5 Vorteile des Scannens von Dokumenten
Der technologische Fortschritt hat es möglich gemacht, Papierdokumente durch elektronische Dokumente zu ersetzen, eine Praxis, die sich immer mehr durchsetzt, da sie für alle Arten von Unternehmen von großem Nutzen ist. Entdecken Sie 5 der wichtigsten Gründe, warum Sie Ihre Dokumente und Prozesse digitalisieren sollten.
5 Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten
Die Digitalisierung von Papierdokumenten führt auch zu einer Entmaterialisierung der Arbeitsabläufe. Der Begriff der Business Intelligence und des Wettbewerbsvorteils erhält dadurch eine neue Bedeutung: Die Mitarbeiter gewinnen an Reaktionsfähigkeit und Produktivität.
1. platzsparend
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Die Dutzende oder gar Hunderte von Quadratmetern, die für die Lagerung von Papierdokumenten und Lieferantenrechnungen benötigt werden, können entfallen.
Die elektronische Speicherung hilft, Platz zu sparen:
- CDs
- USB-Sticks,
- Server, etc.
2. Zugänglichkeit der Daten
Einer der größten Vorteile der Entmaterialisierung von Unternehmen ist die Möglichkeit, Dateien dank des Internets sofort mit der ganzen Welt zu teilen.
So können Arbeitsteams koordinierte Aktivitäten durchführen, auch wenn sie durch große Entfernungen getrennt sind. Arbeitspapiere, Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen können online eingesehen werden.
Das erspart Kunden, Lieferanten und Buchhaltern viele Reisen und damit verbundene Kosten.
Darüber hinaus bietet die Arbeit von zu Hause oder aus der Ferne einen gewissen Komfort für die Mitarbeiter. Die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens erhöht sich um ein Vielfaches und jeder spart viel Zeit.
3. Dokumentenverfolgung und -suche
Die Intelligenz von Dokumentenmanagementsystemen erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Alle Informationen sind in Echtzeit zugänglich: dies ist einer der vielen Vorteile der Dematerialisierung.
Die Übermittlung von Informationen stellt kein Problem mehr dar: Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach den benötigten Daten. Sie wissen, wo sie die Informationen finden: Eine Software zur Digitalisierung von Dokumenten bietet die Möglichkeit, Dokumente nach verschiedenen Kategorien und eigenen Klassifizierungsparametern zu speichern und zu klassifizieren.
Die Suche wird reibungslos und intuitiv.
Das System verkürzt auch die Zeit, die beispielsweise für die Bearbeitung einer Akte zwischen Marketing- und Vertriebsabteilung benötigt wird.
Die Dematerialisierung beschleunigt eine Reihe von koordinierten Aktivitäten, die die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten ermöglichen: eine Historie ermöglicht es zu wissen, wer welche Aktion zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.
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4. Digitale Akten mit rechtlichem Wert
Die Digitalisierung von Buchhaltungsunterlagen erleichtert die Fernbearbeitung der Buchhaltung. Eine Komplettlösung ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente in Form von digitalen Dateien aufzubewahren, um Ihre Buchhaltung zu speichern.
Dazu sind jedoch einige professionelle Hilfsmittel erforderlich:
-
ein digitaler Tresor , um die Daten zu schützen und ihnen einen rechtlichen Wert zu verleihen,
-
eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und dabei die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.
Die Vorteile der Entmaterialisierung sind zahlreich: Zeit- und Produktivitätsersparnis, Platzersparnis dank der entmaterialisierten Speicherung und schnellere Bearbeitung.
5. Zentralisierung von Informationen
Der Verlust von Dokumenten, die Klassifizierung und die Suche zu einem bestimmten Zeitpunkt stellen ein großes Problem für Unternehmen dar.
Eine Lösung, die die automatische Sicherung von Dokumenten und die Klassifizierung von Informationen ermöglicht, trägt dazu bei, den Verlust von wichtigen Dokumenten und Daten zu verhindern.
Eine qualitativ hochwertige Ausbildung ermöglicht es der gesamten Organisation, intern gute Praktiken anzuwenden.
Wie kann die Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen umgesetzt werden?
Um in das digitale Zeitalter einzutreten, muss sich Ihr Unternehmen wahrscheinlich umstrukturieren. Sie müssen sich mit Software oder einigen digitalen Werkzeugen ausstatten.
Der Einsatz einer neuen Software ist mit Kosten und oft auch mit neuen Fähigkeiten oder Ressourcen verbunden. Aber der ROI ist es wert, denn mit diesem Werkzeug können Sie:
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Ihre Datenbank zu zentralisieren,
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Sicherungskopien von Dokumenten zu erstellen,
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die Verteilung von Inhalten zu gewährleisten,
-
Verwaltungsaufgaben zu automatisieren,
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und vor allem die Wettbewerbsfähigkeit durch Produktivitätssteigerung zu erhöhen.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen