5 Geheimnisse eines großartigen Kundendienstes

Wie wichtig sind für Sie als Unternehmer, als KMU oder als Großunternehmen Fähigkeiten im Bereich des Kundendienstes für den Erfolg Ihres Unternehmens? Die Kunden sind das wichtigste Element für den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines florierenden Unternehmens. Was sind also die Geheimnisse , um zufriedene und loyale Kunden zu finden und zu halten?

Appvizer hat 5 Top-Hacks aufgelistet, um einen großartigen Kundenservice zu erreichen.

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1. No-go-Zone: Lassen Sie Ihre Kunden warten

Sie haben Kunden, die Fragen haben, aber Sie möchten die tägliche Anrufzeit Ihres Unternehmens reduzieren, da dies zu Verzögerungen führt. Was können Sie tun, um so schnell und präzise wie möglich auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu reagieren ?

Richten Sie eine detaillierte FAQ-Seite ein

Fügen Sie Links und häufig gestellte Fragen ein. Die Kunden können eine Antwort finden, ohne sich in die lange Warteschlange einreihen zu müssen, um mit einem Mitarbeiter zu sprechen. Das spart Zeit auf beiden Seiten und verringert die Zahl der enttäuschten oder frustrierten Kunden.

Kontaktaufnahme über Online-Chat-Plattformen

Heutzutage hat das Internet den Druck von Telefongesprächen genommen. Ein Live-Chat verringert die Zahl der Telefonanrufe, ermöglicht es den Kunden aber dennoch, in Echtzeit mit einem Vertreter zu sprechen.

E-Mails: Antwort innerhalb von 3 Stunden

Normalerweise werden E-Mails bei weniger schwerwiegenden Problemen verschickt, so dass die Unternehmen einen gewissen Spielraum bei der Reaktionszeit haben. Dennoch ist es wichtig, dem Kunden mitzuteilen, dass sein Anliegen bearbeitet wird und eine Antwort auf dem Weg ist. Dies kann durch eine automatische Antwort geschehen, in der der Empfang der E-Mail bestätigt wird. Es wurde festgestellt, dass die optimale Antwortzeit für Unternehmen mit dem besten Kundenservice bei unter 3 Stunden liegt.

2. Telefonanrufe: Schluss mit den Warteschleifen und dem Auflegen

Wir alle kennen das: die gefürchtete Wartezeit, die automatischen Sprachaufzeichnungen, die Musik, die auf Wiederholung läuft. Nicht gerade ideal, oder? Mit den bisherigen Maßnahmen wird die Zahl der Anrufe , die ein Unternehmen erhält, auf ein Minimum reduziert. Dadurch wird die Zeit, die ein Kunde braucht, um mit einem Mitarbeiter verbunden zu werden, kürzer und die Zahl der Kunden, die das Unternehmen verlassen, sinkt.

Wenn ein Kunde anruft, um mit einem Mitarbeiter am Telefon zu sprechen, sollten die folgenden Schritte eingeleitet werden:

Kostenlose Rufnummer

sollte auf jeder Seite Ihrer Website deutlich angegeben werden. Auf diese Weise bearbeiten die Mitarbeiter nur echte Anfragen und nicht jeden Tag die gleichen Fälle.

Gut geschulte Mitarbeiter

Er sollte zu einem professionellen Team gehören, das über gute Kenntnisse des Unternehmens und seiner Politik verfügt, so dass jedes Problem oder jede Beschwerde bestmöglich bearbeitet werden kann. Diese Person sollte gut kommunizieren können.

Bei der Interaktion mit Kunden legen sie Wert auf:

• Gut zuhören,
• Einfühlungsvermögen zeigen,
• ihre Frustration ausräumen.

Branchen mit guten Soft Skills werden einen Anstieg der Kundenbindung feststellen.

Alternative Möglichkeiten

Wenn Sie wissen, dass Sie die Frage des Kunden nicht sofort beantworten können, können Sie ihm anbieten, ihn zu einem vereinbarten Zeitpunkt zurückzurufen oder eine E-Mail mit allen erforderlichen Informationen zu verfassen. Erklären Sie, dass dies die beste Lösung wäre, damit Sie nicht beide Ihre Zeit verschwenden. Schlechter Kundenservice ist durch unklare Kommunikation gekennzeichnet. Wenn Sie also einen Service bieten, der die Erwartungen des Kunden übertrifft, wird dies Ihrem Unternehmen zugute kommen.

