Alles, was Sie über den Workflow des Inbound-Logistikprozesses wissen müssen

Ein guter Logistikfluss ist für die Geschäftstätigkeit und die globale Reichweite eines Unternehmens unerlässlich. Sie ist das Bindeglied zwischen den Unternehmen und der Welt.

Wir alle haben schon einmal online bestellt, oder zumindest einmal in unserem Leben. Aber es geht natürlich nicht nur darum, eine Website aufzurufen, auf "Kaufen" zu klicken und die Kaufbestätigung per E-Mail zu erhalten. Zu diesem Kauf gehört auch ein Prozess. Und dieser Prozess ist ein Teil der Logistik.

Von der Minute an, in der Sie auf "Kaufen" klicken, arbeitet ein ganzes Team hinter den Kulissen, um die Ware zu prüfen und das Notwendige zu tun, damit Sie sie so schnell wie möglich erhalten.

Es gibt zwei Arten von Logistik. Es gibt die Outbound-Logistik, die sich auf die Lieferung der fertigen Waren an den Kunden konzentriert, und die Inbound-Logistik, die sich mit der Annahme von Rohstoffen beschäftigt, die gelagert und dann in ein Produkt umgewandelt werden.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Inbound-Logistik und ihren Prozessablauf.

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Was ist ein logistischer Arbeitsablauf?

Der Logistik-Workflow ist ein automatisiertes System, das Schritt für Schritt die wesentlichen Prozesse abbildet, die Waren in einem Unternehmen durchlaufen, bevor sie beim Kunden, d. h. im Vertriebszentrum, ankommen. Er ermöglicht es Unternehmen, Käufern und Verkäufern, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, da es wichtig ist, dass die Materialien planmäßig an ihrem Bestimmungsort ankommen.

Die manuelle Erfassung der Frachtabwicklung nimmt ab. Die Dokumentation des Prozesses vereinfacht die erforderlichen Aufgaben. Die ständige Überprüfung aller Schritte, die die Materialien durchlaufen, ist weniger zeitaufwändig.

Dieser Prozess senkt die Kosten und hält die Liefertermine des Lieferanten und Ihres Unternehmens ein.

Was ist der Inbound-Prozess in der Logistik?

Unter Inbound-Logistik versteht man den Netzwerkfluss und den Zustrom von Rohstoffen und Materialien, die von einem Lieferanten zu Ihrem Unternehmen gelangen. Der Prozess umfasst alles vom Transport über die Lagerung bis hin zur Lieferung der Waren, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten.

Die Inbound-Logistik stellt sicher, dass Sie die richtigen Schritte einhalten, um die Transportkosten nicht zu erhöhen und die Materialien nicht an den falschen Ort zu schicken. Dazu müssen Sie Folgendes prüfen:

