[Tutorial] Wie können Sie Ihre Dateien sicher austauschen?

Ob intern oder extern, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten innerhalb von Unternehmen nimmt stark zu. Abgesehen von Problemen wie der Überlastung von Dateiservern oder dem Versand großer Dateien sehen sich Unternehmen zunehmend mit der Problematik konfrontiert, diese Datenströme zu kontrollieren und zu sichern .

Nehmen wir ein konkretes Beispiel mit Carl, der Manager eines Teams von Vertriebsmitarbeitern ist, und Aurore, einer Kundin. Carl ist beruflich viel unterwegs. Er erhält jeden Tag zahlreiche E-Mails und muss täglich Dateien mit seinen Mitarbeitern oder Kunden teilen. Er muss von allen seinen Endgeräten aus auf seine Dateien zugreifen und sie mit anderen teilen können, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet.

Sehen wir uns in diesem Tutorial die bewährten Verfahren an, die Carl, seine Vertriebsmitarbeiter und Aurore befolgen sollten, um seine Dateien sicher auszutauschen. Für diese Demonstration verwenden wir die Lösung NumSync, ein Tool zur Speicherung, Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Dateien.

Alle Kollaborationsplattform Software ansehen

Gute Praxis Nr. 1: Hosten Sie Ihre Daten auf sichere Weise.

Um die DSGVO-Gesetze zum Datenschutz einzuhalten, nutzt Carl eine sichere französische Cloud.

Um große Dateien mit Aurore, seiner Kundin, die von zu Hause aus arbeitet, auszutauschen, erstellt Carl auf der Numync-Plattform einen Freigabeordner, in dem er die Dateien speichern wird.

NumSync-Benutzeroberfläche

Importieren von Dateien in den Kundenordner

Gute Praxis 2: Interne Freigabe von Cloud-Ordnern

Sobald die Dateien online sind, möchte Carl seinen Vertriebsmitarbeitern den Zugriff auf das mit der Kundin Aurore verknüpfte Projekt öffnen. Sie sollen Bearbeitungsrechte in diesem zwischen den Benutzern freigegebenen Ordner erhalten. Carl erstellt also die Freigabe und gibt ihnen das Recht, die Dateien zu bearbeiten, neue hinzuzufügen, zu löschen etc.

Freigabe des Kundenordners für andere NumSync-Nutzer

Festlegen von Zugriffsrechten auf die Kundenakte.

Gute Praxis 3: Bevorzugen Sie die Freigabe über einen "Datenraum", um Zeit zu sparen.

Carl kann das Verzeichnis (oder den Unterordner) auswählen und entscheiden, ob er es per öffentlichem Link für seine Kundin freigeben möchte. Auf diese Weise richtet er in der privaten Cloud einen Datenraum ein, in dem er den Datenaustausch kontrollieren kann und automatisch die Dateien erhält, die Aurora für ihn freigibt - das spart Zeit!

Wenn Carl die Freigabe über einen öffentlichen Link auswählt, öffnet sich ein neues Fenster, in dem ihm verschiedene Einstellungen angeboten werden.

Wahl der Freigabe über einen öffentlichen Link.

Gute Praxis 4: Legen Sie Berechtigungen fest.

Das Freigeben von Dateien bedeutet nicht unbedingt jedes Mal die gleiche Art der Zusammenarbeit. Wenn Carl auf die Option "Zusammenarbeit" klickt, kann er seiner Klientin Aurore erlauben, Dateien in den Ordner einzufügen.

Sie kann jedoch unter keinen Umständen Dateien löschen. Carl bleibt "Herr" über den Datenraum.

Festlegen von Optionen für die Zusammenarbeit mit der Klientin.

Gute Praxis 5: Verstärken Sie die Sicherheit der Freigaben.

Da der Austausch mit Aurore sensible Daten umfasst, ist es wichtig, die Schwierigkeit des Zugriffs auf die freigegebene Akte zuverstärken. Deshalb entscheidet sich Carl in diesem Fall dafür, den Link mit einem Passwort zu sichern, und legt in den Sicherheitsoptionen eine Gültigkeitsdauer für den Link fest.

Festlegen von Sicherheitsoptionen

Gute Praxis 6: Externe Personen, mit denen ein "Datenraum" geteilt werden soll, namentlich auswählen.

