Etappen des Projektmanagements: Definition und Schlüsselphasen
Die Phasen des Projektmanagements sind ein grundlegendes Organisationskonzept in Unternehmen.
Im alltäglichen Leben managen und bewältigen wir Projekte wie: Umzug, Heirat, Reiseplanung.... Aber auch am Arbeitsplatz müssen wir Projekte managen, z. B. die Entwicklung und Einführung einer Buchhaltungssoftware, die Organisation einer humanitären Mission in Afrika oder die Einführung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung.
Obwohl sie sich auf unterschiedliche Themen beziehen, haben sie im Allgemeinen die gleichen Phasen des Projektmanagements gemeinsam . In diesem Artikel konzentriert sich Appvizer auf den Begriff des Projektmanagements und schlüsselt die Phasen eines Projekts auf.
Etappen des Projektmanagements
Dieses Video definiert einfach und klar, was Projektmanagement ist. Sehen Sie es sich an, um alles in nur zwei Minuten zu verstehen!
Phase 1: Planung und Überwachung der Aktivitäten
Wenn wir uns nicht an Chronos, den Gott der Zeit, wenden, um unser Projekt rechtzeitig planen und durchführen zu können, ist Planung ein Muss!
Schritt 2: Aufteilung der Projektaufgaben
Als Erstes muss das Projekt in mehrere Phasen unterteilt werden. Eine Phase entspricht einer Aktion, d. h. Sie können jeder Phase ein Start- und Enddatum zuweisen. Der Überblick über den Lebenszyklus des Projekts ist für eine gute Organisation des Projekts unerlässlich. Andernfalls müssen Sie wieder ganz von vorne anfangen, wenn Sie die Wechselbeziehungen zwischen den Aufgaben nicht berücksichtigen.
Schritt 3: Staffeln Sie die Aufgaben
Sobald Sie diese Maßnahme durchgeführt haben, können Sie die Aufgaben staffeln und für jedes Arbeitsteam koordinieren. Natürlich kann in einem Kleinstunternehmen ein Team gleichbedeutend mit einer Person sein, aber die Idee bleibt für jede Art von Unternehmen dieselbe: Jede spezifische Projektaktivität oder -aufgabe wird jedem Projektteilnehmer entsprechend seiner Spezialisierung zugewiesen.
Schritt 4: Aufgaben bewältigen
Dank einer guten Organisation und Planung des Arbeitsablaufs wird die Person, die ihre Tätigkeiten gut organisiert, immer Zeit sparen. Es gilt, den richtigen Zeitplan für die Durchführung des Projekts zu finden. Wenn Sie zum Beispiel ein Hersteller und Vertreiber von Milchprodukten sind, können Sie nicht mit der Produktion der Verpackung (Milchflasche) beginnen, wenn Sie die Präsentation noch nicht festgelegt haben.
Durch die Überwachung des Projektplans können Sie die Entwicklung aller vergangenen, laufenden und zukünftigen Aktionen verfolgen. So können Sie eventuelle Verzögerungen im Projekt leichter bewältigen.
Schritt 5: Kontrollieren Sie Ihre Kosten
Sobald alle durchzuführenden Maßnahmen identifiziert sind, werden sie geplant, zugewiesen und überwacht. Bevor die Projektkosten kontrolliert werden können, ist eine Ressourcenplanung erforderlich.
Beispiel eines konkreten Projektmanagements
Um auf das Beispiel des Umzugs zurückzukommen, haben Sie wahrscheinlich bereits einen Kostenvoranschlag für die Anmietung eines Lastwagens oder für die Beauftragung eines Umzugsunternehmens erstellt.
Im ersten Fall sollten Sie neben dem Kostenvoranschlag für die Anmietung des Lastwagens auch einen Kostenvoranschlag für die Freunde und Familienangehörigen, die Ihnen beim Umzug helfen werden, einbeziehen. Hier geht es um die Veranschlagung der materiellen und personellen Ressourcen.
Im zweiten Fall sind im Budget bereits alle Kosten für den Umzugsservice berücksichtigt. Alle Kosten sind inbegriffen, Sie brauchen nur nochdie Schlüssel für Ihr neues Zuhause! Die Rolle und die Funktionen wurden bereits im Projekt festgelegt und die Aufgaben jedem Teilnehmer zugewiesen.
Stufe 6: Voraussichtliche Kosten
Natürlich ersetzt die Projektmanagement-Software nicht das menschliche Denken. Es liegt an Ihnen, Entscheidungen über Ausgaben entsprechend den zuvor festgelegten Budgets zu treffen.
Eine solche Software ermöglicht es Ihnen jedoch, einen Überblick über das Budget zu gewinnen, die Ausgaben zu verwalten und so finanzielle Komplikationen durch eine effektive Ressourcenplanung zu vermeiden.
Stufe 7: Zusammenarbeit und gemeinsamer Projektfortschritt
Willkommen in der magischen Welt des "Virtual Open-Space", d. h. der Online-Lösungen. Teams oder Mitarbeiter arbeiten alle gemeinsam auf einer Plattform. Alle Phasen des Projekts werden zentralisiert:
- Der Arbeitsplan,
- die Elemente des Projekts,
- die zugehörigen Kommentare,
- die Dokumentation,
- E-Mails,
- Instant Messaging im Zusammenhang mit dem Projekt, usw.
Alles ist so organisiert, dass jeder Mitarbeiter selbstständig arbeiten kann. Durch diese Maßnahme ist jeder Teilnehmer dank eines gemeinsamen Arbeitsplans für das Projekt verantwortlich. Auf diese Weise können wir uns anhand der geleisteten Arbeit selbst bewerten und gleichzeitig den Auftrag des Projekts erfüllen.
Die Integration aller Partner eines gemeinsamen Projekts in dieselbe Lösung begünstigt den Informationsaustausch. Mit der Lösung Fitnet Manager zum Beispiel fördert die Zusammenarbeit den Austausch zwischen den einzelnen Personen, so dass das Projekt Hand in Hand geht. Die gegenseitige Unterstützung und Zusammenarbeit ist einfacher, auch wenn man an getrennten Schreibtischen arbeitet. Jeder Akteur beteiligt sich und trägt zu einer gemeinsamen Aufgabe bei. Zahlreiche administrative Schritte und verlorene Dokumente gehören dank der gemeinsamen kollaborativen Plattform nun der Vergangenheit an.
7 Schlüssel zum Projektmanagement
Die folgende Infografik fasst die 7 Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement zusammen.
Letzter Schritt: Auswahl der besten Projektmanagement-Software
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Management eines Projekts Planung, Koordinierung, Verwaltung, Kostenkontrolle und Einhaltung der festgelegten Frist bedeutet. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Online-Tools für das Projektmanagement, die an die Bedürfnisse Ihres Kleinstunternehmens oder KMU angepasst sind.
Prüfen Sie sorgfältig die von Ihnen benötigten Funktionen, den Tätigkeitsbereich und die Größe Ihres Unternehmens, um die für Ihre Tätigkeit geeignete Lösung zu wählen.
Aktualisierter Artikel, ursprünglich veröffentlicht im Juli 2018.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen