Wie werten Sie Ihren technischen Ausschreibungstext auf?

Nach dem Preisangebot ist das technische Memorandum der Schlussstein der Ausschreibungsunterlagen.

Egal, ob Sie in der Grünflächen-, Sicherheits-, Transport- oder Baubranchetätig sind, Sie sollten ihn nicht vernachlässigen, da er Ihre Verkaufsargumente, Ihr Fachwissen und Ihre Professionalität repräsentiert. Kurz gesagt, er beantwortet:

• warum sollten Sie sich für Sie entscheiden?
• Was unterscheidet Sie von anderen Bewerbern?

Wie sollten Sie ihn verfassen, um sich von der Konkurrenz abzuheben und den Zuschlag zu erhalten? Unsere Ratschläge!

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Was ist ein technischer Schriftsatz?

Definition

Dieses strategische Dokument enthält Ihren technischen und kommerziellen Vorschlag und ermöglicht es privaten oder öffentlichen Entscheidungsträgern, den sogenannten öffentlichen Auftraggebern, die technischen Mittel und Fähigkeiten des Unternehmens zu beurteilen , bevor sie über die Vergabe des Auftrags entscheiden.

Sie finden den technischen Schriftsatz auch unter anderen Begriffen, wie z. B. :

• Technisches Merkblatt,
• technisches Angebot,
• methodologische Notiz,
• erläuterndes Memorandum,
• begründender Schriftsatz.

"Als echtes Zuschlagskriterium entspricht das technische Memorandum im Durchschnitt 40 % der Gesamtnote einer Bewerbung."

☝️ Das Dokument ist durch das Industrie- und Geschäftsgeheimnisgeschützt , der Bauherr darf es nicht an Ihre Konkurrenten weitergeben.

Wer verfasst das technische Memorandum?

Zwar wird die Aufgabe häufig einem technischen Redakteur übertragen, doch dieser kompiliert und strukturiert die kollaborative Arbeit aller Beteiligten, d. h. :

• das Projektteam,
• das Ausführungsteam,
• das Konstruktionsbüro,
• der Baustellenleiter,
• der Leiter der Rechtsabteilung,
• der Kommunikationsverantwortliche usw.

Wie verfasst man ein technisches Memorandum für eine Ausschreibung?

Aufbau des technischen Schriftsatzes

Es gibt keine typischen technischen Schriftsätze, aber der Plan kann folgendermaßen ablaufen:

• Vorstellung des Unternehmens:
  • Firmenname,
  • Ansprechpartner,
  • Organigramm,
  • Werte und Verpflichtungen (Innovation, Qualität, Umweltfreundlichkeit usw.),
  • Know-how, Spezialitäten, Expertise ;
• die Aufgabe:
  • Kontext,
  • Ziele des Auftrags,
  • Zusammenfassung der Erwartungen des Emittenten ;
• die dem Projekt zugewiesenen Mittel:
  • technische Mittel,
  • menschliche Mittel,
  • Sicherheitsvorkehrungen,
• die Vorgehensweise (Ablauf und Organisation),
  • technische Lösungen,
  • organisatorische Mittel,
• der Vorschlag:
  • Liefergegenstände,
  • der Zeitplan,
  • das Budget,
  • die Preise;
• Verfahren zur Überwachung und Bewertung,
  
• die Referenzen von Kunden und Partnern,
• usw.

Um zu wissen, was erwartet wird, sollten Sie die mitgelieferten Merkblättervorab gründlich lesen:

• Die Vergabeordnung (règlement de la consultation),
• das Heft mit den besonderen Klauseln (CCP).

Beispiel eines technischen Schriftsatzes für eine Ausschreibung.

In diesem Video, das vertraulich ist und daher verwackelt wurde, ist ein Beispiel für einen technischen Schriftsatz im Hoch- und Tiefbauzu sehen , insbesondere die Struktur und der Aufwand für das Layout :

8 Tipps für die Erstellung eines effizienten technischen Schriftsatzes

Die Qualität der Abfassung ist entscheidend, denn sie zeugt von der Professionalität, dem Fleiß des Bewerbers und seiner Motivation.

Ein einfaches, verbessertes Kopieren und Einfügen eines im Internet gefundenen Beispiels für einen technischen Schriftsatz oder das Recycling einer früheren Bewerbung ist nicht ausreichend und sogar gefährlich.

