12 Schritte, um ein Festival zu organisieren und zur Legende zu werden

Sein erstes Festoche vorzubereiten ist gar nicht so einfach.

Egal, ob Sie eine kleine Vereinsveranstaltung oder das zukünftige Vieilles Charrues organisieren möchten, Sie müssen immer vorausschauend planen, um ein Festival zu organisieren, das keine Fehler macht (in Bezug auf Sicherheit, Verwaltung usw.), aber auch für die Besucher verlockend und unvergesslich ist.

Wie wird man also ein erfahrener Festivalorganisator? Da Ihr guter Wille und Ihre Liebe zu Musik/Film/Tanz/Kunst nicht ausreichen, finden Sie hier in 12 wichtigen Schritten die richtige Vorgehensweise.

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Schritt 1: Finden Sie Ihr Thema.

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten: Welche Geschichte möchte ich erzählen?

Es gibt nämlich verschiedene Arten von Festivals:

• Musikfestival,
• Filmfestival,
• Festival für Tanz,
• Festival für darstellende Kunst usw.

Und für jedes dieser Festivals können sich genauere Themenbereiche herauskristallisieren. Wenn wir das Beispiel der Musik wieder aufgreifen, sind die geschaffenen Veranstaltungen in der Regel sehr orientiert: klassische Musik, urbane Musik, Elektro etc.

Sie sollten also im Vorfeld das Thema Ihrer Veranstaltung festlegen und dabei Ihre Affinitäten und Fähigkeiten berücksichtigen. Auf diese Weise :

• legen Sie den Rahmen für Ihr Universum fest,
• legen Sie die Zielgruppe Ihres Festivals fest,
• ermitteln Sie andere Verbände/Organisationen, die mit diesen Themen in Verbindung stehen und Sie bei diesem Projekt unterstützen könnten,
• analysieren Sie die Konkurrenz (gibt es andere Festivals zu diesem Thema in Ihrer geografischen Umgebung?), um besser zu verstehen, inwiefern Ihre Veranstaltung realisierbar ist und wie Sie sich abheben können.

Wenn Sie diesen Rahmen abgesteckt haben, wird es leichter sein, Ihrem Festoche einen Namen zu geben, der rockt!

💡 Unser Tipp: Verleihen Sie Ihrer Veranstaltung Tiefe, indem Sie sie mit einer bestimmten Mission oder einem bestimmten Ziel verbinden, wie z. B. der Sensibilisierung für ökologisches Verantwortungsbewusstsein oder der Entdeckung einer Kultur.

Schritt 2: Stellen Sie Ihr Dreamteam zusammen.

Selbst eine kleine Veranstaltung erfordert einen enormen Arbeitsaufwand. Sie werden nicht alles allein auf Ihren Schultern tragen!

Wir empfehlen Ihnen, ein Organigramm für Ihr Festival zu erstellen. Mit anderen Worten: Stellen Sie innerhalb Ihres Vereins ein schlagkräftiges Team zusammen, das die Aufgaben untereinander aufteilt. Dazu sollten Sie jedem Schlüsselrollen zuweisen, die mit bestimmten Aufgaben verbunden sind, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfüllt werden müssen.

Zum Beispiel:

• ein Direktor/Projektleiter,
• ein Verwaltungs- und Finanzmanager,
• ein Logistikmanager,
• ein Verantwortlicher für Vertrieb und Kommunikation usw.

💡 Unser Tipp: Wenn Sie eine kleine Einrichtung sind, warum arbeiten Sie nicht mit einer anderen Organisation zusammen? Auch der Einsatz von Freiwilligen ist in dieser Vorbereitungsphase möglich.

Schritt 3: Stellen Sie Ihr Budget auf

Wie hoch ist das Budget für mein Festival?

Diese Frage sollten Sie sich frühzeitig stellen, da viele Entscheidungen von diesem Parameter abhängen werden.

Planen Sie also alle anfallenden Ausgaben voraus:

• Miete des Veranstaltungsortes,
• Bezahlung der Künstler,
• Logistik,
• Werbung usw.

