7 Schritte zu einem narrensicheren Aktionsplan [Vorlage zum Herunterladen]

Ein Aktionsplan besteht aus einer Reihe von Schritten zur Lösung von Problemen, zur Optimierung von Prozessen innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder zur Erzielung von Ergebnissen im Rahmen einer strategischen Projektplanung.

Es handelt sich um einen strukturierten Inhalt, der auf Daten über die aktuellen Bedingungen des Unternehmens, seine Geschäftsziele und die zur Erreichung des Erfolgs erforderlichen Schritte basiert.

In diesem Artikel lernen Sie eine Vorlage für einen Aktionsplan kennen, aber zunächst erfahren Sie, was ein Aktionsplan ist, warum er wichtig ist und wie Sie ihn sicher erstellen können. Außerdem stellen wir Ihnen einige Instrumente und Methoden vor, die Ihnen bei der Entwicklung Ihres eigenen Plans helfen werden. Lesen Sie weiter!

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Was ist ein Aktionsplan?

Der Aktionsplan, der als wichtiges und einzigartiges Managementinstrument gilt, dient dazu, die für die Führung eines Unternehmens erforderlichen Schritte zu ermitteln, sie in die Praxis umzusetzen und ihre Entwicklung zu überwachen.

Er sieht Maßnahmen, Aufgaben und Schritte vor, organisiert und kontrolliert sie, um erwartete Ergebnisse zu erzielen oder Probleme zu lösen.

Wozu dient er?

Dieses auch als Arbeitsplan oder Aktivitätsplan bezeichnete Instrument ist für Unternehmen einfach und effizient, um Aktionen und Aufgaben zu organisieren und zu kontrollieren, da es die Schritte und die Art und Weise ihrer Durchführung beschreibt.

Es kann auch auf ergebnisorientierte Methoden zurückgreifen, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen.

Wie wichtig ist er?

Der Aktionsplan ist ein Leitfaden mit genau definierten Schritten für die Durchführung von Aufgaben und Prozessen.

Als solcher weist er den Mitarbeitern den besten Weg, um ein Ergebnis zu erzielen oder ein bestimmtes Problem zu lösen, und schafft einen Arbeitsablauf, der die Überwachung einer Person, eines Bereichs oder des gesamten Unternehmens erleichtert.

In seiner Ausarbeitung und Präsentation zeigt das Dokument Wege auf, wie Probleme erkannt werden können, wann gehandelt werden muss und wie die besten Lösungen aussehen. Dadurch wird es möglich

• die notwendigen Veränderungen voranzutreiben, um negative Trends umzukehren,
• die wirtschaftliche Entscheidungsfindung zu verbessern.

Wenn man das Potenzial eines Aktionsplans kennt, kann man ihn nutzen, um ständige Verbesserungen und Spitzenleistungen bei der Entwicklung der Arbeit zu gewährleisten und die Zeit für die Erfüllung der Aufgaben optimal zu nutzen.

Wie erstellt man einen Aktionsplan in 7 Schritten?

Um einen guten Plan zu entwickeln, müssen folgende Schlüsselfaktoren beachtet werden:

• Festlegen der zu erreichenden Ziele;
• Definition der Aufgaben;
• Festlegung von Fristen;
• Aufzeichnung des Aktionsplans;
• Überwachung des Projekts;
• Abschluss.

Im Folgenden werden die einzelnen Phasen vorgestellt und ihre Bedeutung für die Ausarbeitung des Plans aufgezeigt.

1 Festlegen der Ziele

Die erste Phase besteht darin, das Ziel des Aktionsplans festzulegen, da dies die Entwicklung der folgenden Phasen ermöglicht und den Erfolg des Plans nach seiner Umsetzung garantiert.

Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig, dass Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind; analysieren Sie daher die Situation genau und ermitteln Sie die Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass diese Ziele klar und erreichbar sind, wie wir noch sehen werden.

