Wie VoIP Ihre Produktivität steigert

Unabhängig davon, in welchem Bereich Sie tätig sind, müssen Sie einen hochwertigen Kontakt zu Ihren Kunden aufrechterhalten. Deshalb war die Telefonie in Unternehmen schon immer eine der Grundlagen, auf denen Ihre Produktivität beruht.

Ihr Telefonnetz muss sich Ihrem Arbeitsrhythmus anpassen und gleichzeitig flexibel genug sein, um mit den Entwicklungen in Ihrem Unternehmen Schritt zu halten. Die Entwicklung neuer Technologien und die digitale Transformation haben die strategische Bedeutung der Wahl der richtigen Telefonanlage für Ihr Unternehmen verstärkt.

Egal, ob Sie ein großes allgemeines Unternehmen, ein mittelständisches Unternehmen oder ein Callcenter sind, Sie nutzen die Innovationen der Unternehmenstelefonie und vernachlässigen nach und nach die traditionelle Festnetztelefonie. Dies gilt umso mehr, wenn Sie sich auf dieses Instrument stützen müssen, um Ihre Kommunikationskampagnen zu entwickeln.

Heute gibt es viele Namen, um diese neue Lösung für die Unternehmenstelefonie zu identifizieren: Cloud-Telefonie, VoIP-Telefonie, Voice over IP, IP-Netzwerke IPBX, IP-Centrex, Virtual PBX. Und wir nennen noch nicht einmal die von diesem System abgeleiteten angeschlossenen Tools :).

In diesem Artikel wollen wir herausfinden, welche Vorteile diese digitale Revolution für die Geschäftstelefonie mit sich bringt.

Wie innerhalb weniger Jahre das PSTN-System überholt und in die Mottenkiste verbannt wurde.

Vor allem aber, welche vernetzten Telefonie-Tools zu einem Grundpfeiler der Produktivität bei Anrufkampagnen geworden sind.

Die VoIP-Telefonielösung, eine vorteilhafte Entwicklung.

Wie jede gute Erklärung beginnen wir mit einer Definition des Themas.

Was ist VoIP?

VoIP, oder Voice Over Internet Protocol, ist die Technologie, die Sprachkommunikation über das Internet ermöglicht. Konkret bedeutet sie :

• nimmt Audiodaten, wie die Stimme des Anrufers,
• kapselt sie ein,
• und zerlegt sie dann in kleine Datenpakete.

Einfach ausgedrückt ist es Skype, WhatsApp oder ein anderes System, das die Sprachkommunikation über das Internet von jedem beliebigen Gerät aus (Telefon, Tablet, Computer) ermöglicht.

Während sich Privatpersonen sofort für das Konzept begeisterten und sich schnell von der traditionellen Telefonie lösten, waren Unternehmen langsamer dabei, sich der Bewegung anzuschließen.

Die ersten, die in die Runde kamen, waren kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Später schlossen sich auch Unternehmen, die Callcenter oder Kontaktzentren betreiben müssen, dem neuen System der Unternehmenstelefonie an.

Die Vorteile von VoIP

Warum, werden Sie fragen?

Die Gründe sind vielfältig, aber wir können sie auf drei Punkte vereinfachen:

• Preis,
• Flexibilität,
• Leistung, die dem PSTN-System entspricht.

IPBX-Systeme (virtualisiert oder nicht) sind billiger als PBX-Systeme (Nebenstellenanlagen), weil es sich dabei hauptsächlich um Software handelt, was sie viel flexibler macht.

Ein VoIP-System kann alles tun, was eine altmodische PBX auch konnte. Aber es gibt eine sehr lange Liste von Dingen, die nur mit VoIP möglich sind, was dieses System ideal für die meisten Büros macht, insbesondere für solche, die hybrid arbeiten.

