[Fallstudie] Wie man seine Prozesse optimiert, um den Cashflow zu erhöhen

Die Welt der Unternehmen hat tausend Facetten. Unter diesen Facetten gibt es einige, die so wichtig sind, dass sie der Anfang vom Ende sein können. Oder, seien wir optimistisch, der Anfang des Erfolgs.

Der Cashflow ist, wie wir wissen, kapital, ja sogar essentiell. Aber wie gewinnt man an Cashflow? Das weiß der Unternehmer nicht immer.

Als Antony Bouteiller, Leiter des Unternehmens Assistance Frigorifique, das Familienunternehmen übernahm, begann er ein neues Abenteuer mit zahlreichen Ambitionen und einer großen Herausforderung: Er musste sich mit dem Bestehenden arrangieren.

Wie kann man also die Prozesse eines schönen kleinen Unternehmens optimieren? Wie kann man eine Struktur, die seit 25 Jahren besteht, rationalisieren und neu gestalten? In einem Interview blickt Antony Bouteiller auf den Weg zurück, den das Team von Assistance Frigorifique zurückgelegt hat, und erklärt uns, warum er sich an Evoliz gewandt hat, um sie zu begleiten.

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Assistance Frigorifique in einigen Worten

Das Unternehmen, das sich auf Interventionen an Kältesystemen bei Privatpersonen (Klimaanlagen, Wärmepumpen), aber auch bei Fachleuten (Industrie, Gastronomie, Lebensmittelindustrie, Unternehmen aus dem Kältesektor) spezialisiert hat, wurde 1994 gegründet und hat sich im Industriegebiet der Gemeinde Saint Gelais niedergelassen. Ihr erklärtes Ziel ist es, den Kunden dank leistungsfähiger Geräte und qualifizierter Arbeitskräfte qualitativ hochwertige Leistungen zu bieten. Heute arbeiten sieben Personen täglich daran, die Kunden zufrieden zu stellen.

Logistische und organisatorische Schwierigkeiten, die sich auf die Liquidität auswirken

Als Antony Bouteiller beschloss, das Familienunternehmen zu übernehmen, sah er sich mit drei großen Problemen konfrontiert:

• Die Softwareausstattung wird lokal verwaltet, sie ist außerdem teuer und energieintensiv. Da Antony in Toulouse ansässig ist, arbeitet er größtenteils aus der Ferne, was es erforderlich macht, überall und jederzeit Zugriff auf die Verwaltung des Unternehmens zu haben.
  
• Er verwendet 3 verschiedene Tools , um den Vertrieb, die Buchhaltung und die Angebote zu verwalten. Er stellt fest, dass diese Tools nicht miteinander verbunden werden können, und er bemerkt einen Zeitverlust (dreifache Erfassung des Kundenstamms) und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
  
• Der Geschäftsführer hat keinen Gesamtüberblick über seine Buchhaltungssituation. Er möchte seine Verkäufe und Einkäufe in Echtzeit steuern, um die finanzielle Lage des Unternehmens zu antizipieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Die Einführung einer geeigneten Software

Da Antony Bouteiller auf einen reichen beruflichen Werdegang zurückblicken konnte und die für große Konzerne bestimmte Verwaltungssoftware beherrschte, machte er sich auf die Suche nach einer ähnlichen Softwarelösung, die jedoch für kleine Strukturen geeignet war. Nachdem er fast 5 verschiedene Softwareprodukte getestet hat, macht er sich im Laufe des Jahres 2019 auf den Weg, um Evoliz zu entdecken. Aufgrund seiner DNA löst Evoliz mehrere Probleme des Geschäftsführers:

• Zunächst sein SaaS-Modus (100 % online, kein Download), der es ihm ermöglicht, alles aus der Ferne zu verwalten,
  
• zweitens die Palette an Funktionen (Verkauf, Einkauf, Bank), die es möglich machen, die gesamte Tätigkeit in einer einzigen Software zu zentralisieren . Er findet bei Evoliz auch mehrere Funktionen, die bei allgemeiner Software selten sind, insbesondere die Statusrechnungen und die vereinfachte Lagerverwaltung, die für seine Tätigkeit notwendig sind.

Unter den ursprünglich getesteten Softwareprogrammen gehen einige in den angebotenen Funktionen weiter, aber die Schwerfälligkeit und Komplexität der Nutzung sind für Antonys Team nicht geeignet. Buchhalter, Verkäufer, Techniker... bei Assistance frigorifique muss es jedem gelingen, die Software zu nutzen - und zwar ohne Knoten im Gehirn!

Nach einigen Gesprächen mit dem Kundenservice, um seine Probezeit zu verlängern und so die Übernahme der Historie per Datenimport zu testen, legt Antony los und entscheidet sich für die Software mit der Banane !

Rationalisierung des Cashflows, ja... aber wie?

Saubere und konforme Daten

Die Entscheidung für eine Softwarelösung hängt auch von den Garantien ab, die sie bietet. Die Entwicklung des Tools zusammen mit der Entwicklung der Gesetzgebung ist eine Qualitätsgarantie. Es ist jedoch möglich, dass die Softwarehersteller noch weiter gehen und sich einer jährlichen Prüfung unterziehen, um die Zertifizierung NF203 - Gesetz zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug- zu erhalten.

Jedem Unternehmer ist bewusst, dass nicht konforme Dokumente zahlreiche Unannehmlichkeiten für das Unternehmen mit sich bringen können (häufigere Zahlungsausfälle, Unmöglichkeit, eine gerichtliche Beitreibung zu beantragen, Steuerprüfungen...).

