Die 10 besten Praktiken der Telearbeit, die Sie kennen sollten

Welche bewährten Praktiken der Telearbeit sollte man kennen, um diese neue Arbeitsumgebung in einen vollen Erfolg zu verwandeln?

Zwischen neuen beruflichen Bestrebungen und Eingrenzung hat sich das Home Office in den letzten Monaten intensiviert und zahlreiche Vorteile in Aussicht gestellt: Kosteneinsparungen, Flexibilität, höhere Produktivität usw.

Das Besondere an der Containment-Phase ist jedoch, dass die Telearbeit in manchen Fällen erzwungen, total und im Zusammenleben mit den Angehörigen durchgeführt wurde. Ein Grund mehr, sich mit den bewährten Praktiken auseinanderzusetzen, die man anwenden kann, um die Klippen so gut wie möglich zu umschiffen!

Es gibt zehn davon, und wir verraten sie Ihnen in diesem Artikel.

Nr. 1: Stützen Sie sich auf eine Charta für Telearbeit.

Um einen Rahmen zu schaffen und klare Regeln festzulegen, sollten Unternehmen eine Charta für gute Telearbeitspraktiken erstellen. Durch die Festlegung der Bedingungen für das Home Office erhält der Arbeitgeber Sicherheit und jeder Arbeitnehmer hat den gleichen Informationsstand.

Die Charta kann zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• Telearbeitstage, da einige Unternehmen es vorziehen, verpflichtende Präsenztage beizubehalten, um den Teamzusammenhalt zu wahren;
• der möglichen Arbeitsorte. Muss der Arbeitnehmer zwingend von zu Hause aus arbeiten? Ist es möglich, bei Verwandten oder von einem Coworking Space aus zu arbeiten? ;
• Zeitfenster, in denen jeder in Verbindung bleiben muss ;
• Regeln für die Kommunikation. Welche Kanäle sind zu bevorzugen? Soll es einem Mitarbeiter erlaubt sein, während der Ausführung von Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, nicht gestört zu werden? ;
• Etc.

Nr. 2: Übernehmen Sie die bewährten Managementpraktiken bei der Telearbeit.

Wenn Sie Manager sind, müssen Sie sich eine Reihe von Gepflogenheiten aneignen, um sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Unternehmen ein besseres Telearbeitserlebnis zu bieten.

Einige bewährte Praktiken, um zu lernen, wie man aus der Ferne man agt :

• Vermeiden Sie Mikromanagement. Es ist schon unter normalen Umständen nicht empfehlenswert, umso mehr aber bei Telearbeit, wo der Wunsch, alles zu kontrollieren, bei einigen Managern stärker spürbar ist.
  Wie sollten Sie also vorgehen? Setzen Sie Ihren Teams Ziele und Deadlines und lassen Sie sie dann selbst organisieren, um diese rechtzeitig zu erreichen.
  
• Achten Sie auf die Kommunikation. Seien Sie immer klar über die Ziele und Herausforderungen der Aufgaben, die Ihren Mitarbeitern anvertraut werden. Legen Sie auch einen Rahmen für den Austausch fest, indem Sie im Voraus festlegen, welche Punkte wiederkehrend sind und worum es geht.
  
• Verantwortung übernehmen und Vertrauen schenken. Es ist allgemein bekannt, dass ein Mitarbeiter, der sich verantwortlich fühlt, engagierter und produktiver ist. Vertrauen Sie also auch bei der Fernarbeit!
  
• Bleiben Sie verfügbar. Auch wenn Sie Ihren Teams eine gewisse Freiheit zugestehen, zeigen Sie sich verfügbar und reaktionsschnell, wenn sie Ihre Unterstützung brauchen.
  
• Seien Sie ein guter Zuhörer. Einige Mitarbeiter stoßen manchmal auf Schwierigkeiten, insbesondere bei erzwungener Telearbeit. Zur Veranschaulichung: Durch die Einschließung waren einige Eltern gezwungen, zwischen ihren beruflichen Aufgaben und ihren Kindern zu jonglieren. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen und passen Sie sich an, indem Sie z. B. die Zeiten für Besprechungen anpassen.
  
• Begleiten Sie die Einarbeitung in die Tools. Beachten Sie schließlich, dass die Begleitung durch das Management auch bei der Aneignung von digitalen Werkzeugen hilft. Auch wenn sie in diesem Zusammenhang absolut unverzichtbar sind, sollten Sie bedenken, dass manche Telearbeiter große Schwierigkeiten haben, sie zu nutzen.

