Wie gelingt eine erfolgreiche Portfolioüberprüfung, um den Wert Ihrer Projekte zu maximieren?

Viele Unternehmen, vor allem große, müssen täglich mit vielen verschiedenen Projekten jonglieren. Dies erfordert die Einführung eines soliden Projektportfoliomanagementprozesses (PPM).

PPM bedeutet für die betroffenen Mitarbeiter eine Menge Arbeit, angefangen bei der Prioritätensetzung und der Überwachung der laufenden Projekte, um diese an die Gesamtstrategie des Unternehmens anzupassen.

Um dies zu erreichen, können sie nicht auf das Ritual verzichten, das wir in diesem Artikel auseinandernehmen werden: die Portfolioüberprüfung.

Erfahren Sie, was ein Portfolio Review ist, aus welchen Schritten er besteht und welche Software Sie für eine erfolgreiche Durchführung benötigen.

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Was ist ein Projektportfolio-Review?

Portfolio Review: Definition

Der Portfolio Review ist eine wichtige Praxis im Portfoliomanagement, bei der die verschiedenen Projekte einer Organisation anhand mehrerer Aspekte bewertet werden:

• ihre Übereinstimmung mit den strategischen Zielen des Unternehmens ;
• ihre Leistung (in Bezug auf Kosten, Fristen, Qualität, Kundenzufriedenheit usw.) ;
• die Identifizierung potenzieller Risiken;
• Priorisierung dieser Projekte, um diejenigen zu erkennen, die den größten Wert generieren werden ;
• die Neuzuteilung von Ressourcen;
• die Kohärenz der Projekte untereinander.

Die Portfolioüberprüfung findet in der Regel in Form eines Treffens statt, an dem verschiedene Interessengruppen teilnehmen, z. B. :

• der PMO (Project Management Officer), wenn das Unternehmen einen solchen hat ;
• der Vorstand (Management Committee),
• die Projektleiter,
• Externe wie Investoren usw.

Gemeinsam prüfen sie während des Gesprächs verschiedene Bewertungskriterien mit dem Ziel, die besten Entscheidungen im Einklang mit der Vision des Unternehmens zu treffen.

🤝 Die Portfolioüberprüfung fördert somit eine transparente Kommunikation zwischen allen beteiligten Akteuren, die eine Grundvoraussetzung dafür ist, in die gleiche Richtung zu gehen.

Welche Unterschiede gibt es zum Projektreview?

Die Portfolioüberprüfung unterscheidet sich von der Projektüberprüfung. Denn während ersteres auf einen größeren Umfang abzielt, konzentriert sich letzteres auf ein einzelnes Projekt.

Folglich gibt es deutliche Unterschiede auf der Ebene :

• 📆 der Häufigkeit: In der Regel werden Projektüberprüfungen regelmäßiger abgehalten als Portfolioüberprüfungen ;
• 🙋 der Teilnehmer : Während erstere die projektspezifischen Stakeholder aufnehmen, werden bei letzteren auch andere Stakeholder, angefangen bei Mitgliedern der Geschäftsleitung, einbezogen.

Wie führt man eine Projektportfolio-Überprüfung durch? Die vier wichtigsten Schritte

Sind Sie für die Verwaltung und Moderation der Portfolio-Reviews in Ihrem Unternehmen zuständig? Egal, ob Sie PMO oder ein anderer sind, hier sind die Schritte, die Sie unbedingt befolgen sollten 👉.

Schritt 1: Bereiten Sie die Portfolioüberprüfung vor.

Legen Sie die Ziele fest

Vor der eigentlichen Portfolioüberprüfung sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.

Klären Sie zunächst im Vorfeld die Ziele des Treffens, damit sich am Tag X nicht alle verzetteln.

Geht es darum :

• die Leistung einer Stichprobe von Projekten zu bewerten?
• Sollen laufende Projekte und neue Ideen aufeinander abgestimmt werden, um die Prioritäten neu zu setzen?
• Wie können angesichts finanzieller Schwierigkeiten Einsparungen erzielt werden? usw.

Wählen Sie die zu prüfenden Projekte aus.

Je nach Größe der Organisation gibt es viele Projekte, die bei der Portfolio-Überprüfung berücksichtigt werden müssen. Es ist schwierig, sie alle zu durchkämmen!

Wählen Sie daher anhand der zuvor festgelegten Ziele aus, welche Projekte analysiert werden sollen.

Sammeln Sie die Daten

Schließlich sollten Sie vor der Überprüfung alle relevanten Unterlagen zusammenstellen, damit jeder auf der Grundlage zuverlässiger Daten arbeiten kann.

📚 Die Projektleiter haben bei dieser Gelegenheit einige Hausaufgaben zu erledigen. Sie müssen nämlich alle für die Entscheidungsfindung notwendigen Metriken (zu Kosten, Ressourcen, Leistung usw.) sammeln und sie bei Bedarf visuell über Dashboards und andere benutzerdefinierte Berichte wiedergeben.

Schritt 2: Bewerten Sie die ausgewählten Projekte.

In diesem Schritt der Portfolio-Überprüfung werden die Projekte gemeinsam mit den Stakeholdern auf der Grundlage der vorgelegten Zahlen unter verschiedenen Gesichtspunkten bewertet, angefangen bei ihrer Ausrichtung an der Strategie.

Sie werden auch unter folgenden Gesichtspunkten untersucht:

• Risiken: Es gibt viele mögliche Risiken, die über dem einen oder anderen Projekt schweben (Finanz-, Ressourcen-, Qualitätsrisiken usw.). Die Portfolio-Überprüfung hilft dabei, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und die notwendigen Korrekturmaßnahmen rasch einzuleiten.
  
  
• ROI: In der Berufswelt werden Entscheidungen oft von der erhofften Investitionsrendite der einzelnen Maßnahmen getrieben. Im Kontext der Überprüfung geht es darum, die rentabelsten Projekte zu priorisieren, solange sie zur Erreichung der zuvor festgelegten Ziele beitragen.
  
  
• Um die Einhaltung von Vorschriften. Hierzu zählen z. B. die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Sicherheit, Vertraulichkeit usw.), Qualitätsstandards oder interner Verfahren.
  
  
• Wie sie vorankommen. Hier geht es mehr um die operative Ebene, aber es ist wichtig, darauf zu achten, dass alle Projekte korrekt voranschreiten und Verzögerungen vermieden werden. Ähnlich wie bei der Risikobewertung dient diese Arbeit dazu, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Schwierigkeiten zu beheben, z. B. mehr Ressourcen oder mehr Budget bereitstellen, Prozesse neu organisieren etc.

Schritt 3: Setzen Sie Prioritäten für die Projekte.

Nachdem die Projekte eines nach dem anderen bewertet wurden, ist es an der Zeit, sie nach ihrer Relevanz zu ordnen.

💡 Wir empfehlen Ihnen, die Scoring-Methode zu verwenden, bei der den einzelnen Projekten anhand vorab festgelegter Kriterien eine Punktzahl zugewiesen wird.

Sobald Sie diese Priorisierung vorgenommen haben, ist es Ihr Ziel, alles zu tun, um sicherzustellen, dass die Schlüsselprojekte unter den besten Bedingungen und natürlich innerhalb der vorgegebenen Zeit durchgeführt werden. Häufig sind Anpassungen erforderlich, z. B. bei der Zuweisung von Ressourcen oder dem Budget.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Aktionsplan.

Die Überprüfung des Portfolios führt zwangsläufig zu Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen, um die Leistungsfähigkeit des Portfolios zu gewährleisten, da Risiken erkannt und Prioritäten neu festgelegt werden müssen.

Natürlich muss alles geplant werden, mit Fristen und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die geplanten Verbesserungen auch tatsächlich rechtzeitig umgesetzt werden.

☝️ Es kann vorkommen, dass das Treffen schlicht und einfach dazu führt, dass bestimmte Projekte pausiert oder sogar eingestellt werden, wenn sie jemals als nicht strategisch genug für die Organisation angesehen werden.

Schließlich sollte die Umsetzung aller geplanten Maßnahmen mit der Lupe verfolgt werden, da im Falle einer Blockade immer noch Nachjustierungen möglich sind.

Best Practices für die Portfolioüberprüfung

Nachdem Sie nun die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Durchführung einer Portfolioüberprüfung kennen, hier als Bonus einige bewährte Praktiken, die Sie kennen sollten, wenn Sie ein Ass in diesem Bereich werden wollen 🚀.

• Führen Sie Ihre Portfolio Reviews regelmäßig durch, je nach Komplexität Ihrer Organisation so oft wie nötig. Während einige Experten ein Mal pro Quartal empfehlen, sollten Sie ruhig regelmäßiger sein.
  
  
• Setzen Sie alles daran, um eine transparente Kommunikation während der Treffen zu fördern. Es ist sehr wichtig, dass sich die Projektleiter frei fühlen, Probleme zu melden, auch wenn dies nicht unerhebliche Konsequenzen nach sich zieht.
  
  
• Halten Sie sich bereit, das Portfolio an neue Informationen, Chancen und Herausforderungen anzupassen , auch wenn Sie schmerzhafte Schritte unternehmen müssen, wie z. B. die Einstellung von Projekten.
  
  
• Erkennen Sie im Laufe der Zeit wiederkehrende Trends oder Probleme. Sie werden daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um das Portfoliomanagement langfristig zu verbessern.
  
