Digital Workplace: Wenn Ihr Arbeitsplatz in der Cloud ist

Was ist ein Digital Workplace?

In diesen Zeiten der Einschränkung, der allmählichen Entgrenzung und der intensiven Telearbeit (Home Office), die unsere Art der Zusammenarbeit relativieren, besteht eine große Chance, dass der Digital Workplace zu einem Arbeitsplatz der Zukunft wird.

Dies gilt umso mehr, als die Arbeitsorganisation bereits großen Veränderungen unterworfen ist, beispielsweise durch die Entwicklung von Coworking und Flex Office.

Entdecken Sie kurzerhand die Merkmale des Digital Workplace sowie einige Beispiele für Plattformen, die Ihnen dabei helfen, die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzutreiben.

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Was ist ein Digital Workplace?

Digital Workplace: Definition

Wir könnten Digital Workplace als digitaler Arbeitsplatz übersetzen. Wäre es also ein dematerialisierter Arbeitsraum?

Es kann in der Tat als eine zentrale Arbeitsumgebung definiert werden, in der jeder Mitarbeiter von jedem beliebigen Medium und an jedem beliebigen Ort auf seine privaten und gemeinsam genutzten Dokumente, Wissensdatenbanken und digitalen Tools des Unternehmens - Chat, Agenda, HR- und Geschäftsanwendungen - zugreifen kann, um Zusammenarbeit und Kommunikation, kollektive Intelligenz und Innovation zu fördern, selbst im Kontext der Telearbeit. Dies ermöglicht das orts- und zeitunabhängige Arbeiten.

Wozu dient der Digital Workplace?

Der Digital Workplace ist ein kollaborativer und virtueller 360°-Arbeitsraum, ein Ökosystem oder Hub, der mit nur einem Zugang die Verwaltung:

• Ihrer Dokumentation,
• Kommunikation,
• Projekte

in Echtzeit und mobil ermöglicht.

Die verschiedenen digitalen Werkzeuge, so innovativ sie auch sein mögen, bleiben oft fragmentiert und arbeiten nicht gut zusammen. Der Digital Workplace zentralisiert und verbindet sie miteinander, um die Zusammenarbeit und Wissensaustausch aus der Ferne zu fördern, indem mehrere modulare Bausteine integriert werden:

• Elektronische Dokumentenverwaltung (EDM) zur Erstellung, gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Arbeitsdokumenten;

• Enterprise Content Management (ECM), mit einer Suchmaschine und Dokumentenindizierung,

• Wissensmanagement zum Austausch von Leitfäden und Arbeitsmethoden (Q&A, Tutorials, Prozesse usw.);

• Organisation und interne Kommunikation zum Beispiel mit:

  • einem firmeninternen Mailsystem,

  • einem Forum-, Chat-, Videokonferenz-Tool,

  • einem gemeinsamen Kalender,

  • einem Firmenverzeichnis;

• soziales Unternehmensnetzwerk für den Austausch zwischen Mitarbeitern an laufenden Projekten, Überwachung (wettbewerbsorientiert, technologisch usw.), Kompetenzen;

• Verbindung mit Geschäftsanwendungen (CRM, ERP, Task Manager).

Was sind die Vorteile des Digital Workplace?

Produktivität und Leistung

Integriert in das Informationssystem (IS) für die Interaktion mit Ihren ERP- oder CRM-Tools, ermöglicht Ihnen der Digital Workplace die Optimierung einer Reihe von Prozessen. Darüber hinaus wird der Zugang zu Informationen schneller und einfacher.

Das Ergebnis? Die Mitarbeiter gewinnen an Produktivität und das Unternehmen an Leistung.

Zusammenarbeit (Social Collaboration) und Kommunikation

Der Digital Workplace ermöglicht es, die mit der internen Kommunikation verbundenen Kosten zu senken (insbesondere, wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat oder sogar international tätig ist).

Darüber hinaus optimiert er die Zusammenarbeit und das Teamwork zwischen allen Mitarbeitern des Unternehmens.

Konsequenz? Das Unternehmen ist auf kollektive Intelligenz angewiesen, um seine Projekte effizient voranzubringen und Probleme leichter lösen zu können.

Flexibilität und Mobilität

Einen Digital Workplace zu nutzen bedeutet auch, von einem System zu profitieren, das Flexibilität und Mobilität fördert. So kann jeder Mitarbeiter arbeiten, wo und wann immer er will.

Das Unternehmen sorgt dann für eine bessere Kontinuität seiner Tätigkeit, und der Arbeitnehmer profitiert von einem qualitativen Arbeitsumfeld, das es ihm ermöglicht, Privat- und Berufsleben besser miteinander zu vereinbaren.

Lebensqualität am Arbeitsplatz

Darüber hinaus fördert der Digital Workplace durch die Hervorhebung der Zusammenarbeit und der horizontalen Hierarchie im Unternehmen nicht nur das Selbstbewusstsein und berufliche Entwicklung, sondern auch Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeiter. All dies trägt dazu bei, Talente zu halten!

