unvorhergesehene Abwesenheiten reagieren. Außerdem kann er diese unvorhergesehenen Ereignisse bei der Berechnung der Löhne und Gehälter der Arbeitnehmer berücksichtigen.

Informationen abrufen, eine zentrale Sicht auf alle Daten.

Stundenerfassung, Anwesenheitskontrolle, Abwesenheitsplanung... die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine große Anzahl von Dashboards, die alle gleichermaßen wesentlich sind.

Die Notwendigkeit, Informationsquellen zu kreuzen und wieder zu kreuzen, kann für Lohnbuchhalter jedoch ebenso mühsam wie zeitraubend sein. Mit der richtigen Suite integrierter digitaler Tools kann dieser Nachteil beseitigt werden.

• Durch die Digitalisierung der Zeiterfassung, der Anwesenheitskontrolle und der Abwesenheitsplanung ist es nun möglich, eine strukturierte Ansicht aller benötigten Informationen zu erhalten.
  
  
• Die Daten aus den verschiedenen Tools oder der digitalen Umgebung des Kunden ermöglichen es auch, Anomalien oder Aufmerksamkeitspunkte hervorzuheben: Hat ein Arbeitnehmer zu wenig Stunden geleistet oder im Gegenteil die wöchentliche Höchstquote überschritten? Diese Informationen werden nun automatisch den Personalverantwortlichen zur Kenntnis gebracht.

Digitales ATM für das Baugewerbe in greifbarer Nähe.

"Bei uns sind die Prozesse sehr komplex. Es ist schwierig, eine geeignete Zeit- und Aktivitätenmanagement-Software zu finden".

Diese Realität kennen Bauunternehmen nur zu gut.

Mobile Ressourcen, eine einzige Baustelle, eine Vielzahl von Berufen (Einsatz, Baustelle, Büro usw.)... die Baubranche bringt besondere Herausforderungen mit sich. Wo herkömmliche HR-Software nur schwerlich einen angemessenen Service bieten kann, gibt es spezielle Lösungen, die den besonderen Anforderungen eines Bauunternehmens gerecht werden:

• Große Auswahl an Einstellungen: Unterschiedliche Höchststunden, Nachtarbeit, aufeinanderfolgende Validierungen, Arbeitnehmerkategorien, Kalender, spezifische Arbeitszeiten, Leiharbeit, Subunternehmer usw. Eine spezialisierte Anwendung ist in der Lage, die gesamte Vielfalt der für das Baugewerbe typischen Situationen zu verarbeiten, um dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager vollständige Informationen zu liefern.
  
  
• Mehrere Ansichten verfügbar: Je nach Bedarf (Wochen-, Tages-, Baustellenansicht usw.) erhalten die Personalverantwortlichen eine angepasste Sicht auf die Informationen.
  
  
• Integration in die bestehende digitale Umgebung: Auf der einen Seite werden Ihre Baustellencodes, Kostenstrukturen usw. z. B. in die Zeiterfassungslösung integriert. Auf der anderen Seite werden die vor Ort gesammelten Daten in Ihre bestehende digitale Umgebung (bereits vorhandenes HRIS, ERP usw.) integriert.

Fazit: Beginnen Sie jetzt mit dem Sparen!

Die Anschaffung einer auf die Baubranche spezialisierten ATM-Software spart also sowohl Zeit als auch Geld im Gehaltsabrechnungsprozess. Es gibt keine Kosten mehr, die durch Fehler oder Verzögerungen entstehen. Der Druck am Monatsende wird deutlich verringert, während die Löhne fairer und genauer ausgezahlt werden. Sie vermeiden Unzufriedenheit oder die Zeit, die Sie mit der mühsamen Suche nach Informationen von zweifelhafter Gültigkeit verschwenden. Insgesamt wird die Arbeitszeit jedes Einzelnen aufgewertet. Die Teams stehen dann mehr für reichhaltigere, interessantere und wertschöpfendere Aufgaben zur Verfügung.

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist daher von entscheidender Bedeutung. Die Lösungen für digitale Zeiterfassung, Abwesenheits- oder Ressourcenplanung von Traxxeo beispielsweise sind perfekt auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten.