Gemeinsame Nutzung von Dateien: Plattformen für die Zusammenarbeit wie Google Drive

Die Entwicklung der digitalen Technologie hat es möglich gemacht, das Haupthindernis für die gemeinsame Arbeit an entfernten Standorten zu beseitigen: die gemeinsame Nutzung von Dateien. Dank der Online-Freigabe von Dateien und Ordnern können Teams, die an verschiedenen Standorten oder sogar aus der Ferne arbeiten, durch den gemeinsamen Online-Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner weiterhin an gemeinsamen Projekten arbeiten.

Aber was genau ist die gemeinsame Nutzung von Dateien? Was sind die Vorteile der gemeinsamen Nutzung und Speicherung von Dateien und Ordnern? Was sind die Vor- und Nachteile der bekanntesten Datei- und Ordnerfreigabe-Plattformen?

Appvizer versucht, klare und präzise Antworten zu geben, damit Ihr Unternehmen von der gemeinsamen Nutzung profitieren kann.

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Datei- und Ordnerfreigabe: Definition

Wenn man über einen gemeinsamen Bereich für die gemeinsame Nutzung spricht, kommen einem zwei Tools in den Sinn: Dokumentenmanagement und Datei- und Ordnerfreigabe. Sie werden oft verwechselt, haben aber jeweils ihre eigenen Besonderheiten:

• Dokumentenmanagement: Die Software kümmert sich um die Speicherung, die gemeinsame Nutzung und das Abrufen elektronischer Dokumente. Sie können den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments verwalten: Suche, Version, Kommentar, sofortige Diskussion... Zum Beispiel: Google Drive
• Gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern: Das Tool speichert die Datei in einem Bereich, der die gemeinsame Nutzung aus der Ferne ermöglicht. Die Synchronisierung erfolgt auf einem anderen Terminal. Zum Beispiel bei: Dropbox oder OneDrive

Sie müssen keine E-Mails mehr versenden, um Ihre Kollegen über Änderungen an einer Datei zu informieren. Eine kleine Änderung der Arbeitsgewohnheiten, die echten Komfort und Zeitersparnis bringt. Die Verwaltung von Dateien und Ordnern erfolgt sofort und sorgt dafür, dass alle Dateien automatisch synchronisiert und vor allem auf die neueste Version aktualisiert werden. Wenn Ihr Kollege versehentlich seine Präsentation für die Besprechung löscht, kann er sie problemlos wiederherstellen. Andererseits haben Sie dank der gemeinsamen Nutzung von Dateien Ihre Präsentation immer auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone. Also keine Panikattacken mehr, wenn Sie Ihre Datei nicht finden können!

In der Regel kombinieren Online-Lösungen mit einem Cloud-System diese beiden Werkzeuge: Dokumentenmanagement und Dateifreigabe. Wir sehen das zum Beispiel bei Google Apps in Google Drive. Diese Tools sind zu 100 Prozent kollaborativ. Der Austausch ist sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens möglich. Darüber hinaus sorgen regelmäßige Backups dafür, dass Ihre Dateien gesichert und gespeichert werden. Dies ermutigt die Benutzer, ihre Dateien in völliger Sicherheit gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten.

Warum sollten Sie sich für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern entscheiden?

Die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern ist heutzutage eine unverzichtbare Praxis im geschäftlichen, beruflichen und sogar im schulischen Umfeld. Damit Ihr Team gut arbeiten kann, ist es wichtig, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen können. Aus diesem Grund sind externe Speichermedien veraltet und unzuverlässig geworden.

Die neue Grenze für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern stellen die cloudbasierten Systeme dar. Die komparativen Vorteile dieser Systeme sind unbestreitbar:

1. Unmittelbarer Austausch mit mehr Personen

Dank der Cloud-Systeme können mehrere Dateien gleichzeitig in Sekundenschnelle freigegeben werden. Außerdem können mehrere Mitglieder desselben Teams, sobald sie Zugriff auf die Datei oder den Ordner haben, gleichzeitig zusammenarbeiten. Auf diese Weise können Sie produktiver sein und viel Zeit sparen.

2. Geringerer Aufwand an Ressourcen

Ein weiterer Vorteil, der nicht übersehen werden sollte, ist die Einsparung von Ressourcen. Durch die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern in einem Cloud-System ist es nicht mehr notwendig, Dokumente zu drucken. Man spart Papier, Tinte und Strom. Dies sind zwar nur minimale Ausgaben, aber sie wirken sich am Ende des Monats auf die Bürokosten aus. Außerdem ist die Wahl einer Cloud für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern eine umweltfreundliche Entscheidung. Indem Sie den Ressourcenverbrauch auch nur für den Druck von Dokumenten reduzieren, setzen Sie eine umweltfreundliche Praxis um, die immer willkommen ist.