Nr. 3: Nutzen Sie die richtigen Tools für die Zusammenarbeit.

Die Arbeit von zu Hause aus erfordert, dass man weiterhin mit seinem Team kommunizieren und zusammenarbeiten kann, ohne dass das Virtuelle zu einer Barriere wird.

Dafür ist es wichtig, professionelle Tools zu verwenden, die darauf ausgelegt sind, den Austausch und die Prozesse zu erleichtern und zu sichern.

Zum Beispiel:

• 🛠️ Kommunikationssoftware → Nach dem Vorbild von Slack werden diese Tools für die spontane Kommunikation empfohlen, wenn Sie z. B. eine Situation deblockieren oder eine Schwierigkeit eskalieren müssen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, mit dem Unternehmen verbunden und erreichbar zu bleiben, was ein Vertrauensbeweis für Ihre Manager ist.
  
• 🛠️ Software für Videokonferenzen → Lösungen wie Zoom erweisen sich als unverzichtbar, um Arbeitstreffen und andere One-to-One-Meetings aus der Ferne abzuhalten. Darüber hinaus ermöglichen sie es, Fernbeziehungen menschlicher zu gestalten, was für isolierte Personen von Vorteil ist.
  
• 🛠️ Software zur Dokumentenverwaltung → Mit einem Tool wie Google Drive können Sie Ihre Arbeitsdokumente erstellen, teilen und speichern. Es ist auch möglich, aus der Ferne an ein und demselben Text, einer Tabellenkalkulation usw. zusammenzuarbeiten.
  
• 🛠️ Projektmanagement-Software → Projektmanagement-Lösungen, wie z. B. Project Monitor, ermöglichen es, verschiedene Aufgaben und Aufträge zu verteilen und zu verfolgen sowie Arbeit und Ressourcen allgemein zu organisieren.
  
• 🛠️ Kollaborationsplattformen → Diese Software, wie SharePlace, geht noch einen Schritt weiter und bietet eine breite Palette an Funktionen in Bezug auf Zusammenarbeit und Kommunikation (Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, E-Mail usw.).

Das von Appvizer im November 2020 durchgeführte Barometer der digitalen Transformation hebt hervor, wie wichtig es ist, gut ausgestattet zu sein, um effektiv im Home Office arbeiten zu können :

Nr. 4: Garantieren Sie die IT-Sicherheit.

Die mit der Covid-19-Pandemie verbundene Eindämmung hat eine Vervielfachung der Cyberangriffe gesehen ... umso mehr in einem Kontext, in dem viele Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend über IT-Risiken schulen.

Einige gute Praktiken, die Sie kennen sollten:

• Wenn Ihr Unternehmen über eine IT-Sicherheitscharta verfügt, halten Sie sich strikt daran, insbesondere wenn Sie von zu Hause aus praktizieren.
  
• Verwenden Sie nur die von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellte Hardware und niemals Ihre persönlichen Werkzeuge. Ihr Firmencomputer ist bereits so eingestellt, dass er sicher ist, insbesondere in Bezug auf Antivirenprogramme. Ebenso sollten Sie keine Anwendungen installieren, die nicht von Ihrem Unternehmen zugelassen sind.
  
• Sichern Sie Ihren Zugriff auf die verschiedenen Tools des Unternehmens. Wir empfehlen Ihnen, einen Passwortmanager wie LockPass zu verwenden. Diese zu 100 % französische und vom ANSSI zertifizierte Software ermöglicht es Ihnen, alle Kennungen Ihrer Organisation zu zentralisieren, bestimmte Kennungen gemeinsam zu nutzen und den Zugriff auf Ihre Anwendungen zu vereinfachen.
  
• Achten Sie darauf, dass Sie die verschiedenen Updates installieren, die häufig angeboten werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
  
• Seien Sie wachsam gegenüber Phishing-Versuchen. Seien Sie beispielsweise misstrauisch gegenüber E-Mails und Anhängen von unbekannten Absendern.

Nr. 5: Verfügen Sie über die richtige Ausrüstung

Wie wir gesehen haben, sollten Sie vor allem den vom Unternehmen bereitgestellten Computer oder das Mobiltelefon nutzen, aber wir empfehlen Ihnen auch, dass Sie über einen :

• einen externen Bildschirm, der praktisch ist, wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten;
• ein Headset und ein Mikrofon für Videokonferenzen, insbesondere wenn Sie in der Nähe Ihrer Angehörigen arbeiten;
• und natürlich eine gute WLAN-Verbindung.

