Die 5 Fehler, die Sie bei der Auswahl oder Erneuerung Ihres DMS vermeiden sollten

Elektronisches Dokumentenmanagement ist oft die zweite IT-Entscheidung in vielen Projekten nach dem Kauf von Computern und der grundlegenden Office-Suite. Es ist auch eine kritische Entscheidung bei der Modernisierung des IS in kleinen und mittleren Unternehmen.

Die Entscheidung konzentriert sich in der Regel auf die Baumstruktur und den gemeinsamen Zugriff. Die Auswahl eines DMS-Tools, das mehr kann und sich auf Produktivität, Wissensmanagement und Zusammenarbeit ausdehnt, kann jedoch aus einer Routineentscheidung ein mächtiges Werkzeug für Innovations-, Qualitäts- und Engagementprozesse in der Organisation machen.

Zu den bewährten Verfahren im Dokumentenmanagement gehören die folgenden fünf Fehler, die Sie vermeiden sollten:

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Fehler Nr. 1: Nach einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem suchen.

Wenn Sie Ihr System zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung Ihrer Dokumente (interner Codename: DMS) erneuern, schauen Sie sich natürlich dieselbe Kategorie an, um das Thema zu betrachten.

DMS-Software zwingt Sie jedoch dazu, Ihre Praxis nicht zu ändern und die Relevanz des Dokumentenformats, der Anzahl der Dokumente, der Klassifizierung und Ihrer internen Prozesse nicht zu hinterfragen.

Vielleicht sollte man die Frage von vornherein wieder aufgreifen:

• wozu brauchen wir unsere Dokumente?
• Welche sind legal und unverzichtbar und welche dienen lediglich dazu, Informationen in strukturierter Form auszutauschen?
• Wie zugänglich sind diese Dokumente? Sind sie leicht zu finden? Werden sie gesucht? Werden sie verwendet?
• wie ist der Austausch über die Dokumente organisiert? Ist unsere Dokumentation dynamisch und wird sie häufig erweitert oder verändert?
• Wie wird neue Dokumentation erstellt? In welcher Form wird sie erstellt? Kann man diesen Prozess der Erstellung/Erschaffung von Dokumenten ändern?

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, wird deutlich, dass es Ihnen nicht nur darum geht, Ihre Dokumente zu ordnen, sondern auch darum, das interne Wissen, seine Verbreitung und den Austausch darüber zu verwalten.

Und so wie sich unsere persönlichen Praktiken auf unseren Smartphones weiterentwickelt haben (z. B. der Übergang von SMS zu Messengern wie Whatsapp), gilt das auch für die Verwaltung interner Informationen . Sie erfolgt auf vielfältige und unterschiedliche Weise, je nach Ihren Zielen und Geschäftsprozessen.

Fehler Nr. 2: Die gleichen Prozesse, die gleiche Organisation und die gleiche Unternehmenskultur beibehalten.

Die Ausstattung mit Software darf kein bloßer Bequemlichkeitsfleck sein, der nach einem Raster von Bedürfnissen geleitet wird, die "theoretisch" in einem Lastenheft festgelegt wurden. Andernfalls werden Sie automatisch zum Mitarbeiter des Microsoft-Denkens, ohne es zu bemerken.

Wie jede Ausstattung muss auch die Ausstattung mit Software ein wenig Ehrgeiz und den Anreiz beinhalten, eine Veränderung herbeizuführen. Es ist eine gute Gelegenheit, um ein Werkzeug neu zu engagieren , seine Wahrnehmung und Nutzung zu verändern und Werte zu fördern, die in der Organisation vergraben sind: Innovation, Transparenz, schrittweises Vorankommen.

Durch den automatischen Kauf von Lösungen, die keine Veränderungen bewirken, verschaffen Sie sich eine falsche Sicherheit. Nämlich die, dass Sie die Art und Weise, wie Sie arbeiten, nicht mehr in Frage stellen.

Fehler Nr. 3: Automatisierung nicht durchdenken

Im Jahr 2019 sollten Sie die Arbeitsroutinen Ihrer Kollegen, Mitarbeiter und Angestellten nicht mehr mit langwierigen, komplexen oder sich wiederholenden Verfahren zur Ausführung einfacher Aufgaben strapazieren. Baum-Post-its, allzu prognostische Navigationen oder in mehreren Dropdown-Menüs verborgene Prozeduren.

Sie müssen sich auch um die Automatisierung von Aufgaben kümmern, um Freigabekreise für Dokumente, mit Dokumenten gekoppelte Taskmanager, die Erfassung von Texten oder einfachen Zahlenangaben in einem nicht dokumentenbasierten Format. Stellen Sie sich einen Moment lang vor, dass alle Dokumente mit weniger als zwanzig Zeilen und Tabellen mit weniger als 50 Zeilen zugunsten einer Wiki-ähnlichen Dokumentation oder Online-Notizen und -Tabellen eliminiert werden?

Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie sich auf ein Werkzeug verlassen, das an die Nutzung all dieser Daten denkt und sich mit der Zeit weiterentwickelt. Sind sie einfach zu nutzen und zu formatieren? Werden sie einem Mitarbeiter auf sinnvolle Weise angeboten?

Diese Aspekte für alle zugänglich zu machen, ist entscheidend, um aus Ihren derzeitigen DMS-Problemen einen Schritt in Richtung eines echten Organisationswerkzeugs zu machen.

Fehler Nr. 4: Kollaborationswerkzeug und DMS voneinander trennen

Bevor man an DMS denkt, geht es darum, das Leben mit Informationen in all ihren Formen zu erleichtern, die Zusammenarbeit zu ermöglichen, damit ein Projekt rechtzeitig umgesetzt werden kann oder einfach die täglichen Interaktionen zu verwalten, ohne dass etwas verloren geht. Ohne in den neuen Werkzeugen die Leiden der Meetingitis oder der E-Mail-Ketten zu reproduzieren: Anders machen, um besser zu machen.

Sie müssen sich also die Frage nach dem Leben der Informationen stellen: Machen Sie ihre Erstellung angenehm, ihre Änderung (mit mehreren Händen) möglich, ihre Nutzung (ihr Lesen, ihr Validierungszyklus) einfach, solange sie notwendig ist, und ihre unveränderte Archivierung (falls nötig) effizient.

Sie müssen also über eine gute interne Suchmaschine, eine gute Organisation der Gruppen oder Diskussionsfäden leicht auf die für Sie wichtigen Fragen oder sogar auf nützliche Dokumentation zugreifen können. Sie sollten in Erwägung ziehen, in den nächsten Jahren an einem Ansatz zur gezielten Empfehlung von angenäherten Dokumenten zu arbeiten, um den Nutzwert Ihrer Dokumentationsdatenbank zu erhöhen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihr volles Potenzial zu nutzen.

All dies erfordert viele Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Allzu oft denken Sie, dass sie nur Kommunikationswerkzeuge sind, obwohl sie das Herzstück des guten Lebens von Informationen sind. Sie können sie entweder in einem einzigen Tool kombinieren oder sie miteinander kommunizieren lassen. Vor allem aber sollten Sie es vermeiden, ein Kommunikationssilo und ein EDM-Silo zu schaffen.

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Fehler Nr. 5: Den Lebenszyklus der Information vergessen: Zusammenarbeit, DMS, Archivierung, Sicherung von Dokumenten.

Jede Phase ist anders und erfordert andere Werkzeuge, andere Funktionen oder die unterschiedliche Nutzung derselben Funktionen, um den richtigen Workflow zu erreichen. Informationen werden zunächst sofort aufgenommen, dann in einem längeren Beitrag oder einer kollaborativen Notiz strukturiert und schließlich bei Bedarf in ein Dokument umgewandelt. Es ist wichtig, über ein Werkzeug zu verfügen, das diese verschiedenen Zeiten ermöglicht, da sie eine notwendige Abstumpfung der aufzubewahrenden Informationen erzeugen.

Sie stellen sich die Verwaltung Ihrer Dokumente wahrscheinlich wie die eines persönlichen Laptops vor, der seit vier Jahren in Betrieb ist und in dem sich die Dokumente mehr oder weniger geordnet stapeln. Sie denken an Nomenklatur, Baumstruktur, Archivierung, organisierte Sicherung meiner Dokumente. Das ist ganz normal. Aber vor der Archivierung braucht man Werkzeuge, um Informationen zu produzieren, sie zugänglich und lebendig zu machen, damit sie gut aktualisiert werden können. Sie müssen also die richtige Mischung finden und dürfen keine Werkzeuge zum Erstellen und Austauschen von Informationen haben, die bereits eine Archivierungslogik verfolgen, da sonst die Gefahr besteht, dass sie der von Ihren Mitarbeitern am meisten gemiedene digitale Ort sind (Sharepoint). Ebenso muss die Sicherung je nach Zeitpunkt der Kommunikation und ihrer Kritikalität differenziert werden. Dokumente (leicht übertragbar, veränderbar, mit komplexer Rechteverwaltung) sind nicht unbedingt das richtige Format.

Schließlich können Sie sich sicher vorstellen, dass dieser neu konzipierte Lebenszyklus nicht gilt, wenn Sie denselben Workflow mit einer großen Anzahl von Dokumenten wiederholen. Weil Sie viel Altmaterial haben, weil Sie eine produktionszentrierte Organisation sind.

Im Gegenteil: Indem Sie automatisieren, was zu den sich wiederholenden Teilen gehört, und umgekehrt eine große Flexibilität bei den Kanälen eröffnen, die für den Austausch rund um diese Dokumente genutzt werden, werden Sie das Hin- und Herlaufen erheblich einschränken.