2. Definieren Sie die Ziele

Um Ziele in einem Aktionsplan zu definieren, müssen Sie einige Schritte befolgen:

1. Ermittlung des Gesamtziels des Unternehmens: Um spezifische Ziele festzulegen, ist es wichtig, sich zunächst über das Gesamtziel des Unternehmens im Klaren zu sein.
2. Analyse der Herausforderungen und Chancen: Ermitteln Sie die Herausforderungen und Chancen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, und wie diese angegangen werden können, um das übergeordnete Ziel zu erreichen.
3. Prioritäten setzen: Ordnen Sie die Ziele nach ihrer Bedeutung und Auswirkung auf das Gesamtziel des Unternehmens nach Prioritäten.
4. Verantwortlichkeiten zuweisen: Legen Sie für jedes Ziel klare Zuständigkeiten fest und bestimmen Sie, wer für die Erreichung der Ziele verantwortlich ist.
5. Festlegung von Leistungskennzahlen: Legen Sie für jedes Ziel Leistungskennzahlen fest, damit Sie die Fortschritte bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können.

6. Bei der Festlegung von Zielen in einem Aktionsplan ist es wichtig, eine klare Vorstellung vom Gesamtziel des Unternehmens zu haben und strukturiert auf die Erreichung dieses Ziels hinzuarbeiten. Die Festlegung von Prioritäten, die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Leistungsmessung sind der Schlüssel zum Erfolg des Aktionsplans.

3. Festlegen der Aufgaben

Sobald wir das Ziel definiert haben, ist es an der Zeit, die zur Erreichung des Ziels erforderlichen Maßnahmen festzulegen, die in Form von Aktionspunkten linear aufgelistet werden sollten.

Jeder dieser Punkte muss klar definiert und realisierbar sein. Bei komplexeren Aufgaben sollten Sie diese in mehrere Punkte aufteilen, die leichter auszuführen und zu verwalten sind. Zur weiteren Klärung der verwendeten Begriffe können wir die Punkte wie folgt konzeptualisieren:

• Aktion: Arbeit, die von einem Mitarbeiter auf der Grundlage des Aktionsplans ausgeführt wird;
• Tätigkeit: eine Reihe von Aufgaben mit einem gemeinsamen Ziel - entspricht dem "wie" und "wo" die Arbeit während des Prozesses ausgeführt wird;
• Aufgabe: Arbeit von geringerer Komplexität als Aktivitäten;
• Handlungselement: kurze Beschreibung der Handlung oder Aufgabe, die zur Erfüllung eines Ziels erforderlich ist.

4. Festlegung von Fristen

Nun ist es an der Zeit, die zur Erreichung Ihres Ziels durchzuführenden Maßnahmen zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen. Neben der Beachtung der Fristen ist es wichtig, den angemessenen Zeitraum für die Durchführung jeder Aufgabe festzulegen. Es ist bekannt, dass unrealistische Fristen wahrscheinlich nicht eingehalten werden.

Ein weiterer Punkt, auf den man achten sollte, ist die Organisation der Aufgaben, da es Abhängigkeiten zwischen mehreren Aufgaben geben kann, die eine sorgfältige Festlegung der Reihenfolge erfordern, in der sie ausgeführt werden sollen. Auf diese Weise wird der Arbeitsfluss optimiert und Hindernisse, die den Fortgang wichtigerer Projektaufgaben verhindern könnten, werden beseitigt.

Eine gute Zeitplanung ist für Ihr Team unerlässlich. Achten Sie also darauf, dass Sie die Maßnahmen entsprechend ihrer Priorität und Ausführungsreihenfolge richtig kategorisieren.

5. Aufzeichnung des Aktionsplans

Mit diesen wichtigen Informationen ist es nun an der Zeit, den Aktionsplan aufzuzeichnen, wofür die folgenden Daten erforderlich sind

• ErforderlicheRessourcen: Legen Sie fest, welche Mittel zur Erreichung des Ziels erforderlich sind;
• Delegieren von Aufgaben: Auswahl der Verantwortlichen für die einzelnen Phasen der Aufgaben, wobei immer ein Team aus erfahrenen Fachleuten zur Unterstützung des restlichen Teams gewählt werden sollte;
• Festlegung von Zielen: Festlegung spezifischer, messbarer und realistischer Ziele;
• Festlegung von Meilensteinen: Identifizierung der spezifischen Punkte, die anzeigen, dass wichtige Ziele erreicht wurden oder dass ein neues relevantes Ziel beginnt;
• Erstellung eines Zeitplans: Festlegung eines Dokuments, das alle relevanten Informationen berücksichtigt, z. B. Gegenstand, Maßnahme, erforderliche Ressourcen, für die Durchführung verantwortliche Person, Beginn/Ende, Ziel und Status.

