9 Tipps, die Ihre Arbeitssitzung weniger langweilig machen!
Geschäftstreffen geben unserem Berufsleben einen Rhythmus. Und das aus gutem Grund! Sie sind für den reibungslosen Ablauf der Unternehmensaktivitäten und des Projektmanagements unerlässlich.
Viele Menschen halten die meisten Besprechungen für sinnlos und sehen sie als Zeitverschwendung an.
Was sollte man in einer geschäftlichen Besprechung tun? Wie hält man eine Besprechung mit Mitarbeitern ab? Was sind die besten Praktiken? Dies sind wichtige und häufig gestellte Fragen.
Hier finden Sie Tipps und Software, die Ihnen helfen kann, eine effiziente Besprechung abzuhalten.
Was ist eine geschäftliche Besprechung?
Der Zweck des Meetings
Bei einer geschäftlichen Besprechung kommen verschiedene Teilnehmer zusammen, um bestimmte Themen zu erörtern oder sogar ein vorher festgelegtes Ziel zu erreichen.
Eine Arbeitssitzung hingegen ist nur dann notwendig, wenn ein Austausch erforderlich ist oder wenn es darum geht, bestimmte Entscheidungen und Prozesse zu beschleunigen. Vermeiden Sie es, außer in Ausnahmefällen, eine Sitzung mit dem Ziel zu organisieren, Informationen von oben nach unten zu übermitteln. In diesem Fall kann eine einfache E-Mail genügen.
Was ist der erste Schritt bei der Organisation eines Meetings?
Denken Sie über die Ziele nach. Es mag offensichtlich erscheinen, aber fragen Sie sich: "Warum muss ich meine Kollegen zusammenbringen?" Ohne diese Vorüberlegung laufen Sie Gefahr, Ihre Zeit und die aller anderen zu verschwenden.
Eine Sitzung kann verschiedene Ziele haben, zum Beispiel:
- Aufstellung eines Aktionsplans;
- (Neu-)Organisation einer Abteilung;
- (Neu-)Organisation von Arbeitsmethoden;
- Begrüßung eines neuen Mitarbeiters
- Projekte zu koordinieren;
- Besprechung von Analysen und Ergebnissen;
- Verhandlungen, usw.
Sobald Sie ein Ziel festgelegt haben, wird es Ihnen leichter fallen, weitere Punkte zu definieren , die die Effizienz und Produktivität der Sitzung verbessern.
Wie bereitet man eine geschäftliche Besprechung vor?
Da eine gute Sitzung (eine produktive Sitzung) eine gut vorbereitete Sitzung ist, sollten Sie sich Zeit nehmen, um:
- Wählen Sie die richtigen Teilnehmer aus;
- Wählen Sie den besten Tag und die beste Uhrzeit für alle;
- Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort;
- Erstellen Sie einen Besprechungsplan;
- die Teilnehmer einzubeziehen;
- Bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen und Materialien vor.
Wählen Sie die richtigen Leute aus
Es gibt nichts Frustrierenderes als das Gefühl, seine Zeit mit einer Geschäftsbesprechung verschwendet zu haben, an der man nicht hätte teilnehmen müssen.
Deshalb müssen Sie bei der Auswahl der Teilnehmer sorgfältig vorgehen. Stellen Sie sich immer die Frage: Welche Personen sind für das Erreichen des festgelegten Ziels unerlässlich?
Wählen Sie den besten Tag und die beste Uhrzeit
Finden Sie einen Termin, der für alle passt. Vermeiden Sie möglichst Treffen zwischen 14 und 16 Uhr, denn in dieser Zeit ist das Gehirn wegen der Verdauung viel weniger aufnahmefähig.
Haben Sie Probleme, die richtige Uhrzeit und den richtigen Tag für jede Besprechung zu finden? Es gibt Software, die Ihnen dabei helfen kann. Doodle zum Beispiel schlägt mehrere "Fenster" vor, für die jeder Teilnehmer angibt, ob er verfügbar ist oder nicht. Sie müssen dann nur noch das Datum auswählen, das für alle passt.
©️ Doodle.
Doodle
Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort muss ausreichend Platz für alle Teilnehmer bieten. Denken Sie daran, dass künstliches Licht für das Gehirn viel anstrengender ist als Tageslicht.
Mit der Entwicklung der Arbeitsmittel ist es möglich, Sitzungen abzuhalten, bei denen nicht alle Teilnehmer "physisch" anwesend sind. Dies sind virtuelle Meetings, für die eine Software wie Skype verwendet werden kann, die schon seit Jahren zur Verfügung steht. Die Geschäftsversion ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Bildschirmen und kann bis zu 250 Teilnehmer pro Konferenz aufnehmen.