  
• Halten Sie die bei jeder Portfolio-Überprüfung getroffenen Entscheidungen und den damit verbundenen Kontext schriftlich fest. Diese Dokumentation wird die Nachbereitung erheblich erleichtern.
  
  
• Führen Sie regelmäßig eine Bewertung des Portfolio-Review-Prozesses selbst durch. Denn genauso wie bei Ihren Projekten gibt es immer die Möglichkeit, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren!

Die Werkzeuge für den Portfolio Review

Die am häufigsten verwendeten Werkzeuge

Als Verantwortlicher für die Portfolioüberprüfung ist es wichtig, dass Sie sich mit den richtigen Werkzeugen umgeben, die sich bei der Analyse sowie bei der Entscheidungsfindung als nützlich erweisen.

Dazu gehören unter anderem:

• Dashboards sind ideal, um die verschiedenen Schlüsselindikatoren (zu Ressourcen, Budget, Fortschritt usw.) auf einen Blick zu erfassen;
• die Kapazitätsplanung, die unverzichtbar ist, wenn es darum geht, die richtigen Ressourcen (mit den richtigen Fähigkeiten) den richtigen Projekten zuzuweisen und dabei eine kostspielige Überbesetzung oder eine für die betroffenen Teams schmerzhafte Unterbesetzung zu vermeiden;
• die Priorisierungsmatrix, eine einfache kleine Tabelle, die dem PMO hilft, Projekte nach ihrer Dringlichkeit und ihren Auswirkungen auf das Geschäft zu klassifizieren und zu priorisieren;
• das Gantt-Diagramm, das die Planung jedes einzelnen Projekts im Portfolio übersichtlich darstellt und so dazu beiträgt, dass die Fristen eingehalten werden und die Arbeit reibungslos abläuft.

Spezialisierte Software

Wenn wir Ihnen sagen würden, dass es Software gibt, die alle oben genannten Tools und noch viele mehr auf einer einzigen Oberfläche vereint?

Die Rede ist von PPM-Lösungen oder Software für das Projektportfoliomanagement. Dank ihnen haben Sie :

• verfügen Sie über einen zentralen und konsolidierten Überblick über Ihre Daten zu allen Ihren Projekten, was die Arbitragearbeit bei den Überprüfungen vereinfacht ;
• vergleichen Sie Projekte mit wenigen Klicks anhand vordefinierter Kriterien miteinander ;
• profitieren Sie von erweiterten Funktionen zur Ressourcenverwaltung;
• modellieren Sie verschiedene Szenarien, um die Auswirkungen potenzieller Änderungen im Portfolio zu bewerten ;
• verwalten Sie die Abhängigkeiten zwischen Projekten, um Ressourcenkonflikte und andere Verzögerungen zu vermeiden ;
• fassen Sie die gesamte Dokumentation zusammen, die mit den Projekten, aber auch mit den Reviews zusammenhängt.

🛠️ Software-Beispiel :

Triskell ist ein PPM, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Portfolio-Reviews perfekt unterstützen kann. Es ist in die strategische Steuerung des Unternehmens integriert und verfügt über eine breite Funktionsabdeckung. Dank ihr haben Sie einen Überblick über Ihre verschiedenen laufenden Projekte und bearbeiten effizient alle damit verbundenen Aktionen (Zuweisung von Ressourcen, Budgetberechnung usw.). Die Software ist aber auch ein leistungsstarkes Werkzeug zur Entscheidungsfindung, wie die Funktion zur Simulation von Szenarien beweist, die praktisch ist, um den richtigen Projekten Priorität einzuräumen. Wenn Sie sich auf Triskell verlassen, ist Schluss mit dem Kopfzerbrechen bei den Reviews. Sie gewinnen an Effizienz und vor allem an Zuverlässigkeit bei der Entscheidungsfindung.

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Was lernen Sie aus dem Portfolio Review?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, kommen Sie nicht an der Portfolio-Überprüfung vorbei, bei der es unter anderem darum geht, die verschiedenen Projekte miteinander zu vergleichen und die Prioritäten neu zu setzen. Es ist wichtig, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um Ihre Ressourcen und Anstrengungen auf die Projekte zu konzentrieren, die den höchsten ROI versprechen, aber auch auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.

Auf dem Papier kann dies jedoch eine schwierige Aufgabe sein, zumal man sich auf einen guten Überblick über das gesamte Portfolio verlassen und mit korrekten Daten arbeiten muss, die in Echtzeit aktualisiert werden. Wie kann man sonst sicherstellen, dass man die richtigen Entscheidungen trifft?

Hier kommt das PPM ins Spiel, auf das sich das PMO verlassen kann, um die Entscheidungsfindung des Reviews zu unterstützen und die Leistung des Portfolios zu gewährleisten.