Nachdem Carl die Sicherheitsoptionen eingestellt hat, kann er die Nutzer eingeben, an die er den Link senden möchte. Dazu klickt er auf "Diesen Link per E-Mail versenden" und fügt die E-Mail-Adresse seiner Kundin Aurore hinzu. So weiß Carl, dass es Aurore war, die den Link geöffnet hat, wenn er die Benachrichtigung über das Öffnen erhält.

Festlegung der externen Nutzer, mit denen der öffentliche Link geteilt werden soll.

Gute Praxis 7: Fördern Sie die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Erleichtern Sie das Einreichen von Dateien.

Aurora hat die von Carl gesendeten Dateien erhalten und kann nun mit ihm Dateien in demselben Ordner austauschen, obwohl sie selbst kein NumSync-Konto hat. Sie muss nur ihre Dateien auswählen und sie in den Ordner hochladen.

So muss Aurora keine großen Dateien mehr per E-Mail versenden oder sich bei der Menge und dem Gewicht der Dateien einschränken.

Externe Benutzerschnittstelle

Importieren der Dateien in den Ordner durch die Klientin.

Vereinfachen Sie das Betrachten von Dateien, ohne sie herunterzuladen.

Aurore muss die Bilddateien (jpeg, png, mp4, pdf) im gemeinsamen Ordner nicht herunterladen, um sie anzusehen. Sie kann sie direkt in der Cloud öffnen und die Dokumente vollständig ansehen.

Vorschau des Inhalts des gemeinsamen Ordners.

Die Möglichkeit offen lassen, Dateien je nach Bedarf herunterzuladen.

Aurora kann, je nachdem, was sie wirklich braucht, alle oder nur einen Teil der Dateien in Carls freigegebenem Ordner herunterladen. Sie wählt die gewünschten Dateien aus und klickt dann auf das Symbol "Herunterladen" im Menü auf der rechten Seite.

Hochladen von Dateien

Bei einer neuen Dateiablage per E-Mail alarmieren.

Aurore kann sich für die Mail-Benachrichtigung anmelden. Sie erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn neue Dateien in den Ordner aufgenommen wurden. Die Liste der Dateien wird in der E-Mail erscheinen.

Egal, wer sie abgelegt hat, sie weiß immer, dass neue Elemente im Ordner angekommen sind. Um die E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren, muss sie nur auf die kleine Uhr klicken!

Erstellen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

Gute Praxis 8: Bleiben Sie über die Aktivitäten der geteilten Links informiert.

Sobald sein Ordner für Aurore freigegeben ist, kann Carl seine Freigabe verfolgen. Er erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, nachdem Aurore den Link geöffnet hat. Wenn sie Dateien ablegt, wird Carl sofort per E-Mail benachrichtigt und erhält eine Liste der betroffenen Dateien.

Erhalt einer Benachrichtigung über den Zugriff auf einen freigegebenen Ordner.

Alle externen (Zugriff auf den Link, Einreichungen, Downloads) und internen (Umbenennung, Verschieben, Löschen usw.) "Ereignisse" werden aufgelistet und sind sehr einfach in Carls Webinterface zugänglich.

Historischer Überblick über die durchgeführten Maßnahmen zum gemeinsamen Ordner

Alle Kollaborationsplattform Software ansehen

Schlussfolgerung

Durch die Wahl einer Lösung wie NumSync kann Carl sicher sein, dass er intern mit seinen Mitarbeitern und extern mit Aurore oder seinen anderen Kunden sicher kommunizieren kann. Seine Unternehmensdaten sind alle in einer einzigen Cloud zusammengefasst. Er kann kollaborativ arbeiten und dabei alle geltenden Vorschriften einhalten. Er arbeitet effizient und spart täglich Zeit.

Das kollaborative Arbeiten unterwegs und an entfernten Orten wird optimiert! Carl und seine Vertriebsmitarbeiter können ihre Akten auf allen ihren Endgeräten jederzeit synchronisieren und darauf zugreifen. Wenn Carl ein Gerät einschaltet und mit dem Internet verbunden ist, erfolgt die Synchronisierung automatisch, alle Dateien werden aktualisiert. Er und sein Team arbeiten immer an der richtigen Datei, in der richtigen Version, die am selben Ort gespeichert ist, in einer französischen Cloud!

Wir laden Sie ein, den Anwendungsfall in Bildern zu durchsuchen!