Top 10 Fragen zur richtigen Auswahl von Lagerverwaltungssoftware

Die Anschaffung einer Software zur Verwaltung von Lagerbeständen und Verkäufen kann die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wirklich optimieren und sein Wachstum fördern. Dies gilt für jede Unternehmensgröße. Ein Unternehmer hat heute die Wahl zwischen verschiedenen Lösungen, die durch die Automatisierung der Lagerverwaltung zu einem echten Wachstumshebel werden können.

Verbessern, vereinfachen und in Echtzeit kontrollieren sind die Ziele einer guten Integration einer Lagerverwaltungssoftware. Schluss mit Excel! Willkommen im Zeitalter der neuen Technologien. Als Unternehmer haben Sie Besseres zu tun, als ineffiziente und zeitraubende Lösungen zu programmieren.

Sie befinden sich nun in der Phase der Suche nach der idealen Lösung für Ihr Unternehmen. Angesichts der unzähligen Ergebnisse im Internet sagen Sie sich jedoch, dass dies eine schwierige Aufgabe sein könnte! Lassen Sie sich von uns auf dem Weg zur Auswahl der richtigen Software für Ihr Geschäft begleiten. Hier sind also die Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, und die Fragen, die Sie sich zuerst stellen sollten:

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1. Wie sieht Ihr Geschäftsprofil aus?

Der erste Schritt besteht darin, ein Porträt Ihres Unternehmens zu erstellen, da jede Software auf spezifische Profile reagiert. Sie können die folgenden Informationen zusammenstellen:

• Geschäftstätigkeit B2B, B2C oder beides.
• Art der Tätigkeit: Dienstleistungen, Industrie, Handwerk,...
• Vertriebskanäle: Geschäfte, Versandhandel, E-Commerce, Großhändler usw.
• Internationale oder/und nationale Dimension
• Anzahl der zu verwaltenden Währungen
• Menge der Produkte und Referenzen
• Anzahl der Lieferanten
• Anzahl der Lagerhäuser
• Anzahl der gleichzeitigen Nutzer/innen usw.

2. Wie groß ist Ihr Unternehmen?

Heutzutage müssen Sie kein großes Unternehmen mehr sein, um von den Funktionen einer Lagerverwaltungssoftware zu profitieren, ganz gleich, ob Sie ein Start-up, ein Kleinstunternehmen oder ein mittelständisches Unternehmen sind. Es gibt sie für alle Unternehmensgrößen.

Wenn Sie also Ihre Unternehmensgröße (Volumen und Anzahl der Mitarbeiter) berücksichtigen, können Sie Ihre Suche verfeinern. Die für diese Software vorgesehenen Budgets sind sehr unterschiedlich und Sie möchten sich nicht für eine überdimensionierte Lösung entscheiden, die Sie viel zu viel kostet! Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, für wen die Software geeignet ist und ob sie zu Ihrem Geschäftsvolumen passt.

3. Welche Herausforderungen bringt die Lagerverwaltung für Ihr Geschäft mit sich?

Wenn Sie Ihre Ziele bestimmen, können Sie die Funktionen der Software, die Sie benötigen, leichter und schneller identifizieren.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Herausforderungen, die Sie in Ihrem Unternehmen bewältigen müssen:

• Optimierung und Automatisierung der Bestands- und Verkaufsverwaltung: um Fehlerrisiken zu vermeiden und Zeit zu sparen.
  
• Ihre Einkaufsstrategie verbessern: um Fehlbestände oder Überlagerungen zu vermeiden und bessere Verhandlungen zu erzielen.
  
• Erhöhung der Transparenz Ihrer gesamten Geschäftstätigkeit für eine effizientere Entscheidungsfindung:
  • Identifizierung der Kosten und Margen Ihrer Verkäufe in detaillierten Berichten.
  • Bestandsstatus und -bewertung in Echtzeit.
  • Rückverfolgbarkeit und Lokalisierung von Produkten
    
• Zusammenarbeit mit Ihrem Team: Die Produktivität und Effizienz Ihres Teams kann mithilfe einer cloudbasierten Plattform für die Zusammenarbeit gesteigert werden.
  
• Servicequalität und Kundenzufriedenheit steigern: Fehlbestände und Preisfehler sind vor allem in Bezug auf die Qualität des Kundenservice kostspielig.
  
