Vergleich DMS-Software: Novaxel vs. Alfresco
Ein DMS-Vergleich ist ein Muss, wenn es um die Wahl Ihrer DMS-Software geht. Elektronisches Dokumentenmanagement ist nämlich von entscheidender Bedeutung, um den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens reibungslos zu gestalten. Welche Softwarelösungen gibt es und was sind ihre Besonderheiten? Hier ein Vergleich der DMS-Software zwischen Novaxel und Alfesco!
Die Vorteile, die Sie von Ihrer DMS-Software erwarten können
Eine dematerialisierte Verwaltung
Das Dokumentenmanagement ist eine Folge der Entmaterialisierung von Medien und ein starker Trend, der alle Wirtschaftsakteure betrifft. Es geht darum, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, von ihrer Erstellung bis zu ihrer Löschung, zu digitalisieren, um sie auf elektronischem Wege klassifizieren, filtern, bearbeiten und indizieren zu können.
Mehr Zusammenarbeit
DMS-Lösungen bieten einen gemeinsamen Zugriff auf eine Reihe von Elementen, die mit der Aktivität in Verbindung stehen. Und das in Echtzeit. Das bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument öffnen und bearbeiten können - ein großer Vorteil für die Zusammenarbeit.
Ein sicheres Gerät
Das EDM geht noch einen Schritt weiter. Mithilfe von Berechtigungen können Sie die Rechte der Benutzer verwalten, um die Vertraulichkeit bestimmter Daten zu wahren oder deren Schutz zu gewährleisten.
Operatives Arbeiten leicht gemacht
Auch ein Validierungs-Workflow ist möglich: So übermitteln sich die Mitarbeiter gegenseitig Elemente, die sie genehmigen müssen. Diese Aktion erfolgt innerhalb des Tools selbst: eine erhebliche Zeit- und Energieersparnis im Alltag.
Ein transversales Tool
Wenn die EDM-Software mit den Branchenlösungen Ihres Unternehmens verbunden ist, kann sie sich mit diesen synchronisieren. So können Aufgaben automatisiert werden. Bei jeder Gehaltsabrechnung, die von der Personalabteilung erstellt wird, erhält die Buchhaltung die Informationen, um sie ihrerseits zu implementieren.
Welche Lösung für das Dokumentenmanagement sollte ich wählen?
Wenn das Dokumentenmanagement lokal erfolgen kann, ist die Cloud immer noch am besten geeignet. Auch die Anbieter von DMS-Lösungen im SaaS-Modus (Software as a Service) sind zahlreich, und ihre Nutzer sind treu - mit einer Erneuerungsrate von 90 % im Jahr 2015. Sind Sie bereit für einen Vergleich der DMS-Software? Lassen Sie uns hier zwei wichtige Akteure vergleichen.
| Starke Punkte | Novaxel | Alfresco |
|---|---|---|
| 1 | Einfach und intuitiv | Individuell anpassbar |
| 2 | Intern und extern zugänglich | Lässt sich nahtlos in Microsoft-Tools integrieren |
| 3 | Mauer der Aktivität und des Austauschs | Einhaltung des rechtlichen Rahmens (Archivierung...) |
Novaxel: für ein intuitives DMS.
Eine einfache Implementierung
Novaxel ist eine DMS-Lösung, die vom französischen Softwarehersteller Visiativ herausgegeben wird. Sie wurde in Moovapps umbenannt und ist die Nummer eins im Bereich des intuitiven Dokumentenmanagements. Sie ist leicht zu bedienen und lässt sich einfach in Ihr Unternehmen einführen. Und sie ist sofort einsatzbereit. Mit ihr können Sie Ihre Inhalte scannen, klassifizieren, teilen und archivieren. Ihre Klassifizierung erleichtert die Suchfunktion, die übrigens sehr effizient ist: Es dauert im Durchschnitt 2 Sekunden, um ein Dokument auf Novaxel zu finden.
Eine erweiterte Zugänglichkeit
Die Lösung beinhaltet auch eine soziale Kommunikation: Jeder Benutzer, ob innerhalb oder außerhalb der Organisation, kann mit dem Ökosystem der Lösung interagieren, sobald man ihm den Zugang und die Erlaubnis dazu gibt. So kann ein Partner oder Lieferant auf die Schnittstelle zugreifen, um Informationen über ihn zu übermitteln oder einzusehen.
Ein Raum für den Austausch
Die Novaxel-Lösung fördert den Austausch über eine Aktivitätswand, über die die Benutzer Benachrichtigungen erhalten können. Jede Geschäftsanwendung verfügt über einen strukturierten Bereich im Tool, der die Erledigung der Aufgaben jedes Einzelnen fördert.
Alfresco: für eine ausgereiftere Funktionalität.
Einsatz und Integration
Alfresco ist eine umfassendere DMS-Lösung. Und ihre Kosten sind höher. Im SaaS-Modus bleibt sie anpassbar, weil sie Open Source ist. Sie können die Lösung anpassen oder von einem externen Integrator oder einer internen Ressource anpassen lassen. Aber Vorsicht: Da ihre Konfiguration die Verwendung von xml-Dateien beinhaltet, behält sie einen Grad an Komplexität, der im Vorfeld nicht unterschätzt werden sollte.
Kompatibilität
Alfresco lässt sich in das gesamte Informationssystem (IS) Ihres Unternehmens integrieren, insbesondere in die Microsoft-Suiten SharePoint und Office. Der Funktionsumfang ist groß, und die Lösung vereint Geschwindigkeit und Robustheit. Alfresco ist mehr als ein DMS, es verkörpert eine Plattform 2.0.
Ein strukturierender Rahmen
Die Lösung schafft eine solide Grundlage und aktualisierte Garantien, insbesondere im Bereich der gesetzlichen Archivierung. Auch für Ihre Geschäftsprozesse spielt das DMS eine Rolle als Leitplanke, die Ihre Verfahren begrenzt und die Qualität aufrechterhält. Die Einrichtung von Standardformularen oder Protokollen harmonisiert die internen Praktiken und sorgt so für mehr operative Effizienz.
Wie wählen Sie Ihre DMS-Lösung aus?
Zunächst sollten Sie Ihre Bedürfnisse ermitteln. Anhand dieses Lastenhefts können Sie die in Ihrem Fall geeignete Lösung identifizieren. Fragen der Reversibilität von Informationen oder der Sicherung früherer Versionen, wenn sie für Sie wichtig sind, können Kriterien sein, die Ihre Entscheidung unterstützen. Die Liste der APIs (Applications Programming Interface) ebenfalls, da sich daraus die Möglichkeiten von Schnittstellenverbindungen mit dem Rest Ihres IS ergeben werden. Die Kompatibilität mit der Hardware Ihres Unternehmens, insbesondere mit Scannern und Ihrem Betriebssystem, sollte ebenfalls berücksichtigt werden.
DMS-Software stellt ein erhebliches Potenzial für Produktivitätssteigerungen dar. Wenn sie richtig ausgewählt werden, verbessern sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Ihre Einführung bleibt jedoch ein Veränderungsprozess mit allen damit verbundenen Herausforderungen. Die Einbeziehung der Teams im Vorfeld, die Auflistung der Bedürfnisse, die Langlebigkeit und die Relevanz des gewählten Tools sind Schlüsselfaktoren bei der Einführung.
Artikel übersetzt aus dem Französischen