Nr. 6: Arbeiten Sie von einem speziellen Raum aus.

Wenn möglich (da wir nicht alle im selben Haus wohnen), sollten Sie sich zu Hause einen richtigen Arbeitsbereich einrichten. Vermeiden Sie es, Ihre Aufgaben vom Bett oder vom Sofa aus zu erledigen, denn das zwingt Sie zu unergonomischen und gesundheitsschädlichen Körperhaltungen.

Am besten ist es, wenn Sie einen Raum in Ihrer Wohnung oder zumindest einen Schreibtisch für die Telearbeit zur Verfügung stellen. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf Ihre Körperhaltung und Produktivität aus, sondern schafft auch eine notwendige Grenze zwischen Berufs- und Privatleben.

Nr. 7: Stellen Sie sich Regeln auf

Die Organisation zu Hause erfordert Disziplin- für Sie und für Ihre Lieben.

Setzen Sie sich zum Beispiel Tages- und Wochenziele und versuchen Sie, diese einzuhalten. Setzen Sie sich auch strenge Zeitpläne (z. B. für den Tagesbeginn und das Tagesende) mit Pausen, so wie Sie es auch im Büro tun würden.

Stellen Sie auch mit den Personen, die mit Ihnen zusammenleben, Regeln auf, damit Sie bei der Arbeit nicht ständig gestört werden. Teilen Sie ihnen z. B. mit, wann Sie sich treffen oder wann Sie sich am besten konzentrieren können. Und natürlich sollten Sie mit ihnen gemeinsame Pausen einplanen, z. B. zur Mittagszeit.

Nr. 8: Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag.

Zu wissen, wo man anfangen soll, erweist sich bei Telearbeit manchmal als komplizierter als bei Präsenzarbeit. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihren Tag zu strukturieren, z. B. mithilfe eines Online-Terminkalenders. Dies ermöglicht insbesondere :

• dringende Aufgaben oder solche, die mehr Konzentration erfordern, am Morgen zu planen, bevor die Müdigkeit einsetzt;
• Vermeidung von Multitasking, das die Produktivität stark beeinträchtigen kann;
• Ihren Kollegen mitzuteilen, wann Sie nicht gestört werden möchten;
• Legen Sie Pausen ein, die Sie brauchen, um Ihre Batterien wieder aufzuladen.

💡 Kennen Sie die Pomodoro-Methode? Bei dieser Technik gliedern Sie Ihren Tag folgendermaßen: 5 Minuten Pause alle 25 Minuten, die Sie arbeiten. Was ist das Ergebnis? Es gelingt Ihnen, sich intensiv auf die Erledigung einer Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren.

Nr. 9: Schaffen Sie gesellige Momente mit Ihren Kollegen.

Die informelle Kommunikation ist eine der Säulen des Unternehmens. Und die gute Nachricht ist, dass man sie auch im Telearbeitsverhältnis nachvollziehen kann!

Darauf sollte Ihr Unternehmen nicht verzichten, denn gesellige Momente und spontane Gespräche erhalten nicht nur die sozialen Bindungen zwischen den Mitarbeitern aufrecht, sondern beugen auch der Isolation mancher Personen bei erzwungener Telearbeit vor. Aufmunterung, Siegesfeiern, sich nach Neuigkeiten erkundigen ... das brauchen wir im Home Office mehr denn je.

Warum also nicht virtuelle Kaffeepausen einführen? Oder ein kleines Ritual einführen, um sich z. B. morgens zu begrüßen?

Nr. 10: Trennen Sie die Verbindung!

Wir erinnern uns: Die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben wird bei Telearbeit immer kleiner. Deshalb müssen Sie lernen, abzuschalten:

• Es kommt nicht in Frage, am Abend nach dem Arbeitstag noch Ihre E-Mails zu checken. Das Recht auf Abschalten gilt auch zu Hause!
• Nutzen Sie Ihre Mittagspause, um ein wenig zu trainieren oder zu meditieren. Sie werden schnell feststellen, welche Vorteile diese Praktiken für Ihre körperliche und geistige Gesundheit haben.
• Hören Sie auf Ihren Körper. Wenn Sie das Bedürfnis verspüren, machen Sie eine Pause, um sich einen Tee einzuschenken oder sich die Beine zu vertreten.

All diese Momente des Abschaltens sind Gelegenheiten, um neue Energie zu tanken und noch produktiver zurückzukehren, damit Sie Ihre Aufgaben mit höchster Effizienz angehen können.