Alles, was Sie über die Regeln für Geschäftsreisen wissen müssen

Geschäftsreisen sind ein Wachstumsinstrument, das zur Entwicklung und Humanisierung von Unternehmen beiträgt.

Während wir uns also in einer zunehmend entmaterialisierten Welt entwickeln, in der die virtuelle Kommunikation ein Kinderspiel ist, sind der menschliche Kontakt und das Eingreifen vor Ort manchmal unerlässlich. ☝️

Eines Tages werden wir in der Lage sein, uns mit einer guten Wifi-Verbindung zu teleportieren... In der Zwischenzeit finden Sie hier einen Leitfaden für Geschäftsreisen mit den Vorschriften, die Sie beachten müssen , und Methoden zur Optimierung des digitalen Managements...

Viel Spaß auf Ihrer Reise! 🚗

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Lassen Sie uns die Grundlagen von Geschäftsreisen besprechen

Was versteht man unter einer Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise, auch als Geschäftsreise bezeichnet, ist eine berufliche Tätigkeit, die einzeln oder in einer Gruppe außerhalb des üblichen Arbeitsortes oder der Wohnung ausgeübt wird.

Die Dauer einer Geschäftsreise ist unterschiedlich. Sie kann im Laufe eines Arbeitstages stattfinden, aber wenn sie länger als 24 Stunden dauert, wird sie oft als Geschäftsreise bezeichnet.

💡 Achtung: Geschäftsreisen ins Ausland sind begrenzt auf:

• weniger als 90 aufeinanderfolgende Tage ;
• weniger als 180 Tage pro Jahr.

Andernfalls handelt es sich nicht mehr um eine Auslandsentsendung, sondern um eine Entsendung oder Abordnung.

Welches Verkehrsmittel sollte ich für meine Geschäftsreise wählen?

Es ist Sache des Arbeitgebers, das für die Dienstreise verwendete Verkehrsmittel zu bestimmen. Es muss jedoch mit dem Gesundheitszustand des Arbeitnehmers vereinbar sein.

Ist der Arbeitnehmer beispielsweise körperlich nicht in der Lage, das Flugzeug zu nehmen, muss ein ärztliches Attest vorgelegt werden.

💡 Außerdem kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug benutzt. In jedem Fall ist der Arbeitgeber für die Sicherheit des Arbeitnehmers verantwortlich und muss diese unabhängig von der Wahl des Transportmittels gewährleisten.

Kann man eine Dienstreise ablehnen?

In allgemeinen Fällen

Bestimmte Tätigkeiten machen mehr oder weniger regelmäßige Reisen erforderlich. Daher kann der Arbeitnehmer eine Reise nicht unter dem Vorwand verweigern, dass im Arbeitsvertrag nichts geregelt ist.

Gibt es jedoch eine Entsendungsklausel, in der das betreffende geografische Gebiet angegeben ist, und liegt der Wunsch des Arbeitgebers außerhalb dieses Gebiets, kann der Arbeitnehmer ablehnen.

Wenn in der Klausel kein geografisches Gebiet angegeben ist, ist sie ebenfalls nicht rechtmäßig.

Im Falle einer sitzenden Tätigkeit

Im Falle einer sitzenden Tätigkeit stellt der Antrag auf eine außerordentliche Entsendung keine Änderung des Arbeitsvertrags dar. Er kann aus persönlichen Gründen (abhängige Person) abgelehnt werden, aber die Ablehnung muss begründet werden.

Andernfalls gilt die Ablehnung als Ungehorsam, der mit Disziplinarmaßnahmen geahndet wird, wenn das Unternehmen keine Alternativlösungen findet und dadurch einen Schaden erleidet.

☝️ Lange Fahrten können kein Grund für eine Ablehnung sein, wenn die zugewiesenen Aufgaben Teil der normalen Ausübung der Pflichten des Arbeitnehmers sind.

Gilt die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz als Pendeln?

Ist die Zeit des Pendelns Arbeitszeit? Gemäß Artikel L3121-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs ist "die tatsächliche Arbeitszeit die Zeit, in der der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und seine Anweisungen ausführt, ohne seinen persönlichen Interessen nachgehen zu können".

Die Zeit, die für die Fahrt von der Wohnung zum üblichen Arbeitsplatz aufgewendet wird, ist also unabhängig von der Entfernung keine tatsächliche Arbeitszeit.

