Spesen Software: Ratgeber
Was ist eine Spesen Software für die Reisekostenabrechnung?
Definition
Reisekostenabrechnungssoftware sowie Spesen Software ermöglichen Ihnen die Automatisierung der Erfassung, Verarbeitung und Erstattung von Geschäftskosten, die Ihre Mitarbeiter auf Dienst-/ Geschäftsreisen generieren. Die Ressourcenplanung für Dienstreisen wird optimiert und digitalisiert. Zudem kann ein solche Personalmanagement Software Rückerstattungsansprüche für berufliche Mehrkosten intern wie extern an einen zuständigen Manager oder Buchhalter weiterleiten.
Die Ansprüche werden dann geprüft und die Spesenabrechnung wird mit der Rückerstattung des Betrages beendet. Ein digitales System ist der entscheidende Schritt um Ihre Buchhaltung dauerhaft zu vereinfachen!
Wie funktioniert eine Reisekostenabrechnungs-Software?
Webbasierte Lösungen für das Spesenmanagement, die auf dem SaaS-Modell (Cloud-Dienst) basieren, arbeiten mithilfe von zwei integrierten Bereichen.
Erstens ermöglicht ein HR Portal oder eine mobile Anwendung für das Smartphone und Tablet, Ihren Kollegen die anfallenden Spesen zu registrieren:
- Ausfüllen eines Formulars zur Rückerstattung von Reisekosten,
- Hinzufügen von Belegen und Nachweisen (Foto von Rechnungen und Karten),
- Übermitteln des Antrages an den Verantwortlichen im Unternehmen.
Der zuständige HR Mitarbeiter wiederum greift auf eine Anwendung zurück, um die übermittelten Anträge zu bearbeiten:
- Über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät greift er auf ein Dashboard zu, das Ihm eine Übersicht über alle Aufwände und Spesen bietet.
- Nach und nach prüft er die Anfragen, akzeptiert sie oder lehnt sie ab.
Eine akzeptierte Spesenanfrage leitet automatisch die Rückerstattung der Reisekosten an den Mitarbeiter ein und die Eintragung der Überweisung in das Buchführungssystem des Unternehmens.
Der Mitarbeiter wird dann automatisch über die Entscheidung seines Vorgesetzten informiert.
Welche Hauptfunktionen hat eine Software für die digitale Reisekostenabrechnung?
Auf dem Markt finden sich viele Personalmanagement-Werkzeuge. Je nach Anbieter variiert der Umfang Ihrer Services jedoch.
Eine solche Software bietet:
- Eingabe aller Verpflegungs- und Reisekosten,
- Überprüfung der Belege und Quittungen,
- Bearbeitung von Anfragen zur Aufwandsentschädigung,
- Genehmigung der Rückerstattung,
- Ausgabenmanagement für alle Zahlungen,
- Archivierung der Abrechnungen.
Unternehmenssoftware für das Spesenmanagement (wie N2F, Rydoo oder Expensify) werden immer mehr mit mobilen Apps ergänzt, mit denen Fotos von Rechnungen zum Rückerstattungsantrag hinzugefügt werden können. Manager können mit Hilfe dieser Apps zudem jederzeit und überall auf die Kostenverfolgung und Finanzverwaltung zugreifen. Einige Unternehmensanwendungen bieten durch die optische Zeichenerkennung (OCR-Technologie) sogar eine automatische Vervollständigung des Erstattungsantrags durch die Erkennung von Schlüsselwörtern und Zahlen auf der Rechnung an.
Weitere Funktionen erlauben Ihnen, viel Zeit bei Ihren Verwaltungsprozessen und Spesenabrechnungen zu sparen:
- Reisekostenmanagement (Pauschalen und Währungen, Kosten für Aufträge usw.),
- Export von Buchungen (CSV, PDF),
- Erkennung von Bankdaten,
- Offline-Funktionen bei mobilen Apps usw.
Auf dem Dashboard der Anwendung können Sie auf Berichte sowie Grafiken und Anzeigen zur Performance zurückgreifen, um die Ausgaben für das Unternehmen zu kontrollieren (sortiert nach Kategorie, Art, etc.).
Wer benötigt ein Tool zur Spesenabrechnung?
Selbstständige Unternehmer, Startups, mittelständische Unternehmen sowie KMUs benötigen nicht zwingend eine HR-Lösung speziell für den Bereich Spesen. Standard-Funktionen einer Buchhaltungssoftware wie das Speichern der Buchungen, Notieren auf dem Lohn- oder Stundenzettel oder die Übermittlung an den Buchhalter genügen bei der relativ geringen Anzahl an Dienstreisen.
Größere Organisationen sind jedoch daran interessiert, ein Softwareprodukt speziell für das Spesenmanagement zu haben. Es ermöglicht es dem Personalwesen und der Finanzabteilung, Zeit zu sparen und Produktivität zu steigern.
Warum sollte man eine Software zur Spesenabrechnung verwenden?
Reisekosten-Tools vereinfachen das dröge Management von Spesen. Es kommt indirekt allen Abteilungen im Unternehmen zugute. Trotzdem gibt es neben zahlreicher Pluspunkte natürlich auch einige Nachteile.
Vorteile
- Es ist nicht mehr nötig, mit Zetteln und Papier zu hantieren, da alle Abrechnungen digitalisiert sind und mit einer intuitiven und personalisierten Anwendung papierlos verwaltet werden
- Alle wichtigen Daten zu Reisen sind automatisch festgehalten (Datum, Ort, Kunde, Projekt, Fahrtenbuch usw.)
- Sie bearbeiten alle Erstattungsanträge und erleichtern Ihrer Finanzabteilung so die mit der Rückerstattung und Auswertung verbundenen Arbeitsprozesse.
- Die Anwendung hilft bei der Digitalisierung und Virtualisierung im Unternehmen.
- Sie rationalisieren und optimieren eine Vielzahl von Aufgaben und gestalten das Personalmanagement effizient.
- Die Software ist vernetzbar mit Tracking-Tools zur Zeiterfassung, dem Dienstreisen-Management und anderen Anwendungen für die geschäftliche Mobilität, beispielsweise im Außendienst.
- Das Programm sichert die Überprüfbarkeit und Rückverfolgung der Spesen und sonstigen Verpflegungskosten.
- Die Anwendung von Geschäftsregeln und Richtlinien der Ausgabenpolitik für das Reisemanagement wird erleichtert.
Nachteile
- Mitarbeiter müssen alle Ihre Käufe und Aufwendungen in Erstattungsanträge eintragen. In einer großen Firma kann der Manager schwer bei vielen eingehenden Anträgen relevante Rückerstattungen nur schwer herausfiltern und priorisieren.
- Die Software muss mit den meisten anderen Business-Apps kompatibel sein, um leistungsfähig zu sein: Fakturierungssoftware, ERP-Systeme, Projektmanagement Software, Buchhaltungssoftware und andere Management-Software. Einige Firmen verfügen bereits über eine vollständige HRMS-Lösung über eine unabhängige Software, mit der es evtl. Schwierigkeiten bei der Integration geben kann.
Wie wählt man die passende Reisekosten-Software aus?
Wählen Sie die beste Software für das Reisemanagement, um die Bedienung für alle Mitarbeiter so einfach wie möglich zu halten:
- Die Mitarbeiter müssen ihre Erstattungsanträge und Spesen schnell und einfach eingeben können. Sie müssen außerdem die Höhe der Mehrkosten einsehen können. Ein intuitives und benutzerfreundliches Portal, in dem Eingaben leicht konfigurierbar sind, ist hierfür eine Voraussetzung.
- Die buchhalterische Verwaltung muss die Anträge schnell bearbeiten können. Sie muss die Erstattungen jeden Monat ausgleichen und die Erstellung der Buchungsdaten automatisieren können, ohne sie erneut eingeben zu müssen.
Die Kosten für ein Tool zur Spesenabrechnung gilt es ebenfalls zu berücksichtigen. Diese variieren normalerweise mit der Zahl der User oder der Anzahl der zu bearbeitenden Spesenabrechnungen.
Der neueste Trend: Die Spesenkarte
Einige Anbieter wie zum Beispiel Spendesk oder Payhawk revolutionieren die Spesenabrechnung, indem sie die meisten Prozesse mit der Einführung einer Firmenkreditkarte überspringen.
Es handelt sich um eine digitale Lösung, welche die genannten Funktionen umfasst, aber zusätzlich noch eine virtuelle oder physische Kreditkarte anbietet, die an die Mitarbeiter ausgegeben wird.
Die Mitarbeiter müssen dann selber keine Zeit mehr für die Abrechnung aufwenden. Sie zahlen direkt mit der Business-Karte und bleiben immer in ihrem verfügbaren Limit. Der Kreditrahmen wird vom Manager festgelegt, der die Ressourcen des Unternehmens zudem besser im Blick hat und eine vollständige Kostenkontrolle genießt.
Um mehr über die Verwaltung von Reisekosten zu erfahren, lesen Sie unsere Tipps über das Spesenmanagement.
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