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Field Service Management: Was ist das und wie kann es Ihrem Unternehmen nützen?

Field Service Management: Was ist das und wie kann es Ihrem Unternehmen nützen?

Von Anaraya Albornoz

Am 1. Mai 2025

Field Service Management ist ein Anglizismus, der übersetzt die Verwaltung von Dienstleistungen bedeutet, die im Außendienst erbracht werden.

Arbeiten Ihre Teams oft außerhalb des Büros? Customer Service Management geht Hand in Hand mit Field Service Management und diese Art von Management verspricht Produktivität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit für Ihr Unternehmen.

Appvizer stellt Ihnen die Definition von Field Service Management, seine Herausforderungen und einige der verfügbaren SaaS-Management-Software vor, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden gut behandelt werden.

Was ist Field Service Management?

Field Service: Übersetzung

Unter Field Service Management (FSM) versteht man eine Reihe von Unternehmenslösungen oder -tools, die darauf abzielen, die personellen und materiellen Ressourcen für mobile oder außerbetriebliche Arbeiten zu optimieren.

Dies geschieht durch die Koordinierung von Mitarbeitern im Außendienst mittels mobiler Technologie, die Aufgaben wie Wartung oder Kundendienst vereinfacht.

Die Umsetzung im Unternehmen trägt der Tatsache Rechnung, dass die Mitarbeiter im Außendienst andere Bedürfnisse haben als die Mitarbeiter im Büro, vor allem weil sie:

  • Sie verwenden mehr und mehr mobile Tools.

  • Sie aktualisieren ihren Status (Job Status Update): Verfügbarkeit, Situation, Fortschritt.

  • Sie stellen Folgedokumente bereit .

  • Sie erhalten die Unterschrift des Kunden im Außendienst.

Die Produktivität mobiler Geräte ist eines der wichtigsten Themen, ebenso wie die Rentabilität des Betriebs und die Kundenzufriedenheit.

Field Service Management bezieht sich auch auf Softwarelösungen in der Cloud, die für die Überwachung und Verwaltung von Dienstleistungen im Außendienst eingesetzt werden (Field Service Software).

Das folgende Video veranschaulicht einige der Punkte, die wir in diesem Artikel ansprechen und erklären:

Wie unterscheidet sich FSM von CRM und ERP?

CRM, ein Customer Relationship Management-Tool, ermöglicht die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Software für das Field Service Management enthält manchmal einige dieser Funktionen, jedoch mit einem weniger "kommerziellen" Ziel und mehr auf die Qualität der geleisteten Arbeit und die Überwachung ausgerichtet.

ERP , wie Business Planning Software, besteht aus mehreren Modulen und einer einzigen Datenbank für Produktion, Logistik, Personalwesen, Buchhaltung und Vertrieb und erfüllt viele der Anforderungen von Dienstleistern.

Field Service Management hingegen ist eine Antwort auf Probleme, die weder von CRM- noch von ERP-Software unbedingt gelöst werden, wie z. B.:

  • die komplexe Verwaltung von Einsätzen und mobilisierten Humanressourcen,

  • Fernarbeit in Offline-Bereichen.

FSM-Hersteller entwickeln häufig APIs, um die Kommunikation zwischen ihrem Tool und einem bestehenden ERP oder CRM zu ermöglichen.

Für welche Art von Unternehmen ist es geeignet?

Field Service Management erfüllt die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen , die vorbeugende (prädiktive) oder korrigierende Wartungs- und Installationsarbeiten in verschiedenen Bereichen durchführen, wie z.B.:

  • Service am Menschen,

  • Bereitstellung von Dienstleistungen,

  • Telekommunikation,

  • Gastronomie,

  • Kältetechnik,

  • Gartenarbeit,

  • Klempnerei,

  • Elektrizität,

  • Abfallverwertung,

  • Bauwesen,

  • Verkehrswesen,

  • Immobilien (Vermietung),

  • Gebäudemanagement:

    • Postverwaltung,

    • Gebäudewartung

    • Sicherheitskontrolle,

    • Reinigung.

  • IT, usw.

Wer ist betroffen?