• Sourcing und Beschaffung: Hier geht es darum, mögliche Lieferanten zu ermitteln und zu prüfen, mit denen Sie die Logistikbedingungen aushandeln und die besten Preise erzielen können.
• Bestellung/Einkauf: Sie müssen die richtige Menge an Waren und Materialien für das Unternehmen, das Sie beliefern, einkaufen und dafür sorgen, dass die richtige Menge pünktlich eintrifft.
• Transport: Hier geht es darum, herauszufinden, mit welchem Transportmittel, sei es ein LKW, ein Schiff, ein Flugzeug, ein Zug usw., die Materialien an das Unternehmen geliefert werden sollen. Dazu gehört auch die Auswahl des schnellsten Transportmittels für den Wareneingang, die Absprache mit den Spediteuren und die Vereinbarung von Preisen und Routen mit den Verkäufern.
• Die Entgegennahme der Materialien: Hier geht es darum, die neu eingetroffenen Materialien zu entladen, indem die Lastwagen, die sie transportiert haben, entladen werden. Danach muss die Materialmenge im LKW mit der Bestellung übereinstimmen, damit es keine Fehler gibt.
• Das Manövrieren der Materialien: Jeder Artikel, den Sie erhalten, muss in der Einrichtung platziert und organisiert werden, bis er verwendet werden muss.
• Einlagern: Sie nehmen die Materialien von der Rampe und bringen sie in das Lager an den vorgesehenen Ort.
• Einlagerung und Lagerung: In diesem Teil der Logistik führen Sie die Lieferung der Materialien durch, bevor sie an die Hersteller gehen. Sie sorgen dafür, dass die Lagerbedingungen für die Materialien eingehalten werden und dass sie an den richtigen Stellen gelagert werden, damit sie ihre Aufgabe erfüllen können. Sie sorgen dafür, dass die Standorte kohärent sind.
• Bestandsmanagement: In der Logistik wird sichergestellt, dass die Art und Menge der zu verkaufenden Waren und die Rohstoffe zur Herstellung dieser Waren aufeinander abgestimmt sind. Es ist die Überlegung, wo sie in der Logistik zu verteilen und zu platzieren sind.
• Expediting: Es geht darum, die Beförderung der Materialien zu überwachen und dafür zu sorgen, dass sie ordnungsgemäß und rechtzeitig zu Ihrer Einrichtung gelangen.
• Die Nachverfolgung: In der Regel geht es darum, zu überprüfen, ob die Bestellungen versandt wurden und wie weit sie auf dem Transportweg sind.
• Die umgekehrte Logistik: Wenn es aus irgendeinem Grund ein Problem mit den Materialien gibt, z. B. Mängel, Lieferprobleme, Rücksendungen oder Reparaturen, müssen Sie sie zurücknehmen. Dies ist auch eine gute Möglichkeit für Unternehmen, die sich auf Recycling konzentrieren, gebrauchte Waren zu erhalten.

Und obwohl dies der allgemeine Prozess ist, hängt es von der Menge der Materialien ab, die ein Unternehmen erhält oder versendet, und von der Beziehung, die es mit dem Käufer oder Verkäufer hat.

Wie geht man bei der Inbound-Logistik vor?

Es ist wichtig, die Schritte der Inbound-Logistik zu beachten, da so sichergestellt wird, dass jedes Material geliefert wird, und zwar in der richtigen Menge, da sonst die Lagerkapazität überschritten werden könnte und Sie mit ungenutzten Waren oder Materialien dastehen würden. Auch kann es zu Missverständnissen kommen, wenn es keine regelmäßigen Nachfassaktionen gibt. Die folgenden Schritte sind also zu beachten:

• Beschaffung: Zu Beginn des Inbound-Prozesses sucht ein Unternehmen nach Anbietern, die das benötigte Material oder die Waren verwalten können. Sobald das Unternehmen gefunden ist, werden Preisverhandlungen geführt, um das Material zu kaufen.
• Quittungen: Nachdem die Verhandlungen abgeschlossen sind, wird die Bestellung protokolliert und das Unternehmen erhält eine Quittung, sobald es seinen Einkauf getätigt hat.
• Aktualisierung des Versands: Nach dem Kauf der Ware erhält das Unternehmen vom Lieferanten eine Benachrichtigung mit einer Sendungsverfolgungsnummer, die ihm mitteilt, dass das Material verschickt wurde.
• Ankunft: Die Materialien treffen an der vom empfangenden Unternehmen zugewiesenen Rampe ein.
• Abholung: Die Mitarbeiter der empfangenden Firma entladen die Materialien und prüfen mit einem Scan-Barcode, ob die Bedingungen erfüllt sind. Wenn dies der Fall ist, können die Materialien dorthin gebracht werden, wo das Unternehmen sie benötigt, z. B. in sein Lager oder an einen anderen Ort.

Wie funktioniert der Logistikfluss für internationale Unternehmen?

Um ein erfolgreiches internationales Unternehmen zu sein, sollte man an internationalen Transporten beteiligt sein. Irgendwann werden Unternehmen aus aller Welt bei Ihnen Waren bestellen wollen, und Sie werden Waren erhalten wollen. Und diese Waren müssen eine Reihe von Prozessen durchlaufen und bestimmte Anforderungen erfüllen, insbesondere wenn es um den Zoll in verschiedenen Ländern geht.

