Was ist eine Beschaffungsstrategie? 8 Schritte zur Entwicklung einer Strategie

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt dient eine Beschaffungsstrategie dazu, die operative Leistung eines Unternehmens genau zu beobachten. Mit einer Beschaffungsstrategie können Unternehmen Bereiche ermitteln, die oft übersehen werden, um Kosten zu senken.

Hier finden Sie einen vollständigen Leitfaden, der Ihnen in 8 Schritten erklärt, was eine Beschaffungsstrategie ist und wie Sie eine solche entwickeln können.

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Was ist eine Beschaffungsstrategie?

Definition

In der Wirtschaft bezeichnet der Begriff Beschaffung den Erwerb oder Kauf von Dienstleistungen oder Waren in großem Umfang.

In einer Beschaffungsstrategie wird detailliert beschrieben, wie ein Unternehmen mit seinem Beschaffungsprozess umgehen sollte. Sie bietet einen Überblick über alle Schritte, die bei der Beschaffung anfallen, und kann als Fahrplan für die Art und Weise verwendet werden, wie ein Unternehmen seine Beschaffungsaktivitäten durchführt.

Ein Rahmen für die Beschaffungsstrategie hilft Unternehmen bei der Auswahl von:

• Lieferanten,
• Produkte oder Dienstleistungen,
• Methoden und Verfahren, die beim Austausch mit Lieferanten eingesetzt werden sollen.

Eine wirksame Beschaffungsstrategie sollte Folgendes umfassen:

• eine Strategieerklärung: Dies sind die Ziele Ihrer Strategie,
• die gewünschten Ergebnisse: das sind die Ergebnisse, die Sie erwarten,
• einen Zeitrahmen: Dies sind die Fristen, die Sie einhalten müssen,
• einen taktischen Plan: Dieser erläutert, wie Ihre Strategie umgesetzt werden soll,
• wichtige Leistungsindikatoren: dies sind Geschäftskennzahlen, die zur Bewertung des Beschaffungsprozesses verwendet werden,
• Spezielle Instrumente: Mit diesen Instrumenten können Sie das interne und externe Umfeld Ihres Unternehmens untersuchen, um eine geeignete Beschaffungsstrategie zu entwickeln.

Arten von Beschaffungsstrategien

Da die meisten Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten kaufen oder erwerben, werden im Folgenden einige Arten von Beschaffungsstrategien vorgestellt, die in der Wirtschaft häufig anzutreffen sind:

• Risikomanagement
• Lieferantenoptimierung
• umweltfreundliche Beschaffung
• Lieferantenentwicklung
• Globale Beschaffung

Beschaffungsstrategie-Matrix

Die Kraljic-Matrix ist eine beliebte Methode zur Erstellung einer Beschaffungsstrategie. Sie dient dazu, das Beschaffungsportfolio eines Unternehmens zu klassifizieren und zu analysieren.

Laut Peter Kraljic hängt eine Beschaffungsstrategie von zwei Schlüsselfaktoren ab:

• Die strategische Bedeutung des Einkaufs: Ausgabenvolumen, Total Cost of Ownership (TCO), Rentabilität, Differenzierung und Mehrwert für das Unternehmen und den Verkaufsprozess.

• Die Komplexität des Beschaffungsmarktes: Monopol oder Oligopol, Eintrittsbarrieren, technologische Entwicklung, Logistikkosten oder -komplexität usw.

© manutan

Dieses Prinzip wird anhand eines Diagramms veranschaulicht, mit dessen Hilfe die Anschaffungen nach Prioritäten geordnet und in vier Hauptkategorien eingeteilt werden können.

• Unwichtige Dinge
• Hebelwirkung
• Engpässe
• Strategische Artikel

Wie man eine Beschaffungsstrategie in 8 Schritten entwickelt

Im Folgenden finden Sie acht Schritte, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Beschaffungsstrategie durchführen sollten. Bitte denken Sie daran, dass diese Schritte an Ihre Verfahren angepasst werden sollten. Außerdem sollten Sie je nach Bedarf zusätzliche Maßnahmen oder Teilschritte einführen.

1. Analyse der Ausgaben

Bei der Ausarbeitung einer Beschaffungsstrategie sollten Sie als ersten Schritt Ihre derzeitigen Ausgaben analysieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in Ihre derzeitigen Ausgabengewohnheiten, um Bereiche zu ermitteln, die häufig übersehen werden und in denen Sie Kosten einsparen können.

Darüber hinaus dienen diese Informationen als Grundlage für Ihre Beschaffungsstrategie und ermöglichen es Ihnen, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie von Ihrem künftigen Lieferanten erwarten sollten.

2. Ermitteln Sie den Bedarf

Als nächstes müssen ein oder mehrere Mitglieder Ihres Unternehmens (z. B. das Beschaffungsteam) einen Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen ermitteln und formulieren.

Dieser Bedarf muss analysiert und mit den Anforderungen Ihres Beschaffungsprozesses konfrontiert werden. Dies ist ein Schlüsselfaktor, den Sie bei der Auswahl von Lieferanten berücksichtigen müssen, um Kosteneinsparungen zu gewährleisten.

3. Studieren Sie den Markt

Nachdem Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, müssen Sie sich mit einer externen Analyse einen Überblick über die aktuellen Marktbedingungen verschaffen.

Um den Markt effizient zu untersuchen, stehen Ihnen einige Methoden zur Verfügung:

• Mit Hilfe der fünf Kräfte von Porter können Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Geschäftsumfelds verstehen und die potenzielle Rentabilität Ihrer Strategie ermitteln,
• Eine PESTEL-Analyse hilft Ihnen, die wichtigsten externen Chancen und Gefahren auf Ihrem Markt zu ermitteln,
• eine SWOT-Analyse kombiniert externe und interne Analysen, um Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen zusammenzufassen.

Sie müssen jedoch bedenken, dass sich die Marktbedingungen je nach Art der Branche, in der Sie tätig sind, häufig ändern können. Daher sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gesammelten Informationen häufig aktualisiert werden und im Laufe der Zeit auf dem neuesten Stand bleiben.

4. Setzen Sie sich realistische Ziele

Nachdem Sie Ihren Bedarf ermittelt und eine externe Analyse Ihres Marktes durchgeführt haben, müssen Sie nun Ihre Ziele festlegen.

Anhand der Informationen, die Sie in den vorangegangenen Schritten gesammelt haben, können Sie die Bedürfnisse Ihrer Beschaffungsstrategie ermitteln, die Sie dann nach ihrer Wichtigkeit ordnen können.

5. Umsetzung der Beschaffungsrichtlinien

Nachdem Sie Ihren Markt untersucht und Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie nun eine Liste von Verfahren erstellen, die Sie zur Verbesserung Ihres derzeitigen Beschaffungsprozesses einführen können.

Es empfiehlt sich, Ihre aktuellen Beschaffungsrichtlinien zu überprüfen und sie an die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, die Sie in den vorangegangenen Schritten ermittelt haben.

Wenn Sie einen neuen Beschaffungsleitfaden von Grund auf neu erstellen, besteht die Gefahr, dass Sie einige wichtige Aspekte übersehen.

Im Idealfall werden Beschaffungsrichtlinien von allen am Beschaffungsprozess Beteiligten genutzt, da sie Lösungen für mögliche Herausforderungen aufzeigen.

6. Verwenden Sie ein spezielles Tool

Ein Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, die genau eingehalten werden müssen, um Fehler zu vermeiden, die zu Verzögerungen oder verspäteten Zahlungen führen könnten. Dies kann eine schwierige Aufgabe sein, da sie viel Zeit in Anspruch nimmt.

Mit einem speziellen Tool können Sie jedoch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und Fehler reduzieren, da die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Ineffizienzen entfallen.

Mit einer Unternehmensverwaltungssoftware wie NetSuite können Unternehmen jeder Größe Beschaffungsverfahren über eine benutzerfreundliche Oberfläche einrichten und verwalten.

Dies spart den Mitarbeitern Zeit, reduziert Fehler und senkt die Kosten, indem die Einkäufe auf zugelassene Lieferanten und im Voraus ausgehandelte Verträge gelenkt werden.

Eine weitere Alternative ist Smart by GEP, eine cloudbasierte Beschaffungssoftware, die durch die Überwachung von Ausgaben, Lieferantenverträgen und Einsparungen Unterbrechungen der Lieferkette verhindern soll.

Zycus ist ein weiteres beliebtes Tool, das von Unternehmen aller Größenordnungen genutzt wird. Die intuitive Plattform verbessert die Kommunikation und die Arbeitsabläufe mit den Lieferanten und bietet eine Fülle von Funktionen wie eProcurement, eInvoicing, Bestandsmanagement und dynamische Rabattierung.

7. Aufstellen und Ausführen der Beschaffungsstrategie

Der folgende Schritt dient dazu, die gewünschten Ziele Ihrer Beschaffungsstrategie und die Strategien zur Erreichung dieser Ziele festzulegen.

Es wird empfohlen, bei der Ausarbeitung Ihrer Beschaffungsstrategie SMART-Ziele zu verwenden:

• Spezifisch,
• messbar,
• Erreichbar,
• Relevant,
• zeitbezogen.

© Incremental Marketing Group

Sobald Sie Ihre Beschaffungsstrategie umgesetzt haben, können Sie mehr Zeit damit verbringen, sich darauf zu konzentrieren, wie Sie die Beziehungen zu den Lieferanten und den strategischen Teil der Beschaffung verbessern können, anstatt sich auf administrative Aufgaben zu konzentrieren, die viel Zeit in Anspruch nehmen können.

8. Schneiden Sie die Strategie auf Ihre Bedürfnisse zu

Nachdem Sie Ihre Beschaffungsstrategie erstellt und umgesetzt haben, müssen Sie in einem letzten Schritt die Fortschritte verfolgen und messen sowie Bereiche ermitteln, die in Zukunft verbessert werden könnten. Dies erfordert die Beteiligung anderer Abteilungen, die in den Prozess involviert sind, wie z. B. Personalabteilung, Produktion, Verwaltung, Vertrieb oder Finanzen.

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Fazit

Nun, da Sie wissen, was eine Beschaffungsstrategie ist und wie man sie umsetzt, liegt es in Ihrer Hand, die für Ihre Bedürfnisse geeignete Strategie auszuwählen. Nehmen Sie sich die Zeit und planen Sie alle Details, die Sie in Ihre Strategie aufnehmen wollen. Und wenn Sie sie erst einmal in die Tat umgesetzt haben, werden Sie vielleicht in der Lage sein, Ihren Cashflow und Ihre Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern !