Wie kann ein bereichsübergreifendes DMS die Kontinuität Ihrer Dienstleistungen sicherstellen?
Die Entwicklung der Arbeitsmethoden in den letzten Jahren und die Gesundheitskrise der vergangenen Monate beschleunigen die Digitalisierung der Unternehmen, insbesondere durch die Einführung von Lösungen der nächsten Generation, wie zum Beispiel bereichsübergreifendes DMS oder künstliche Intelligenz.
Was wissen wir wirklich über diese neuen Technologien?
Neue Arbeitsmethoden, die zu einer digitalen Revolution führen.
Bereits seit einigen Jahren haben sich die Arbeitsmethoden und die Arbeitsweise in Unternehmen verändert. Und diese Entwicklung hat mit dem Einsetzen der Gesundheitskrise im März 2020 einen neuen Schub bekommen. Fernarbeit, Telearbeit und das Kundenerlebnis haben im beruflichen Umfeld an Bedeutung gewonnen.
Diese Veränderungen führen zu Umwälzungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter. Und trotz alledem müssen wir weiter machen:
- den Zugang zu Daten für alle zu gewährleisten, auch bei Telearbeit ;
- die Zusammenarbeit zwischen Teams, die sich in der Ferne befinden, zu stärken ;
- und dabei weiterhin auf Kundenanfragen zu reagieren.
Um diese Geschäftskontinuität zu gewährleisten, muss man sich neu erfinden und vor allem digitalisieren können. Unternehmen haben heute keine andere Wahl mehr, als sich der Digitalisierung zuzuwenden und sich mit Softwarelösungen auszustatten, die sie bei der Verwaltung ihrer Prozesse unterstützen. Laut einer von IDC durchgeführten Umfrage unter 50 großen französischen Unternehmen sind 92 % der Entscheidungsträger gerade der Meinung, dass die aktuelle Gesundheitskrise ein Beschleuniger für die digitale Transformation ist. Die Ziele sind dabei :
- die Erwartungen der Kunden besser zu erfüllen (für 83 % der Befragten) ;
- sich an die neu eingeführten Arbeitsmethoden anzupassen (64 %) ;
- und schließlich die Produktivität zu steigern (60 %).
💡 Dafür gibt es Lösungen für die Zusammenarbeit, die Entmaterialisierung oder auch das DMS. Und um noch einen Schritt weiter zu gehen, kann man sogar von bereichsübergreifendem DMS und künstlicher Intelligenz sprechen.
Wie wird das bereichsübergreifende DMS den Herausforderungen der Unternehmen im Jahr 2021 gerecht?
DMS (Elektronisches Dokumentenmanagement) muss man nicht mehr vorstellen! Schon seit einigen Jahren steht diese Art von Lösung im Vordergrund:
- Senkung der Kosten für die Verwaltung von Dokumenten,
- Verbesserung der Rückverfolgbarkeit von Daten,
- Steigerung der Produktivität... die Herausforderungen und Vorteile für Unternehmen sind zahlreich.
Doch mit der Entwicklung der Arbeitsmethoden und der neuen Organisation der Unternehmen reicht ein Standard-DMS nicht mehr aus. Sich einem bereichsübergreifenden DMS zuzuwenden, ist im Jahr 2021 angemessener und wird es auch in den kommenden Jahren sein.
Sehen wir uns die Gründe dafür an.
Einheitliche Prozesse für alle
Unter einem bereichsübergreifenden DMS verstehen wir ein DMS, das alle Abteilungen eines Unternehmens durchdringt. Das bedeutet, dass ein einziges Tool für das Dokumentenmanagement aller Abteilungen erforderlich ist: Verwaltung, Buchhaltung, Personalwesen, Rechnungsstellung usw. Die Informationen werden zentralisiert, was zu einer besseren Vereinheitlichung der Prozesse führt. Diese Zentralisierung erleichtert auch die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter erheblich.
Eine bessere Übersicht für mehr Zusammenarbeit
Da das bereichsübergreifende DMS mit allen Abteilungen und Systemen des Unternehmens (ERP-Branchen, CRM usw.) verbunden ist, ist es auch ein echtes Werkzeug für die Zusammenarbeit. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine einzige Lösung mit allen Abteilungen des Unternehmens zu teilen, stärken Sie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams. Da die Informationen an einem einzigen Punkt zentralisiert sind, fließen sie effizienter und die Mitarbeiter haben eine bereichsübergreifende Sicht auf die verfügbaren Informationen.
⚠ ️ Natürlich muss auch die Sicherheitsseite berücksichtigt werden. Die Verwaltung von Rechten und Berechtigungen ist ein entscheidender Aspekt, der bei der Einführung einer solchen Lösung berücksichtigt werden muss.
Die Arbeit im Team ermöglicht es in einem zweiten Schritt, die Anzahl der Fehler zu reduzieren, da der Austausch bevorzugt wird. Die Teams sparen Zeit bei ihren täglichen Handlungen, und das Unternehmen steigert seine Produktivität und Effizienz.
Während der Gesundheitskrise konnten Unternehmen, die bereits mit einer bereichsübergreifenden DMS-Lösung ausgestattet waren, so ihre täglichen Geschäfte weiterführen, z. B. :
- ihre Rechnungen elektronisch validieren und ihre Lieferanten fristgerecht bezahlen ;
- oder auch auf die Akten ihrer Kunden zugreifen und die enge Beziehung zu ihnen aufrechterhalten.
Die Einführung eines bereichsübergreifenden DMS ist daher unvermeidlich, aber kein Selbstzweck. Die Entscheidung für ein bereichsübergreifendes DMS bedeutet auch, einen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen und sich stärker den digitalen Entwicklungen zuzuwenden, die sich im B2B-Sektor durchsetzen, wie z. B. künstliche Intelligenz.
Ein bereichsübergreifendes DMS und was dann?
Künstliche Intelligenz, kurz KI, ist ein technologischer Fortschritt, der seit fast 50 Jahren existiert. Im Jahr 2021 hat sich diese Technologie vollständig demokratisiert und betrifft zahlreiche Sektoren, sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich. Man geht heute davon aus, dass die Technologien der künstlichen Intelligenz einen echten Einfluss auf die Ziele und die Produktivität eines Unternehmens haben.
Nehmen wir den Fall der Entmaterialisierung und der DMS-Lösungen.
Die Integration von KI in diese Art von Software ist ein echter Fortschritt für Unternehmen. Hier zwei Beispiele:
- Integriert in die Suchmaschine einer DMS-Lösung ermöglicht KI die sogenannte prädiktive Suche. Das bedeutet, dass der Nutzer sich bei seiner Suche Schritt für Schritt von der KI leiten lässt, um seine Suche zu verfeinern und auch effizienter zu machen.
- KI ist auch interessant für die Klassifizierung von dokumentarischen Inhalten und vor allem für die Analyse der Daten , die sich innerhalb Ihres DMS befinden. Durch diese Ergänzung von DMS und KI wird die Lösung leistungsfähiger, intelligenter und vor allem perfekt auf die Erwartungen der heutigen und zukünftigen Nutzer zugeschnitten.
Im Jahr 2021 werden 22 % der Unternehmen KI einsetzen, um alle oder einen Teil ihrer Dokumentenprozesse zu automatisieren. Noch vor zwei Jahren nutzten nur 5 % der Unternehmen diese Technologie.
Étude MARKESS
In den kommenden Jahren ist die Digitalisierung keine Frage mehr, sondern eine Priorität für Unternehmen, die effizient bleiben wollen.
Die Ausstattung mit geeigneten Tools, wie z. B. einem unternehmensübergreifenden DMS, muss für Führungskräfte zu einem Reflex werden, wenn sie die Kontinuität ihrer Dienstleistungen in jeder Situation gewährleisten wollen. Die Unterstützung von Branchenexperten wie Axess und ihrer NEXIA-Lösung (SaaS-Lösung der nächsten Generation) ist die beste Lösung, um den Erfolg ihrer digitalen Projekte zu gewährleisten.
Artikel, der für Werbezwecke bestimmt ist. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Appvizer-Redaktion unabhängig sind. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Französischen