Wie funktioniert also die Logistik für internationale Unternehmen? Lesen Sie bitte weiter unten:

Erfolgreiche Unternehmen sind von erfolgreichen Lieferungen und einer effizienten Lieferkette abhängig, die die gesamte Sendungsserie zusammenfasst. Und was noch besser ist: Es bringt Ihrem Unternehmen einen Mehrwert, wenn die Kette ununterbrochen ist. Das bedeutet, dass keine zusätzlichen Gebühren für Verspätungen anfallen und der Kunde nicht enttäuscht wird.

Und der internationale Versand ist nicht weniger anspruchsvoll, denn die Zustellung ist kein leichtes Unterfangen, es gibt Regeln und Vorschriften zu beachten, und die Verwaltung der Logistikdokumente für den internationalen Handel kann hektisch sein. Zum Glück gibt es spezielle Lösungen, die Ihnen diese Aufgabe erleichtern.

Jeder Handel ist für jedes Land spezifisch; es ist wichtig, die Dokumentenkette im Zusammenhang mit den internationalen Geschäften zu kontrollieren. Diese Dokumente können als Nachweis dienen, um eine Eigentumsübertragung zu ermöglichen, um die Waren zu sichern oder um eine Zahlung zu konditionieren. Seien Sie also vorsichtig.

Hier sind einige Tipps für die erforderliche Dokumentation:

Sie haben die allgemeine Dokumentation:

• Die Proforma-Rechnung, ein Handelsdokument, das die Bedingungen der Transaktion genau definiert.
• Das Ursprungszeugnis, in dem die Waren und ihr Ursprung angegeben sind.
• Die vom Verkäufer erstellte Packliste, in der die Waren Paket für Paket aufgeführt sind (Anzahl, Gewicht, Marken).
• Die von der Versicherungsgesellschaft des Absenders ausgestellte Versicherungsbescheinigung, die die Waren im Schadensfall abdeckt (beachten Sie, dass in einigen Ländern die Inanspruchnahme einer nationalen Versicherungsgesellschaft vorgeschrieben ist).

Die Dokumente für den Transport: See-, Luft- oder Landfracht.

Diese Dokumente können je nach Art des Transports unterschiedlich sein, in der Regel finden Sie sie jedoch im Folgenden:

• Für den Seetransport: das Konnossement (oder B/L).
• Für den Lufttransport: der Luftfrachtbrief (AWB).
• Für den Straßentransport: den CMR-Frachtbrief.
• Im Eisenbahnverkehr: der CIM-Frachtbrief oder der Internationale Frachtbrief

Es ist unerlässlich, die Zollformalitäten der Länder zu kennen, die Ihre Waren durchqueren. Die Vorschriften sind je nach Zollgebiet mehr oder weniger komplex: Der Austausch innerhalb der EU ist natürlich einfacher als der außerhalb der EU.

Informieren Sie sich über die Verpflichtungen der einzelnen Länder, damit Ihre Waren nicht vom Zoll blockiert werden. Achten Sie darauf, dass diese Verpflichtungen auch in den Incoterms enthalten sind (in denen die Verpflichtungen festgelegt sind, die Käufer und Verkäufer beim Abschluss von internationalen Handelsverträgen einhalten müssen), die Sie als Teil Ihres "Kaufvertrags" gewählt haben.

Wenn Ihnen diese Dokumente zu umfangreich erscheinen, gibt es spezielle digitale Plattformen, die Ihnen bei der Organisation und Zentralisierung aller Dokumente helfen können.

Mit TRADE.EASY können Sie beispielsweise automatisch Proformas, Rechnungen und Packlisten mit Ihrem eigenen Bild (Logo, Name, Adresse, Erwähnungen...) bearbeiten.

Diese Lösung macht es einfach, den Überblick über Ihre Logistik zu behalten und spart Zeit in Ihrem internationalen Warenhandels-Workflow. Die Liste der auszuführenden Aktionen (in Bezug auf Formalitäten und andere Verpflichtungen) wird automatisch auf der Grundlage Ihrer eigenen Prozesse erstellt.

