5 häufige Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeidet

Warum scheitern Projekte? Ein Projekt kann aus einer Vielzahl von Gründen scheitern. Jedes Projekt, ob groß oder klein, hat bewegliche Teile, die eine ganze Initiative entweder zum Erfolg oder zum Scheitern bringen können. In der Regel ist es nicht eine einzige große Katastrophe, die ein ansonsten tragfähiges Projekt zum Scheitern bringt. In vielen Fällen sind es kleine Fehltritte und naive Irrtümer, die dazu führen, dass Teams eine einst vielversprechende Initiative nicht zu Ende führen können.

Welches sind also die häufigsten Fehler, die Projektmanager machen? Von der Ressourcenplanung über den Projektumfang bis hin zum Risikomanagement gibt es für PMs bei der Planung und Durchführung viel zu beachten.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf der größten Projektkiller vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie von Anfang an vermeiden können.

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1. Schlechte Ressourcenplanung zerstört die Projektergebnisse

Ihre Ressourcen sind lebenswichtig und in den meisten Fällen auch begrenzt. Ein strategisches Ressourcenmanagement ist nicht nur für den Erfolg eines Projekts entscheidend, sondern auch für den Erfolg eines Unternehmens. Unternehmen konkurrieren oft um Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Ausrüstung usw.), so dass Projektmanager bei der Zuteilung strategisch vorgehen müssen.

Schlechte Ressourcenplanung tritt auf, wenn PMs das Gesamtbild nicht sehen. Hier sind nur einige der Probleme, die Teams mit einem ineffizienten Ressourcenplanungsprozess haben können.

• Unausgewogene Arbeitsbelastung (d. h. ein Teammitglied ist zu 95 % ausgelastet, während ein anderes zu 30 % ausgelastet ist, weil der betreffende Mitarbeiter zu viel zugewiesen wurde). Dies kann auch zu Burnout und Mitarbeiterfluktuation führen)
• Nicht verfügbare Ressourcen (Termine werden beeinträchtigt, wenn die Verfügbarkeit von Ressourcen nicht angemessen berücksichtigt wird)
• Aufgeblähte Budgets (Die Kosten für Überstunden, externe Auftragnehmer und andere unvorhergesehene Ausgaben können durch ein schlechtes Ressourcenmanagement anfallen).

Wie Sie die Ressourcenplanung verbessern können:

Suchen Sie sich ein Tool, mit dem Sie Ressourcen mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Teamkalendern, Dashboards und mehr planen können. Ein schlechtes Ressourcenmanagement ist in den meisten Fällen ein Symptom für mangelnde Transparenz in Bezug auf Arbeitsbelastung, Verfügbarkeit und mehr.

Sie können nicht planen, was Sie nicht sehen, also bringen Sie mit einem ressourcenorientierten Projektmanagement-Tool Licht ins Dunkel der Teamauslastung und -bandbreite.

2. Ein fehlender Risikomanagementplan ist ein Rezept für eine Katastrophe

Wie PMI feststellt, geben nur 27 % der Unternehmen an, dass sie "immer" über einen Risikomanagementplan verfügen. Alles in allem ist das ein ziemlich niedriger Wert. Vor allem, wenn man an die Dinge denkt, die im täglichen Leben oft schief gehen.

Sie könnten zum Beispiel früher als gewöhnlich aufbrechen, wenn Sie wissen, dass Sie gleich am Morgen ein wichtiges Vorstellungsgespräch oder eine Präsentation haben. Das Risiko eines Verkehrsstaus oder einer Verspätung der Verkehrsmittel ist zu groß. Ebenso haben viele Menschen einen Notfallfonds für den Fall, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren oder krank werden. Sie erwarten diese Art von Unterbrechung nicht, aber sie haben einen Plan für den Fall, dass sie doch eintritt. Auch dies ist ein Beispiel für Risikomanagement

Das Gleiche sollte für das Projektmanagement gelten. Berücksichtigen Sie Murphys Gesetz und gehen Sie davon aus, dass alles, was schief gehen kann, auch schief gehen wird - planen Sie also vor.

Wie man einen Risikomanagementplan erstellt:

Bewerten Sie das Projektrisiko von Anfang an. Ermitteln Sie die Projektrisiken und erstellen Sie einen Plan zur Risikobewältigung. Auf diese Weise können Sie Hektik und kostspielige Änderungen in letzter Minute minimieren. Für den Fall, dass Probleme auftreten, gibt es ein dokumentiertes Protokoll darüber, wie das Team einen neuen Kurs einschlagen wird.

Ein Projektmanagement-Tool mit robustem, cloudbasiertem Dokumentenmanagement kann diese Dokumentation aufnehmen und schafft so eine zentrale "Single Source of Truth" und einen Bezugspunkt, zu dem man zurückkehren kann.

3. Begrenzte Projekttransparenz schafft Chaos

Schlechte Sichtbarkeit ist ein Projektkiller, der sich auf nahezu jeden Aspekt einer Initiative auswirkt.

Schlechte Projekttransparenz...