Ein Kunde wird eher bereit sein zu warten und eine wertvolle Information zu erhalten, die sein Problem löst, als von einem Mitarbeiter zum anderen weitergereicht zu werden, ohne dass er weiter kommt. Es ist wichtig, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, damit jeder Kunde das Unternehmen zufrieden verlässt.

3. Vertrauen aufbauen und Loyalität gewinnen

Der Aufbau eines guten Verhältnisses ist entscheidend. Auf diese Weise werden sie nicht zögern, auch in Zukunft zu Ihrem Unternehmen zurückzukehren. Wenn ein Kunde Ihre Einstellung schätzt, wird er Empfehlungen an seine Familie und Freunde weitergeben. Schon bald wird Ihr kleines Unternehmen, das auf Vertrauen, Kundentreue und Kundenbetreuung aufbaut, expandieren!

• Personalisierung: Lernen Sie Ihre Kunden kennen; merken Sie sich ihre Namen. Diese Gastfreundschaft wird geschätzt und gibt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden.
• Machen Sie sich Notizen: Notieren Sie sich einige Punkte des letzten Gesprächs, damit Sie beim nächsten Mal auf dem neuesten Stand sind. So können Sie beim nächsten Telefonat dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben!
• Geben Sie zu, wenn Sie sich geirrt haben: Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, was von Zeit zu Zeit vorkommen kann, ist es besser, diesen einzugestehen und sich für die dadurch entstandenen Unannehmlichkeiten zu entschuldigen . Der Kunde wird Sie für diese ehrliche Haltung mehr schätzen und Ihnen auch mehr vertrauen.
• Sorgen Sie dafür, dass sie wiederkommen: Wiederkehrende Kunden sind das, was Ihrem Unternehmen einen Umsatz beschert. Einmalige Verkäufe sind weder rentabel noch nachhaltig. Um gute Einnahmen zu erzielen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Kunden sich jedes Mal wieder für Ihr Unternehmen entscheiden. Das werden sie tun, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie einen ausgezeichneten Kundenservice und eine erstklassige Kundenbetreuung bieten.

4. Zeigen Sie, dass Sie sich kümmern

Das Kundenerlebnis erstreckt sich bis in die Zeit nach dem Verkauf. Wenn Sie sich also besonders um Ihre Kunden kümmern, heben Sie sich von der Masse ab. Doch wie geht man dabei am besten vor?

• Setzen Sie sich mit dem Kunden in Verbindung: Genauso wie der automatisierte Service den Kunden darüber informiert, dass seine Anfrage bestätigt wurde, wird automatisch eine E-Mail verschickt, um den Kunden zu fragen, wie sein Erlebnis war.
• Berücksichtigen Sie ihre Kommentare: Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um festzustellen, ob etwas fehlt oder nicht angemessen ist. Wenn Sie auf die Anregungen Ihrer Kunden eingehen, können Sie Änderungen vornehmen, um einen effektiveren und effizienteren Service zu erreichen. Schließlich hat der Kunde immer Recht!

Mund-zu-Mund-Propaganda ist Ihr bester Freund, wenn Sie sich einen guten Ruf für Ihren Kundenservice erarbeiten. So können Sie Ihre derzeitigen Kunden halten und viele neue hinzugewinnen!

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5. Welche Art von Software gibt es, um diese Dienstleistung zu unterstützen?

Egal, ob Sie selbständig sind oder zu einem größeren Team gehören, die richtige Ausrüstung ist unerlässlich, damit Ihr Team und Ihr Unternehmen florieren können. Es kann eine sehr mühsame Aufgabe sein, den Überblick über einen Berg von Daten zu behalten. Deshalb stellen wir Ihnen hier eine clevere Software vor, die Ihnen diese Arbeit abnimmt!

Zufriedene Kunden dank Kundenbetreuungssoftware

Mit einer Kundensupport-Software können Sie Ihre Kundenanfragen innerhalb einer einzigen Benutzerplattform organisieren, verwalten und verfolgen.

• Konversationen und Probleme werden integriert und mit Kundendatensätzen und -profilen verknüpft.
• Ein Ticketing-System ermöglicht es, Anfragen, die per E-Mail, Telefon, Live-Chat, Social Media usw. eingehen, einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen, deren Aufgabe es dann ist, diese Anfragen zu bearbeiten.

