Wenn Technologie die Funktionen revolutioniert
In Unternehmen kommen immer wieder nutzlose Verwaltungsaufgaben hinzu. Die Eingabe von Spesenabrechnungen ist eine davon. Wurde es allmählich zu einem obligatorischen Schritt, so ändern neue Technologien dies derzeit.
Eingabe von Spesenabrechnungen
Was ist eine Spesenabrechnung?
Es handelt sich um Ausgaben, die von Mitarbeitern oder Führungskräften zugunsten des Unternehmens getätigt und durch eine Rechnung oder Quittung belegt werden. Zu den Spesen gehören folgende Ausgaben:
- Verpflegung
- Unterkunft
- Transport: Quittungen/Fahrscheine und Kilometergeld für ein Privatfahrzeug.
Wie erstellt man eine Spesenabrechnung?
Derjenige, der die Ausgabe tätigt, muss die Quittung aufbewahren. Dann:
- Entweder gibt er die Informationen persönlich in ein Dokument in einem bestimmten Format ein (Excel-Tabelle, ERP-Software...) und übermittelt dann die Erstattungsdokumente zur Validierung an den zuständigen Dienst,
- oder sie übermitteln die Informationen direkt, ohne sie vorher einzugeben. Dann obliegt es dem überweisenden Dienst, die Daten zu überprüfen, einzugeben und zu validieren. Nach der Validierung erfolgt die Erstattung der Berichte über die folgende Gehaltsabrechnung.
Ein mühsamer Prozess
Beide Wege sind umständlich. Für einen Verkäufer, der ständig unterwegs ist, stapeln sich zum Beispiel die Belege und werden beschädigt. Das Eingeben der Informationen würde sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, und das Delegieren dieser Aufgabe an einen Dritten ist nicht weniger zeitaufwändig. Die zuständige Person hätte sogar noch weniger Kontextinformationen für die Erstattung der Ausgaben. Jedes Mal das Datum, den Markennamen, den Wert vor Steuern und den Wert einschließlich aller Steuern zu finden, wäre sehr aufwändig - umso mehr, wenn die Informationen auf beschädigten Quittungen beruhen.
Warum bestehen wir so sehr auf der Eingabe dieser Informationen?
Im Hinblick auf die Mitarbeiter ist es wichtig, diese Option beizubehalten. Das Unternehmen hat weniger Kreditkarten als Mitarbeiter. Es gibt also zahlreiche Situationen, in denen die Spesenabrechnung praktischer wäre. Außerdem ist in bestimmten Fällen von Kilometergeld die Erstattungsberechnung für den Mitarbeiter vorteilhafter. Der Betrag, der für eine Reise erstattet wird, ist höher als die Ausgaben für Benzin und die damit verbundenen Gebühren. Und in Frankreich ist diese Differenz bei der Einkommensteuer nicht steuerpflichtig: eine Art Bonus, der interessant sein kann.
Für das Unternehmen werden die Erstattungen aus den Reisekostenabrechnungen als Ausgaben eingestuft, wodurch sich der steuerpflichtige Gewinn des Unternehmens verringert und die Körperschaftssteuer gesenkt wird. Außerdem unterliegt die Erstattung nicht der Sozialversicherungspflicht. Sie stellt somit eine Art Bonus für die Mitarbeiter dar und ist eine Erstattung, die von Arbeitgeberbeiträgen befreit ist. Ein Vorteil also sowohl auf finanzieller als auch auf unternehmerischer Ebene.
Eine Prise Technik und alles ist erleuchtet
Maschinelles Lernen
Der technologische Fortschritt treibt den Fortschritt in großen Bereichen wie den operativen Aufgaben voran. Big-Data-Technologien haben das maschinelle Lernen leistungsfähiger gemacht. Die Maschine analysiert die Informationen auf der Basis von Algorithmen. Und die vielfältigen Anwendungsbereiche betreffen vor allem die Datenerfassung.
Intelligente Algorithmen
Maschinelles Lernen ist ein autonomes System. Das Programm analysiert die Daten, entweder:
- auf der Grundlage der bekannten Historie: dies wird überwachtes Lernen genannt,
- oder auf der Grundlage von Korrelationen, die es identifiziert: dies wird als unüberwachtes Lernen bezeichnet.
Scannen statt eingeben
In einer Zeit, in der wir alle Smartphones haben, ist das Festhalten an Papierbelegen überholt. Anstatt das Risiko einzugehen, sie zu verlieren oder zu beschädigen, fotografieren wir sie einfach. Auf diese Weise haben wir sie in digitaler Form - ein erster Schritt zur Lösung der Probleme der Aufbewahrung und Speicherung, aber auch der Eingabe. In einem Berichtsverwaltungsprogramm wie Expensya scannt die visuelle Erkennung den fotografierten Beleg sofort. Das Tool erkennt die wichtigsten Informationen: Betrag, Lieferant, Datum, und alles, was Sie tun müssen, ist die registrierte Kostenabrechnung zu validieren.
Digitalisieren Sie Ihr Management
Technologie im Dienste der Fachleute
Die Verbreitung von Smartphones und die zunehmende Qualität ihrer Fotos haben den Weg für eine neue Nutzung geebnet. Wenn Sie nun noch Computerintelligenz hinzufügen, werden Ihre Prozesse modernisiert. Keine manuelle Eingabe mehr - bei einer Spesenabrechnungslösung wie Expensya werden die Daten sofort in das Tool übertragen. Das bedeutet das Ende der Papierbelegbündel, denn Digitalisierung und künstliche Intelligenz ersetzen die mühsame manuelle Eingabe.
Die Maschine wird besser
Das Programm muss nur noch lernen. In 87 % der Fälle sind die erkannten Informationen unter "Boden"-Bedingungen, d. h. mit den schnell mit dem Handy aufgenommenen Fotos, perfekt. Unter "Labor"-Bedingungen, d. h. beim Scannen von Rechnungen, erreicht das Programm 98,5 %. Und diese Zahlen steigen weiter: Je mehr Daten die Software sammelt, desto genauer wird sie. Die gesammelten Daten werden in der Cloud gespeichert, so dass das Softwarepaket das Computersystem des Unternehmens nicht ausbremst. Und die Mitarbeiter können es bequem von unterwegs aus nutzen.
Ein echter Gewinn für das Unternehmen
Die Eingabe von Spesenabrechnungen ist so zeitaufwändig, dass einige Unternehmen sie auslagern. Doch je mehr Spesenabrechnungen zu erfassen sind, desto kostspieliger wird die Lieferung an Subunternehmer. Mit einer intelligenten Softwarelösung wird die Analyse einfach schneller und zuverlässiger: langfristig gesehen ein positiver Kreislauf.
Der technologische Fortschritt dient nicht nur der Weltraumforschung der NASA. Viel pragmatischer betrachtet, spart Technologie Zeit und Energie für sich wiederholende Aufgaben oder Aufgaben ohne Mehrwert. Computergestützte Intelligenz, wie sie von Expensa bei der Erfassung von Spesenabrechnungen eingesetzt wird, stellt einen kolossalen operativen Fortschritt für die tägliche Arbeit von Unternehmen dar. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unsere Leitfäden zur Verwaltung von Spesenabrechnungen.
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