Wie Sie Ihre Produktivität im Zeitalter der Videokonferenzen schützen können

Sie wachen motiviert auf, um alle Aufgaben von Ihrer Liste zu streichen, sobald Sie ein paar Besprechungen hinter sich gebracht haben. Dann füllen eine nach der anderen schnelle Fragen und Synchronisationssitzungen Ihren Kalender. Als Nächstes wird es draußen dunkel - und der Arbeitsplan vom Morgen bleibt unangetastet, weil sich dringendere Prioritäten angesammelt haben.

Für viele von uns, für die WFH einfach nur "Arbeit" geworden ist, scheint es unmöglich, diesen frustrierenden Kreislauf zu durchbrechen.

Es ist leicht, die Schuld auf unsere häufig angeklickte Videokonferenz-App zu schieben. Aber da unsere Tage immer länger, unsere Kalender immer voller werden und kein Ende in Sicht ist, ist es an der Zeit, den wahren Grund für unseren Produktivitätskampf zu hinterfragen.

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Wartet auf der anderen Seite des Anrufs wirklich Klarheit?

Unsere Terminkalender waren schon immer mit Besprechungen gespickt, einige mit klarer Tagesordnung, andere etwas weniger zielgerichtet. Aber da viele Unternehmen sich auf die Arbeit mit verteilten Teams einstellen, ist es leichter denn je, das Gefühl zu haben, immer ein paar Schritte hinterher zu sein. Leider äußert sich dieses berufliche FOMO oft in Form von vielen, vielen Synchronisierungssitzungen. Per Videokonferenz. Rücken an Rücken.

Doch bevor Sie ein weiteres Gespräch anberaumen, müssen Sie sich fragen: "Was erhoffe ich mir eigentlich von diesem Gespräch?" Für viele ist die Antwort eine der folgenden:

Die Jagd nach der Ausrichtung

Wenn die gewohnte Kadenz im Büro verloren gegangen ist, kann es leicht passieren, dass man sich Sorgen um den Status eines Projekts macht, das man anführt, oder um einen Kunden, von dem man befürchtet, dass er unbemerkt geblieben ist.

In dem Bestreben, den "kurzen Besuch auf dem Schreibtisch" zu simulieren, sind harmlose 15-minütige Synchronisationsanrufe, die nur der Abstimmung dienen, an der Tagesordnung.

Ausfüllen von Lücken

Wir haben nicht mehr den Komfort eines gemeinsamen Büros, in dem alle getroffenen Entscheidungen, das gesammelte Wissen und die erzielten Fortschritte zusammengeführt werden.

Wenn Sie nicht über einen gemeinsamen digitalen Arbeitsbereich mit einer zentralen Informationsquelle verfügen, sind Sie und Ihr Team oft auf der Suche nach Daten. Das liegt daran, dass unsere Tools - egal ob es sich um CRM, ERP oder etwas anderes handelt - nicht miteinander verbunden sind - und oft auch nicht mit unseren Teammitgliedern.

Deshalb führen wir vermehrt Videokonferenzen durch, um Informationslücken zu schließen.

Wenn wir die ersten 10 Minuten eines Anrufs damit verbringen, uns auf den gleichen Stand zu bringen, Daten auszutauschen und Informationslücken zu schließen, geht es bei den Besprechungen weniger darum, voranzukommen, als vielmehr um wiederholte Aktualisierungen.

Und wenn sie hintereinander stattfinden, ist es noch schlimmer.

Stabilität gewährleisten

Es wäre ungerecht, bei dieser Herausforderung die Tatsache zu ignorieren, dass die meisten von uns ihre Kollegen vermissen. Wir plaudern gerne, tauschen uns über unsere Arbeit aus, und besonders in einer Zeit, in der man nicht mehr die Möglichkeit hat, sich mit jemand anderem als dem Mitbewohner auf dem Flur zu unterhalten, planen viele Anrufe, um sich wieder zu treffen.

Anrufe sind für Menschen, Tools sind für Daten

Für groß angelegte Pläne und Brainstorming ist eine gute strategische Besprechung durch nichts zu ersetzen.

Wenn Sie sich jedoch treffen, um Daten auszutauschen, gemeinsam an bestimmten Aufgaben zu arbeiten oder einfach nur eine kurze Frage zu stellen, haben Sie ein Problem mit den Tools oder der Plattform, nicht mit der Videokonferenz.

Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, aus den oben genannten Gründen hin und her zu zoomen (um die Ausrichtung, die Stabilität oder das Ausfüllen von Lücken zu überprüfen), missbrauchen Sie ein Tool und ignorieren alle anderen.

Die Weitergabe grundlegender Informationen über Anrufe erschöpft Sie und Ihr Team, so dass nichts mehr übrig bleibt für kreatives Brainstorming, Projektplanung und andere Initiativen, bei denen Anrufe einen erheblichen Mehrwert schaffen können.

Festlegen, wann Videogespräche geführt werden sollen: Transparenz geht in beide Richtungen

Wenn wir uns langsam an die Normen der Heimarbeit gewöhnen und erkennen, dass die Dinge immer noch erledigt werden, die Projekte immer noch vorankommen und der Himmel noch nicht wirklich eingestürzt ist, wird sich ein normaler Tagesrhythmus herausbilden.

Transparente Terminkalender. Ihr wertvollstes Gut (Ihr Team) vor Ermüdung durch Videoanrufe zu schützen, hat höchste Priorität und kann in diesen "Always-on"-Zeiten wirklich schwierig sein. Indem Sie einen Präzedenzfall für realistische Erwartungen und die Akzeptanz der benötigten "Auszeit" schaffen, geben Sie Ihrem Team die Chance, voll aufgeladen zu erscheinen.

Hier bei monday.com haben wir unsere Mitarbeiter ermutigt, "Familienzeit" in ihren Kalendern einzutragen - und wir respektieren diese Grenzen. Die frühzeitige Festlegung dieser Erwartungen hat uns geholfen, Produktivitätsprobleme aufgrund von Videokonferenzen zu vermeiden.

Festlegung der Gründe für Videokonferenzen: Es gelten immer noch dieselben Grundsätze

Manche Videokonferenzen sind unumgänglich - in manchen Fällen gibt es keinen Ersatz für die Kreativität und Energie, die ein Treffen mit anderen mit sich bringt. Aber in unserer neuen WFH-Realität ist das längst nicht mehr der Fall.

Bevor Sie also instinktiv ein weiteres Zoom-Meeting ansetzen, sollten Sie sich diese praktische Tabelle ansehen:

JA zum Anruf: Synchronisierung des großen Ganzen, wöchentliche Fortschrittsbesprechungen, Besprechungen, bei denen Sie als Gruppe Fortschritte machen müssen, Teamprojekte, die eine Zusammenarbeit erfordern , die nicht durch Tools abgedeckt ist

NEIN zum Anruf: Gemeinsame Nutzung von Daten, Synchronisierung und Statusaktualisierungen, Zusammenarbeit bei der Bearbeitung von Dokumenten oder Entwurfsänderungen, "eine kurze Frage", Besprechungen während geblockter Kalenderzeiten.

Erlauben Sie Ihren Tools eine helfende Hand zu reichen

Wenn Sie sich auf Videokonferenzen verlassen, um jede Frage zu beantworten, wird mentale Energie für die Klärung und Synchronisierung aufgewendet, anstatt einen echten kollaborativen und kreativen Mehrwert zu schaffen. Durch die Identifizierung von Aufgaben, die mit Hilfe von Tools und nicht von Menschen gelöst werden können, werden die unternehmensweiten Prozesse reibungsloser, und Sie müssen nicht mehr von Anruf zu Anruf springen.

Wenn Sie sich denken, dass Ihr Unternehmen derzeit nicht über Tools verfügt, mit denen diese Funktionen ausgeführt werden können, haben Sie vielleicht ein Tool-Problem und nicht ein Anrufproblem. Wenn Sie die in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools kritisch betrachten, sollten Sie sich einige wichtige Dinge vor Augen halten:

• Flexibilität. Kann das Tool für eine Vielzahl von Arbeitsabläufen oder Prozessen und über mehrere Teams hinweg verwendet werden?
• Integrationen. Wenn jeder Mitarbeiter sich sicher fühlen soll, dass er hier nach Informationen sucht, muss das Tool mit allen anderen Tools, die Ihr Team verwendet, gut zusammenarbeiten können.
• Transparenz. Wenn jeder im Unternehmen auf die benötigten Informationen zugreifen kann, können die Mitarbeiter selbst entscheiden, was sie tun möchten, ohne dass sie einen 30-minütigen Anruf tätigen müssen.

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Blick in die Zukunft

Die Gewohnheiten und Strukturen, die in dieser Zeit aufgebaut werden, haben das Potenzial, Ihre Unternehmenskultur und -prozesse für die kommenden Jahre zu bestimmen. Wenn Sie klare Grenzen ziehen und sich auf die richtigen Tools verlassen, können Sie diese Zeit nutzen, um einen idealen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

Also, zoomen Sie verantwortungsvoll.

Gesponserter Artikel. Die Autoren sind Experten: Sie sind nicht Teil des appvizer-Redaktionsteams. Die Ansichten sind ihre eigenen.