3. Hoher Grad an Datenschutz

Wenn Sie Teil eines Unternehmens sind, ist es wichtig, die Sicherheit der Daten, an denen Sie arbeiten, zu gewährleisten. Auch hier ist die Cloud in einer günstigen Position.

Papierdokumente können leicht verloren gehen, ebenso wie externe Speichersysteme wie Speichersticks und externe Festplatten. Ein Einbruch in das Sicherheitsnetz eines Unternehmens ist definitiv nicht empfehlenswert.

Bei Systemen, die die Cloud-Technologie nutzen, ist das Sicherheitsniveau eines der besten. Denn nur ausgewählte Nutzer haben Zugriff auf die Dokumente in der Cloud. Der Eigentümer des Dokuments kann die Sicherheitsstufe und die Personen auswählen, für die er das Dokument freigeben möchte.

Nur die Personen, die von der Person, die das Dokument erstellt hat, angegeben wurden, können auf das Dokument zugreifen. Darüber hinaus können Sie bestimmten Mitarbeitern die weitere Freigabe und Bearbeitung gestatten und die Datei oder den Ordner nur im Lesemodus anzeigen lassen. Sie erhalten jederzeit eine Benachrichtigung, wenn jemand eines Ihrer Dokumente eingesehen oder bearbeitet hat.

DropBox: Hauptsächlich für Einzelpersonen und KMUs gedacht

DropBox ist eines der weltweit führenden Speicher- und Freigabesysteme. Dropbox ist eine kostenlose Online-Lösung zur gemeinsamen Nutzung von Dateien und Ordnern. Wenn dieser Dienst zum Maßstab für die Konkurrenz geworden ist, liegt das in erster Linie an seiner intuitiven Schnittstelle und seiner Benutzerfreundlichkeit. Er ist leicht zu verstehen und kann sofort verwendet werden, um Ihre Anforderungen zu erfüllen:

• Teilen,
• Senden,
• und Speichern von großen Dateien und Ordnern.

Dropbox ermöglicht auch die einfache Freigabe von großen Dateien.

Dropbox eignet sich am besten für Nutzer, die Dateien und Ordner kostenlos freigeben möchten, und bietet zusätzlich die Möglichkeit eines kostenpflichtigen Pakets für Pro-Nutzer. Für Personen oder Nutzer, die Dropbox für ihr Unternehmen nutzen möchten, steht DropBox Business für die Freigabe und Speicherung von Dateien und Ordnern zur Verfügung.

Wie kann man Dropbox nutzen?

Der erste Schritt besteht darin, Dropbox auf Ihrem Computer zu starten. Beim ersten Mal wird ein Registrierungsformular angezeigt, in dem Sie Ihr Konto erstellen können.

Warten Sie nun, bis Dropbox gestartet ist, warten Sie, bis das Software-Fenster erscheint, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Registrieren. Füllen Sie dann das Formular aus, das Ihnen vorgeschlagen wird, um Ihr kostenloses Konto bei Dropbox zu erstellen.

Sobald Sie den Vorgang der Kontoerstellung abgeschlossen haben, können Sie alle Dateien oder Ordner kopieren, die Sie an Dropbox übertragen möchten.

Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie mit der Freigabephase fortfahren. Doppelklicken Sie auf den öffentlichen Ordner und ziehen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten, dorthin. Wenn der Upload abgeschlossen ist, können Sie den öffentlichen Link kopieren.

Sie können den Link dann per E-Mail oder auf allen sozialen Plattformen weitergeben. Dieser Link läuft nicht ab und bleibt aktiv. Außerdem müssen die Nutzer Dropbox nicht herunterladen, um Zugriff auf die Dateien zu erhalten.

Was sind die Vorteile von Dropbox?

• Cloud-basiertIntuitivund einfach zu bedienen
• Automatische Synchronisierung von Dateien und Ordnern online und zwischen Geräten
• Kompatibel mit Windows, Mac, Linux, Android, iOS und Windows Phone
• Integration mit über 100.000 Anwendungen von Drittanbietern; Salesforce, Office365
• Keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der freizugebenden Dateien und Ordner oder der Anzahl der Personen oder Nutzer, mit denen sie geteilt werden sollen - geeignet für große und/oder remote arbeitende Teams
• App zum Herunterladen auf das Gerät Ihrer Wahl verfügbar
• Daten können mit Nutzern oder Personen ausgetauscht werden, die kein Dropbox-Konto haben