💡 Unser Tipp: Scheuen Sie sich nicht, Kostenvoranschläge von verschiedenen Dienstleistern einzuholen, um einen möglichst realitätsnahen Überblick zu erhalten.

Kalkulieren Sie parallel dazu auch das Geld, das in die Kasse kommt, hauptsächlich :

• die Eintrittskarten für das Festival,
• die Vermietung von Ständen.

Wenn Sie all diese Elemente berücksichtigen, erstellen Sie ein vorläufiges Budget, das Ihnen eine Vorstellung davon vermittelt, was Sie tun (und vor allem nicht tun) können, um rentabel zu werden - selbst bei einer nicht gewinnorientierten Veranstaltung.

Außerdem sollten Sie wissen, dass Sie Ihre Liquidität aufbessern können, indem Sie verschiedene Finanzierungsquellen nutzen:

• Sponsoring
• Mäzenatentum,
• Institutionen,
• öffentliche Zuschüsse.

☝️ Um diese Akteure so weit wie möglich von einer Teilnahme zu überzeugen, verfassen Sie eine Präsentationsmappe aus Beton: Beschreibung der Verantwortlichen und des Projekts, Erläuterung der Ziele, Einzelheiten der geplanten Werbekampagne, Schätzung des Publikums usw.).

Laut einer Studie des CNV stammen die Ressourcen von Festivals aus Einnahmen aus dem Kartenverkauf (38 %), aus Verkäufen auf dem Festivalgelände in Bars, Restaurants, Merchandising und anderen Bereichen (19 %), aus öffentlichen Subventionen (30 %) und aus privaten Partnerschaften (13 %).

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Schritt 4: Den perfekten Spot finden

Ein weiteres großes Thema ist die Frage, wo man ein Festival veranstalten sollte.

Auch hier sind das Ambiente sowie die Art der gewünschten Anlage (z. B. große Konzertbühne) entscheidend:

• auf einem Gelände im Freien (Feld, Strand, Park usw.)?
• in einem geschlossenen Komplex?
• in einem historischen Denkmal?
• auf einer Straße?

Auch die Anzahl der geplanten Festivalbesucher (es gibt diesbezüglich Vorschriften!) und Ihr Budget spielen natürlich eine Rolle.

Beachten Sie: Für einige Standorte sind besondere administrative Schritte erforderlich, wie z. B. für eine Veranstaltung auf einer öffentlichen Straße.

Schritt 5: Wählen Sie das Datum für Ihr Festival aus

Um den perfekten Spot zu finden, sollten Sie natürlich wissen, wann Ihre Veranstaltung stattfindet, um zu prüfen, ob der Platz verfügbar ist.

Auch hier sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen:

• Die Jahreszeit. Für eine Veranstaltung im Freien ist der Winter zum Beispiel nicht geeignet.
• Die Dauer. Welche Ambitionen haben Sie in Bezug auf die Dauer? Einen Tag lang? Einen Abend? Eine Woche?
• Die Konkurrenz. Mitten in der Sommersaison sind die Festivals in vollem Gange. Für eine Planung im Sommer empfehlen wir Ihnen, zu überprüfen, welche anderen Veranstaltungen in diesem Zeitraum geplant sind, damit diese Sie nicht zu sehr in den Schatten stellen.

Schritt 6: Organisieren Sie sich

Sie haben Ihr Team zusammengestellt und den Termin für Ihr Festival festgelegt? Jetzt ist es an der Zeit, einen Rückwärtsplan zu erstellen, d. h. eine Planung, die von der Deadline ausgeht.

Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über alle noch zu erledigenden Aufgaben und können sicherstellen, dass Sie und Ihre Komplizen pünktlich sind. Außerdem können Sie besser mit Aufträgen umgehen, die Vorausplanung erfordern, wie z. B. Genehmigungsanträge bei der Stadtverwaltung.

Schritt 7: Erstellen Sie ein verlockendes Programm.

Wen wollen Sie auf Ihrem schönen Festival auftreten lassen?

Um die Künstler auszuwählen und zu kontaktieren, gehen Sie einfach von Ihrem Thema aus und wählen Sie alle Profile aus, die in Ihre Welt passen.

