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7 Best Practices für ein erfolgreiches Beschaffungsmanagement

Von Laure Fournier

Am 7. Mai 2025

Procurement ist ein Begriff, der die Verwaltung des Einkaufs in einem Unternehmen im weiteren Sinne bezeichnet. Ob zentralisiert oder nicht, der Beschaffungsprozess bei den Lieferanten spielt eine strategische Rolle für das operative Geschäft eines Unternehmens, aber auch für seine finanzielle Leistung. Daher ist es wichtig, die richtigen Methoden zu kennen, die man im Alltag anwenden kann, um seine Beschaffung optimal zu verwalten.

Was ist Procurement?

Beschaffung ist der Prozess, bei dem Produkte oder Dienstleistungen von Lieferanten gekauft werden. Er gliedert sich in mehrere Schlüsseletappen:

  • Die Erstellung eines Lastenhefts insbesondere bei komplexen Einkäufen mit ausgefeilten technischen Spezifikationen.
  • Sourcing, um Anbieter zu identifizieren und zu listen, die in der Lage sind, das gesuchte Produkt oder die gesuchte Dienstleistung anzubieten.
  • Die Ausschreibung, um Angebote von Anbietern einzuholen.
  • Das Closing : Auswahl des Händlers, Verhandlungen, interne Validierung und Unterzeichnung des Vertrags.

Im öffentlichen Sektor kann die Ausschreibung durch eine Ausschreibung über ein öffentliches Vergabeverfahren erfolgen, insbesondere wenn der Gesamtwert des Vertrags einen bestimmten Betrag übersteigt. Im privaten Sektor werden die meisten Einkäufe freihändig über die einfache Unterzeichnung eines Kostenvoranschlags getätigt.

Seit einigen Jahren hören Sie immer häufiger den Begriff e-Procurement. Dieser Begriff bezeichnet die Entwicklung des Procurement hin zu Online-Diensten, die den gesamten Einkaufsprozess steuern.

Die zentrale Rolle der Beschaffung in Unternehmen

Wenn Sie die Risiken bewerten, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, denken Sie vielleicht nicht als Erstes an die Beschaffung. Dabei ist die Lieferkette vollständig von ihren Anbietern abhängig.

Wenn die Rohstoffe bei den Herstellern nicht verfügbar sind, können Sie nicht mehr produzieren. Wenn die Preise abrupt steigen, sind Sie gezwungen, Ihre Gewinnspanne zumindest vorübergehend zu reduzieren, bis Sie Ihre Preise wieder erhöhen oder Ihre Produktivität verbessern können.

Sie haben dies sicherlich während der Gesundheitskrise im Jahr 2021 bemerkt. Spannungen bei den Lieferquellen wirken sich fast unmittelbar auf die Verfügbarkeit der Endprodukte, aber auch auf deren Preise aus. Man versteht daher , wie wichtig es ist, die Beziehung zu seinen Lieferanten zu sichern, um auch in Krisenzeiten ein bevorzugter Kunde zu bleiben.

Wie kann man das Einkaufsmanagement optimieren?

1 - Entmaterialisieren Sie Ihr Einkaufsmanagement.

Beim E-Procurement ist die erste gute Praxis die Einführung der Dematerialisierung. In vielen Unternehmen füllt der Mitarbeiter, der ein Produkt benötigt, ein Bestellformular auf einem Blatt Papier aus, das er dann von einer Reihe von Managern unterschreiben lässt, bevor er es an den Lieferanten schickt.

All dies ist sehr zeitaufwendig. Dies führt zu problematischen Verzögerungen in der Lieferkette. Manchmal gehen Anfragen auf dem Weg verloren.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat Mon Intranet das Softwaremodul Procure to Pay entwickelt, mit dem der gesamte Einkaufsprozess papierlos abgewickelt werden kann:

  • Der Mitarbeiter füllt seinen elektronischen Bestellschein online aus und reicht ihn ein.
  • Die Vorgesetzten validieren den Antrag.
  • Das validierte Bestellformular wird papierlos an den Subunternehmer gesendet.
  • Der Mitarbeiter bestätigt den Erhalt der Produkte und erstellt eine Zahlungsaufforderung, die von der Person, die für die Begleichung der Lieferantenrechnungen zuständig ist, validiert wird.