• Eine Omnichannel-Vertriebsstrategie verwalten : Sie verkaufen über verschiedene Vertriebskanäle (z. B. E-Commerce, Geschäfte, Veranstaltungen, ...) und möchten einen klaren Überblick über Ihren Lagerbestand in Echtzeit haben.

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend, wird Ihnen aber bei Ihren Überlegungen helfen.

4. Open Source Software vs. SaaS (Software as a Service)?

Sie fragen sich vielleicht, was das für ein Jargon ist! Ohne Sie zu erschrecken, ist es besser, sich mit einigen Begriffen vertraut zu machen, auf die Sie bei Ihrer Suche stoßen könnten.

Open Source: Hierbei handelt es sich um Software, die eine Technologie integriert, deren Quellcode den Programmierern zur Verfügung steht. Die angebotenen Lösungen sind vollständig anpassbar, erfordern jedoch technisches Fachwissen, hohe Wartungskosten und häufige Updates.

SaaS: Die Technologie der SaaS-Software ermöglicht es, komplette Lösungen in Form von Abonnements mit Shared Hosting auf einem externen Server anzubieten, ohne dass Wartungskosten anfallen oder technische Fähigkeiten erforderlich sind. Die Aktualisierungen erfolgen regelmäßig und aus der Ferne. Die zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Regel umfangreicher.

5. Gehostete oder installierte Software: Wo liegen die Unterschiede?

Installierte Software: Die Installation der Software erfolgt nach dem Kauf einer Lizenz auf dem Server Ihres Unternehmens. Sie benötigen kein Internet, aber Sie müssen den technischen Support und die Updates auslagern und dann für die Updates bezahlen, die gekauft und innerhalb des Unternehmens durchgeführt werden müssen. Die Datensicherung wird intern durchgeführt.

Gehostete Software: Dies ist eine Lösung, die auf entfernten Servern installiert wird und über das Internet zugänglich ist. Die Bezahlung erfolgt in Form eines Abonnements. Diese mobilen Lösungen ermöglichen es Ihnen, aus der Ferne und von mehreren Systemen aus zu arbeiten: Handy, Tablet, Computer. Die Wartung und Aktualisierung der Daten erfolgt durch den Herausgeber. Schließlich kann die Auslagerung von Daten zu mehr Sicherheit führen.

6. Wie hoch ist das Budget?

Je nachdem, welche Wahl Sie treffen, kann das Budget völlig unterschiedlich sein. Es geht darum, einen Budgetrahmen festzulegen, der Ihren Finanzen entspricht, und mehrere Vorschläge zu prüfen.

Wenn die Lagerverwaltung für Ihr Geschäft von entscheidender Bedeutung ist, achten Sie darauf, das Budget nicht zu minimieren. Einige Lösungen sind kostenlos, aber oft nicht skalierbar und in ihren Funktionen eingeschränkt.

Es ist auch nicht sinnvoll, eine überdimensionierte Software zu kaufen und Unsummen für ein Tool auszugeben, das Sie nur zu 30 % nutzen werden. Außerdem wird es Ihnen schwer fallen, sich damit anzufreunden, weil es zu kompliziert ist!

Das Budget kann entweder als einmalige Anfangsinvestition im Fall von installierten Lösungen betrachtet werden, aber achten Sie darauf, dass Sie alle Kosten einkalkulieren, die später hinzukommen: Wartung, Updates, Schulung der Teams etc.

In anderen Fällen, wie bei gehosteten Lösungen, schließen Sie ein jährliches oder monatliches Abonnement ab, das keine Überraschungen birgt und Ihnen eine genaue Vorstellung von den jährlichen Gesamtkosten vermittelt. Die angebotenen Abonnementformeln variieren je nach Ihrer Nutzung. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Abonnement entscheiden, sollten Sie Ihre Überlegungen bereits weit fortgeschritten sein.

7. Welche Funktionen benötigen Sie?

In der Regel listet die Software detailliert auf, welche Funktionen sie anbietet. Oftmals erscheint die Liste sogar lang und unübersichtlich. Lernen Sie, zwischen den Zeilen zu lesen, denn oft taucht ein und dieselbe Funktionalität an mehreren Stellen in unterschiedlicher Form auf.