6. Überwachung des Projekts

Bei der Entwicklung des Projekts müssen Sie auf die bei der Erstellung des Aktionsplans festgelegten Aktionspunkte achten, um zu überprüfen, ob sie innerhalb der festgelegten Fristen erfüllt werden. Außerdem ist es wichtig, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und gegebenenfalls Notfallpläne zu erstellen, um eventuelle Risiken zu mindern. Um die Wirksamkeit des Aktionsplans zu gewährleisten, sollten Sie nicht zögern, im Falle von Problemen Änderungen vorzunehmen.

Die Erstellung von wöchentlichen Überwachungsberichten bietet nicht nur einen Überblick über das Projekt, sondern kann auch das Team einbinden, das sich ein Bild vom Fortschritt der Arbeiten und den zu verbessernden Punkten machen kann. Diese Berichte müssen analysiert werden, um das Projekt zu verbessern und eine rechtzeitige Lieferung zu gewährleisten. Zu diesem Zweck ist es unerlässlich, Überwachungsstrategien zu entwickeln und einen Zeitplan für die Leistungsmessung festzulegen.

7. Abschluss

Der Abschluss ist der Zeitpunkt, um die Wirksamkeit des Aktionsplans zu analysieren und zu verstehen, wie man zukünftige Ziele besser entwickeln kann. Es ist wichtig, den gesamten Prozess kritisch zu analysieren und gemeinsam mit Ihrem Team die Fehler und Erfolge der Vergangenheit zu ermitteln, sowohl um wichtige Fähigkeiten bei den Mitarbeitern zu entwickeln als auch um neue Projekte in der Zukunft anzuleiten.

Unternehmensaktionsplan: Beispiel

Der Unternehmensaktionsplan legt die Schritte fest, die unternommen werden müssen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Er wird bei der Gründung des Unternehmens erstellt und dient als Leitfaden für die Festlegung der erforderlichen Maßnahmen in einem bestimmten Zeitraum. Danach kann - und sollte - er überarbeitet werden, wenn die Ziele erreicht oder verändert werden.

Unternehmensaktionspläne können unterschiedliche Ziele haben und müssen trotz einer bestimmten Struktur an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden. Es ist daher unmöglich, einen allgemeinen Plan als den richtigen zu definieren. Jeder Plan hängt von den spezifischen Zielen und dem Profil des Teams ab, das für die Umsetzung verantwortlich ist.

Beispiel für einen spezifischen Aktionsplan

Betrachten wir nun ein konkretes Beispiel, den Aktionsplan für das Projektmanagement. Dieses Dokument dient der Durchführung, Verwaltung und Überwachung der Ergebnisse eines Projekts und muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Aufgabe;
• Verantwortliche;
• Fristen;
• Ziel;
• Ausführungsstatus.

Jedes Projekt hat seine eigenen Spezifikationen, also verwenden Sie bei Bedarf mehr Elemente. Je anschaulicher das Dokument ist, desto besser wird es von den Mitarbeitern genutzt.

Aktionsplan-Vorlage zum Herunterladen

Die Verwendung einer Planvorlage kann den Start des Projekts erleichtern.

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Methoden und Hilfsmittel für die Erstellung des Aktionsplans

Bei so vielen Details kann die Erstellung eines Aktionsplans entmutigend wirken, aber es gibt Methoden und Hilfsmittel, die sie erleichtern. Hier sind einige davon.

5W2H

Das 5W2H-Modell besteht aus 7 Fragen, die Ihren Aktionsplan leiten sollen:

• Was: Definiert die Schritte zur Erreichung des Ergebnisses;
• Warum: Bestimmt die Notwendigkeit der Aktivitäten, um den Plan zu erfüllen;
• Wo: legt fest, wo die Aufgaben durchgeführt werden sollen;
• Wann: legt den Zeitraum für die Durchführung fest;
• Wer: gibt an, an wen die Aufgaben delegiert wurden;
• Wie: legt die zu verwendenden Methoden fest;
• Wie viel: schätzt den Betrag, der für den Erfolg des Plans investiert wird.