Antony Bouteiller nutzte daher den Softwarewechsel, um seinen Geschäftsprozess abzusichern: Automatisches Hinzufügen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu jedem Angebot , Erstellen von Lieferscheinen mit einem Klick, Rechnungsstellung mit allen Pflichtangaben...

Dank der NF203-Zertifizierung setzt Evoliz Leitplanken innerhalb der Software selbst. Es können keine Fehler gemacht werden. So kann Assistance Frigorifique sicher sein, legal zu fakturieren !

Die Umwandlung von Interessenten in Kunden verbessern

Antony Bouteiller berichtet: "Die Annahme von Online-Angeboten im Webdokumentenformat war eine der Hauptqualitäten der Software, die meine Entscheidung für Evoliz beeinflusst hat.

Mit einer genaueren und vollständigeren Verwaltung von Kostenvoranschlägen konnte der Unternehmer seinen Verkaufsprozess sicherer gestalten und verfügt nun über ein offizielles Dokument, das eine Verpflichtung darstellt. Der Kostenvoranschlag wird über das Webdokument versendet, sein Interessent kann ihn leicht annehmen, zurückstellen oder ablehnen. Das Team von Assistance Frigorifique bestätigt den ordnungsgemäßen Empfang des Dokuments, sieht seinen Status und handelt entsprechend: eine effektive Methode, um neue Kunden zu konvertieren. Außerdem erhält es dadurch Einblick in die Konversionsrate und den Auftragsbestand in Echtzeit. Ein Pluspunkt für das Finanzmanagement des Unternehmens!

Rechnungsstellung: Zeit sparen... und Geld!

Jeder Tag, den Sie sich mit der Rechnungsstellung an einen Kunden verspäten, ist ein verlorener Tag an Barmitteln. Am besten ist es, die Rechnung sofort zu stellen, sobald die Arbeit beendet ist. Das digitale Werkzeug kann Zeit bei der Erstellung der Rechnung sparen, aber auch beim Versand des Dokuments : über Evoliz, direkt per E-Mail, per Post, per digitalisiertem Fax oder auch über Chorus Pro für Kunden der öffentlichen Verwaltung. Mit wenigen Klicks kümmert sich die Anwendung um alles. Je schneller die Rechnungen versendet werden, desto schneller werden sie auch bezahlt.

Der Geschäftsführer von Assistance Frigorifique bemerkt beispielsweise: "Früher konnte es zwischen dem Ende des Einsatzes und der Rechnungsstellung zwei bis drei Wochen oder sogar einen Monat dauern, heute haben wir am 31. des Monats den ganzen Monat in Rechnung gestellt".

Und um den Zahlungseingang noch weiter zu beschleunigen, kann der Kunde seine Rechnung direkt online über die Anwendungen PayPal, Payzen, Stripe - Payplug folgt in Kürze - bezahlen oder vom Unternehmen über die Verbindung zu GoCardless abgebucht werden.

"Dadurch konnten wir die DSO um 60 % senken".

Die Verfolgung seiner Lieferantenausgaben auf einen Blick!

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Es ist klar, dass Antony zur Kontrolle seiner Liquidität den Status seiner vergangenen und zukünftigen Ausgaben in Echtzeit kennen muss. Auch wenn Assistance Frigorifique noch nicht zu 100 % in den Einkaufsteil investiert hat, ist sich der Unternehmer bereits bewusst, dass er die Nachvollziehbarkeit ihrer Ausgaben erheblich verbessert hat.

Von nun an kann er :

• den Status seiner Lieferantenrechnungen kennen: zu begleichen, geleistete Zahlungen, überfällige Zahlungen...
• einen fast direkten Einblick in seine Kosten und das jeweilige Gewicht der einzelnen Kategorien haben, um gegebenenfalls zu rationalisieren.
• die Preisentwicklung seiner Lieferanten verfolgen, um seine Verträge auszuhandeln und seine Kosten zu senken .

Es wird regelmäßig vergessen, dass eine gute Beziehung zu den Lieferanten genauso wichtig ist wie zu den Kunden. Deshalb ist es wichtig, ihre Zahlungsfristen einzuhalten, um :

• die Nachhaltigkeit und Qualität ihrer Zusammenarbeit zu sichern - und warum nicht besondere Zahlungsbedingungen aushandeln,
• das reibungslose Funktionieren des gesamten Verkaufsprozesses zu bewahren.

Nach mehr als einem Jahr der Nutzung der Evoliz-Software ist die Bilanz für das Team von Assistance Frigorifique positiv und die Fortschritte sind leicht messbar. Für Antony Bouteiller sind die Fernverwaltung des Unternehmens und die tägliche Überwachung dank "eines einfachen Tools und einer angenehmen Benutzeroberfläche" nun möglich. Der Wechsel des Tools ist jedoch - sehr oft - ein schwieriger Schritt! Die Arbeitsgewohnheiten ändern, die Mitarbeiter schulen... das ist schwer! Bei Assistance Frigorifique haben die dank Evoliz schneller erstatteten Spesenabrechnungen und die kostenlosen Online-Schulungen das Team im Handumdrehen zum Beitritt bewegt... Und zwar mit Bananen! Ein gesünderer Cashflow und mehr Gelassenheit mit durchschnittlich +22.000 € an jedem Monatsende!