Steuerbefreite Kilometer: Was sind sie und welche gesetzlichen Bestimmungen gelten?

Bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit Reisen außerhalb des Büros, einschließlich Reisen, Mahlzeiten und Unterbringung, stellt sich oft die Frage, ob sie unter den Begriff der steuerfreien Kilometer fallen oder nicht.

Wenn Sie wissen, um welche Ausgaben es sich handelt und wie sie steuerlich behandelt werden, können Sie sie zum einen finanziell überwachen und kontrollieren, um das wirtschaftliche Gleichgewicht Ihres Unternehmens zu wahren. Andererseits können Sie Ihren Verpflichtungen gegenüber der Steuerbehörde nachkommen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Klassifizierung der Ausgaben vor, die von der Einkommensteuer befreit sind, und erläutern die steuerlichen Bestimmungen zu diesem Thema.

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Welche Ausgaben sind von der Einkommenssteuer befreit: Zulagen und Reisen

Generell gilt, dass jede Zahlung eines Unternehmens an seine Mitarbeiter ein Arbeitseinkommen darstellt. Sie sind daher Teil der Steuer- und Bemessungsgrundlage, auf der die persönliche Einkommensteuer (IRPF) berechnet wird.

Artikel 147 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2015 sieht jedoch eine Steuerbefreiung für bestimmte Gegenleistungen und Gewinne vor, die bestimmte Bedingungen erfüllen und durch entsprechende Belege belegt sind.

Zu diesen Steuerbefreiungen gehören Reise-, Lebenshaltungs- und Aufenthaltskosten, die die Grenzen nicht überschreiten, auf die wir später in diesem Artikel eingehen werden.

In diesem Sinne sind auch Reise- und Aufenthaltskosten sowie Aufwandsentschädigungen, die über einen ununterbrochenen Zeitraum von mehr als neun Monaten anfallen, steuerpflichtig.

Arten von Ausgaben, die von der Einkommensteuer befreit sind: zu erfüllende Bedingungen

Betrachten wir nun, wie die Ausgaben begründet werden müssen, um von der Beitragsgrundlage ausgenommen zu werden.

In den Fällen, in denen die Befreiung nicht gilt, beziehen sich die Unternehmen im Allgemeinen auf die im Tarifvertrag festgelegten Sätze und verwenden ein Spesenblatt oder einen Vermerk, um den zu zahlenden Betrag genau anzugeben.

1. steuerbefreite Reisekosten: Wie sind sie zu rechtfertigen?

Bei den Fahrtkosten handelt es sich um die Kosten, die einer Person im Rahmen einer beruflichen Reise entstehen, die zur Erfüllung der Aufgaben und Tätigkeiten ihrer Position erforderlich ist.

In diesem Sinne gilt die Befreiung, wenn der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel benutzt:

• öffentliche Verkehrsmittel benutzt, die durch Rechnungen oder andere gleichwertige Belege (Flug-, Bahn-, Busfahrkarten usw.) nachgewiesen werden müssen;
• ansonsten bis zu 0,19 Euro pro gefahrenem Kilometer.

🙋‍♀️ Zu den von der Steuer befreiten Reisekosten können auch Mautgebühren und Parkgebühren gehören, sofern diese ordnungsgemäß nachgewiesen werden.

2) Verpflegungs- und Aufenthaltskosten: Wie können sie nachgewiesen werden?

Zu den Verpflegungs- und Aufenthalts kosten gehören die Kosten für Fahrten zu einer Gemeinde, die nicht der üblichen Arbeitsstätte und dem üblichen Wohnort entspricht. Auch die normalen Aufenthaltskosten und die Kosten für:

• Hotels und anderen gastronomischen Betrieben,
• Gaststätten.

In beiden Fällen sind Belege erforderlich, die Folgendes belegen:

• Tag und Ort der Reise,
• Grund oder Motiv.

🙋‍♀️ Die Vergütung für Mahlzeiten außerhalb von Dienstreisen erfolgt in Form von Sachbezügen (Anspruch auf Restaurantkarten oder die Möglichkeit, im Betriebsrestaurant zu essen).

Zusammenfassende Tabelle und andere Bestimmungen über steuerfreie Ausgaben

Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die steuerbefreiten Ausgaben und die entsprechenden Beträge sowie weitere einschlägige Bestimmungen.

Quelle: Persönliche Einkommensteuererklärung.

Die Rechtsvorschriften sehen außerdem weitere Sonderregelungen vor, um die Befreiung von der Abgabe zu definieren für:

• fliegendes Personal,
• ins Ausland entsandtes Personal,
• mobile oder reisende Arbeitsstätten
• besondere Beschäftigungsverhältnisse mit abhängigem Charakter
• den Übergang von Arbeitsverhältnissen,
• Mitglieder von Schöffengerichten,
• Mitglieder von Wahllokalen,
• Mitglieder von repräsentativen Einrichtungen.

Steuerbefreite Ausgaben: Aktualisierung für 2020

Infolge des Beschlusses 3972 von 2018 des Wirtschaftsverwaltungsgerichts (TEAC) wurde festgelegt, dass das Unternehmen, das die Tätigkeit seiner Mitarbeiter festlegt und überwacht, selbst die Belege vorlegen muss, die die Ausgaben für Tagegelder und Reisekosten rechtfertigen.

Damit wird die Verantwortung auf den Arbeitnehmer verlagert, was ihn jedoch nicht daran hindert, die Belege weiterhin freiwillig vorzulegen.

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Freigegebene Kilometer: gute Praxis

Nachdem Sie nun die von der IRFP ausgenommenen Ausgaben gruppiert und definiert haben, müssen Sie nur noch die guten Buchführungspraktiken einhalten.

Denken Sie daran, dass die Unternehmen verpflichtet sind, über die Höhe aller an ihre Mitarbeiter gezahlten Vergütungen Buch zu führen. Ebenso müssen sie diese in jedem Abrechnungszeitraum melden.

Machen wir uns an die Arbeit!