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4 Open-Source-DMS-Lösungen zur Strukturierung Ihres Unternehmens (und ihre Alternativen)

4 Open-Source-DMS-Lösungen zur Strukturierung Ihres Unternehmens (und ihre Alternativen)

Von Nathalie Pouillard

Am 8. Mai 2025

DMS, ob Open Source oder nicht, steht für Elektronisches Dokumentenmanagement und gehört zur großen Familie des ECM, d. h. Enterprise Content Management oder Verwaltung von Unternehmensinhalten.

Letzteres bezeichnet die Methodik und die Werkzeuge, mit denen die Organisation unstrukturierter Inhalte optimiert werden kann, damit sie von den verschiedenen Mitarbeitern einer Struktur bestmöglich genutzt werden können.

Indexierung, Klassifizierung, Archivierung, Dokumentensuche... DMS hat viele Vorteile und ist für einen reibungslosen Ablauf, die Produktivität und die Zusammenarbeit in einem Unternehmen unumgänglich.

Wie sieht es mit Open-Source-DMS aus? Welche Software sollte man wählen und welche Alternativen gibt es? Antworten in unserem Vergleich von Open-Source-DMS.

Open-Source-DMS-Vergleich: Unsere Auswahl von 4 Softwareprodukten.

Alfresco

Alfresco ist eine der bekanntesten Open-Source-DMS-Lösungen, die in zwei Versionen erhältlich ist: Community, eine freie und kostenlose Lizenz, und Enterprise, mit Abonnement.

Sie bietet :

  • die Digitalisierung statischer Dokumente zur Nutzung der relevanten Informationen,
  • die Organisation Ihrer Dokumente und deren Versionierung,
  • eine Synchronisierung der Ordner, die die Offline-Arbeit erleichtert,
  • die Anbindung an das LDAP (Verzeichniszugriffsprotokoll) des Unternehmens,
  • eine auf KI und maschinellem Lernen basierende Analyse zur Datenextraktion,
  • flexible Einsatzoptionen, in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung,
  • die Integration von Anwendungen wie Microsoft Office, Google Docs, Outlook und Salesforce.com.

Laut Kundenaussagen liegen ihre Schwächen jedoch in ihrer Komplexität und ihren Kosten. Sie ist daher eher für große Organisationen geeignet.

Dokmee

Dokmee bietet ebenfalls eine Open-Source-DMS-Lösung an. Das professionelle Tool bietet besonders weitgehende Funktionen für Sicherheit, Datenschutz und Integration.

Mit Dokmee können Sie :

  • Ihre Dateien zu organisieren und zu verwalten,
  • auf ein virtuelles Bürozugreifen ,
  • Ihre Prozesse und die Dateneingabe zu automatisieren,
  • IhreDateien gemeinsam nutzenund gleichzeitig zusammenarbeiten,
  • Ihre Dateien automatisch bereinigen und löschen,
  • Berichteerstellen ,
  • Bilder in PDF-, TIFF- und JPEG-Dateien umwandeln,
  • Ebenenhinzufügen (Stempel, elektronische Signaturen usw.),
  • Ihre vertraulichen Informationen sichern und schützen.


Zusätzlich zu den erweiterten Funktionen für die elektronische Dokumentenverwaltung bietet Dokmee eine Lösung für das Scannen, die Erstellung von Online-Formularen und einen Seitenzähler .

FlexiGED

Diese Open-Source-DMS-Lösung lässt sich dank einer auf dem CMS Joomla! basierenden Technologie vollständig in Ihre Website, Ihr Extranet oder Intranet integrieren.

Pulsar Informatik

FlexiGED bietet :

  • ein flexibles und modulares Werkzeug, das sich entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens weiterentwickelt,
  • die Verwaltung von Dokumenten, aber auch von Geschäftsprozessen (Online-Formulare),
  • eine große Anpassungsfähigkeit und Personalisierung je nach Bedarf (personalisierter Ablageplan pro Mitarbeiter),
  • ein Klassifizierungssystem nach Baumstruktur, aber auch nach Tags,
  • eine automatische Sicherung jeder neuen Version der Datei,
  • einen Download per Drag&Drop Ihrer Dateien,
  • E-Mail-Benachrichtigungen im Sinne einer kollaborativen Arbeitsweise,
  • eine Verwaltung der Rechte nach Benutzergruppen,
  • Dashboards und die Verfolgung von Anfragen.

KnowledgeTree

KnowledgeTree ist eine weitere Referenz für Open-Source-Dokumentenmanagement, die von Marketing- und Vertriebsabteilungen sehr geschätzt wird.

Wie viele Open-Source-Programme ist es in einer Enterprise- (kostenpflichtig) und einer Community-Version (kostenlos) erhältlich und ermöglicht es den Benutzern, Dokumente zu sichern, freizugeben, zu verfolgen und zu verwalten.

