Software für den Außendienst: Wie kann ein Tool Ihnen helfen, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern?

Sind Sie im Dienstleistungsbereich tätig? Bieten Sie Installation, vorbeugende Wartung, Unterstützung, Hilfe oder Kundendienst an? Es liegt auf der Hand, dass die Verwendung eines Einsatzberichts dazu beiträgt, die Produktivität zu steigern und die Aktivitäten Ihrer Servicetechniker zu verwalten. Es ist mehr als nur eine Möglichkeit, Ihren Service zu verbessern und die Produktivität zu steigern: es spart Zeit in der Produktion und behält die Aktivitäten im Auge; es ist ein Schlüsselinstrument, um eine friedliche und hochwertige Kundenbeziehung zu erreichen.

Wir leben im Zeitalter der Entmaterialisierung, sowohl im Geschäftsleben als auch im Alltag: Wir träumen vom papierlosen Leben. Die Digitalisierung der Verwaltung Ihres Außendienstes ist ein großer Schritt zur Optimierung Ihres Unternehmens und Sie werden es nicht bereuen! Und wer weiß, vielleicht haben Sie am Ende dieses Artikels die richtige Außendienstsoftware für Ihre Bedürfnisse gefunden.

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Einsatzberichte: der Schlüssel zu einem reibungslosen Management des Außendienstes

Wer nutzt einen Einsatzbericht?

Einsatzberichte betreffen viele Unternehmen - eigentlich alle Aktivitäten der Dienstleistungsbranche, die den Einsatz von mobilen Technikern erfordern.

Sie werden von Serviceunternehmen verwendet, die Wartungs-, Reparatur- oder Installationsarbeiten durchführen, z. B. in folgenden Bereichen

• Klimatisierung
• Kältetechnik
• Telekommunikation
• Landschaftsbau
• Klempnerarbeiten
• Elektrizität
• Lieferung von Ausrüstungen für das Baugewerbe
• Gebäudemanagement (Postverwaltung, Gebäudewartung, Sicherheitskontrolle oder Reinigung)
• Computerwartung usw.

Die Nutzer sind hauptsächlich im Außendienst tätig: Sie können Techniker, Außendienstleiter, Prüfer, Inspektoren oder Fahrer/Geräteauslieferer sein. Andere mögliche Nutzer können aus den Verwaltungs-, Buchhaltungs- oder Personalabteilungen des einschreitenden Unternehmens stammen, intern oder von Subunternehmern, sowie Kunden.

Was sind die wichtigsten Schritte im Prozess eines Interventionsberichts?

Es gibt 3 Hauptphasen im Lebenszyklus eines Interventionsberichts:

→ im Vorfeld: Der für die Planung und Terminierung der Interventionen zuständige Manager teilt die Informationen des Kunden und den Auftrag für das Interventionsteam mit.

Der Bericht muss enthalten:

• den Ort: den genauen Ort des Einsatzes
• die Daten des Kunden
• den Zugangsmodus: Digi-Code, Zugang zum Keller, usw.
• das Datum und den Ort des Termins
• die Beschreibung des Einsatzes: Auftrag, besondere Anforderungen
• die Art der Ausrüstung, die der Außendiensttechniker vor Ort benötigt
• Anhänge: Lageplan, Diagramme
• Kundenhistorie: frühere Einsätze und Ergebnisse

→ während des Einsatzes: Der Bericht dient dem Techniker oder dem Teamleiter zum Austausch von Informationen über die tatsächlich durchgeführten Arbeiten, das Zeitmanagement, Anomalien, die verwendeten Materialien und Anmerkungen für die Zukunft. Das Dokument wird vom Kunden unterschrieben, der damit den Eingriff bestätigt und eventuell seine Anmerkungen hinzufügt.

Es ist daher erforderlich, dass:

• die genaue Angabe der Anfangs- und Endzeit
• Informationen über den Stand der Maßnahme im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan mitzuteilen: in Arbeit, fortzusetzen, abgebrochen
• Fotos zur Veranschaulichung der geleisteten Arbeit zu machen
• die Menge der tatsächlich verwendeten Materialien und Ressourcen anzugeben
• die Unterschrift des Kunden einholen

→ danach: Nach Übermittlung des Berichts an das Dienstleistungsunternehmen stellt die Buchhaltung die Rechnung und die Lohnabrechnungen für die beteiligten Arbeitnehmer aus. In dieser Phase sind nicht nur Back-Office-Aktivitäten, sondern auch der Kunde selbst beteiligt,

Die Rückmeldungen des Kunden können nämlich in die Software des Unternehmens für die Kundenverwaltung eingegeben werden. Schließlich wird der Bericht im Computersystem gespeichert oder ausgedruckt und archiviert.

