Wie man internationale Teams erfolgreich synchronisiert
Wenn Unternehmen wachsen, ist es fast unvermeidlich, dass Teams außerhalb des Hauptsitzes des Unternehmens arbeiten, höchstwahrscheinlich in einem anderen Land. Jüngsten Berichten zufolge haben 63 % der US-amerikanischen Unternehmen mittlerweile Remote-Mitarbeiter1, die vielleicht nicht einmal ein Büro betreten.
Dieser Trend zu sich ausbreitenden Teams im In- und Ausland bedeutet, dass es wichtiger denn je ist, die Teammitglieder in Ihrem Unternehmen auf dem gleichen Stand zu halten, sie an der Unternehmenskultur auszurichten und auf die gleichen Ziele hinzuarbeiten - und das ist auch eine größere Herausforderung als je zuvor.
Unternehmen sollten ein transparentes Umfeld anstreben, in dem Wissen für jeden verfügbar ist, unabhängig davon, wo er sich befindet. Diese Arbeitsweise steigert die Motivation und Produktivität und sorgt für eine gemeinsame Sprache und Vision in globalen Teams.
Wie kommen wir also dahin?
Wählen Sie ein Arbeitsmanagement-Tool, um alles zu zentralisieren
Die Anzahl der Tools, die wir zur Verwaltung unserer Arbeit verwenden, nimmt von Jahr zu Jahr zu, wobei ein durchschnittliches KMU inzwischen über 20 SaaS-Anwendungen nutzt. Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt auch die Anzahl der Tools. Unternehmen mit 1-10 Mitarbeitern verwenden durchschnittlich 26 Apps, während 251-1000 Mitarbeiter durchschnittlich 124 Apps nutzen.2 Da jedes Team oder Büro das Tool seiner Wahl verwendet, wird das Arbeiten in Silos zur neuen Realität.
Um internationale Teams erfolgreich auf dem gleichen Stand zu halten, sollte ein zentrales Tool für das gesamte Unternehmen eingeführt werden. Eine Arbeitsmanagement-Plattform ist eine hervorragende Lösung, um Informationen zentral zu halten und physische Grenzen zu überwinden. Wenn jemand eine bestimmte Information benötigt, muss er nicht darauf warten, dass jemand in einer anderen Zeitzone aufwacht und sie bereitstellt, sondern kann sie unabhängig und effizient im Tool finden.
Nutzen Sie Ihr Arbeitsmanagement-Tool sowohl für die Arbeit im Unternehmen als auch auf Teamebene
Die Flexibilität solcher Tools bedeutet, dass sowohl übergeordnete, unternehmensweite Prozesse - wie die Planung Ihrer Roadmap, die Festlegung von Unternehmensrichtlinien und die Schulung neuer Mitarbeiter - als auch die Arbeit der einzelnen Teams einfach und visuell von einem Ort aus verwaltet werden können.
monday.com ist ein Beispiel für eines dieser Tools. Mithilfe der bereitgestellten Bausteine können Sie Boards zur Verwaltung der einzelnen Prozesse erstellen und sogar mehrere Boards miteinander verbinden, um ganze Arbeitsabläufe zu erstellen. Sie können sich ein Board als eine intelligentere und visuellere Version einer Tabellenkalkulation vorstellen.
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Boards zu erstellen, um jeden Prozess, jedes Projekt oder jede Aufgabe zu unterstützen. Von der Planung eines Inhaltskalenders bis zur Fehlerverfolgung, von der Immobilienverwaltung bis zu kreativen Anfragen - die Arbeit jedes Teams kann auf einer Plattform verwaltet werden!
Da die Boards standardmäßig für alle Mitglieder des Kontos sichtbar sind, kann sich jedes Teammitglied, unabhängig von seinem Standort, über den aktuellen Status jedes Projekts oder jeder Aufgabe auf dem Laufenden halten, sehen, wer verantwortlich ist und was gerade diskutiert wird.
Diese Zentralisierung und der freie Austausch von Informationen ist der erste Schritt zu einer transparenten Arbeitsumgebung.
Kommunizieren Sie im Kontext und an einem Ort
Immer mehr Teams verzichten auf die E-Mail als Hauptinstrument der internen Kommunikation. Angesichts all der Probleme, die sie mit sich bringt (Einschränkung der Einsicht in Konversationen, Probleme mit der Suche und der gemeinsamen Nutzung von Dateien, um nur einige zu nennen), suchen Teams nach alternativen Kommunikationsmöglichkeiten.
Die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools für die team- und unternehmensweite Kommunikation ermöglicht eine zentralisierte Kommunikation im Kontext. Wenn Sie in monday.com auf die einzelnen Elemente eines Boards klicken, wird der Bereich für Aktualisierungen zur Kommunikation angezeigt. Sie können bestimmte Personen, Teams oder alle Mitglieder des Kontos mit @mention versehen und so Nachrichten in Echtzeit auslösen. Die Konversationen finden im Kontext dessen statt, was gerade diskutiert wird, so dass sie später leicht wiedergefunden werden können.
Darüber hinaus ist es sinnvoll , ein Tool für die unternehmensweite Kommunikation zu verwenden, sei es, um über Produktänderungen zu informieren, wöchentliche Abteilungs- oder Standort-Updates bereitzustellen oder um bestimmte Themen mit allen zu besprechen. Durch die Erstellung von Boards für diese Art der Kommunikation bleiben alle auf dem gleichen Stand, unabhängig davon, wo sie arbeiten!
Mit einem Team über jede kleine Änderung zu kommunizieren, kann sehr zeitaufwändig sein und die begrenzten Stunden unseres Tages aufzehren. Die Automatisierung von Kommunikationsaspekten ist wahrscheinlich das Wichtigste, was Sie in einem Arbeitsmanagement-Tool tun können, und reduziert die manuelle Arbeit.
Stellen Sie sich vor, Sie ändern das Datum eines Abgabetermins für ein Projekt oder eine Aufgabe. Anstatt sich daran erinnern zu müssen, jede Person, die mit Ihnen an dem Projekt arbeitet, zu informieren, die im selben Büro wie Sie arbeiten kann oder auch nicht, kann eine Automatisierung dies für Sie erledigen. Diese Art der Kommunikation mit den Teammitgliedern ist die Zukunft des produktiven Arbeitens und eine Sicherheitsprüfung, damit die Mitarbeiter jederzeit international ausgerichtet arbeiten können.
Schaffen Sie eine Arbeitsdrehscheibe, die mit all Ihren anderen Tools verbunden ist
Die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools wird wahrscheinlich nicht jedes andere Tool in den Teams Ihres Unternehmens ersetzen - und das ist auch in Ordnung.
Durch die Integration der von jedem Team gewählten Anwendungen in Ihr Arbeitsmanagement-Tool werden die Daten aus all diesen anderen Anwendungen an einem zentralen Ort gesammelt. Dies ist der beste Weg, um mehrere Teams miteinander zu verbinden und Arbeitssilos zu vermeiden.
Diese Daten können dann von jedem im Unternehmen eingesehen und verstanden werden, nicht nur von dem Team, das mit diesen anderen Tools arbeitet. Dies erweitert das Wissen und hilft den Teammitgliedern zu verstehen, wie ihre Arbeit in ein größeres Bild passt.
Die Daten können dann in verschiedenen Ansichten bearbeitet und in Berichten dargestellt werden, z. B. in Zeitleisten, Kalendern, Diagrammen und sogar als Hilfe für die Ressourcenverwaltung.
Erstellen Sie Echtzeitberichte für Manager, um die wichtigsten Erkenntnisse zu gewinnen
Für die internationale Ausrichtung ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, insbesondere die Führungskräfte, die Möglichkeit haben, die Vorgänge auf einer hohen Ebene visuell zu verstehen.
Wahrscheinlich passiert so viel in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool, dass die Manager oft nur das Endergebnis sehen wollen, ohne die Details zu kennen. Wenn Sie alle Daten zusammenfassen und Einblicke auf höchster Ebene erhalten, können Sie dafür sorgen, dass sich alle auf die Ziele konzentrieren und sicherstellen, dass sie immer erreicht werden.
Solche Berichte lassen sich mit den anpassbaren Dashboards, die aus mehreren Widgets wie Diagrammen, Zahlen, Fortschrittsverfolgung und Arbeitslastverteilung bestehen, leicht erstellen und zeigen wichtige Erkenntnisse in Echtzeit. Sie bieten eine sehr visuelle und einfache Möglichkeit, komplexe Daten zu sehen und auf einen Blick zu verstehen, wo die Dinge stehen.
Intelligenter arbeiten, besser arbeiten
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz eines Arbeitsmanagement-Tools Unternehmen mit internationalen Teams hilft, intelligenter zu arbeiten. Es bedeutet, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit für das gesamte Unternehmen gibt, so dass Sie, egal in welcher Abteilung Sie arbeiten oder wo Sie sich befinden, immer auf dem Laufenden bleiben .
Entscheidungen werden schneller getroffen und Teams können schneller arbeiten, da Silos vermieden werden. Die Kommunikation findet an einer Stelle statt, und Benachrichtigungen über Änderungen und Statusaktualisierungen können sogar automatisiert werden, so dass immer die richtigen Personen informiert sind. Diese 5 Tipps sind ein guter Anfang für jedes Unternehmen, um erfolgreich mit Teammitgliedern aus aller Welt zusammenzuarbeiten.
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- https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
- https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/
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