Zu seinen Funktionen (für die Enterprise-Version) gehören :

  • mehrere Module, die eine gute Integration in die Büroumgebung, insbesondere in MS Office, ermöglichen,
  • den Vergleich von Dokumenten,
  • die elektronische Signatur,
  • die Übersetzung der Benutzeroberfläche in verschiedene Sprachen, darunter Französisch.
  • die Suche im Inhalt des Dokuments,
  • die Verwaltung des Arbeitsablaufs,
  • die Verwaltung von Metadaten,
  • das Repository für versionsgesteuerte Dokumente,
  • die Integration in Salesforce.

Warum sollte man sich für ein Open-Source-DMS entscheiden?

Im Gegensatz zu proprietären Lösungen, für die man traditionell eine Lizenz erwirbt und dann Updates kaufen muss, hat freie oder Open-Source-Software mehrere Vorteile.

Vorteile eines Open-Source-DMS

Eine Open-Source-DMS-Software ist :

  • Kostengünstig: Sie werden feststellen, dass wir nicht gesagt haben, dass sie kostenlos ist.
    Sie hat jedoch oft geringere Anschaffungskosten und die Preise für Nebenleistungen (Kundenservice etc.) sind oft niedriger, da das Produkt für die Gemeinschaft offen ist, die ihr Wissen z. B. in Foren teilt.
  • Offen, d. h. der Code ist zugänglich und kann geändert werden, um ihn an die eigenen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und an seine anderen Tools anzupassen.
  • Skalierbar : Wie der Herausgeber Pulsar sagt, hängt die Entwicklung des Tools nicht von seiner Rentabilität oder von Marketinginvestitionen ab, sondern von seiner Beliebtheit bei einer Gemeinschaft.
  • Leistungsstark und sicher: Die Open-Source-Entwickler setzen ihr ganzes Know-how ein, um ein effizientes Produkt zu schaffen, das die Sicherheit respektiert und konkrete Bedürfnisse erfüllt.
    Mithilfe von Berechtigungseinstellungen können Sie beispielsweise die Rechte der Nutzer verwalten und so die Vertraulichkeit der Daten wahren.

Nachteile eines Open-Source-DMS

  • Versteckte Kosten: Sie müssen insbesondere die Kosten für das Hosting auf Ihren Servern berücksichtigen, wenn es "on-premises", d. h. lokal installiert wird.
  • Der Bedarf an Entwicklungswissen, das eine Investition in Personalressourcen erfordert.
    Open-Source-Software eignet sich insbesondere für Strukturen, die über die Ressourcen verfügen, die in der Lage sind, die Wartung und den Support intern selbst zu übernehmen.
    Außerdem ist die Offenheit der Software von Hersteller zu Hersteller relativ und kann eingeschränkt werden, mit dem Ziel, die Kontrolle über die Kunden zu behalten und Supportleistungen zu verkaufen.
  • Ihre Abhängigkeit von der Community: Wenn die Software einen Teil ihrer Nutzer an eine andere Lösung verliert, muss auch diese gewechselt werden oder die Open-Source-Lizenz wieder in Anspruch genommen werden.
  • Mangelnde Intuitivität: Die Ästhetik der Benutzeroberfläche und die Ergonomie dieser Werkzeuge stehen oft nicht im Mittelpunkt des Interesses der Entwickler, was ihre Nutzung für weniger Eingeweihte komplex machen kann.

Alternativen zu Open-Source-DMS

DMS-Lösungen, ob Open Source oder nicht, stützen sich entweder auf ein lokales Netzwerk oder auf Cloud-Computing, was im Sinne der Entmaterialisierung von Dokumenten immer noch am besten geeignet ist.

Aus diesem Grund gibt es viele interessante DMS-Lösungen im SaaS-Modus (Software as a Service), die einen ständigen Zugriff auf die Unternehmensdokumentation in der Cloud ermöglichen, unabhängig von Ort und Zeit.

Zu den weiteren Vorteilen von DMS-Lösungen im SaaS-Modus auf dem Markt gehören :

  • ihre Ergonomie und die einfache Navigation und Nutzung, auch ohne tiefere technische Kenntnisse,
  • die ständige Aktualisierung nach den neuesten Technologien und Vorschriften.

Open-Source-DMS oder nicht?

Um ehrlich zu sein, hängt alles von Ihren personellen Ressourcen und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.

Aber unabhängig davon, ob Sie sich für eine freie oder proprietäre Software entscheiden, ist der SaaS-Modus logischerweise besonders geeignet für die papierlose Nutzung Ihrer Dokumente.

Zögern Sie nicht, sie zu testen, bevor Sie Ihre Wahl treffen!

Artikel übersetzt aus dem Französischen