©️ Skype.
Skype
Erstellung eines Plans für Arbeitssitzungen
Da die Organisation einer effizienten und dynamischen Sitzung notwendigerweise die Ausarbeitung eines Plans erfordert, schlagen wir vor:
- Die Tagesordnung, d. h. die Liste der zu behandelnden, zu diskutierenden, abzustimmenden usw. Themen, allen bekannt zu machen. Idealerweise sollte dies einige Tage vor der Sitzung geschehen;
- die zu behandelnden Themen nach Prioritäten zu ordnen;
- eine bestimmte Zeitspanne für jede Phase vorsehen;
- zusätzliche Zeit für Fragen einplanen;
- Geben Sie gegebenenfalls die Namen der Teilnehmer sowie Ort und Datum des Arbeitstreffens in Ihrem Dokument an.
Beziehen Sie die Teilnehmer mit ein...
Beteiligen Sie die Teilnehmer an der Vorbereitung der Sitzung und laden Sie sie gegebenenfalls zur Mitarbeit an den zu besprechenden Themen ein. Versenden Sie Ihre Tagesordnung und geben Sie die Themen an, bei denen Sie möchten, dass die Teilnehmer die Führung in der Sitzung übernehmen.
Bereiten Sie Dokumente und Arbeitsmaterialien vor
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Begleit- und Arbeitsdokumente vorzubereiten. Diese machen die Sitzung dynamischer und effizienter.
Sie können dafür eine Software verwenden. Zum Beispiel Prezi, das dynamische Vorlagen (von Designern erstellt) bietet, die Ihre Präsentationen ansprechender machen. Außerdem können mehrere Teammitglieder gemeinsam erstellen, arbeiten, teilen und bearbeiten.
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit und den Zustand der Geräte, die Sie verwenden wollen (Stifte, Flipchart-Papier, Projektoren usw.). Wer hat nicht schon einmal wertvolle Zeit verloren, weil ein Projektor nicht funktionierte?
Prezi
Wie führt man eine Geschäftsbesprechung durch?
Beginnen Sie die Besprechung richtig
- pünktlich beginnen;
- Erinnern Sie sich an die Tagesordnung und die Ziele der Besprechung;
- Besprechen Sie kurz die Rolle jedes Teilnehmers und erinnern Sie ihn an die Gesamtzeit der Sitzung;
- Bestimmen Sie, falls erforderlich, jemanden, der Notizen macht (um das Protokoll vorzubereiten) oder sogar die Zeit verwaltet.
Einige Programme erleichtern die Erstellung von Sitzungsprotokollen. Beenote zum Beispiel ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Notizen, Entscheidungen und Aufgaben festhalten können. Diese werden dann automatisch dem Protokoll hinzugefügt. Beenote bietet auch Timer, die Ihnen helfen, die Zeit der Besprechung besser zu verwalten.
©️ Beenote.
Beenote
Lenken Sie die Arbeitssitzung in die richtige Richtung
Achten Sie darauf, dass die Tagesordnung eingehalten wird und dass die Diskussionen in die richtige Richtung gehen. Außerdem:
- Achten Sie auf eine gerechte Verteilung des Wortes und ermutigen Sie alle Teilnehmer, das Wort zu ergreifen;
- Konflikte vorhersehen und minimieren;
- die Arbeitsunterlagen und Moderationsinstrumente sinnvoll einsetzen;
- fassen Sie die Ergebnisse zusammen und sorgen Sie dafür, dass die Informationen und das Verständnis für die Themen verbreitet werden;
Abschluss der Sitzung
Fassen Sie die Diskussionen zusammen und fassen Sie die getroffenen Entscheidungen zusammen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Sitzungsteilnehmern stets einen Bericht zukommen lassen, der sich auf das Protokoll stützt und die Fortschritte und Schlussfolgerungen der Sitzung zusammenfasst.
Ihre Arbeitssitzungen werden produktiver sein
Besprechungen sind eine Notwendigkeit, aber das bedeutet nicht, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer verschwenden müssen. Besprechungen können immer produktiver und effizienter werden. Im Rahmen des strategischen Managements ist es von grundlegender Bedeutung, dass das operative Management (und dazu gehören auch Besprechungen) effizient ist.
Aber woher weiß man, wie man eine produktive Besprechung durchführt? Es gibt kein Geheimnis: Es geht um Planung und Vorbereitung.
Denken Sie auch über den Einsatz einer speziellen Software nach: Sie kann Ihre Besprechung zu einem Erfolg machen und sie viel kollaborativer und dynamischer gestalten.
Wann werden Sie also Ihre nächste Teambesprechung abhalten?
Artikel übersetzt aus dem Portugiesischen