Je nach Größe der Veranstaltung und Ihrem Budget werden Sie natürlich entweder renommierte Profis oder eher vertrauliche und lokale Künstler engagieren. Letztere können übrigens über eine Projektausschreibung angefragt werden.

💡 Unser Tipp: Kontaktieren Sie so viele Akteure wie möglich, denn Sie werden nicht bei jedem Anruf eine positive Antwort erhalten. Planen Sie außerdem eine Notfallliste für den Fall einer Absage. Wenn Sie bezahlte Künstler engagieren, sollten Sie einen Vertrag mit ihnen abschließen.

Schritt 8: Wählen Sie die anderen Beteiligten aus.

Ein Festival besteht nicht nur aus Künstlern!

Viele andere Dienstleister ermöglichen es Ihrer Veranstaltung, zu existieren oder ihr eine größere Dimension zu verleihen:

• technische Fachleute (Ton, Licht usw.),
• die Gastronomen,
• die Verantwortlichen für den Ausschank von Getränken,
• Standbetreiber (Verkauf von Produkten, Workshopleiter, Sprecher usw.),
• die Sicherheitsleute usw.

Eine der häufigsten Praktiken ist der Einsatz von Freiwilligen. Diese können in vielen verschiedenen Positionen eingesetzt werden, z. B. beim Empfang von Festivalbesuchern und Künstlern, beim Catering, bei der Instandhaltung und Sauberkeit des Geländes, bei der Dekoration usw.

💡 Unser Tipp: Um Ihre Freiwilligen leichter zu rekrutieren, wenden Sie sich an spezialisierte Dienstleister. Recrewteer zum Beispiel ist eine Lösung, die es Ihnen erleichtert, die richtigen Profile aufzuspüren und sie dann bestimmten Positionen zuzuweisen. Außerdem erleichtert die Plattform die Kommunikation mit ihnen während der gesamten Organisationsphase und während der Veranstaltung und optimiert das Management im Allgemeinen (Planung, Mahlzeiten, Unterbringung usw.).

Schritt 9: Beschäftigen Sie sich mit Genehmigungen und Verwaltung.

Das schwarze Schaf aller Festivalorganisatoren: die Verwaltung.

Dieser Schritt ist jedoch von größter Bedeutung, denn Sie müssen unbedingt nach allen Regeln der Kunst vorgehen ... wenn Sie nicht wollen, dass Ihr schönes Projekt ins Wasser fällt.

Holen Sie sich einen Rechtsstatus

Zunächst einmal muss Ihre Struktur einen Rechtsstatus haben, damit Sie die verschiedenen Verwaltungsverfahren durchführen können.

In der Regel bevorzugen Festivalorganisatoren den Vereinsstatus, da er recht einfach einzurichten ist und mit dieser Art von Projekt übereinstimmt.

Geben Sie eine Erklärung ab oder stellen Sie einen Antrag auf Genehmigung.

Ein Antrag auf Genehmigung ist erforderlich, wenn Sie planen :

• Ihre Veranstaltung in einem öffentlichen Raum zu organisieren,
• mindestens 1.500 Personen empfangen wollen.

Der Antrag muss bei der Stadtverwaltung oder in einigen Städten (Paris, Marseille und Lyon) bei der Polizeipräfektur gestellt werden. Bei der Anmeldung müssen Sie unter anderem Folgendes angeben:

• die Identität des Veranstalters,
• das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung,
• den Ort, an dem sie stattfindet,
• die Art der verwendeten Beschallungsanlage.

Wenn Ihr Festival hingegen an einem privaten Ort stattfindet, der für den Empfang von Publikum zugelassen ist, reicht eine einfache Erklärung aus.

Die anderen Genehmigungsanträge

Häufig sind auch andere Arten von Genehmigungen erforderlich.