Die Software muss natürlich den Großteil Ihrer Bedürfnisse abdecken, aber es ist nicht die Menge an Funktionen, die sie besser geeignet macht. Achten Sie zunächst darauf, dass sie an Ihren Zielen "klebt".

Hier ist eine Aufstellung der Funktionen, die wiederum nicht erschöpfend ist und Ihnen helfen soll, Ihre Bedürfnisse genauer aufzulisten.

Vertriebsmanagement :

• Zentralisierung von Kontakten und Kunden,
• Einfache Erstellung von Produkten und Verwaltung von Barcodes,
• Kostenvoranschläge, Bestellungen und Rechnungen, die mit einem Klick aus einander generiert werden,
• Verfolgung von Zahlungen in Echtzeit,
• Unterstützung für mehrere Währungen,
• Preislisten: unterschiedliche Geschäftsbedingungen je nach Ihren Kunden...

Einkaufsverwaltung - Beschaffung :

• Zentralisierung von Kontakten und Kunden,
• Erstellung von Kaufaufträgen,
• Einrichtung eines Warnbestands zur Vermeidung von Fehlbeständen,
• Verfolgung des Status von Bestellungen, ...

Verwaltung der Lagerbestände :

• Bestandsstatus und Inventar in Echtzeit,
• Verwaltung von mehreren Lagerhäusern,
• Bestandsanpassungen: Ein- und Auslagerungen, Bewegungen zwischen verschiedenen Lagern,...
• Produktretouren; Dropshipping.

Statistiken, Berichterstattung, Dashboards: Sie müssen jederzeit erkennen können, welche Produkte sich am besten verkaufen, welche Branche am stärksten wächst, usw.

Interessieren Sie sich auch für das Entwicklungspotenzial der Software. Ihr Unternehmen wird wachsen und die gewählte Lösung sollte Sie mindestens eine Zeit lang begleiten. Auch wenn Sie nicht alle Funktionen sofort benötigen, sollten Sie längerfristig denken. Achten Sie darauf, dass die Lösung dynamisch ist und regelmäßig Updates und neue Funktionen anbietet.

8. Welche Integrationen sind für Sie unverzichtbar?

Buchhaltung, E-Commerce, CRM - es gibt zahlreiche miteinander verknüpfte Anwendungen, die Ihre Organisation und Ihre Arbeitsmethoden optimieren können. Wenn Sie beispielsweise eine Shopify-E-Commerce-Website oder eine Buchhaltungssoftware wie Quickbooks haben, müssen Sie sicherstellen, dass diese mit der Warenwirtschaftssoftware kompatibel sind.

9. Qualität des Supports und des Kundendienstes?

Achten Sie darauf, dass der technische Support von den Nutzern gut bewertet wird.

Manche Software kann ein bis zwei Wochen lang kostenlos getestet werden, also zögern Sie nicht! So finden Sie am besten heraus, ob die Software für Ihr Unternehmen geeignet ist und Sie so lange wie möglich begleitet.

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10. Einfache Installation und Nutzung?

Schließlich, sicherlich der wichtigste Punkt, die Benutzerfreundlichkeit der Software und ihre einfache Installation. Beispielsweise ermöglichen einige Lösungen einen schnellen und direkten Import Ihrer Daten. Innerhalb weniger Minuten ist die Software einsatzbereit.

Andererseits ist die Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung, da Sie nicht unbedingt ein Technikexperte sind und keine Zeit verlieren möchten. Je intuitiver die Software ist, desto nützlicher wird sie für Sie sein. Übrigens: Wenn Sie andere Nutzer in Ihrem Team haben, müssen Sie diese schulen, damit sie sich die Funktionen so schnell wie möglich aneignen.

Sie sind nun auf dem richtigen Weg, um eine geeignete und leistungsfähige Warenwirtschaftssoftware auszuwählen. Nehmen Sie sich die Zeit, mehrere Lösungen zu prüfen, und wenn Sie einmal überzeugt sind, werden Sie sehen, wie sehr eine Lagerverwaltungssoftware Ihr Leben verändern, Ihre Arbeitsmethoden optimieren und Ihr Wachstum beschleunigen wird.

Dieser Artikel wird gesponsert. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich.