Die 10 Schritte zur Einführung eines WMS in Ihrem Lagerhaus

Da es die logistischen Ressourcen und Prozesse im Lager optimiert, ist der reibungslose Betrieb eines Warehouse Management Systems (WMS) für die Akteure der Lieferkette von entscheidender Bedeutung.

In der Implementierungsphase ist daher Vorsicht geboten, denn vom Erfolg der Implementierung hängt die zukünftige Effizienz ab.

Generix WMS erläutert Ihnen diese Vorgehensweise im Folgenden .

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Schritt 1 - Mobilisieren Sie Ihre Organisation in einem kollaborativen Prozess.

Die Einführung eines WMS wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus:

• Marketingleitung,
• IT-DIREKTION,
• Logistikmanager usw.

Um eine schnellere Investitionsrendite zu erzielen und das Risiko der Ablehnung durch die Teams zu verringern, muss sich jede Abteilung darauf vorbereiten, die Veränderung zu absorbieren.

Nachdem das Prinzip der Einführung des WMS beschlossen wurde, ist es sehr wichtig, die interne Organisation des Unternehmens zu überprüfen und die Schulung aller beteiligten Mitarbeiter vorausschauend zu planen. Damit das Projekt seine volle Wirkung entfalten kann, muss es in seiner Gesamtheit erfasst werden, wobei die für den Warenfluss Verantwortlichen im Mittelpunkt Ihres Ansatzes stehen müssen.

Um das Engagement aller Beteiligten zu gewährleisten, ist eine Begleitung des Wandels oft unerlässlich und strategisch wichtig, um die Mitarbeiter über die Entwicklung ihres Berufs zu beruhigen: Nein, Ihre Mitarbeiter werden nicht durch Roboter ersetzt, wenn die Software eingeführt wird!

👉 Um die Teams zu begleiten, stehen je nach Projekt, Personen und Mitteln mehrere Hebel zur Verfügung. So können Lösungen wie Digital Learning, Schulungen oder auch Coaching gute Ideen sein.

Schritt 2 - Definieren Sie den Umfang der Veränderung genau.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Erstinstallation oder den Ersatz eines bestehenden WMS handelt, müssen Sie sich systematisch mit dem Umfang der Änderungen auseinandersetzen, die Sie einführen wollen. Das klingt selbstverständlich und doch.... Ihre Bedürfnisse sind nicht die Ihres Nachbarn.

Daher ist es notwendig, diese zu berücksichtigen und die Leistungsziele zu definieren, die Sie erreichen müssen, um die richtige WMS-Lösung zu finden. Dies ist die lokale Skalierung der globalen Strategie. Dieser Schritt erfolgt in zwei Phasen:

• Bedarfserhebung: Es müssen die auszustattenden Logistikstandorte und die zu modellierenden physischen Flüsse definiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die verschiedenen betroffenen Abteilungen gut integriert werden.
• Erstellung des Lastenhefts: Hier müssen die großen Ziele des Unternehmens und die geschäftlichen Herausforderungen, mit denen es konfrontiert ist, präzisiert werden.

💡 Diese Phase der operativen Antizipation wird die industriellen Mittel hervorbringen, die im Hinblick auf das WMS ausgelöst werden müssen.

Schritt 3. Beraten Sie sich mit den Teams vor Ort.

Man stellt sehr oft Diskrepanzen zwischen den Informationen, die den Entscheidungsträgern (Lagerleiter, Projektleiter, Logistikmanager) bekannt sind, und dem, was die Operateure wissen und tun, fest.

In einem Lagerhaus muss man sich immer in die Lage des Bedieners versetzen: Ist er in der Lage, sich zu orientieren, seine Aufgabe mit den ihm zur Verfügung stehenden Informationen zu erfüllen?

In dieser Phase geht es darum, die Prognosen der Entscheidungsträger mit den Schätzungen und Rückmeldungen der operativen Teams zu vergleichen. Dies ermöglicht es, die für die Veränderung benötigte Zeit im Rahmen der Budgetschätzungen zu präzisieren.

Schritt 4. Legen Sie das Projektteam fest und setzen Sie es ein.

Das Projektteam für die WMS-Implementierung besteht aus zwei Teilen:

Einem externen Projektteam.

Es handelt sich um die Personen, die beim Herausgeber für das Projekt zuständig sind, und umfasst :

• Ein funktionaler Experte, der das Tool perfekt kennen muss und über solide Erfahrungen mit WMS-Implementierungsprojekten verfügt. Er wird also in der Lage sein, Sie bei der Standardparametrierung optimal zu beraten, sich aber auch auf seine Erfahrungswerte stützen können, um das Tool an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Projekts anzupassen.
• Ein technischer Berater, der diese Empfehlungen zur Anpassung umsetzt.
• Ein Lösungsarchitekt, der sich um die Integration des Tools in die technische Architektur des Lagers, aber auch in den Rest des Informationssystems Ihres Unternehmens kümmert.
• Ein Projektmanager, der für die Kohärenz und den reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts verantwortlich ist: Einhaltung des Zeitplans, Bereitstellung der Ressourcen, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Leitung der Nachfolgeausschüsse und Schlichtung von Entscheidungen.

Ein internes Projektteam

Die Identifizierung seiner Mitglieder ist von grundlegender Bedeutung. Denn die Auswahl und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die das WMS-Projekt intern betreuen, sind für den Erfolg des Projekts von zentraler Bedeutung. Es ist wichtig, dass sie über sehr gute Kenntnisse vor Ort verfügen:

• Lagerleiter und Meister, die für Tätigkeitsschwerpunkte wie Warenannahme, Kommissionierung oder Versand zuständig sind.

• Ein Projektmanager ist ebenfalls erforderlich, um das Projekt in den Begleitausschüssen zu steuern und intern die Verbindung zur Organisationsleitung herzustellen, deren Einbindung unerlässlich ist. Das technische Team wird auch in den Phasen der Installation und des Informationsaustauschs zwischen dem WMS und der vorhandenen Verwaltungssoftware gefordert sein.

Schritt 5 - Erstellen Sie einen genauen Zeitplan.

Die Dauer der Implementierung eines WMS hängt vom Funktionsumfang ab. Die Implementierung kann von einigen Wochen bis zu einem Jahr dauern, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens, der Art des Lagers (manuell oder automatisiert) und der Komplexität der zu verwaltenden Logistikströme.

Laut WMS-Marktforschung dauert die Implementierung durchschnittlich 6 bis 9 Monate.

• Wenn es sich um ein automatisiertes Lager handelt, kann die Frist in 30 % der Fälle auf 10-12 Monate verlängert werden;
• wenn es sich um ein manuell betriebenes Lager handelt, kann die Frist in 50 % der Fälle weniger als 6 Monate betragen.

Schritt 6 - Konfigurieren Sie die Lösung und skalieren Sie sie für das Projekt.

Dieser Schritt ermöglicht es dem Anbieter, die WMS-Software an die Organisation der Lagerhäuser anzupassen. Dazu muss ein Design entwickelt werden, das zunächst allgemeine Spezifikationen und dann Schritt für Schritt detaillierte Spezifikationen enthält.

Sie definiert sowohl den Umriss als auch den Inhalt des Projekts. Erforderlich, um die Anforderungen zu analysieren, ist dies eine sehr intensive Phase der Reflexion über die aktuellen und zukünftigen Logistikprozesse.

👉 Anschließend wird eine Funktionsanalyse durchgeführt, um den Standard der gewählten Lösung möglichst genau einzuhalten und Abweichungen vom Standard zu identifizieren. Das für diesen Schritt zuständige Team wird dann die Parametrierungsmöglichkeiten des Tools nutzen, um den fachlichen Besonderheiten gerecht zu werden, ein vollständiges Rezeptheft erstellen und mit dem Herausgeber zusammenarbeiten, um Verbesserungen vorzunehmen.

Schritt 7 - Die Lösung konkret integrieren ... und testen

Unmittelbar vor der Produktionsfreigabe ist eine Testphase erforderlich, in der alle möglichen Szenarien berücksichtigt werden. Dies ist der letzte Schritt vor dem "Go Live".

Die Beteiligung jedes Einzelnen ist unerlässlich, um diese Phase erfolgreich abzuschließen. Es ist zu beachten, dass die Tests unbedingt vom Kunden und nicht vom Integrator durchgeführt werden müssen, da letzterer nicht "Richter und Partei" sein kann.

Ein strategischer Lenkungsausschuss wird in dieser Phase über das GO / NO GO im Hinblick auf die verschiedenen Indikatoren und Warnungen, die ihm gemeldet werden, entscheiden. Nach diesem Schritt folgt die Schulungsphase, sobald die problematischen Indikatoren behandelt wurden.

Schritt 8 - Regelmäßige Kommunikation mit den operativen Teams.

Die gesamte Arbeitswelt von einem Tag auf den anderen zu verändern, kann die Teams spürbar stören: Es ist daher von größter Bedeutung, sie regelmäßig zu informieren.

📣 Ein wichtiger Punkt, den Sie ihnen mitteilen sollten: Es handelt sich in erster Linie um ein Projekt für sie, das ihre tägliche Arbeit erleichtern soll. Im Vorfeld ist es notwendig, über den Fortschritt des Projekts zu berichten, ihm einen Namen zu geben und die Teams einzubeziehen, um eine Begeisterung für das Projekt zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

Schritt 9 - Machen Sie sich die Möglichkeiten des WMS zu eigen.

Am Tag der Einführung des WMS werden die Bediener wahrscheinlich nicht 100 % ihrer Möglichkeiten ausschöpfen. Es gibt eine Lernkurve. Die Teams werden eine gewisse Zeit benötigen, um sich vollständig mit der neuen Lösung vertraut zu machen, selbst mit den vorherigen Schulungen.

In den ersten Wochen tauchen einige Probleme auf, die in der Testphase nicht erkannt werden konnten, und die Mitarbeiter müssen lernen, die breite Palette an Funktionen zu beherrschen. Wenn die vorherigen Schritte beachtet wurden, wird die interne Aneignung des Tools jedoch relativ schnell erfolgen.

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Schritt 10 - Halten Sie regelmäßigen Kontakt mit dem Anbieter.

Mit einer WMS-Cloud-Lösung können Sie sicher sein, dass Sie die neueste Version der Software verwenden: Die Aktualisierungen erfolgen automatisch, sowohl in technischer als auch in regulatorischer Hinsicht - die Verwaltung Ihrer Rechnungen wird immer konform bleiben. Und das alles so reibungslos wie ein einfaches Update einer App auf einem Smartphone. Diese Situation bedeutet jedoch nicht, dass Sie den Kontakt zum Hersteller Ihrer Lösung abbrechen sollten!

Mindestens aus zwei Gründen:

• Der erste ist, dass die Hersteller ihre Lösungen auf der Grundlage von Rückmeldungen aus der Praxis weiterentwickeln - wenn Sie Ihre Bedürfnisse oder Schwierigkeiten formalisieren, tragen Sie zweifellos dazu bei, dass das Tool in Ihrem Interesse weiterentwickelt wird!
• Der zweite Grund ist, dass der Herausgeber per Definition immer anwesend sein wird, um Sie bei Bedarf zu unterstützen, sei es per Telefon, Chat, E-Mail oder sogar persönlich.