Schwächen von Dropbox

• Alle Daten zu Dateien und Ordnern werden von Servern gesammelt, die den Vereinigten Staaten gehören, gemäß dem Patriot Act: Die US-Regierung kann zur Terrorismusbekämpfung Zugang zu vertraulichen Daten und Dateien haben
• Es gibt ein Paket für Unternehmen und professionelle Nutzer. Unternehmen wird jedoch empfohlen, sich für die DropBox Business-Version zu entscheiden, um ein umfassendes professionelles Erlebnis zu genießen.
• Unzureichend geschützte Daten, Dateien und Ordner
• Dateien können zu leicht weitergegeben werden, kein Verfallsdatum, unzureichende SSL/TLS-Sicherheit
• Keine Rückverfolgbarkeit oder Möglichkeit zu überprüfen, ob Nutzer persönliche Konten verwenden
• Der Kundensupport beschränkt sich auf ein Ticketing-System

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Alternative Dateifreigabelösungen zu DropBox

Google Drive: Vierhändiges Arbeiten an Dateien

Die Software Google Drive (auch als mobile oder Webanwendung verfügbar) ist Teil der Google Apps for Work-Suite (Gmail, Hangouts, Google Kalender usw.). Um kostenlos darauf zuzugreifen, erstellen Sie einfach ein Google-Konto.

Google erfüllt Ihre Anforderungen an die gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern mit seinem Dienst Google Drive. Wie bei DropBox steht Ihnen mit Google Drive ein Online-Speicherplatz zur Verfügung, auf dem Sie Ihre Dokumente problemlos freigeben können.

Der zusätzliche Vorteil von Google Drive ist jedoch die Möglichkeit, gemeinsam an demselben Dokument zu arbeiten: mehrere Mitarbeiter desselben Teams können gleichzeitig Änderungen vornehmen.

Diese Option ist auch mit Google Docs, der Online-Version des Word-Pakets von Microsoft Office, möglich, da es mehr oder weniger die gleichen Funktionen für die Erstellung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Online-Fragebögen bietet.

Auf diese Weise erstellte Dokumente können von allen Personen, die zum Zugriff auf die Datei berechtigt sind, gleichzeitig eingesehen werden.

Wie verwendet man Google Drive?

Wie bei Dropbox müssen Sie zunächst ein Google-Konto erstellen, um auf die Drive-Funktionen zugreifen zu können. Sobald Sie angemeldet sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neu", um eine neue Datei hinzuzufügen, die Sie für andere Nutzer freigeben möchten.

Wenn die Datei in Google Drive hochgeladen ist, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und der Eintrag Freigeben wird angezeigt. Sie können die Nutzer, für die Sie Dateien freigeben möchten, angeben, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben. Alternativ können Sie einen Link zum Freigeben erstellen, den Sie per E-Mail an die Personen senden können, für die Sie die Datei freigeben möchten.

Die Vorteile von Google Drive

• Kostenlose Lösung zur Dateifreigabe: Sie erhalten kostenlosen Zugang zu 15 GB Online-Speicherplatz. Und wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, bietet die Lösung 100 GB für nur 1,99 € pro Monat.
• Perfekte Handhabung der Dateikonvertierung zwischen Google-, Microsoft- und OpenOffice-Formaten.
• Viele Funktionen dank der Google Office-Suite: Sie möchten mit einer Tabellenkalkulation arbeiten? Verwenden Sie Google Sheet. Müssen Sie sich bei einer Präsentation auf eine Dokumentation stützen? Erleichterte Zusammenarbeit: Ob mit Google Docs, Google Sheets oder Google Slides, arbeiten Sie in Teams in Echtzeit an denselben Dokumenten, mit der Möglichkeit, sie zu kommentieren, zu bearbeiten usw.

Onedrive: die Windows-Signaturwolke

Onedrive ist das systemeigene Cloud-System von Windows. Auf PCs, die mit dem Windows-System arbeiten, ist es bereits standardmäßig vorinstalliert. OneDrive bietet eine Online-Version der Programme Word, Excel und Powerpoint zum einfachen Arbeiten und Teilen von Dokumenten. Onedrive ist in Microsoft Office 365 integriert und bietet einen kostenlosen Plan, zu dem zusätzliche Funktionen gegen eine Gebühr hinzugefügt werden können. In der Basic-Version steht ein Speicherplatz von 5 GB zur Verfügung.

Die Stärken von OneDrive

• Kostengünstige Lösung: Microsoft OneDrive bietet in seiner kostenlosen Version 5 GB Freigabe- und Speicherplatz, während Dropbox nur 2 GB bietet. Und wenn Sie auf eine der Premium-Versionen upgraden, erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Word, Excel, PowerPoint usw. Verbesserte Sicherheit: Mit den kostenpflichtigen Versionen erhalten Sie erweiterte Sicherheit, einschließlich einer sicheren, mehrstufigen Authentifizierung sowie Ransomware-Erkennung und Dateiwiederherstellung.
• Gesteigerte Produktivität: Steigern Sie Ihre Produktivität durch mehrseitiges Scannen und Offline-Zugriff auf Ihre Dateien und Ordner unter allen Umständen.

Und Sie, welche Lösung verwenden Sie für die gemeinsame Nutzung Ihrer Dateien?