Dieses Konzept gilt für alle hierarchischen und abteilungsspezifischen Ebenen. Es ist daher relevant für

  • Das Verkaufsteam, das den Kunden über die Einzelheiten des Vertrags informiert und für die Weiterverfolgung von Anfragen und eventuellen Anmerkungen sorgt.
  • Die für die Planung verantwortliche Person .
  • Das technische Team, das im Außendienst tätig ist.
  • Der Teamleiter, der den Arbeitsfortschritt und die Leistung überwacht.
  • Das Verwaltungspersonal, das Formulare und Berichte entgegennimmt und bearbeitet .

Merkmale und Funktionalitäten des Field Service Management

Die große Herausforderung des Field Service Management besteht darin, dass es sich um eine Praxis handelt, die sich auf mehrere komplementäre Anwendungsbereiche bezieht, die koordiniert werden müssen. Diese Bereiche sind:

  1. Entgegennahme von Einsatzanfragen , Zuweisung und Planung von Einsätzen.
  2. Verwaltung der Humanressourcen (Verwaltung der Arbeitszeit, Zuweisung von Aufgaben, Verwaltung der erforderlichen und verfügbaren Kompetenzen).
  3. Kommunikation mit mobilen Teams und Vereinfachung der Interaktionen.
  4. Kundenbeziehungen (Zentralisierung von Informationen, Bewahrung der Historie, Verwaltung von Arbeitsaufträgen, usw.).
  5. Datenerfassung vor Ort (Ankunft und Abreise des Personals, Überwachung des Arbeitsfortschritts, Informationsanfragen, Verwaltung von Zwischenfällen usw.).
  6. Dokumentenmanagement (Ausfüllen von Formularen, Einsatzbelege, Informationsaustausch mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern, Wissensdatenbank).
  7. Wartungsmanagement (Vertragsmanagement, Bedarfsermittlung durch Überwachung).
  8. Logistikmanagement (Optimierung der Materialkosten, Transportmanagement, Bestandsmanagement, Liefermanagement).
  9. Verwaltungs- und Buchhaltungsmanagement (Rechnungsstellung, elektronische Signatur).
  10. Analyse und Überwachung von mobilen und entfernten Operationen (Berichte und Dashboards).

Vorteile von Field Service Management

Wenn es erst einmal läuft, bringt seine Einführung mehrere Vorteile mit sich:

  • Reibungslose Koordination der Teams.
  • Optimierte Planung.
  • Verteilung von kompetenten Teams.
  • Optimierung der Arbeit der für das Management zuständigen Personen.
  • Erleichterung der Arbeit der operativen Teams.
  • Kosteneinsparungen.
  • Versendung von Terminerinnerungen.
  • Verbesserte Kommunikation mit dem Kunden.
  • Intuitive Werkzeugkästen .
  • Vereinfachte Intervention und Verfolgung von Arbeitsaufträgen.
  • Harmonisierung der Außendienstprozesse .
  • Kundenzufriedenheit.
  • Zufriedenheit des Teams (Arbeitsbedingungen).

Wie kann man die Verwaltung des Außendienstes erleichtern?

In Anbetracht der vielen verschiedenen Tätigkeitsbereiche raten wir zur Einführung von Software, die an die Verwaltung des Außendienstes angepasst ist .

Diese Tools ermöglichen es, die Bedürfnisse von Dienstleistern aller Arten von Dienstleistungen außerhalb des Büros zu erfüllen, dank Lösungen mit Webschnittstellen und mobilen Anwendungen, die in der Cloud verfügbar sind!

Vorteile einer SaaS-Lösung für die Außendienstverwaltung

  • Die Kosten sind für jede Art von Unternehmen erschwinglich und das Budget wird durch ein individuelles Abonnement kontrolliert.
  • Erreichbarkeit von Baustellen außerhalb der Anschlussbereiche (dank Offline-Modus).
  • Multi-Support-Nutzung (Computer, Tablets, Smartphones) und gleichzeitige Nutzung , falls erforderlich.
  • Ständige Weiterentwicklung in Bezug auf Vorschriften und neue Technologien.
  • Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung (Automatisierung von Außendiensten).
  • Zentralisierung von Daten und Kommunikation.
  • Einhaltung der Teams bei der Verwendung einfacher und nützlicher Werkzeuge.
  • Modularität der Funktionalitäten, die je nach Geschäftsbedarf abonniert werden können.
  • Koordination und Echtzeitkommunikation zwischen Büros, Lagern, Außendienstmitarbeitern, Partnern und Kunden.
  • Verbesserte Kundenbetreuung.
  • Entmaterialisierung von Dokumenten.
  • Und natürlich Zeitersparnis dank der Implementierung dieser mobilen Technologie.
  • Optimierung der Einsätze dank der Geolokalisierung von Ausrüstung und Fahrzeugen: Zeit- und Treibstoffersparnis, schnelle Lösung von Zwischenfällen.
  • Aktualisierung des Terminkalenders: dynamische Planung, Genauigkeit und Schnelligkeit der Reaktion auf die Kunden, Möglichkeit für den Techniker, auf die Baustelle zuzugreifen, ohne sich ins Büro begeben zu müssen.
  • Digitalisierung von Formularen: Einsparung von Papier, weniger Erfassungs- und Auslassungsfehler dank Pflichtfeldern, Vorausfüllen usw.

Flexiblere und präzisere Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Rechnungen : automatische Informationen über die Anzahl der Arbeitsstunden, den Projektstatus usw.

Welche Außendienstverwaltungssoftware sollten Sie für Ihr Unternehmen einsetzen?

Wenn Sie im Internet nach Field Service Management suchen, werden Sie viele Informationen in englischer Sprache und viele Lösungen finden, wie z. B. Task4Work, SAP, Servicemax, Salesforce, Field Service Dynamics 365, Servicenow, IFS Field Service Management, usw.

Wir möchten Ihnen einige der Managementlösungen vorstellen, die Ihnen zur Verfügung stehen und die Ihnen bei der Außendienstverwaltung Ihres Unternehmens helfen könnten:

Kizeo Forms

Kizeo Forms ist ein mobiles Workforce-Management-Tool, das die Verwaltung von Einsätzen, die kaufmännische Verwaltung und die Kundenverwaltung unabhängig vom Tätigkeitsbereich vereinfacht.

Mit Kizeo Forms ist es möglich, die im Außendienst gesammelten Daten mit nur wenigen Klicks zu erfassen, zu kommunizieren und zu nutzen.

Und wie?

Alle Berichte und Formulare sind einheitlich, vollständig und fehlerfrei und können von mobilen Mitarbeitern auf sehr intuitive Weise vom Tablet oder Smartphone aus ausgefüllt werden. Auf der operativen Seite sind keine IT-Kenntnisse erforderlich, das Tool kann schnell implementiert und sofort übernommen werden.

Inventarverwaltung, Wartung, Spesenabrechnungen, Offline-Modus, elektronische Unterschrift und die breite Palette der Kizeo Forms-Funktionalitäten sind äußerst interessant.

Praxedo

Praxedo ist eine Software für das Einsatz- und Wartungsmanagement. Das Modul SmartScheduler ermöglicht eine intelligente Planung auf der Grundlage von Standort, technischen Fähigkeiten, Zeitvorgaben usw.

Wie?

Praxedo ist dank der Drag-and-Drop-Funktionen zum Verschieben von Einsätzen, Ändern von Zeitplänen oder Planen von Masseneinsätzen einfach zu bedienen. Darüber hinaus verfügt es über ein Kartierungsmodul, um die Planung von präventiven Einsätzen zu optimieren und einen komfortablen Spielraum für die Notfallplanung zu erhalten.

Wie Kizeo Forms ist Praxedo von allen Geräten aus zugänglich, auch offline, für Interventionen ohne Internetzugang.

Eine attraktive Investitionsrendite

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens hilft Ihnen das Field Service Management, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Wettbewerbsfähigkeit in Ihrem Sektor zu verbessern. Die praktische und kostengünstige Field Service Management-Lösung ermöglicht es Ihnen, mit den größten Strukturen Schritt zu halten und Ihre Teams effizient aus der Ferne zu verwalten.

Fordern Sie eine kostenlose Version an, um sie mit Ihrem Team zu testen.

Artikel übersetzt aus dem Spanischen