Dieses Modell wurde von Fachleuten in der japanischen Automobilindustrie entwickelt, um mit PDCA, insbesondere in der Planungsphase, die Aktivitäten mit großer Klarheit abbilden zu können.

PDCA

Die PDCA-Methode (Plan, Do, Check and Act) gilt als interaktive Methode, die darauf abzielt, die Kontrolle zu behalten und die Qualität der Maßnahmen zu verbessern. Der Name fasst die in der Methodik vorgesehenen Aktionen zusammen:

• Plan: Festlegung der für den Plan erforderlichen Maßnahmen;
• Do: Durchführung der zuvor festgelegten Maßnahmen;
• Check : Analyse der bisher geleisteten Arbeit;
• Act: Zeit für die Korrektur von Fehlern und die Förderung von Maßnahmen.

Ishikawa

Das Ishikawa-Diagramm wurde in den 1960er Jahren von dem Ingenieur Kaoru Ishikawa entwickelt und dient der Identifizierung von Fehlern und der Erarbeitung von Lösungen in Prozessen.

Sein anderes visuelles Format, das als "Fischgrätdiagramm" bekannt ist, hebt Fehler im Prozess hervor: Durch die Auflistung der Faktoren, die zu einer Auswirkung führen, werden die Punkte für Verbesserungen deutlich. Theoretisch kann diese Methodik auch auf die Erfolgsfaktoren eines Unternehmens angewandt werden, um Wettbewerbsvorteile zu ermitteln.

SMART

Diese Methodik zielt darauf ab, erreichbare Ziele zu schaffen. Jeder Buchstabe steht für eine Eigenschaft:

• S (spezifisch): spezifisch;
• M (messbar): messbar;
• A (achievable): realisierbar;
• R (realistisch): realistisch;
• T (zeitnah): zeitnah.

Die SMART-Methode wird ständig weiterentwickelt, mit folgenden Varianten: SMARRT, mit dem neuen R für "Relevanz", und SMARTER, mit dem Zusatz E für "evaluiert" und R für "überprüft".

Software für die Erstellung von Aktionsplänen

Es gibt viele Softwareoptionen für die Erstellung und Überwachung von Aktionsplänen, mit unterschiedlichen Schnittstellen, Dienstprogrammen, Plänen und Preisen.

Dies ist der Fall bei monday.com, einem Betriebssystem mit einer intuitiven und einfachen Schnittstelle, das jedoch in der Lage ist, komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten. Die Plattform monday.com ist an verschiedene Anwendungen und Sektoren anpassbar und verfügt über mehr als 15 einzigartige Visualisierungen, die Ihnen helfen, schneller von der Idee zur Ausführung zu gelangen.

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Eine kurze Zusammenfassung des Themas...

• Der Aktionsplan ist ein Dokument, das eine Reihe von Schritten zur Lösung von Problemen, zur Optimierung von Prozessen oder zur Erzielung von Ergebnissen innerhalb eines bestimmten Zeitraums festlegt.
• Er ist ein einfaches und effizientes Instrument zur Organisation und Kontrolle von Maßnahmen und Aufgaben und weist dem Team den besten Weg, um ein Ergebnis zu erzielen oder ein Problem zu lösen. So wird ein Arbeitsablauf geschaffen, der die Überwachung eines Bereichs oder des gesamten Unternehmens erleichtert.
• Die Erstellung des Plans ermöglicht es, Probleme zu erkennen, den richtigen Zeitpunkt zum Handeln zu bestimmen und die besten Lösungen zu finden, so dass die notwendigen Veränderungen zur Umkehr negativer Trends und zur Verbesserung wirtschaftlicher Entscheidungen eingeleitet werden können.
• Jetzt, da Sie eine Vorlage für einen Aktionsplan haben und mehr über das Thema wissen, hinterlassen Sie einen Kommentar mit Ihren Fragen oder Anregungen!