Transformation von Unternehmen

Letztendlich unterstützt der digitale Arbeitsplatz Unternehmen, die eine echte Transformation ihres Geschäftsmodells anstreben, insbesondere durch die Förderung einer stärker horizontal ausgerichteten Organisation, und dies zum Nachteil des traditionellen vertikalen hierarchischen Modells (wozu das Intranet besser geeignet war).

Dieser Wandel hat den Wunsch geweckt, anders, beweglicher und innovativer zu arbeiten.

Wie kann ein Digital Workplace in Ihrem Unternehmen eingeführt werden?

Die grundlegenden Schritte

Wie bei jedem Projekt gibt es Schritte, die nicht versäumt werden dürfen, um die geschäftlichen Bedürfnisse und die kohärentesten Lösungen zu ermitteln.

1. Definieren Sie den Ausrüstungsbedarf parallel zu Ihren Geschäftszielen (finanziell und qualitativ).

2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, der Stärken und Schwächen Ihrer Organisation und Ihrer derzeitigen Tools.

3. Stellen Sie ein transversales Team zusammen, das sich der Zusammenstellung Ihrer Daten und der Suche nach der idealen digitalen Arbeitsplattform widmet.

4. Analysieren Sie die Ergebnisse nicht nur mit Leistungsmetriken (KPIs), sondern auch mit der Mitarbeiterzufriedenheit.

☝️ Um die Nutzung des eingerichteten Digital Workplace zu fördern und zu optimieren, ist es sehr wichtig:

• Im Vorfeld die Meinung Ihrer Mitarbeiter, als zukünftigen Nutzer, zu ihren Bedürfnissen einzuholen;

• Regeln zu definieren, nicht nur um die Sicherheit Ihres Informationskapitals zu gewährleisten (Verwaltung der Zugriffsrechte, Daten-Hosting), sondern auch um sicherzustellen, dass das Recht auf Abschaltung der Verbindung respektiert wird;

• Die von Ihnen gewählte Lösung zu präsentieren, um ihre Annahme zu bestätigen und die letzten Hindernisse zu beseitigen.

Wichtig! Wählen Sie keine kollaborativen Werkzeuge, ohne Ihre Teams zu konsultieren, das ist inkonsistent, potenziell kostspielig und kontraproduktiv.

Einige Werkzeuge für die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Es gibt mehr auf dem Markt als Microsoft 365, Workplace von Facebook und Google's G Suite.

Hier finden Sie ein paar effektive Softwarelösungen, die die Sicherheit Ihrer Daten versprechen.

• LastPass ist der Passwortmanager, der es Ihnen ermöglicht, auf die Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit dem digitalen Arbeitsplatz zu reagieren: Generieren Sie komplexe Passwörter für alle Ihre Tools ohne sie auswendig lernen zu müssen! All dies mit einer ergonomischen und intuitiven Schnittstelle. Mit LastPass können Sie alle Ihre Passwörter in einem sicheren Safe speichern und allen Mitarbeitern eine passwortfreie Erfahrung bieten, auch wenn sie offline sind.

• Yousign ist die französische Software für elektronische Signaturen. Dieses Programm richtet sich an alle Wirtschaftszweige und hat mehr als 4.000 Kunden angezogen. Es erlaubt Ihnen, die elektronische Signatur von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne, von jedem Gerät aus, zu verwenden. Dies erleichtert Ihre Dokumentenverwaltung und beschleunigt den Arbeitsprozess.

• Es gibt verschiedene Arten von kollaborativen Plattformen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, online und von jedem beliebigen Gerät aus auf die Daten zuzugreifen, sie zu übertragen und zu ändern.

• Für die effiziente Arbeit des Teams wird empfohlen, die Online-Planer zu verwenden. Alle Mitglieder haben den Zugang zu ihrem Planer und den Planern ihrer Mitarbeiter. Es erleichtert die Teamarbeit und hilft Ihnen, Informationen und Aufgaben mit Ihren Kollegen auszutauschen.

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Digital workplace: the place to be ?

Sie können es nicht länger ignorieren. Um in jedem Geschäftsumfeld effektiv arbeiten zu können, brauchen Sie mehr Flexibilität und Zusammenarbeit.

Das bedeutet reibungslose Kommunikation intern, aber auch mit Ihren Dienstleistern, Lieferanten, Partnern und Kunden.

Es ist daher nicht überraschend, dass Cloudbasierte Softwarelösungen diese Bedürfnisse erfüllen.

Doch obwohl der Arbeitsraum virtuell ist, sind die Beziehungen und Erwartungen menschlich. Die Entscheidung für einen digitalen Arbeitsplatz macht Sie agiler, solange Sie sich für einen entscheiden, der das Image Ihrer Teams widerspiegelt, ihren Bedürfnissen entspricht und eine positive Erfahrung der Zusammenarbeit fördert: Sie sparen unter anderem Zeit und erleichtern den Start.