[Fallstudie] Mitgliedschaften, Buchhaltung, Kommunikation: Wie verwalten Sie Ihren Verein richtig?

Es ist von größter Bedeutung, die Verwaltung seines Vereins zu vereinfachen und zu optimieren. Kommunikation, Buchhaltung, Mitgliedschaften, Finanzen... die verschiedenen Module einer Organisation können sich als schwierig zu verwalten erweisen, insbesondere wenn der Verein wächst.

AssoConnect ist die Lösung. Diese All-in-One-Webplattform ermöglicht es Ihnen, Ihre Organisation vollständig online zu verwalten, ohne dass Sie dafür technische Kenntnisse benötigen.

Sie wird von mehr als 50.000 Vereinsverantwortlichen genutzt und stellt einen echten Hebel für die Leistungsfähigkeit von Vereinen dar. Zoom auf 3 Kundenfälle, die die Verwaltung ihres Vereins dank der Verwendung von AssoConnect erheblich verbessert haben.

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1 - Der Club Iris Hockey Lambersart zentralisiert und ordnet die Mitgliedschaften.

Vorstellung des Vereins

Der Club Iris Hockey Lambersart wurde 1941 gegründet und hat heute mehr als 450 Mitglieder. Es handelt sich um einen dynamischen Club, der sich um Werte wie Geselligkeit, Freundschaft, Familie oder Toleranz herum entwickelt hat.

Im Laufe der Jahre hat sich der Verein vergrößert und neue Mannschaften wie die Rollstuhlhockeymannschaft oder die Frauenmannschaft eröffnet.

Mitgliedschaften, ein Kopfzerbrechen zu jedem neuen Sportjahr.

Vor der Umstellung auf AssoConnect war die Beitrittsphase für die Angestellte des Clubs, Sandrine Louis, jedes Jahr ein gefürchteter Moment.

Sie war nämlich allein damit beschäftigt, alle Mitglieder in einer Datei zu erfassen. Die manuelle Eingabe von Hunderten von Anmeldeformularen, die Identifizierung verspäteter Mitglieder, die Registrierung von Schecks und Bargeld für die Zahlung der Mitgliedsbeiträge usw. erforderte viele Stunden.

Die Sportler konnten sich nicht online anmelden oder mit Kreditkarte bezahlen. Ich verwaltete die Anmeldeformulare und die verschiedenen Zahlungsmethoden, Schecks und Bargeld, von Hand. Ich musste viele Mahnungen aussprechen, bevor ich alle Beiträge einholte.

Die Begegnung mit AssoConnect erfolgte durch den Regionalpräsidenten. Eine 2018 durchgeführte Kampagne zur Ermittlung der Bedürfnisse von Vereinen betonte, dass der Verein Sandrine bei der Verwaltung von Mitgliedschaften unterstützen müsse.

Daraufhin wurde beschlossen, die Vereinsverwaltungssoftware AssoConnect zu testen.

Der Übergang zu AssoConnect

Der Übergang zu AssoConnect ist einfach und effizient. Die Software verfügt über eine Funktion, mit der die Dateien des Vereins auf der Plattform direkt in eine zentrale Datenbank importiert werden können.

Von ihrer AssoConnect-Plattform aus erstellt Sandrine eine Website für ihren Hockeyverein und überdenkt das Mitgliedschaftssystem völlig neu.

Für den Übergang haben wir unsere Mitglieder direkt in AssoConnect importiert. In diesem Jahr haben mehr als 200 Sportler ihre Mitgliedschaft über die Website abgeschlossen, das sind so viele Anmeldeformulare, die ich nicht sammeln und manuell in Excel eingeben muss. Und mehr als die Hälfte zahlte per Kreditkarte: Das sind mehr als 100 Schecks, die ich nicht verwalten musste!

Ergebnis: weniger manuelle Verwaltung und viel Zeitersparnis.

• Online-Mitgliedschaften werden automatisch in der Software erfasst und Sandrine muss nichts Besonderes tun.
• Für Mitglieder, die nicht über das Internet gehen möchten, hat Sandrine die Möglichkeit, die Anmeldeformulare zu sammeln und auf ihre Plattform zu übertragen.
• Darüber hinaus ermöglicht die AssoConnect-Software eine erleichterte Nachverfolgung der Mitglieder.

Diese Funktion ist anpassbar und bietet Administratoren einen Überblick über die gesammelten Informationen über die Mitglieder. Im Fall des Iris Hockey Club Lambersart zeigt diese Funktion an, welchen Kurs das Mitglied besucht oder ob die geforderte elterliche Erlaubnis vorliegt.

Die Umstellung auf AssoConnect bedeutete für Sandrine also eine Arbeitserleichterung: Sie musste im ersten Jahr rund 100 Schecks weniger verwalten und gewann Zeit, um sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.

Eine nationale Partnerschaft nach der lokalen Partnerschaft

Aufgrund dieser positiven Auswirkungen auf den Verein haben AssoConnect und die Hockey-Liga Hauts-de-France 2019 eine Partnerschaft entwickelt.

Diese erfolgreiche Kooperation war wegweisend, da sie zu einer Partnerschaft zwischen dem französischen Hockeyverband und AssoConnect führte. Nun können alle Vereine, die der FFHockey angeschlossen sind, wie Sandrine die Vorteile von AssoConnect zu einem reduzierten Preis nutzen.

2 - Die Box Academy vereinfacht ihre Buchhaltung als Verein.

Vorstellung des Vereins

Der im September 2019 gegründete Verein hat sich zum Ziel gesetzt, Sport und Kultur durch den Boxsport zu fördern. Mit einem Vereinsstatus nach dem Gesetz von 1901 konnte La Boxe Académie trotz der Gesundheitskrise ihre Werte des Teilens und des Zusammenhalts unter Beweis stellen, indem sie ihren Teilnehmern die Möglichkeit gab, auch während der Zeit der Einschließung im Freien zu boxen.

Doch die Organisation des Vereins begann für die Freiwilligen immer mühsamer zu werden. Da diese in drei verschiedene Module aufgeteilt ist:

• Kommunikation, Website und E-Mailing,
• Mitgliedschaften, die mit der Website mit Online-Mitgliedschaften verbunden sind,
• Buchhaltung.

Problematik zu Beginn

Das Unternehmen sah sich mit einigen organisatorischen Schwierigkeiten konfrontiert, insbesondere im Bereich der Kassenführung. Der Vorsitzende wollte, dass sich der Schatzmeister auf seinen Mehrwert konzentriert, d. h.: Zuschüsse beantragen und die Liquidität des Vereins optimieren, ohne unbedingt einen Buchhaltungsassistenten hinzuziehen zu müssen.

Die implementierte Lösung: AssoConnect

Der Verein wandte sich daher an AssoConnect. Da die Software mit einem vollständigen und effizienten Buchhaltungsmodul ausgestattet ist, hat sie die Organisation des Vereins in mehreren Punkten erheblich verbessert:

• Die Verwaltung der Rechnungen wurde optimiert: Einkäufe, Dienstleistungen bei verschiedenen Lieferanten... Die Erstellung der Rechnungen ist anpassbar und entspricht dem Image des Vereins (Logo, Vermerke...),
• die Kassenverwaltung wurde stark vereinfacht : Jeder hat Zugriff auf die Rechnungserstellung, der Schatzmeister muss nicht mehr 6 Monate warten, um alle Rechnungen zu verwalten, er hat jederzeit und in Echtzeit Zugriff darauf,
• die allgemeine Koordination wird deutlich verbessert: Da der Verein auf einer kollegialen Organisation beruht, werden Entscheidungen von allen Mitgliedern getroffen. Das Buchhaltungsmodul hat diesen Zusammenhalt gestärkt, indem es allen Beteiligten den Zugriff auf die Daten ermöglicht hat.

Mit AssoConnect muss der Schatzmeister nur noch einen Check durchführen, um zu überprüfen, ob die Rechnung in den Buchungsaufzeichnungen dem richtigen Konto entspricht, die Organisation wird erheblich verbessert!

Kurz-, mittel- und langfristige Ergebnisse

Abgesehen von den Verbesserungen auf der Ebene der Buchhaltungsorganisation sind die Ergebnisse, die sich aus der Verwendung von AssoConnect ergeben, relevant:

• eine erhebliche kollektive Zeitersparnis,
• etwa zehn Stunden unnötiger Austausch vermieden, da von nun an jeder die Informationen, die er möchte, eingeben und darauf zugreifen kann,
• eine bessere Übersicht über die Aktivitäten des Vereins, was es ermöglicht, Entscheidungen auf der Grundlage sicherer Daten zu treffen.

Ich kann es kaum erwarten, dass das Buchhaltungsmodul im neuen Schuljahr für das Mitgliedschaftssystem verwendet wird!

3 - Der Rugby Club Thonon Chablais passt seine E-Mail-Kommunikation in Zeiten von Covid an.