Dank der folgenden Software kann Ihr Unternehmen über die täglichen Aufgaben auf dem Laufenden bleiben, Daten und Statistiken einsehen und diese nutzen, um die notwendigen Änderungen zur Verbesserung des Service zu erkennen:

RingCentral Engage (ehemals Dimelo)

RingCentral Engage, früher bekannt als Dimelo, ist eine SaaS-Software, die den Ausbau und die Verwaltung von Kundenbeziehungen erleichtert. Mit diesem Tool ( ) können Sie einen schnelleren und qualitativ besseren Kundenservice bieten und sich darauf verlassen, dass der schnelle und genaue Informationsfluss auch in den hektischsten Zeiten aufrechterhalten wird und nicht beeinträchtigt wird. Mit einer einfach zu bedienenden und verständlichen Plattform können Sie sofort mit der Arbeit beginnen. Ihre Agenten können den Kunden die Aufmerksamkeit schenken, die sie benötigen, während Engage sich um den Rest kümmert. Dazu gehören Aufgaben wie die Zuweisung von Agenten und die Verwaltung von Ressourcen, um genaue Ergebnisse zu erzielen.

Was uns an RingCentral Engage gefällt:

• Soziale Medien (Facebook, Twitter, Youtube, Instagram...)
• Nachrichtenübermittlung (Facebook Messenger, Instant Messaging in der App)
• Live-Chat
• E-Mail und Web-Formular
• Foren und Kunden-Communities
• Erkennung von bis zu 72 verschiedenen Sprachen
• Integriertes CRM-Tool
• Kostenlose Demo verfügbar

Dies gibt Unternehmen einen vollständigen Verlauf und eine genaue Aufzeichnung jeder Interaktion , um ihre Aktivitäten zu analysieren und besser zu verwalten und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, da es Unternehmen ermöglicht, die Leistung mit erweiterten Statistiken zu verfolgen und zu analysieren. Integrieren Sie RingCentral Engage in Ihr CRM für eine 360°-Ansicht.

RingCentral Centre de Contact

12 Bewertungen

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Effiziente Kundeninteraktionen mit Contact Center Software

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Freshdesk

Freshdesk ist eine auf SaaS basierende Kundensupport-Software und hat weltweit über 100.000 Nutzer. Der führende Online-Kundensupportdienst, der Ihnen dank seiner vielen Funktionen einen Helpdesk für einen hervorragenden Kundensupport bietet. Alle diese Funktionen sind in einem benutzerfreundlichen Bereich zu finden. Freshdesk ermöglicht:

• Zentralisierung von: Alle Kundenanfragen, die über die Ticket-Plattform, erste Telefonanrufe, Chats, E-Mails oder soziale Medien eingehen. Sie können überall dort präsent sein, wo sich Ihre Kunden aufhalten, aber es ermöglicht auch die manuelle oder automatische Verteilung von Tickets an die Mitarbeiter, die sie bearbeiten sollen.
• Automatische Filter bedeuten, dass Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe und deren Wichtigkeit/Dringlichkeit zuweisen können: So verlieren Sie nie die Kontrolle über die Situation, unabhängig von der Anzahl der Anfragen.
• Die Möglichkeit, mehrere Telefonnummern zu kaufen und die Anrufe über die Online-Software zu steuern.
• Die Erfassung der Kosten und des Verbrauchs.
• Verwaltung aller Kanäle, die ein- und ausgehen.

Der Vorteil von Freshdesk gegenüber Salesforce oder Zendesk ist die außergewöhnliche funktionale Abdeckung und die Tatsache, dass es so einfach zu bedienen ist, zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis.

Zendesk

Mit 40.000 Kunden in der ganzen Welt ist Zendesk eines der führenden Softwaresysteme für Kundenservice und Support. Diese Online-Software bietet eine Schnittstelle für die Verwaltung von Anfragen, einen Chat für die Kommunikation mit den Besuchern der Website, eine Online-Wissensdatenbank, gemeinsames Messaging und ein Datenanalysetool.

Weitere Merkmale von Zendesk sind:

• Omni-Channel
• 6 Tools für einen außergewöhnlichen Kundenservice: Support, Guide, Chat, Talk, Message und Explore.
• Alle diese Tools ermöglichen eine klare und effektive Kommunikation und Interaktion mit den Kunden, unabhängig davon, von wo aus sie sich an Zendesk wenden: Website, E-Mail, Kundensupport-Schnittstelle (Ticket-System), soziale Netzwerke usw.
• Kompatibel mit iPhone, Android, Windows Phone, BB

Zendesk zentralisiert alle Kundendaten an einem Ort, was bedeutet, dass Sie nie den Überblick verlieren werden. Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Kundeninformationen, so dass Sie schnell auf deren Anfragen reagieren können. Zendesk verkürzt die Zeit, die Sie mit Ihren Kunden verbringen, und garantiert ihnen ein hohes Maß an Zufriedenheit, um sie an sich zu binden und sie für neue Produkte zu begeistern.