Es zentralisiert auch alle Daten, die sich auf Ihr Geschäft beziehen, um Sie bei der Verwaltung von Zollformalitäten, behördlichen Dokumenten, Fristen, Transport und Versicherung gemäß den Kauf- und Verkaufs-Incoterms zu unterstützen.

Mit einem solchen Tool erhalten Sie eine 360°-Sicht auf alle Aktivitäten, um bessere strategische Entscheidungen zu treffen und Ihre Arbeitsabläufe zu strukturieren.

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Vorteile der Inbound-Logistik

Die Inbound-Logistik ist effektiv, weil sie die Qualität der Produkte erhöht und die Materialverschwendung verringert. Es gibt weniger Versandfehler, was Ihre Professionalität und Effizienz unterstreicht. Inbound-Logistik steigert Ihren Umsatz. Daher senkt die Logistik die Kosten und erhöht die Einsparungen Ihres Unternehmens. Die Geschäftsbeziehungen werden gestärkt, und der Service für beide Seiten verläuft reibungslos.

Zu den Vorteilen gehören außerdem:

• Vorhersage der Rohmaterialkosten
• Die Prozesse werden automatisiert. Der Informationsaustausch ist einfach und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team, was das Logistikmanagement erleichtert.
• Die Lieferungen kommen dank der Aktualisierung der Versandmitteilungen pünktlich an, was zu einer stärkeren Beziehung zwischen Käufer und Verkäufer/Lieferant führt.
• Die Qualität der Waren ist besser, da die Lieferanten die Qualität der Waren durch Inspektionen untersuchen.
• Da jeder Prozess des Materialtransports überwacht wird, können Probleme in der Lieferkette erkannt werden.
• Bessere Bestandsverwaltung und weniger Lagerkosten aufgrund von Überbeständen.

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Beispiel für Inbound-Logistik

Sie sind ein Automobilhersteller und benötigen Autoteile. Dazu müssen Sie einkaufen und beschaffen, indem Sie bestimmen, welche und wie viele Sie benötigen. Ein Beschaffungsteam sucht nach Preisen, Modellen oder Teilen, Menge und Liefertermin usw.

Wenn sie den passenden Lieferanten gefunden haben, führt der Einkaufsleiter die Vertragsverhandlungen.

Danach wird ein Einkaufsbeleg erstellt, der an die Lieferanten geschickt wird, und es werden Quittungen an die Käufer verschickt.

Wenn die Produkte geliefert werden, benachrichtigen die Lieferanten die Käufer über eine Benachrichtigung, die dank einer Sendungsverfolgungsnummer in Ihrer E-Mail erscheint .

Sobald die Produkte an den Docks ankommen, werden sie von den Arbeitern in Empfang genommen und entladen, wobei sie durch Scannen der Barcodes auf Fehler und die Gültigkeit der Bestellung geprüft werden. Wenn sie ihre Zustimmung geben, werden die Produkte zu Ihrer Anlage oder Ihrem Lager gebracht.

Wenn der gesamte Prozess des Wareneingangs abgeschlossen ist, gibt es einen Bereich, der sich mit der umgekehrten Logistik befasst , d. h. Unternehmen, die nicht alles auf Lager haben, können es an die Lieferanten zurückschicken.

Wie auch immer man es betrachtet, die Logistik ist die Verbindung zur Welt. Gäbe es sie nicht, würden Produkte höchstwahrscheinlich nicht versandt, da weder Menschen noch Unternehmen zu viel Zeit und Geld investieren würden, um Materialien ins Ausland zu bringen. Es wäre zeitaufwändig und wahrscheinlich würden viele Fehler beim Versand passieren. Dies würde dazu führen, dass die Unternehmen Geld und Kundenzufriedenheit verlieren. Um also effizient zu sein und einen größeren Markt international zu beliefern, ist die Logistik der richtige Weg.