Geschäftstelefonie: Wie einfach ist es, sich an die Telearbeit anzupassen?

Im Grunde genommen kennen Sie den Kern der Sache: Ihr Unternehmen kann nicht ohne Telefon operieren, Sie haben eine grundlegende Funktionsinstallation in Ihren Räumlichkeiten und ... Ihre Mitarbeiter arbeiten einen (großen) Teil der Zeit im Telearbeitsverhältnis!

Tatsächlich hat die Zeit, die Ihr Team - insbesondere Ihre Vertriebsmitarbeiter - im Telearbeitsverhältnis verbringt, mit den aufeinanderfolgenden Wellen restriktiver Maßnahmen in den letzten 24 Monaten Schritt gehalten. Und als pragmatischer, kluger Surfer, der die Bedingungen klar im Blick hat, wissen Sie, dass die Wellen weitergehen werden und sich die Telearbeit endgültig als neue Gewohnheit in der Arbeitswelt etablieren wird.

Dies vorausgeschickt, bleibt diese Beschleunigung nicht ohne operative Probleme im Alltag. Dies gilt insbesondere für das Verfolgen und Verwalten von Telefongesprächen mit Kunden und Interessenten, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter und die übrigen Mitarbeiter nicht mehr jeden Tag im Büro sind.

Wie können Sie also Ihre Unternehmenstelefonie schnell und einfach an diese neue Organisation anpassen? Hier sind einige seriöse, konkrete und erprobte Wege!

(Wieder-)Gewinnen Sie die Kontrolle über die Telefonnummern des Unternehmens.

Eine der größten Schwierigkeiten bei der Einführung von Telearbeit in Ihrem Unternehmen besteht darin, dass ein Teil der Mitarbeiter beginnt, ihr eigenes Mobiltelefon zu benutzen, um mit Kunden zu kommunizieren.

Wenn es sich dabei um ein Geschäftshandy handelt, ist dies bereits nicht immer einfach, da es im Falle von Urlaub, Abwesenheit oder Weggang zusätzliche Einschränkungen mit sich bringt, um eine Kontinuität bei den Anrufen Ihrer Kunden zu gewährleisten. Man kann sich schnell mit Kunden konfrontiert sehen, die niemanden mehr am anderen Ende der Leitung haben, oft in Situationen, in denen viel auf dem Spiel steht (deshalb rufen sie Sie ja an). Und dann kann das die Unzufriedenheit der Kunden deutlich erhöhen und intern Instabilität erzeugen.

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch aus Verzweiflung ihre eigenen Handys benutzen, um Ihre Kunden anzurufen, wird es für das Unternehmen noch heißer. Sie haben keine Kontrolle mehr über die Anrufe bei Ihren Kunden und Interessenten!

Es gibt jedoch einen einfachen ersten Schritt, um sich an die Telearbeit anzupassen: Verwenden Sie virtuelle Telefonnummern, die Ihren Kunden und Interessenten bekannt sind. Von da an können Sie die Telefonnummern von der verwendeten Hardware entkoppeln. Und das macht die Sache viel einfacher, vor allem, wenn Sie hinter Ihren virtuellen Nummern eine Cloud-Telefonie-Lösung verwenden.

Es wird also möglich, Anrufe von Kunden mit einer geschäftlichen Festnetznummer zu tätigen und zu empfangen, direkt von Ihrem privaten Handy aus zum Beispiel!

Passen Sie Ihre Telefonie-Lösung an die Umgebung Ihrer Mitarbeiter an.

Und nicht umgekehrt! Im Büro sind die Arbeitsplätze im Wesentlichen dieselben. Alle Ihre Vertriebsmitarbeiter verfügen über einen Computer, eine gute Internetverbindung und ein Festnetz- und/oder Mobiltelefon, um ihre Anrufe zu tätigen.

Bei der Telearbeit ist die Umgebung jedes Einzelnen viel unterschiedlicher. Einige werden einen festen Arbeitsplatz zu Hause haben, viele werden nur ihr Handy haben (und in den meisten Fällen ein privates). Einige werden eine sehr gute Internetverbindung haben, andere eine sehr schlechte.

Wie können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team die besten Voraussetzungen hat, um mit Ihren Kunden per Telefon zu kommunizieren ?

Sobald Sie die Telefonnummern, die alle Ihre Kunden kennen, beherrschen, indem Sie virtuelle Nummern verwenden, ist das beste Mittel, um Ihre Kunden zu erreichen.ideal im Rahmen der Telearbeit, dass Sie hinter diesen Nummern tun und lassen können, was Sie wollen, um die Flexibilität zu haben, die Sie brauchen.

Konkret können Sie sich für eine Telefonie-Lösung entscheiden, die funktioniert :

• mit dem Telefonnetz dank Anrufumleitungen auf Festnetz- und/oder Mobilfunkanschlüsse,
• und auch mit VoIP dank eines Softphones, um Anrufe über einen Webbrowser entgegenzunehmen/zu tätigen.

So decken Sie alle Konfigurationen Ihrer Mitarbeiter ab:

• Festnetzanschlüsse,
• Mobiltelefone pro und perso,
• Internetverbindung mit guter oder schlechter Qualität usw.

Um sich problemlos an die Telearbeit anpassen zu können, ist es sinnvoll, eine flexible Telefonie-Lösung zu haben, die unabhängig von den jeweiligen Anwendungsfällen funktioniert.

Bringen Sie Autonomie bei der Verwaltung durch die Beschäftigten selbst.

Gut, Sie haben Ihre Nummern besser unter Kontrolle und eine flexible Lösung, die sich gut an die Umgebung jedes einzelnen Mitarbeiters anpassen lässt. Wie können Sie nun verhindern, dass Ihr IT-Team gefordert wird, sobald es auch nur die kleinste Änderung einzurichten gibt?