Dies könnte Auslassungen und Fehler beinhalten, die Ihnen zum Nachteil gereichen würden.

1. Seien Sie spezifisch, packen Sie nicht alle Ihre Argumente aus, sondern entwickeln Sie diejenigen, die für den Auftraggeber von Interesse sind, entsprechend der Ausschreibung.
   
   
2. Halten Sie sich an die geforderte Gliederung, wenn nicht, strukturieren Sie sie so, dass sie zum Lesen anregt, ein gutes Inhaltsverzeichnis wird geschätzt. Es erleichtert die Benotung und die Bewertung der Mittel, die das Unternehmen einsetzen wird, um den Auftrag auszuführen.
   
   
3. Versetzen Sie sich in die Lage der Organisation, die einen Auftragnehmer sucht: Die im Dossier gestellten Fragen werden Sie in die richtige Richtung lenken.
   
   
4. Geben Sie in der Einleitung eine Zusammenfassung der Herausforderungen und Bedürfnisse des Auftraggebers, d. h. sprechen Sie zuerst über den Auftraggeber und dann über sich selbst.
   
   
5. Harmonisieren und präsentieren Sie Ihre Überschriften in Form von Vorteilen für den Kunden: positiv und attraktiv!
   
   
6. Illustrieren Sie Ihre Argumente mit Fakten, ähnlichen Erfolgen (Beispiele für Kostenkontrolle, Einhaltung von Fristen, Kundenzufriedenheit usw.).
   
   
7. Achten Sie auf die redaktionelle Gestaltung, insbesondere auf Rechtschreibung und Formatierung. Ein effektiver technischer Schriftsatz muss :
   • klar,
   • luftig,
   • prägnant,
   • objektiv,
   • ausgewogen sein,
   • auf die Person zugeschnitten,
   • an das Projekt angepasst.
   
   
8. Verwenden Sie eine Software zur Verwaltung von kommerziellen Angeboten, um die Produktivität und Qualität zu steigern.

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Professionalisieren Sie Ihr technisches Memorandum, um Ihr Know-how aufzuwerten.

Software, um Inhalt und Form zu pflegen.

Auch wenn der Inhalt entscheidend ist, ist die Form immer wichtig, denn sie ist das Eingangstor zu Ihrem Angebot.

Um Ihre kommerziellen Angebote zu verfassen und aufzuwerten, gibt es professionelle Tools, mit denen sich ein Teil der Prozesse bei der Beantwortung von Ausschreibungenautomatisieren lässt .

Beispielsweise ermöglicht eine Software wie AOS, die sich an Fachleute aus dem Baugewerbe und der Immobilienentwicklung richtet, die Verwaltung von Online-Ausschreibungen, insbesondere die Erstellung präziser Kostenschätzungen für ein Baustellenbudget.

Für die Verwaltung von technischen Schriftsätzen und deren Inhalten gibt es Proposal Studio, eine Software für das Proposal Management.

Um der erwarteten Dokumentationsqualität gerecht zu werden, hilft es den Verfassern von Angeboten und den Verantwortlichen für Vertrieb, Entwicklung oder Angebotsverwaltung ( bid managers), "schriftlich zu überzeugen", indem sie :

• Kapitalisierung der erfolgreichen Argumentationen,
• unter Einhaltung der grafischen Charta.

Zu seinen Schlüsselfunktionen gehören :

• Ein intuitiver Texteditor, um das Angebot zu personalisieren;
• Eine Wissensdatenbank zur einfachen Steuerung der Inhalte;
• Merge-Felder, um die wichtigsten Marktdaten automatisch in den Bewerbungsteil zu übernehmen;
• ein kollaboratives Modul, um Angebote zu teilen, zu validieren und zu verfolgen.

Bauen Sie ein technisches Memorandum auf, um Aufträge zu gewinnen.

Das Ziel ist klar: neue Kunden zu gewinnen.

Betrachten Sie das Verfassen des technischen Memorandums nicht als Zeitverschwendung und konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Preisangebot, sondern erstellen Sie ein überzeugendes Dokument, um zu beweisen, dass Sie die oder der Beste sind, und zwar innerhalb der vorgegebenen Fristen.