Warum einen Interventionsbericht verwenden?

Für das Interventionsteam, um:

• die Details des Einsatzes zu zentralisieren (Kunde, Kontaktdaten, Zeit, Ort, Datum)
• bei mehreren Einsätzen Informationen über die letzten Einsätze abzurufen
• eine detaillierte Aufzeichnung der geleisteten Stunden zu führen
• beaufsichtigt zu werden und Unterstützung zu erhalten
• eine Bestätigung ihrer Arbeit durch die Unterschrift des Kunden zu erhalten

Für das einschreitende Unternehmen/den Geschäftsführer, um:

• eine Historie der erbrachten Leistungen zu führen
• den Zeitplan für den Termin mit dem Kunden zu kommunizieren
• sich im Falle eines Streits mit dem Kunden zu schützen
• eine Rechnung auszustellen
• die Arbeitszeiten der Teams zu berechnen
• die Kostenvoranschläge für den Einsatz anzupassen
• das Kundenbeziehungsmanagement mit mehr Vertrauen zu gestalten
• die Teams zu ermutigen, detailorientiert, transparent und fair zu arbeiten, unabhängig, aber unter Aufsicht
• die Unternehmensmobilität zu verbessern

Für den Kunden:

• eine Historie der erhaltenen Dienstleistungen zu führen,
• die Kontaktdaten des Außendienstmitarbeiters für Wartungs- und Kundendienstleistungen leichter zu finden,
• Vertrauen in die Professionalität der Serviceorganisation zu haben,
• Beobachtungen und eine Meinung zur Qualität der Arbeit hinzufügen zu können,
• die Rechnungsstellung besser zu verstehen

Wie verwaltet man Außendienst- und Einsatzberichte? 3 Wege zu erkunden

Papierformulare

Sie können in Form eines Heftes mit doppeltem oder dreifachem Durchschreibebogen erworben werden, um ein Exemplar für den Kunden und eines oder mehrere für das Dienstleistungsunternehmen zu behalten.

Spezialisten für Schreibwaren können Unternehmen personalisierte Interventionshefte mit ihrem Logo zur Verfügung stellen.

Sie füllen jedes Formular handschriftlich aus.

Vorteile: Es ist einfach und intuitiv für die Außendienstorganisationen, die mit den Computerwerkzeugen überhaupt nicht vertraut sind, und für sehr kleine Strukturen.

Nachteile:

• mögliche Schwierigkeiten beim Lesen der Handschrift des Technikers
• alle Informationen müssen einzeln in die endgültige Rechnung kopiert werden
• das Notizbuch muss von einer Hand in die andere gereicht werden, um im Laufe der Maßnahmen ausgefüllt zu werden (Gefahr des Verlusts und der Auslassung)
• der begrenzte Platz für Notizen
• ein physisches Archiv für die alten Berichte
• die Kosten: etwa 20 Euro für 50 nicht personalisierte Berichte

Der Interventionsbericht im PDF-Format zum Herunterladen

Interventionsformulare stehen online kostenlos zum Download zur Verfügung.

Wenn Sie keine Interventionshefte kaufen möchten, ist dies eine Option.

Vorteile: kostenlos, abgesehen von den Druckkosten (Papier und Tinte).

Nachteile:

• mögliche Schwierigkeiten beim Lesen der Handschrift des Technikers
• es muss eine Kopie an den Kunden geschickt werden
• alle Informationen müssen einzeln in die endgültige Rechnung kopiert werden
• der begrenzte Platz für Notizen
• Archivierung und Suche nach alten Belegen (sofern sie nicht digitalisiert sind)

Excel-Eingriffsblätter

Es ist möglich, Excel zu verwenden, um Stundenzettel zu erstellen und einen Arbeitsauftrag auszufüllen.

Vorteile:

• kostenlos, wenn man den Druck und die Kosten für die Lizenz nicht mitrechnet
• das Vorhandensein der Software auf fast allen Computern
• die Lesbarkeit der eingegebenen Informationen
• die Möglichkeit, Formeln zu erstellen, um Zellen automatisch auszufüllen und die Rechnung zu erstellen

Nachteilige Aspekte:

• nachträgliche Eingabe der Tabelle (hohe Fehleranfälligkeit und Verzögerungen)
• nicht sehr kollaborative Dimension (die Tabelle muss zwischen dem Moderator und dem Planer geteilt werden, der ihm idealerweise den Zugang zu bestimmten Zellen erlaubt, ihm aber den Zugang zu anderen verbietet)
• die Notwendigkeit einer Schulung im Falle einer umfassenden Nutzung der Excel-Funktionen
• die Sammlung der Unterschrift auf einem separaten oder nachträglichen Medium
• Export in das PDF-Format und anschließende Archivierung

Außendienstautomatisierung von Einsatzberichten

Der Bericht ist über eine Außendienstsoftware auf mobilen Geräten oder Computern zugänglich. Der Betriebsleiter, die Einsatzkräfte, der Kunde, die Verwaltungs- und die Buchhaltungsabteilung haben vor, während und nach dem Einsatz Zugang zu diesem Bericht.

In letzter Zeit haben einige Lösungen die Möglichkeit entwickelt, ein Kundenportal einzubinden, um das Serviceniveau und die endgültige Beziehung zum Kunden auf praktischere Weise zu verbessern.

Vorteile:

• Das Tool ist extrem kollaborativ und verbessert die Effizienz und Kommunikation
• es vermeidet Verluste und Versäumnisse, die durch Papier- oder Excel-Zeiterfassungsbögen verursacht werden
• es vereinfacht die Routenplanung
• die Informationen sind lesbar und vollständig
• einige Felder sind vorausgefüllt, um die Arbeit des Technikers bei der Berichterstattung zu erleichtern
• die Authentifizierung kann die Zugriffsrechte einschränken, so dass jeder Teilnehmer nur die Daten ausfüllen kann, die ihn betreffen
• sie ist überall und jederzeit zugänglich
• Oft wird vor der Bezahlung des Dienstes die Möglichkeit angeboten, eine kostenlose Demoversion anzufordern, um einen Test zu erhalten
• Es kann besser an die Bedürfnisse des Außendienstes angepasst werden, z. B. kann es zusätzliche Dienste wie ein Kundenportal, eine Terminerinnerung, einen Servicekatalog, eine Rechnungsstellung, eine elektronische Signatur usw. anbieten.
• Es erhöht die Kundenzufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter

Nachteile: All dies ist kostenpflichtig. Aber der Gewinn an Zeit, Produktivität und Rückverfolgbarkeit ist die Kosten für ein Abonnement wert.

Einige Lösungen bieten kostenlose Pakete an, die jedoch in Bezug auf Benutzer und/oder Funktionen eingeschränkt sind.

Fokus auf Entmaterialisierung und Optimierung von Aktivitäten

Ziel ist es, die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu optimieren, sie aber auch bestmöglich zu unterstützen, damit sie Qualitätsarbeit leisten und die Kundenzufriedenheit verbessern können.

Heutzutage ist die entmaterialisierte Interventionsform mehr als legitim, denn:

• Neue Mitarbeiter, die auf den Markt kommen, sind "digital natives": Sie sind viel bequemer und motivierter, ein Serviceformular über eine Anwendung auszufüllen. Sie haben auch das Gefühl, zu einem Unternehmen zu gehören, das dem Zeitgeist entspricht.
• die vorangegangene Generation hat sich ebenfalls digitalisiert, und dieser Trend verstärkt sich im Laufe der Jahre

Warum sollten Sie sich für eine cloudbasierte Außendienstmanagement-Technologie entscheiden?

Zusätzlich zu den Vorteilen des klassischen Serviceformulars ermöglicht der entmaterialisierte Bericht über eine SaaS-Softwarelösung:

• eine Nachverfolgung der Arbeitsabläufe und eine Kommunikation in Echtzeit, um die Route zu aktualisieren
• eine bessere Zusammenarbeit zwischen Technikern und Personalmanagement
• den mobilen Zugriff auf Geräte mit einer nachträglichen Synchronisierung der mobilen Apps - manchmal befinden sich Baustellen in Gebieten ohne Signalempfang
• Verbesserung der Produktivität: Der Techniker verschwendet weniger Zeit mit dem Ausfüllen von Einsatzberichten, so dass er sich besser auf seine Arbeit konzentrieren kann, bessere Ressourcenplanung und Vermögensverwaltung
• die Rückverfolgbarkeit der Eingriffe
• Zeitersparnis bei der Produktionsüberwachung, der Rechnungsstellung und der Erstellung der Gehaltsabrechnung dank der Verbindung zwischen der Anwendung und dem IT-System des Unternehmens
• Entlastung der Teams von einer komplexen und entmutigenden Verwaltungsaufgabe und von der Reisezeit zurück ins Büro, um den Bericht zu bearbeiten
• eine genauere Zeitverwaltung für die Teilnehmer
• die Automatisierung der Erstellung und Übermittlung von Einsatzberichten
• einfachere Speicherung und Historie der Einsätze
• Möglichkeit, Fotos und Dateien an den Bericht anzuhängen
• Steigerung der Kundenbindung durch gute Kommunikation und Servicequalität
• Anpassung und Vorkonfiguration je nach Branche
• Datensicherheit dank konfigurierbarer und eingeschränkter Formulare
• Erhöhung der Reaktionsfähigkeit auf jedes Ereignis durch Dashboards
• das Bild der Modernität durch den Einsatz neuer Technologien

Cloud-basierte Lösungen für die Außendienstverwaltung: unsere Auswahl

Kizeo Formulare

Kizeo Formulare ist viel mehr als eine mobile Anwendung: es ist ein unverzichtbares Arbeitsinstrument, mit dem Sie viel Zeit sparen und die Produktivität Ihrer Techniker im Außendienst verbessern können. Mit einem einfachen "Drag and Drop" wählen Sie die Optionen, die Sie Ihrem Formular hinzufügen möchten, und geben Ihre Daten mit oder ohne Internetverbindung ein. Ihre Berichte werden automatisch erstellt und per E-Mail versandt. Diese Software ist außerdem vollständig konfigurierbar, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.

Praxedo

Praxedo ist einer der führenden Anbieter von SaaS-Lösungen für das Interventionsmanagement. Es bietet eine zu 100 % anpassbare Lösung, die mit anderer, bereits im Unternehmen vorhandener Software (ERP, Lagerverwaltung, Rechnungsstellung, CRM usw.) integriert werden kann. Durch seine mobile App bietet es die Möglichkeit, aus der Ferne auch im Offline-Modus zu arbeiten.

Urbest

Urbest ist eine Kommunikationssoftware, die auf den Bausektor spezialisiert ist. Der Hauptzweck dieser Serviceplattform ist die Verbesserung der Verwaltung von Außendienstleistungen. Sie verfügt über mehrere Funktionen wie den Austausch von Informationen für Wartungsarbeiten, ein Dashboard zur Verfolgung des Status der Interventionen, ein Tool zur Messung der Kundenerfahrung im Vergleich zu den Erwartungen usw. Außerdem kann sie dank der mobilen Anwendung überall genutzt werden.

Twimm

Twimm ist eine CMMS-Plattform, die eine Unterstützung bei der Verwaltung von Interventions-, Präventiv- und Assistenzaktivitäten bietet. Dank des modularen Aufbaus ist die Software flexibel und lässt sich leicht an die spezifischen Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen anpassen. Selbst in diesem Fall kann der Benutzer die Software auf seinem mobilen Gerät nutzen, dank einer App, die es ermöglicht, die Informationen offline zu aktualisieren.

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Eine Revolution in der Welt der Außendienstunternehmen

Das Wartungsmanagement über eine Cloud-Anwendung, insbesondere die Verwaltung von Einsatzberichten, hilft Ihnen sowohl bei der Nachverfolgung der Produktion als auch bei der Optimierung von Ressourcen, Arbeitskräften und IT-Ressourcen.

Diese Investition wird sich so stark auf Ihre Effizienz auswirken, dass Sie eine deutliche Senkung der Arbeits- und Materialkosten und eine Steigerung der Gewinne feststellen werden.

Die Entmaterialisierung der Eingriffsformulare entlastet auch Ihre Techniker, die eine mühsame und vereinfachte Aufgabe sehen, was die Qualität ihrer Arbeit und ihr Wohlbefinden verbessert.

Die Zufriedenheit der Benutzer wird der Beweis für Ihre Professionalität und die Kompetenz Ihrer Teams sein. Was könnten Sie sich mehr wünschen, um diese Entscheidung zu treffen?