• Für Sch ankwirtschaften: Planen Sie den Verkauf von Getränken? Dann müssen Sie mindestens 15 Tage vor dem Festival bei der Stadtverwaltung eine Schanklizenz beantragen. Und für starke Alkoholika der Kategorien 4 und 5 müssen Sie eine IV-Lizenz erwerben. Planen Sie schließlich auch die Einhaltung der Hygienevorschriften ein, da es während der Veranstaltung zu Kontrollen kommen kann.
  
  
• Für die Verbreitung oder Aufführung musikalischer Werke: In diesem Fall müssen Sie eine Anmeldung bei der Sacem vornehmen, um deren Genehmigung zu erhalten. Wenn Sie Gewinne erwirtschaften, müssen Sie damit rechnen, dass Sie Urheberrechtsgebühren abführen müssen.

Schließen Sie eine Versicherung ab

Als Verantwortliche/r für ein Festival müssen Sie eine Festivalversicherung abschließen, die zumindest die Haftpflicht abdeckt.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, zusätzliche Versicherungen abzuschließen:

• für den Schutz der oft sehr teuren Ausrüstung,
• um unvorhergesehene Ereignisse abzudecken, z. B. wenn das Festival abgesagt werden muss.

Schritt 10: Bereiten Sie die Sicherheit der Veranstaltung vor.

Damit Ihr Festival ein Erfolg wird, muss der Sicherheit größte Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Dabei sind viele Parameter zu berücksichtigen, wie z. B. der Schutz der Festivalbesucher, aber auch der Schutz des Personals.

Achten Sie also darauf, dass alle notwendigen Ausrüstungsgegenstände (z. B. Feuerlöscher) vorhanden sind und dass sie den Vorschriften entsprechen. Wenden Sie sich dazu an die Feuerwehr, den Rettungsdienst oder die Sicherheitskommission des Departements.

💡 Unser Tipp: Lassen Sie sich von Fachleuten begleiten. Ein befugter Sicherheitsdienst wird zum Beispiel besser auf Gefahren oder unangemessenes Verhalten reagieren können. In Bezug auf die Gesundheit ist natürlich an die Anwesenheit von Akteuren wie dem Roten Kreuz oder der Feuerwehr zu denken, die bei Bedarf Erste Hilfe leisten können.

Schritt 11: Kommunizieren Sie über Ihr Festival.

Sie haben bereits viel Energie in die Organisation Ihres Festivals investiert. Es wäre schade, wenn die Besucher ausbleiben würden!

Um Ihr Projekt bekannt zu machen, sollten Sie eine maßgeschneiderte Kommunikationsstrategie entwickeln.

Es stehen Ihnen mehrere Kanäle zur Verfügung:

• Ihre Website: Fügen Sie z. B. auf der Website Ihres Vereins eine Seite hinzu, die dem Ereignis gewidmet ist. Es ist auch möglich, eine spezielle Website für die Veranstaltung zu erstellen, auf der Sie alle praktischen Informationen veröffentlichen und den Besuchern Lust auf das Festival machen: das Programm mit einer Vorstellung der Künstler, ein Teaser-Video, ein Online-Ticketverkauf, usw.
  
  
• Soziale Netzwerke: Facebook oder Twitter sind gute Kommunikationskanäle. Facebook bietet übrigens direkt eine Veranstaltungsseite mit der Möglichkeit, einen Link zum Ticketverkauf zu integrieren.
  
  
• Plakate: Plakate im öffentlichen Raum oder auf der Vorderseite bestimmter Geschäfte oder Einrichtungen sind ebenfalls sehr beliebt. Und das aus gutem Grund: Wenn Ihr Plakat gut aussieht, zieht es die Blicke der Passanten auf sich. Daher ist es wichtig, dass Sie sich für eine gepflegte Grafik entscheiden, die mit Ihrer Welt und Ihrer Zielgruppe übereinstimmt.
  
  
• Flyer: Ihr Plakat kann auch als Flyer gestaltet werden, die direkt auf der Straße verteilt oder in Geschäften und an strategischen Orten ausgelegt werden.
  
  
• Presse: Warum nicht die Lokalpresse kontaktieren und sie davon überzeugen, die Veranstaltung in ihren Publikationen zu erwähnen? Dabei kann es sich zwar um eine einfache Werbebeilage handeln, Sie können aber auch von einem Artikel, einem Interview usw. profitieren, um die Veranstaltung ins rechte Licht zu rücken.
  