Mit einer solchen Online-Lösung sind Bestellformulare auf Papier nur noch eine ferne Erinnerung. Die Zeitersparnis bei der Vorbereitung der Bestellungen und der anschließenden Validierung ist beträchtlich. Sie verkürzen damit die Lieferzeiten, die den reibungslosen Ablauf Ihres Betriebs beeinträchtigen können.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass eine solche Software es ermöglicht, die Informationen über die Lieferanten in einer Datenbank zu zentralisieren. Dies erleichtert die Steuerung des Sourcing.

2 - Zentralisieren Sie die Lieferanteninformationen.

Durch die Nutzung einer zentralen Datenbank für alle Lieferanten des Unternehmens werden Sie nicht nur beim Sourcing, sondern auch in der Verhandlungsphase effizienter. Nehmen wir als Beispiel ein großes Unternehmen mit mehreren Industriestandorten. Wenn jede Einkaufsabteilung ihre Bestellungen selbstständig aufgibt, muss sie :

  • Lieferanten für jedes Produkt im Katalog suchen und listen.
  • Preiskonditionen individuell aushandeln.

Wenn Sie eine gemeinsame Plattform nutzen, ist der Beschaffungsprozess schneller. Sie verfügen dann über Informationen zu jedem im Unternehmen gelisteten Lieferanten und über das bereits erzielte Geschäftsvolumen. Dies gibt Ihnen einen wirksamen Hebel für die Verhandlungsphase. Dies ist eine der wesentlichen Komponenten einer E-Procurement-Lösung.

3 - Bewerten Sie die Risiken.

Die Auswahl eines Anbieters beinhaltet auch einen Teil des Risikomanagements. Diese Risiken können vielfältig sein:

  • Konformitätsrisiko, wenn das Produkt bestimmte Standards nicht erfüllt, insbesondere wenn es auf anderen Kontinenten mit anderen Standards hergestellt wird.

  • Preisschwankungsrisiko: Der Preis für bestimmte Rohstoffe kann aufgrund verschiedener Kriterien sehr stark schwanken. Wenn Ihr Lieferant ein Großhändler oder Einzelhändler ist, ist er diesen Schwankungen direkter ausgesetzt und muss sie schneller an Sie weitergeben.

  • Spannungen bei der Beschaffung: Wie viel produziert Ihr Rohstoffproduzent? Wo befindet er sich? Ist diese Tätigkeit für ihn strategisch wichtig? Macht Ihr Vertrag einen großen Teil seines Umsatzes aus? All diese Fragen sind entscheidend, um mögliche Schwierigkeiten bei der Lieferung der erwarteten Produkte einzuschätzen und zu antizipieren.

  • Qualitätsprobleme: In der Leistungsbeschreibung können Sie das Qualitätsniveau festlegen, das für jede Produktlieferung erwartet wird. Akzeptable Abweichungen müssen dort genau angegeben werden. Die Prüfung der Einrichtungen des Herstellers bietet einen nützlichen Einblick in die Arbeitsmethoden und das Qualitätsniveau, das Sie erwarten können.

Um das Risiko zu begrenzen, ist es immer besser, mindestens zwei Lieferanten für denselben Bedarf zu listen. So bleibt der Wettbewerb erhalten, aber Sie haben auch eine Backup-Lösung, falls Ihr etablierter Lieferant in Schwierigkeiten gerät.

Wenn Sie Ihre Lieferantenbeziehung mit einem Vertrag absichern, hilft Ihnen das, schnelle Lösungen für Probleme zu finden, die unweigerlich auftreten werden. Verträge schaffen einen rechtlichen Rahmen. Man sollte nicht alles vertraglich festlegen, da dies den Beschaffungsprozess zu sehr verkomplizieren würde. Aber es ist eine gute Beschaffungspraxis, einen Vertrag abzuschließen, der über die allgemeinen Einkaufsbedingungen hinausgeht, sobald Sie einen bestimmten Betrag überschreiten oder eine neue Besonderheit vorliegt.

Auch hier ist es eine Frage des Gleichgewichts. Man darf nicht in die Komplexität abgleiten, die man insbesondere bei der Vergabe bestimmter Aufträge vorfindet. Dies würde die Gefahr bergen, dass einige Anbieter entmutigt werden.

Außerdem findet sich die administrative Komplexität bei der Vergabe von Verträgen immer in der Rechnung wieder, die der Kunde bezahlt. Außerdem regelt ein Vertrag nicht alles. Wichtig ist auch das Vertrauensverhältnis, das Sie zu Ihrem Vertragspartner aufbauen können.