Vorstellung des Vereins

Der Rugby Club Thonon Chablais Leman wurde vor 100 Jahren gegründet und hat viele Abenteuer erlebt. Der 1922 eröffnete und während des Zweiten Weltkriegs stillgelegte Verein wurde schließlich 1947 wiederbelebt. Er bietet seinen Spielern einen idealen Rahmen, um ihre Leidenschaft für den ovalen Ball zu teilen. Christian verfolgt den Verein seit mehreren Jahren.

Vor AssoConnect, eine Kommunikation, die den verschiedenen Zielgruppen des Clubs wenig angepasst war.

Christian, der zunächst als Elternteil und Fan sehr stark in den Verein investiert war, wurde Präsident des Vereins, bevor er 2017 sein Amt abgab und das Trikot des Schatzmeisters überstreifte.

Als er sein Amt antrat, wurden die Daten der 350 Mitglieder in Excel-Dateien gespeichert. Leider reicht diese Organisation nicht aus, um mit allen Mitgliedern und Personen, die sich für den Verein engagieren, in Kontakt zu bleiben.

Die Mitglieder sind nur ein Teil unserer Gemeinschaft. Wir haben zwischen 120 und 140 Sponsoren, die Freunde des Clubs nicht mitgerechnet! Wir müssen also auch mit ihnen kommunizieren, denn sie sind von entscheidender Bedeutung.

Denn die Kommunikation mit den Sponsoren ist unerlässlich und nährt das Vertrauen zwischen den beiden Parteien. Eine Unterbrechung der Kommunikation würde dieses gegenseitige Vertrauen beenden und unweigerlich zu einem Rückgang der Mittel führen.

Mit AssoConnect ändert die Kommunikation ihre Dimension.

Als Christian nach einem Werkzeug zur Verbesserung der Situation suchte, entdeckte er schnell AssoConnect und legte los.

Der Einstieg verlief reibungslos: Er importiert seine Daten aus seinen Excel-Tabellen problemlos in die Software und plant eine tägliche E-Mail-Kampagne.

Diese Kommunikation ermöglicht es dem Verein, seine Neuigkeiten über Spiele und andere Ereignisse blitzschnell an eine große Anzahl von Menschen zu verteilen.

Darüber hinaus kann das AssoConnect Emailing-Modul die Kampagne anpassen und bestimmte Mitglieder anhand von Kriterien wie der Kategorie, der sie angehören, oder der betreffenden Mannschaft gezielt ansprechen.

Das Emailing-Modul von AssoConnect ermöglicht es uns, die Verbindung zu unseren verschiedenen Zielgruppen aufrechtzuerhalten - das ist entscheidend!

Unerwartete Verlangsamung durch die Covid-19.

Die Gesundheitskrise bringt die Aktivitäten des Clubs im März 2020 zum Stillstand. Da die Spiele abgesagt werden, reduziert Christian konsequent seinen Newsletter.

Zusammen mit seinem Team beweist er Einfallsreichtum, indem er für den Dreikönigstag eine Partnerschaft mit einer örtlichen Bäckerei entwickelt. Mit jedem Kauf einer Galette in dieser Bäckerei erhält der Rugby Club Thonon einen Euro zurück.

Auch hier leistet das E-Mailing-Modul von AssoConnect wertvolle Hilfe für den Club, der seine Kommunikation orchestriert.

Selbstverständlich haben wir die Hintergründe der Partnerschaft über unseren Newsletter an alle unsere Kontakte weitergegeben. Ich denke, man kann sagen, dass diese Kooperation ein Erfolg war. Alle waren zufrieden: Die Bäckerei hat ihren Galettes-Verkauf vervielfacht, und für den Verein hat es uns zusätzliche Liquidität beschert!

Der Rugby Club Thonon Chablais Léman ist auf der Plattform sehr aktiv, was eine einzigartige Verbindung zwischen dem Verein und seinen verschiedenen Interessengruppen schafft.

Vor kurzem hat der Verein über die AssoConnect-Plattform einen Online-Shop eröffnet. Es bleibt also spannend!

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AssoConnect, der ideale Partner für alle Arten von Vereinen.

AssoConnect positioniert sich also als universelle Software, die alle Vereine dabei unterstützt, die Welt zu verändern.

Diese Berufung wird durch mehrere Schlüsselfunktionen unterstützt, die es der Plattform ermöglichen, den Alltag von Freiwilligen und Angestellten wirklich zu verändern und zu vereinfachen.