  
• Radio: Ähnlich wie die Presse sind auch lokale Radiosender hervorragende Medien, vor allem wenn Ihr Festival musikorientiert ist.

Gestalten Sie in jedem Fall eine verlockende Kommunikation, indem Sie :

• keine unverzichtbaren Informationen vergessen:
  • Name des Festivals und des Vereins, der es organisiert,
  • Programmgestaltung,
  • praktische Informationen wie Ort, Daten, Eintrittspreis, vor Ort vorgesehene Einrichtungen (Verpflegung, Camping, usw.),
  • Partner,
  • Link zum Kartenverkauf, um den Kauf für online zu erleichtern.
• Ihre zukünftigen Festivalbesucher so weit wie möglich einbinden:
  • Erstellung von Gewinnspielen, um Plätze zu gewinnen,
  • Teaser,
  • Fragebögen, um ihre Meinung einzuholen usw.

Schritt 12: Verwalten Sie den Kartenverkauf.

Bevor Sie Eintrittskarten verkaufen, sollten Sie sich Gedanken über den Preis machen.

Natürlich müssen Sie Ihre Kosten decken. Passen Sie die Preise jedoch an das Programm und die Dienstleistungen an, die während der Veranstaltung angeboten werden (z. B. Headliner, Infrastruktur vor Ort usw.). Denken Sie daran, dass Festivalbesucher an diese Art von Veranstaltungen gewöhnt sind und daher wissen, wann ein Preis gerechtfertigt ist - und wann nicht.

Um Ihre Eintrittskarten zu verkaufen, haben Sie zwei Möglichkeiten, die sich gegenseitig ergänzen:

• Online-Ticketing: Dank Online-Ticketing vermeiden Sie Überlastungen und Warteschlangen am Eingang des Festivals am Tag X. Außerdem verfolgen Sie im Vorfeld die Verkäufe in Echtzeit und können sich so besser vorbereiten. Schließlich sei daran erinnert, dass der Link zu diesem Kartenverkauf auf Ihrer Website oder in Ihren sozialen Netzwerken geteilt werden kann. Eine gute Möglichkeit, bereits bei Ihren Kommunikationsmaßnahmen Verkäufe zu generieren!
• Kartenverkauf vor Ort: Wenn Sie noch Eintrittskarten übrig haben, organisieren Sie einen Kartenverkauf vor Ort für die Nachzügler.

[Bonus] Merkblatt für die Organisation eines Festivals im PDF-Format.

Hier finden Sie eine Checkliste mit allen Elementen, die Sie beachten müssen, um ein unvergessliches Festival zu organisieren. Sie können diese Checkliste kostenlos im PDF-Format herunterladen.

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Um noch einmal zusammenzufassen

Auf der Festivalseite werden Sie, vor allem in der Sommersaison, mit Konkurrenz konfrontiert.

Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Veranstaltung so gut wie möglich vorbereiten, um Besucher anzuziehen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und sie dazu zu bringen, auch bei den nächsten Veranstaltungen wiederzukommen.

Aber wie Sie wissen, gibt es 1000 Dinge, an die Sie denken müssen. Halten Sie sich daher genau an die oben genannten Schritte, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen:

• Finden Sie Ihr Thema,
• Ihr Team zusammenstellen,
• Ihr Budget festlegen,
• wählen Sie den Ort und das Datum,
• Ihr Programm ausarbeiten,
• alle Ihre Referenten auswählen,
• die Anträge auf Genehmigungen stellen,
• die Verwaltung verwalten,
• die Sicherheit der Veranstaltung vorbereiten,
• über Ihr Festival kommunizieren,
• sich um den Kartenverkauf kümmern.

Dank einer soliden Organisation, einer guten Portion Voraussicht, aber auch Ihrer Kreativität wird Ihr Festival sicher unvergesslich werden. Sind Sie also bereit, die Zukunft des Vieilles Charrues zu gestalten, wer weiß?