• Führt zu schlechter Ressourcenplanung
• Verwirrung um Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Hindert PMs daran, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verstehen
• kann zu einer falschen Abstimmung mit den Kunden führen

Im Projektmanagement bezieht sich die Sichtbarkeit auf die Zugänglichkeit von Informationen. Wissen die Mitglieder Ihres Teams, wo sie wichtige Projektressourcen finden können? Verfügen Sie als PM über ein Tool, mit dem Sie sehen können, wer an was arbeitet und wann es fällig wird?

Dies mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber eine geringe Projekttransparenz wirkt sich auf den Informationsfluss und die Verantwortlichkeit der Teammitglieder aus und kann dazu führen, dass die Kunden über den Projektstatus im Unklaren gelassen werden.

Wie Sie die Projekttransparenz erhöhen:

Erhöhen Sie die Transparenz und verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie alle Ihre Projekte verwalten - von der Ressourcen- und Aufgabenplanungsphase bis hin zur Kundenfeedbackphase.

Wrike bietet Teams einen Überblick über die Auslastung und den Aufgabenstatus aus der Vogelperspektive sowie Echtzeit-Updates, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind. Benutzerdefinierte, farbkodierte Aufgabenaktualisierungen bedeuten, dass Ihr Team den Status für seine individuellen Arbeitsabläufe anpassen kann. Außerdem können externe Kunden zu Projekten in Wrike hinzugefügt werden, was verkürzte Überprüfungszyklen bedeutet (d.h. keine endlosen Feedbackschleifen mehr).

4. Umfangsverschleppung kann Ihre Projektfristen in die Höhe treiben

Umfangsverschleppung. Diese beiden Worte allein reichen aus, um das Herz eines jeden engagierten Projektmanagers in Angst und Schrecken zu versetzen. Denn wie der Name schon sagt, kann sich das Team wirklich "einschleichen". Der Umfang eines Projekts ändert sich langsam aufgrund von Kundenwünschen, Feedbackprozessen oder anderen Faktoren.

Dies kann vorkommen, wenn der Projektumfang nicht genau definiert ist oder wenn Projektmanager Änderungen zustimmen, die ursprünglich nicht in der Projektcharta vorgesehen waren. Nach Angaben des PMI kommt es bei fast 50 % aller Projekte zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs.

So vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs:

Finden Sie zunächst heraus, was die Ursache für dieses Phänomen in Ihren Projekten ist. Überspringen Sie zu Beginn des Projektlebenszyklus Schritte, die die Grenzen des Projektumfangs festlegen (z. B. eine effektive Projektcharta)? Besteht Ihr Kundenmanagementprozess darin, einfach zu allem "Ja!" zu sagen, egal wie sehr es den Rahmen sprengt?

Verhindern Sie die Ausweitung des Projektumfangs, indem Sie die Parameter des Projekts von Anfang an dokumentieren. Informieren Sie Ihren Kunden darüber, was zum Projekt gehört (und was nicht), und setzen Sie sich frühzeitig und häufig mit dem Kunden auseinander, um eine falsche Ausrichtung der Ziele zu vermeiden.

5. Ineffiziente Prozesse und Arbeitsabläufe sind die Feinde der Produktivität

Denken Sie an Ihre Arbeitsbelastung und an alles, was nötig ist, um die Arbeit zu erledigen. Denken Sie nun an die ineffizienten Prozesse, durch die Ihre Arbeit doppelt so lange dauert. Vielleicht hat Ihr Projektteam einen verwirrenden Prozess für die Aufnahme von Anfragen oder es ist auf so viele verschiedene Anwendungen verteilt, dass eine effektive Kommunikation fast unmöglich ist. Vielleicht stellen Sie Ihre Zeit in Rechnung, können aber Ihren bevorzugten Zeiterfasser nicht mit Ihren anderen Projektmanagement-Tools integrieren.

Ineffiziente Arbeitsabläufe können den Projektfortschritt verlangsamen, den Fokus von wichtigen Aufgaben ablenken und Teammitglieder in nicht abrechenbare Arbeit verwickeln, die automatisiert oder mit Vorlagen versehen werden könnte.

Wie Sie ineffiziente Arbeitsabläufe vermeiden können:

Eliminieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe mit Wrike. Alles, von der Zeiterfassung bis hin zur Aufnahme von Anfragen, wird weniger zeitaufwändig, so dass mehr Zeit bleibt, sich auf die Projektabwicklung zu konzentrieren. Priorisieren Sie die Arbeit, auf die es ankommt, anstatt Verwaltungsaufgaben zu protokollieren und Anfragen zu verfolgen.

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Vermeiden Sie das Scheitern von Projekten mit einem flexiblen und einfach zu bedienenden Projektmanagement-Tool

Studien haben gezeigt, dass es einen Zusammenhang zwischen leistungsstarken Projekten und dem Einsatz von digitalen Projektmanagement-Tools gibt - und das ist kaum eine Überraschung. Wrike ist ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool, das es Projektmanagern ermöglicht, Projekte von Anfang bis Ende durchzuführen.

Das Scheitern von Projekten ist üblich, aber nicht unvermeidlich. Durch den Einsatz flexibler, intuitiver Tools kann Ihr Projektteam das Budget einhalten und die Termine einhalten. Jedes Mal.

Gesponserter Artikel. Die Autoren sind Experten: Sie sind nicht Teil des appvizer-Redaktionsteams. Die Ansichten sind ihre eigenen.