Ebenso begründet ein beruflicher Pendelweg von der Wohnung zu einer nicht üblichen Arbeitsstätte keinen Anspruch auf Entschädigung, wenn er die normale Pendelzeit zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nicht überschreitet.

In diesem Video erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen!

Die Frage der Reisen im Arbeitsvertrag

Viele kennen die vorsichtige Formulierung: "Der Arbeitnehmer kann aus beruflichen Gründen in Ausübung seines Amtes auf Reisen gehen müssen".

Der Arbeitsvertrag muss jedoch nicht zwingend eine Reise vorsehen. Das Gesetz geht davon aus, dass ohne eine spezielle Klausel die Zustimmung des Arbeitnehmers zu Reisen stillschweigend erfolgt, wenn das Unternehmen sie benötigt.

Wenn jedoch regelmäßige Reisen vorgesehen sind, ist es für beide Parteien besser, den geografischen Geltungsbereich der Reisen und die Bedingungen (Dauer, Häufigkeit) durch eine Klausel über die berufliche Mobilität zu begrenzen. 🧳

Im Interesse der Transparenz und einer guten internen Kommunikation sollten die Anweisungen für Geschäftsreisen auf einem für die Mitarbeiter zugänglichen Medium zusammengestellt werden und folgende Hinweise enthalten

• bevorzugte Verkehrsmittel ;
• die für die Verwaltung der Reisen zuständige Person
• die Grundlagen und Fristen für die Erstattung
• die einzureichenden Belege
• die zu befolgenden Verwaltungswege usw.

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Fälle, in denen die Kosten übernommen und erstattet werden

Wie wir oben gesehen haben, gelten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht als Geschäftsreisen.

☝️ Es ist jedoch zu beachten, dass :

• Bei mobilen Arbeitnehmern ist der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) der Ansicht, dass die Zeit, die für Fahrten zwischen der Wohnung und dem ersten Kunden sowie zwischen dem letzten Kunden und der Wohnung aufgewendet wird, als Arbeitszeit angerechnet werden muss, und zwar ausschließlich für die Berechnung der Mindestruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen;
• die Zeit, die für die Fahrt von einem Arbeitsort zum anderen, beispielsweise zwischen zwei Kunden, aufgewendet wird, gilt als tatsächliche Arbeitszeit;
• Während einer Geschäftsreise gilt die Zeit, die in einem Verkehrsmittel (Flugzeug, Zug, Mitfahrgelegenheit usw.) verbracht wird, einschließlich der Zwischenstopps und des Wartens auf das Einsteigen, als tatsächliche Arbeitszeit. In der Praxis wird das Gehalt einfach beibehalten und kann nicht gekürzt werden;
• bei Reisen außerhalb der normalen Arbeitszeit, bei denen der Arbeitnehmer in einem Hotel übernachten muss, wird diese Arbeitszeit manchmal als effektive unproduktive Arbeitszeit bezeichnet. Es werden nicht nur die Kosten übernommen, sondern der Arbeitnehmer kann auch entschädigt werden, z. B. mit einem Pauschalbetrag pro Tag oder Freizeitausgleich. Um dies herauszufinden, ist es wichtig, die Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen zu konsultieren;
• Bei Bereitschaftsdiensten, vor allem im Baugewerbe und bei öffentlichen Arbeiten, muss die Zeit, die der Arbeitnehmer bei außergewöhnlichen Einsätzen von zu Hause wegfährt, als tatsächliche Arbeitszeit angerechnet und vergütet werden;
• Was den Weg zwischen Unternehmen und Arbeitsplatz betrifft, so handelt es sich um tatsächliche Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer erst zum Unternehmen fahren muss, bevor er zum Arbeitsplatz geht.

Entschädigung für Geschäftsreisen

Generell...

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Kosten für Geschäftsreisen zu erstatten, und zwar bis zur Höhe von unbedingt notwendigen Kosten, die dem Arbeitnehmer vorher erklärt werden, wie z. B. :

• Transportkosten
• Unterkunftskosten
• Verpflegungskosten.