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Macht!

Der Ausdruck ist vielleicht etwas zu stark, also sagen wir lieber: Rüsten Sie Ihre Mitarbeiter mit Werkzeugen aus, die es ihnen ermöglichen, die Verwaltung ihrer Telefonanrufe selbst zu organisieren.

Mit einer Cloud-Lösung ermöglichen Sie ihnen den Zugriff auf Web- und mobile Schnittstellen, um :

• ihre Anrufe anzuzeigen,
• ihre Nachrichten abhören können,
• Anrufe zu tätigen,
• ihre Verfügbarkeit zu verwalten (Anwesenheit, Urlaub, Abwesenheit),
• Anrufüberläufe an einen Kollegen einrichten und sich u. a. mit dem CRM verbinden.

E-Mails haben das Recht auf eine einfache und angenehm zu bedienende Software, führen Sie die gleiche Art von Lösung für Anrufe ein.

Mit einer eigenen Konsole ist jeder Vertriebsmitarbeiter ein Nutzer der Telefonielösung , der auf seine Anrufe einwirken und mit den anderen Personen im Team interagieren kann. So ist jeder selbstständig in der teilweisen Verwaltung der Telefonie-Lösung, die er täglich für den Austausch mit den Kunden nutzt.

Geben Sie den Managern die Mittel an die Hand, um ihre Teams effektiv zu betreuen.

Eines der größten Anliegen von Managern bei der Einführung von Telearbeit ist es, die richtigen Werkzeuge zu haben, um die Teams, für die sie verantwortlich sind, zu begleiten, zu betreuen, neu auszurichten und zu schulen.

Mit einer Cloud-Lösung hat der Manager einen Überblick über die Anrufverwaltung seines Teams. Er kann die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeiter leicht verfolgen, in Echtzeitberichten sicherstellen, dass Anrufe abgenommen oder weitergeleitet werden, wenn dies nicht möglich ist, und dass alle Kunden oder Interessenten zurückgerufen werden.

Durch eine feine Benutzerverwaltung kann er auf das Anrufprotokoll jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters zugreifen und ihn bei der Organisation seines Anrufablaufs unterstützen. Im Falle einer unvorhergesehenen Abwesenheit (Krankenstand oder Kinderbetreuung, die derzeit relativ häufig vorkommen) kann der Manager eine Abwesenheitszeit einrichten, indem er die Weiterleitung der Anrufe an eine andere Person im Team aktiviert.

Diese Transparenz, gepaart mit der Autonomie jedes Einzelnen, schafft in jedem Team viel Vertrauen und Sicherheit. Unbekannte und Verdächtigungen haben keine Berechtigung mehr und jeder arbeitet effizient im Dienste Ihrer Kunden. Von diesem Handwerkszeug profitieren alle: die Kunden, die Vertriebsmitarbeiter und die Manager.

Wie lässt sich das schnell und kostengünstig umsetzen?

Durch die Digitalisierung! Und der französische Markt bietet eine Vielzahl von SaaS-Lösungen für die Telefonie in Unternehmen, die Sie je nach Art Ihrer Bedürfnisse begleiten können. Diese Tools haben den Vorteil, den Alltag Ihrer Teams zu vereinfachen, indem sie :

• den Mitarbeitern Autonomie, Flexibilität und Transparenz bieten ;
• den Führungskräften des Unternehmens Kontrolle und Transparenz verschaffen ;

Um dies mit vertretbaren Kosten umzusetzen, ohne ein großes Change Management bei Ihrem Team einzuführen, können Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihre aktuelle Installation und Arbeitsweise modernisiert, ohne alles zu verändern. Das französische Unternehmen Dexem beispielsweise ermöglicht die Einrichtung von Cloud-Lösungen zur Verwaltung Ihrer Anrufe, die über Ihre bestehende Anlage hinausgehen, ohne diese zu ersetzen.

So können Sie sich schnell und schrittweise an die Telearbeit anpassen, während Sie vor Ort effizient arbeiten und von vielen neuen Funktionen profitieren, damit Sie weiterhin über das Telefon direkten und menschlichen Kontakt zu Ihren Kunden haben.

Jetzt ist wirklich der richtige Zeitpunkt, um sich auszurüsten!

Die Telearbeit ist ein Megatrend und hat durch die Maßnahmen, die zur Bewältigung des Covid-19-Problems eingeführt wurden, einen regelrechten Beschleunigungsschub erfahren. Unternehmen und Arbeitnehmer haben gesehen, dass man mit Telearbeit "at scale" weiterhin leistungsfähig sein kann.

Eine große Mehrheit der Beschäftigten befürwortet dies mittlerweile sehr, sowohl im Hybridmodus als auch in Vollzeit. Einige Arbeitnehmer haben sich im Einvernehmen mit ihrem Unternehmen sogar dazu entschlossen, an einen anderen Ort zu ziehen, um dort einen besseren Kompromiss in Bezug auf das Lebensumfeld zu finden. Und natürlich finden auch viele Unternehmen Vorteile darin: Produktivitätssteigerung, Mitarbeiterbindung, leichtere Einstellung von Mitarbeitern, Begrenzung der Raummiete und vieles mehr.

Die Telearbeit wird sich langfristig als neue Norm in der Arbeitswelt etablieren.

Um diesen Wandel zu begleiten, auf Ihren Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben und Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand zu geben, wird die Telefonie nicht fehlen! Sie ist ein besonders bevorzugtes Kommunikationsmittel, um Nähe und Vertrauen mit der Arbeit an entfernten Standorten wieder herzustellen. Jetzt ist wirklich der richtige Zeitpunkt, um sich auszustatten!