[Interview] Onboarding als Schlüsselprozess zur Optimierung des Personalmanagements.

Onboarding ist ein Schlüsselprozess, wenn es darum geht, einen neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, und kann sogar die erste Hürde bei der Entscheidung sein, ob ein neues Profil integriert werden soll oder nicht. Onboarding ist in erster Linie ein Spiegelbild der Unternehmenskultur, aber wie macht man einen guten ersten Eindruck und stellt sicher, dass das neue Teammitglied hier bleibt? Aarón Cogolludo beantwortet unsere Fragen.

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1- Was sind die Folgen eines unzureichenden Onboardings?

Onboarding ist ein wichtiger Prozess, wenn es darum geht, einen neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, damit er innerhalb einer bestimmten Zeit möglichst viele Werte, Prozesse, Methoden und die Kultur des neuen Unternehmens verinnerlichen kann. In diesem Sinne wirkt sich eine schlechte Implementierung direkt auf die Leistung und die Aufgaben des Mitarbeiters aus. Fehler im Onboarding-Prozess und das Fehlen einer flüssigen und effektiven Kommunikation während des gesamten Prozesses wirken sich auf die Ergebnisse des Teams aus, das den neuen Mitarbeiter aufnimmt.

Aus diesem Grund werden im Folgenden die wichtigsten Punkte genannt, die in den ersten Arbeitswochen zu beachten sind:

Es sind die kleinen Dinge, die zählen

Pünktlichkeit:

Zu Beginn des Arbeitstages sollten Sie Ihrem neuen Kollegen gegenüber Respekt zeigen, indem Sie ebenfalls pünktlich erscheinen. Oft kommt es vor, dass ein neuer Kollege pünktlich im Büro eintrifft, aber die ihm zugewiesene Person noch ein paar Stunden in einer Besprechung ist. Um Ihren neuen Kollegen das typische Montagmorgen-Chaos zu ersparen und genügend Vorbereitungszeit für sich selbst zu haben, erlauben Sie ihnen einfach, an diesem Tag eine Stunde später als üblich mit der Arbeit zu beginnen.

Willkommenskultur:

Das Willkommensgeschenk sollte vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters vorbereitet werden (siehe oben), und lassen Sie den Überraschungseffekt wirken. Kleine Gesten wie diese fördern vom ersten Moment an das Zugehörigkeitsgefühl des neuen Teammitglieds und werden zu einem unvergesslichen Souvenir. Kleine Gesten können eine große Wirkung haben.

Einführungen:

Für einen guten Start empfiehlt es sich, eine kleine Einführungsveranstaltung zu organisieren. Das bedeutet natürlich nicht, dass das ganze Unternehmen am ersten Tag im Büro auf den neuen Kollegen warten muss. Zumindest aber sollten sich die Kollegen, mit denen er oder sie direkt in der gleichen Abteilung arbeiten wird, und der Mentor vorstellen und ihre Aufgabenbereiche besprechen. Das erleichtert der neuen Person die Kontaktaufnahme und nimmt ihr die Scheu, jemanden direkt um Hilfe zu bitten.

Teamgeist:

Ein gemeinsames Mittagessen mit Kollegen aus der gleichen Abteilung am ersten Arbeitstag stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft eine Vertrauensbasis für die künftige Zusammenarbeit.

2- Warum sollte das Onboarding neuer Mitarbeiter "digitalisiert" werden?

Eine digitalisierte Personalabteilung verschafft dem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, da sie die Grundlage für effiziente Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen schafft. Für die Personalverantwortlichen bedeutet das vor allem mehr Zeit für das Wesentliche: ihre Mitarbeiter. Leider ist die Personalabteilung immer noch eine Abteilung, in der Entscheidungen sehr langsam getroffen werden, insbesondere wenn es um die Entwicklung neuer Prozesse, Initiativen und Instrumente geht. In dieser Hinsicht hat die Pandemiekrise die Unternehmen dazu gezwungen, die richtige Technologie zu implementieren, um ihre Verfahren zu digitalisieren, insbesondere wenn es um das Onboarding geht.

Einige wichtige Zahlen, die es zu berücksichtigen gilt:

• 88 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass ihr Unternehmen keinen guten Onboarding-Prozess hat.
• Nur 30 % erhalten innerhalb der ersten 2 Wochen eine interne Schulung.
• Nur 50 % erhalten Informationen über Aufgaben und Prozesse.
• Nur 60% finden ihren Arbeitsplatz arbeitsfähig.
• 82 % mehr Mitarbeiterbindung kann mit einem guten Onboarding-Prozess erreicht werden.
• 70 % mehr Produktivität kann mit einem effektiven Onboarding vom ersten Tag an erreicht werden.

Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass Onboarding schon vor dem ersten Tag beginnt. Für eine erfolgreiche Umsetzung empfehlen wir die folgenden Schritte:

Vor dem ersten Tag:

• Begrüßung durch das zukünftige Team per Post.
• Informationen zum ersten Tag (Uhrzeit, Zeitplan, Links zu Remote-Sitzungen).
• Information der derzeitigen Mitarbeiter über die neuen Teammitglieder.
• Den designierten Partner darauf vorbereiten, dass er sich wohlfühlt.
• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan.
• Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter mit den Videoanruf-Tools vertraut ist, um niemanden während der Einführungssitzungen zu verlieren. Vereinbaren Sie, falls erforderlich, separate Anrufe und Sitzungen, um die Tools vorab zu erklären.
• Versenden Sie das Willkommenspaket (technische Ausrüstung, Schlüssel, Willkommensgeschenk) per Post oder Kurier.

Während der ersten Woche:

• Kommunikation ist wichtiger denn je.
• E-Mail oder kurze Videobotschaft des Geschäftsführers, um persönliche Ängste in Bezug auf die Gesundheit des Unternehmens und die Sicherheit des eigenen Arbeitsplatzes abzubauen.
• Vergewissern Sie sich, dass die technische Ausrüstung vollständig ist, dass alle erforderlichen Tools und VPN installiert sind und dass Headsets für Videoanrufe vorhanden sind. Neue Mitglieder können nicht über die IT-Abteilung gehen, um Dinge schnell zu beheben.
• Ein Tool für Remote-Meetings (Zoom, Hangout usw.) ist unerlässlich, damit die neuen Mitglieder ihre Begrüßungssitzung am ersten Tag nicht verpassen.
• Persönliche Beziehungen unterstützen die Willkommenskultur.
• Ein strukturiertes Onboarding fördert die Produktivität.
• Regelmäßige Check-Ins geben Struktur.

Im Hinblick auf die Produktivität sollten Unternehmen die Einführung von HR-Softwareplattformen in Erwägung ziehen, um administrative Aufgaben zu reduzieren, damit sich die Personalabteilung auf das wichtigste Gut konzentrieren kann: die Mitarbeiter.

Gutes Onboarding erfordert:

• Mehr als 50 verschiedene Aufgaben.
• Sie müssen in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.
• Von fünf verschiedenen Abteilungen oder Mitarbeitern.
• Zum richtigen Zeitpunkt.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess:

• Sorgt für einen guten Start im neuen Unternehmen, schon vor dem ersten Tag.
• Steigert die Produktivität und das Engagement.
• Der Einsatz von Software kann administrative Aufgaben vereinfachen.
• Gibt mehr Zeit für wertschätzende Aufgaben, wie z. B. Check-In-Kaffees.

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3- Können Sie uns 5 Tipps für Unternehmen geben, um sicherzustellen, dass sie ein erfolgreiches Remote-Onboarding durchführen?

Eine der größten Herausforderungen für die Personalabteilungen angesichts der neuen Normalität ist das erfolgreiche Onboarding neuer Mitarbeiter aus der Ferne, nach der COVID-19-Krise. In diesem Zusammenhang müssen sich die Personalverantwortlichen mehr denn je auf ihre Mitarbeiter konzentrieren, aber dazu müssen sie Zeit für administrative Aufgaben einsparen, die laut einer Studie des Unternehmens im Jahr 2019 typischerweise 42 % des Tages in Anspruch nehmen. Ist es also möglich, Onboarding-Prozesse warm und effizient zugleich zu gestalten? Es ist sicherlich eine völlig neue Landschaft, für die Werkzeuge gefunden werden müssen, um die Arbeit zu erleichtern.

Eine der wichtigsten Herausforderungen, denen sich die Personalabteilungen in der neuen Normalität stellen müssen, besteht darin, das Onboarding neuer Mitarbeiter nach der COVID-19-Krise erfolgreich aus der Ferne zu bewältigen.

In diesem Zusammenhang ist die Aufnahme in ein Team von zu Hause aus und die Schaffung eines Zugehörigkeitsgefühls eine der größten Herausforderungen, da das neue Mitglied den Arbeitsplatz und seine Kollegen nicht persönlich kennen lernen kann. Was können Sie tun? Erleichtern Sie das Onboarding durch einen gut strukturierten Prozess für das Remote-Onboarding. Damit das Tandem aus Mitarbeiter und Unternehmen auch unter den neuen Gegebenheiten funktioniert, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

1- Kommunikation: Für viele Arbeitnehmer kann es eine angespannte Situation sein, wenn sie aufgrund der derzeitigen Mobilitätseinschränkungen von zu Hause aus arbeiten müssen. Um ihre Ängste abzubauen, ist es daher wichtig, dass die Personalabteilung in engem Kontakt mit den neuen Mitarbeitern steht und sie offen über die Situation informiert. Um sie nicht zu beunruhigen, ist es am besten, der Situation vorzugreifen. Der Geschäftsführer oder Personalleiter kann beispielsweise eine E-Mail oder ein kurzes Video versenden, in dem er die wichtigsten Fragen beantwortet und die Neuankömmlinge im Unternehmen willkommen heißt.

2- Konfigurieren Sie die Geräte im Voraus: Um die Neuankömmlinge nicht zu überfordern, ist es ideal, wenn sie die Laptops mit allen erforderlichen Programmen und Tools (einschließlich VPN) bereits installiert erhalten, da es dann schwieriger ist, die IT-Abteilung des Unternehmens von zu Hause aus um Hilfe zu bitten.

3- Organisieren Sie Schulungen: Fragen Sie den neuen Mitarbeiter immer vor seinem ersten Arbeitstag, ob er mit den gängigsten Meeting- und Chat-Tools wie Google Hangouts, Zoom und Slack vertraut ist. Organisieren Sie Schulungen vor dem Arbeitsbeginn, damit alle an den virtuellen Einführungssitzungen teilnehmen können, oder erstellen Sie Kurzanleitungen mit den wichtigsten Funktionen der einzelnen Tools. Nicht jeder verfügt über dieses Wissen.

4- Bieten Sie ein personalisiertes Onboarding an: Fördern Sie den Informationsaustausch zwischen der Personalabteilung, den Führungskräften und den neuen Kollegen so oft wie möglich. Dabei ist zu bedenken, dass Einführungen, die früher persönlich stattfanden, heute per Laptop erfolgen. Es ist daher ratsam, den Kontakt mit dem Team zu fördern, sei es bei einem Kaffee, einem Mittagessen oder einem virtuellen Bierchen. Tools wie Wellbeing Warrior können ebenfalls dazu beitragen, abteilungsübergreifende Kontakte zu fördern. Dieses Tool schlägt nach dem Zufallsprinzip Kollegen vor, mit denen man ein virtuelles Mittagessen oder eine Pause einlegen kann. Denken Sie daran, dass Kommunikation nicht nur wichtig ist, um anfängliche Sorgen und Ängste zu beruhigen.

5- Ernennen Sie einen Mentor, um die Nähe aufrechtzuerhalten: Personio bietet ein Mentorenprogramm an, um neue Mitarbeiter sowohl per Fernzugriff als auch persönlich zu begrüßen. Jedem neuen Mitarbeiter wird ein Mentor zugewiesen, der ihn während seiner Einarbeitung unterstützt und ihm seinen Rat, seine Erfahrung und seine Kompetenzen zur Verfügung stellt. In der heutigen Zeit, in der von zu Hause aus gearbeitet wird, gewinnt diese Person noch mehr an Bedeutung. Er ist nicht nur ein emotionaler Partner, sondern auch derjenige, der für die Einführung in die anderen Teams und die Unternehmenskultur zuständig ist.

Die Zeiten sind sowohl für HR-Spezialisten als auch für neue Teammitglieder schwierig, aber ein professioneller und gut abgestimmter Onboarding-Prozess trägt dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter vom ersten Tag an deutlich zu steigern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.