💡 Einige Beispiele für VoIP-spezifische Funktionen :

• Webphone: Sie brauchen keine teure Telefonstation oder ein Softphone, das Sie einrichten müssen! Mit einer einfachen Internetverbindung können Sie telefonieren, wo immer Sie sind. Starten Sie das Webphone über die Benutzeroberfläche und Ihr Telefon ist ohne Einstellungen sofort einsatzbereit.
  
  
• IVR: Alle Ihre eingehenden Anrufe werden abgenommen, zu einem Sprachmenü mit voraufgezeichnetem Skript geleitet, mit einem Druck auf die Telefontaste qualifiziert und zu einem programmierten Ziel geleitet : Nebenstelle, Gruppe, Voicemail, Ton usw.
  
  
• Virtual num ber: Geografische Nummern oder virtuelle Nummern verbessern das professionelle Image und stärken das Standing Ihres Unternehmens. Damit steht Ihnen eine Nummer mit der Vorwahl Ihrer Wahl zur Verfügung.

💡 Die Vorteile der Geschäftstelefonie über VoIP zeigen sich besonders deutlich bei der COVID-Pandemie, wenn so viele Angestellte nun von zu Hause aus arbeiten.

Wenn Sie sich für VoIP entscheiden, müssen Sie lediglich einen Softphone-Client auf den PC eines Mitarbeiters herunterladen. Er kann diesen Computer in einem einzigen Schritt genauso nutzen wie sein Bürotelefon.

VoIP-Tools zur Steigerung Ihrer Produktivität

Es ist klar, dass die Umstellung auf VoIP bei der Unternehmenstelefonie Vorteile gebracht hat.

Aber diese Technologie hat auch die Entwicklung von vernetzten Tools ermöglicht, die das Kundenbeziehungsmanagement revolutioniert haben.

CRM, das unverzichtbare Werkzeug

Eine Firma braucht nicht nur Telefonleitungen, um ihre Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Es muss auch über ein CRM verfügen.

Während sich einige für Ad-hoc-Lösungen bei verschiedenen Anbietern entscheiden, setzen andere auf zentralisierte Lösungen.

Der Vorteil von vernetzten Tools besteht nämlich darin, die Kundenbetreuung und das Anrufmanagement so weit wie möglich miteinander zu vernetzen.

Was ist ein CRM?

Die Frage mag vereinfacht erscheinen, aber um die unerlässliche Vernetzung der beiden zu verdeutlichen, möchte ich lieber ganz von vorne beginnen.

Customer Relationship Management (CRM) ist eine Technologie, mit der Sie alle Beziehungen Ihres Unternehmens zu Ihren Kunden und potenziellen Kunden verwalten können. Das Hauptziel besteht darin, die Geschäftsbeziehungen zu verbessern, um Ihr Unternehmen zu erweitern.

CRM-Tools können nun zur Verwaltung der Beziehungen während des gesamten Kundenlebenszyklus eingesetzt werden und umfassen :

• Marketing,
• den Vertrieb,
• den digitalen Handel,
• Interaktionen mit dem Kundenservice.

Der Nutzen von CRM, das mit VoIP-Telefonie verbunden ist.

Es erscheint logisch, ein CRM in Ihre VoIP-Unternehmenstelefonie zu integrieren, um es als Hebel zur Optimierung des unternehmensinternen Austauschs zu nutzen, der ein kollaboratives, flüssiges und effizientes Kundenbeziehungsmanagement fördert.

Einige Anbieter von IP-Geschäftstelefonie wie Kavkom bieten Lösungen an, die standardmäßig ein hybrides CRM integrieren. Dies bietet den verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens :

• eine breite Palette an Kommunikationsmitteln (E-Mail, Telefon, SMS, Benachrichtigungen ...),
• den gleichzeitigen Zugriff auf die Kundendatensätze des CRM und die synchronisierte Interaktionshistorie (die in Echtzeit aktualisiert wird), die eine effiziente Bearbeitung jeder Anfrage garantiert, auch wenn kein dedizierter Berater zur Verfügung steht.

Und das alles mithilfe eines Tools, das über eine einfache Internetverbindung zugänglich ist, damit alle Mitarbeiter eines Unternehmens, egal wo sie sich befinden, auf ihren virtuellen Arbeitsplatz in einer sicheren Online-Umgebung zugreifen können.

Das Ergebnis: Geschweißte Teams, vernetzte Abteilungen und zufriedene Kunden!

Nachdem dies klar geworden ist, gibt es heute vernetzte Tools, die auf VoIP-Telefonie basieren und die Produktivität Ihrer Teams bei der Verwaltung Ihrer Akquisekampagnen steigern können.

Der Predictive Dialer oder wie Sie Ihre Produktivität steigern können.

Einer der Hebel zur Steigerung der Produktivität ist die intelligente Automatisierung von Anrufen.

Ein Predictive Dialer, kurz Predictive Dialer, ist eine Art automatisierter Dialer, der Telefonanrufe tätigt, noch bevor Agenten verfügbar sind.

Er soll die Effizienz der Agenten erhöhen, indem er so viele potenzielle Kunden wie möglich anruft. Das System schaltet nach einem unbeantworteten Anruf schnell zum nächsten potenziellen Kunden weiter.

Anders als ein automatischer Dialer, der die verbundenen Anrufe auf die verfügbaren Vertreter verteilt, wählt der Predictive Dialer mehrere Kontakte gleichzeitig an und stellt sicher, dass die Vertreter eine maximale Kundenkonnektivität erreichen.

Darüber hinaus kann ein guter Predictive Dialer auch :

• die Anrufrate zu steuern,
• Erkennen von Anrufbeantwortern,
• Anrufe zu qualifizieren,
• Anrufe aufzeichnen,
• eine Wartemusik für den Telefonverkäufer einfügen,
• ein Webphone integrieren,
• gleichzeitig mehrere Kampagnen parallel verwalten.

💡 Auch hier besteht der Trick darin, einen Anbieter zu finden, der einen schlüsselfertigen Zugang bietet und bei dem die verschiedenen Tools auf der gleichen Oberfläche zu finden sind. So wie der Predictive Dialer von Kavkom, der sich auf derselben Plattform wie die klassischen VoIP-Leitungen und das CRM befindet.

Der Predictive Dialer ist daher ein unverzichtbares Werkzeug für Call-Center oder z. B. Telefonverkaufszentren, da er die Produktivität der Agenten erhöht.

Weiterführende Fragen: Die Robot Dialer.

Haben Sie schon einmal von einem Robot Dialer gehört? Dabei handelt es sich um ein eigenes Tool für die vernetzte Cloud-Telefonie, mit dem Unternehmen :

• den Umsatz zu steigern,
• neue Leads zu erstellen.

Hier ein Beispiel: Sie sind ein Akquiseunternehmen und möchten eine Nachricht an eine Zielgruppe senden, um dann die Antworten zu sammeln, aber auch, um mit dem Lead, der Ihren Kriterien entspricht, in Kontakt gebracht zu werden.

Der Robot Dialer ist das ideale Mittel, um Millionen von potenziellen Kunden zu erreichen, denn er ist ein intelligentes automatisches Wählgerät und ein mächtiges Marketinginstrument.

Je nach Anbieter ist der Roboter mehr oder weniger parametrisierbar und in Ihr Telefonie- und CRM-System integriert.

Der Kavkom-Dialer verfügt über zahlreiche Funktionen wie die Erstellung von maßgeschneiderten Sprachnachrichten, die Verwaltung der stündlichen Anrufrate und eine schwarze Liste gemäß der DSGVO.

Abschließend

Die Entwicklung der Praxis hin zu internetgestützter Unified Communications, die mobiler und sparsamer ist, hat die Verwaltung von Akquisekampagnen revolutioniert.

Sie hat es ermöglicht, neue vernetzte Werkzeuge zu finden, mit denen die Leistung, Effizienz und Produktivität von Anrufkampagnen gesteigert werden können, ohne dabei die Flexibilität zu beeinträchtigen.