Wenn der Arbeitnehmer für die Buchung seiner Reise selbst verantwortlich ist, gibt der Arbeitgeber an , ob es Grenzen gibt. So ist die Deckung beispielsweise auf die 2. Klasse im Zug beschränkt (der Arbeitnehmer kann sich für die 1. Klasse entscheiden und die Differenz bezahlen), es gibt ein vordefiniertes Paket zum Mitnehmen usw.

Auf keinen Fall darf es jedoch zu einer Ungleichbehandlung von Arbeitnehmern kommen.

Auch die Arbeitnehmer haben Pflichten: Sie müssen in der Lage sein, ihre Ausgaben zu belegen, und zu diesem Zweck alle Belege aufbewahren, die eine Rückerstattung der Ausgaben ermöglichen.

☝️ Laut Tarifvertrag haben Arbeitnehmer bei Dienstreisen außerhalb der normalen Arbeitstage und -zeiten sowie an Sonn- und Feiertagen Anspruch auf eine zusätzliche Vergütung.

Wie sieht es mit der Entschädigung für Fernreisen aus?

Nach der URSSAF sind Fernreisen "dadurch gekennzeichnet, dass der Arbeitnehmer aufgrund seiner Arbeitsbedingungen nicht täglich nach Hause zurückkehren kann".

Daher kann eine Entfernungspauschale gezahlt werden, um die zusätzlichen Kosten für Verpflegung und Unterkunft auszugleichen (Beträge 2022):

• 19,40 pro Mahlzeit ;
• 69,50 pro Tag für Übernachtung mit Frühstück in Paris und Umgebung;
• 51,60 pro Tag für Übernachtung und Frühstück in den Provinzen.

☝️ Das Tagegeld für Geschäftsausgaben ist bis zur Höhe der oben genannten Ausgaben von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Berechnung des Kilometergeldes

Es gibt mehrere Methoden der Erstattung und Auszahlung:

• auf der Grundlage eines Pauschalbetrags ;
• auf tatsächlicher Basis (nach der URSSAF-Kilometertabelle).

Um die Verwaltung von Geschäftsreisen zu vereinfachen und die Anhäufung von Spesenabrechnungen zu vermeiden, können Zahlungskarten verwendet werden. Zum Beispiel gibt es Tankkarten für Benzinkosten.

Management von Geschäftsreisen

Wer organisiert das Geschäftsreisemanagement?

Das auch als Geschäftsreisemanagement bezeichnete Geschäftsreisemanagement fällt in 23 % der Unternehmen im Jahr 2018 in die Zuständigkeit des Travel Managers, der alle Reisen und Fahrten eines Unternehmens verwaltet.

In den übrigen Unternehmen ist es in 28 % der Fälle die Finanzabteilung, in 24 % der Fälle die Beschaffungsabteilung, in 15 % der Fälle die Personalabteilung und in 10 % der Fälle die sonstigen Abteilungen.

Das Reisemanagement umfasst die Organisation, Buchung und Bezahlung von Reisen, einschließlich :

• die Festlegung einer Geschäftsreisepolitik (CTP ) ;
• Verwaltungs- und Buchhaltungsmanagement (Abrechnung, Bearbeitung, Prüfung von Spesenabrechnungen und Belegen, Rückerstattung)
• Flottenmanagement, falls erforderlich
• Führung von Reisetagebüchern
• Vergleich von Leistungsangeboten (Beförderung, Freigepäck, Unterkunft)
• Management von reisebezogenen Risiken ;
• Erledigung von Formalitäten wie Visum, Versicherung usw.

6 Softwarepakete für ein einfaches Spesenmanagement

Stärken und Vorteile von Spesenmanagement-Software

Die Komplexität der geltenden Vorschriften, die Besonderheiten der einzelnen Tätigkeitsbereiche und die rechtlichen Grauzonen sind nur schwer zu erfassen. Zwischen Toleranz, Rechtsprechung und Ausnahmen empfehlen wir Ihnen, einen Experten für Arbeitsrecht zu konsultieren, sowohl für die Vertragsgestaltung als auch für die Beantwortung spezifischer Fragen zu Geschäftsreisen.

Wir empfehlen Ihnen auch, sich mit einem Spesenmanagement-Tool aus zustatten, um Zeit zu sparen und die gesetzlichen Bestimmungen so weit wie möglich einzuhalten.