4 - Kontrollieren Sie jeden Einkauf angemessen.

Wenn ein Mitarbeiter eine Bestellung aufgibt, tätigt er eine Ausgabe. Ist diese Ausgabe gerechtfertigt? Ist ihr Betrag angemessen? Das Management muss jede Anschaffung kontrollieren, um sie anhand der betrieblichen Prioritäten und der Haushaltsziele zu validieren.

Diese Kontrolle muss verhältnismäßig sein. Es macht keinen Sinn, eine Kaufanfrage über 50 € durch fünf Zeilen des Managements bestätigen zu lassen. Wenn es sich jedoch um eine strategische Investitionsausgabe handelt, die das Unternehmen über mehrere Jahre bindet, dann ist eine verstärkte Kontrolle voll und ganz gerechtfertigt. Der Validierungskreislauf muss also je nach Unternehmenspolitik angepasst werden. Er muss effizient bleiben und darf nicht zu einer zu großen Verzögerung in der gesamten Lieferkette führen.

5 - Kaufen Sie, wenn es notwendig und optimal ist.

Ausgaben belasten die Liquidität des Unternehmens. Jede eingegangene Bestellung führt in den folgenden Wochen zu einem Mittelabfluss, um die Rechnung des Lieferanten zu begleichen. Wenn die bestellten Produkte nicht schnell verwendet werden, wird Geld für Lagerbestände mobilisiert, die keinen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Durch die Verwaltung der Produktionsplanung sollte die Beschaffung so weit wie möglich vorausschauend erfolgen. Die Preise für Rohstoffe schwanken im Laufe der Zeit je nach Konjunkturlage, aber auch je nach Jahreszeit. Die Einkaufsabteilung muss daher das richtige Gleichgewicht zwischen einem Zielpreis und einem optimalen Lagerbestand finden. Die Priorität bleibt immer, eine kontinuierliche Versorgung der Supply Chain zu ermöglichen. Denn wenn die Produktion wegen Rohstoffmangels stillsteht, bleiben die Fixkosten bestehen und belasten die Bilanz des Unternehmens stark.

6 - Vermeiden Sie Budgetausrutscher.

Jedes Jahr legt das Unternehmen ein Ausgabenbudget für die verschiedenen Abteilungen fest. Die Zentralisierung der Einkäufe erleichtert die Arbeit der Buchhaltung, die dann die Entwicklung der getätigten Ausgaben im Vergleich zum geplanten Budget anhand ihrer Zuordnung verfolgen kann. Ein unkontrollierter Anstieg der Ausgaben wird dann schnell erkannt. Dies ist natürlich nur mit dem Einsatz geeigneter Instrumente möglich.

Die Rentabilität des Geschäfts eines Unternehmens oder auch nur eines einfachen Projekts ist eng mit der Einhaltung des Budgets verbunden. Es dient als Grundlage für die Kalkulation der Selbstkosten und die Festlegung der Preise für die Endprodukte. Aus diesem Grund muss der Beschaffungsprozess einen direkten Bezug zum Budget haben.

7 - Begreifen Sie den Gesamtwert des Zulieferers.

Der Mehrwert eines Rohstoffherstellers lässt sich nicht auf den Preis seiner Produkte reduzieren. Ganz im Gegenteil, es müssen berücksichtigt werden :

  • Die Lieferzeiten, insbesondere bei ungeplantem Bedarf.
  • Die Erleichterungen, die bei den Zahlungsfristen gewährt werden.
  • Den Umfang des verfügbaren Produktkatalogs.
  • Die Qualität der gelieferten Produkte: Qualitätsmängel und Lieferprobleme bedeuten für die Lieferkette ein Risiko und Kosten.
  • Die Stabilität der vertraglichen und finanziellen Beziehungen: vorhersehbare und angemessene Preisentwicklung, ausgewogene Geschäftspolitik.

All diese Elemente müssen bei der Auswahl berücksichtigt werden. Der Preis beinhaltet immer ein gewisses Maß an Dienstleistung. Es ist die Qualität dieser erbrachten Dienstleistung, die Sie analysieren müssen, um zu sehen, ob sie Ihren Bedürfnissen entspricht.

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses hängt von vielen Faktoren ab. Um sie zu beherrschen, müssen Sie über die richtigen Instrumente verfügen und alle Personen, die in Ihrer Organisation Einkäufe tätigen, einbeziehen.

Artikel übersetzt aus dem Französischen