☁️ In der Cloud, im SaaS-Modus, haben sie den Vorteil, dass sie auf dem neuesten Stand der Vorschriften sind und die Besonderheiten von Tarifverträgen und der Reiserichtlinie des Unternehmens, sofern vorhanden, einbeziehen können. Vor allem sind sie von überall aus zugänglich, was sie sehr praktisch macht, wenn man unterwegs ist.

Welche Software soll ich wählen?

Hier sind 6 Programme, die Sie ausprobieren können:

• ⚒️ Expensya ▷ Digitalisieren und automatisieren Sie Ihren gesamten Geschäftsausgabenprozess. Vermeiden Sie die fehleranfällige manuelle Dateneingabe, indem Sie Papier durch eine beweiskräftige digitale Datei ersetzen, und integrieren Sie Ihre Daten in Ihre Buchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- oder ERP-Software.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Vorteile? Die Erfassung von Informationen wird nicht nur entmaterialisiert, sondern kann auch ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Formulars vollständig konfiguriert werden, indem die auszufüllenden Pflichtfelder ausgewählt werden.
• ⚒️ Rydoo ▷ Ebenfalls mit optischer Zeichenerkennungstechnologie ausgestattet, bietet der Editor mit Rydoo Expense die traditionelle Verwaltung von Spesenabrechnungen und mit Rydoo Travel die Verwaltung von Geschäftsreisen.
• ⚒️ Silae Expense ▷ Seine Stärken? Lernende künstliche Intelligenz, die das Tool optimiert, ein digitaler Safe mit Beweiskraft im Falle einer Prüfung und ein Ökosystem von Konnektoren zu einer ERP-ähnlichen Lösung.
• ⚒️ Skipr ▷ Verwalten Sie alle Ihre Geschäftsreisen einfach und flexibel, von der Planung bis zur Bezahlung. Diese innovative und umweltverträgliche Lösung reduziert Ihren Verwaltungsaufwand und wird zum Verbündeten Ihrer Mitarbeiter.
• ⚒️ Soldo ▷ Eine echte schlüsselfertige Lösung für das Reisekostenmanagement. Mit seiner SaaS-Plattform, seiner mobilen Anwendung und seinem Angebot an physischen oder virtuellen Karten oder Tankkarten ist es ideal für KMUs und kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Ausgaben effizienter abwickeln und alle ihre Transaktionen in Echtzeit verfolgen möchten.

3 Softwarepakete zur Vorbereitung Ihrer Geschäftsreisen und zur Vorhersage Ihrer Ausgaben

• ⚒️ Bolt Business ▷ Planen Sie die Geschäftsreisen Ihrer Teams und halten Sie sie mit individuellen Ausgabenlimits unter Kontrolle. Verfolgen Sie Reisen in Echtzeit und profitieren Sie von einer vereinfachten monatlichen Rechnungsstellung. Sie müssen keine Spesenabrechnungen nach der Reise mehr verwalten! Alles vereinfacht, im Rahmen Ihres Budgets und integriert in Ihre Buchhaltung.
• ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard geht noch weiter und bietet eine Software-Schnittstelle für die Verwaltung und Analyse der Finanzen und der Buchhaltung sowie (und vor allem!) eine konfigurierbare Zahlungs- und Tankkarte. Damit entfällt die Notwendigkeit, Spesenabrechnungen zu verwalten. Die Finanzteams sparen Zeit und haben die Kontrolle über ihre Finanzmittel.
• ⚒️ Navan ▷ eine unverzichtbare Lösung für jedes Unternehmen, das sein Geschäftsreisemanagement optimieren möchte, dank: vereinfachter Buchungen, automatisierter Spesenverwaltung und einer Übersicht über die Geschäftsreisen.

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Was müssen wir über Geschäftsreisen wissen?

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, sind die Gesetze für Geschäftsreisen ziemlich eindeutig, was die Verpflichtungen angeht. Sie müssen wissen, worum es geht, um die verschiedenen Entschädigungs- und Erstattungsregelungen bestmöglich zu gestalten, da sonst die Einhaltung der Rechtsvorschriften nicht gewährleistet werden kann.

Die richtige Software kann Ihnen helfen, diesen Prozess so effizient wie möglich zu organisieren und zu verwalten. Sie ist der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften.

Sie haben Ihr Ziel erreicht! 🚖