Wie hält man internationale Teams zusammen?
Wenn Unternehmen wachsen, wird es fast unvermeidlich, Büros mit Teams außerhalb des Hauptsitzes oder sogar im Ausland zu eröffnen. Jüngsten Studien zufolge haben heute 63 % der US-amerikanischen Unternehmen Mitarbeiter, die im Telearbeitsverhältnis arbeiten und fast nie physisch im Büro anwesend sind. In Frankreich ist dieser Trend zwar weniger verbreitet, doch die Zahl steigt stetig und betrifft bereits 29 % der französischen Arbeitnehmer (Quelle: L'Express, 2019).
Diese Tendenz, Teams sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene zu zerstreuen, bedeutet , dass es heute wichtiger denn je ist, die Teammitglieder innerhalb eines Unternehmens zusammenzuhalten, sie an der Unternehmenskultur auszurichten und auf dieselben Ziele auszurichten.
So sollten Unternehmen versuchen, ein transparentes Umfeld zu schaffen, in dem Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich sind, unabhängig davon, wo sie sich physisch befinden. Diese Art zu arbeiten fördert die Motivation und Produktivität und gewährleistet eine gemeinsame Sprache und Vision für alle Teams auf der ganzen Welt.
Wie lässt sich dies erreichen? Entdecken Sie die 5 Vorteile einer Projektmanagementsoftware für verteilte Teams!
Zentralisieren Sie Ihre Aufgaben in einer Projektmanagementsoftware.
Die Anzahl der Software, mit der wir unsere Arbeit verwalten und organisieren, vervielfacht sich jedes Jahr. Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Software wird verwendet. Heute nutzt ein KMU durchschnittlich 20 SaaS-Softwareprogramme. Unternehmen mit 251 bis 1.000 Mitarbeitern nutzen im Durchschnitt 124. Jedes Team oder jeder Standort nutzt das Tool seiner Wahl, was eine neue Realität am Arbeitsplatz schafft: Siloarbeit.
Damit internationale Teams reibungslos zusammenarbeiten können, lohnt es sich, ein einziges Tool für das gesamte Unternehmen einzusetzen. Eine Software zur Aufgabenverwaltung ist eine hervorragende Lösung, um Informationen zu zentralisieren und physische Grenzen zu verwischen. Angenommen, ein Mitarbeiter benötigt eine bestimmte Information: Anstatt darauf zu warten, dass jemand aus einer anderen Zeitzone aufwacht und sie ihm liefert, kann er sie direkt in einer solchen Software finden.
Fördern Sie die Flexibilität und die Teamarbeit.
Die Flexibilität dieser Tools ermöglicht es, sowohl hochrangige Unternehmensprozesse - wie die Planung Ihrer Roadmap, die Festlegung von Unternehmensrichtlinien und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter - als auch die Arbeit auf Teamebene effizient und visuell von einem Ort aus zu verwalten.
monday.com ist ein Beispiel für eine solche Software. Mit den mitgelieferten Modulen können Sie Tabellen erstellen, um jeden Prozess zu verwalten, und sogar mehrere Tabellen verbinden, um komplette Arbeitsabläufe zu erstellen. Sie können eine Tabelle als eine intelligentere und visuellere Version als eine Tabellenkalkulation betrachten.
Es gibt unzählige Methoden, um Tabellen zu erstellen, mit denen Sie jeden Prozess, jedes Projekt oder jede Aufgabe verfolgen können. Von der Planung eines Inhaltskalenders bis zur Verfolgung von Fehlern, von der Verwaltung von Eigenschaften bis zu kreativen Anfragen kann die Arbeit jedes Teams auf einer einzigen Plattform verwaltet werden!
Da die Foren standardmäßig für jeden Benutzer sichtbar sind, egal wo er sich befindet, kann er sich über den aktuellen Status jedes Projekts oder jeder Aufgabe auf dem Laufenden halten, siehe wer dafür verantwortlich ist und welche Diskussionen rund um das Thema geführt werden.
Dieser zentralisierte und fließende Ansatz zur Informationsweitergabe ist der erste Schritt zu einem transparenten Arbeitsumfeld.
Kommunizieren Sie kontextbezogen und flüssig.
Immer mehr Teams verzichten auf E-Mails als Hauptmittel der internen Kommunikation. Mit all den Problemen, die sie mit sich bringen (Einschränkung der Personen, die Konversationen sehen, Probleme beim Suchen und Teilen von Dateien, um nur einige zu nennen), suchen die Teams heute nach neuen Kommunikationswegen.
Die Nutzung einer kollaborativen Plattform, um sowohl innerhalb des eigenen Teams als auch mit dem Rest des Unternehmens zu kommunizieren, ermöglicht eine zentrale Kommunikation. Wenn Sie bei monday.com auf jedes Element in einer Tabelle klicken, ruft die Software den Abschnitt mit den Aktualisierungen für die Kommunikation auf. Wenn Sie Personen, Teams oder einen beliebigen Benutzer des Kontos @erwähnen, werden Nachrichten in Echtzeit gesendet. Die Konversationen nehmen rund um ein behandeltes Thema Gestalt an, d. h. sie können später leicht wiedergefunden werden.
Außerdem ist es praktischer, ein einziges Tool für die interne Unternehmenskommunikation zu verwenden, sei es, um über Änderungen an einem Produkt zu berichten, wöchentliche Updates für jede Abteilung oder Ihre Website bereitzustellen oder bestimmte Themen mit allen Nutzern zu besprechen. Durch das Erstellen von Tabellen wird jeder Nutzer auf derselben Wellenlänge sein, egal wo er arbeitet!
Mit einem Team über jede kleine Änderung zu kommunizieren, kann sehr zeitaufwendig sein und die begrenzten Stunden Ihres Tages füllen. Mithilfe einer Kollaborationsplattform automatisieren Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und sparen so enorm viel Zeit.
Stellen Sie sich vor, Sie ändern das Fälligkeitsdatum eines Projekts oder einer Aufgabe. Sie müssen nicht jeden Mitarbeiter, der mit Ihnen im Büro ist oder nicht, daran erinnern, denn ein automatisiertes Tool erledigt das für Sie. Diese Art der Kommunikation mit Teammitgliedern ist die Zukunft des produktiven Arbeitens und sorgt dafür, dass international arbeitende Menschen immer gut informiert sind.
Schaffen Sie einen Arbeitsbereich, der mit all Ihren Werkzeugen verbunden ist.
Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware wird wahrscheinlich nicht alle anderen Programme ersetzen, die von den Teams in Ihrem Unternehmen verwendet werden - und das ist auch richtig so.
Durch die Integration der von jedem Team verwendeten Werkzeuge mit Ihrer Projektmanagementsoftware werden die Daten aus allen anderen Softwareprogrammen zentralisiert. Dies ist der beste Weg, um die Verbindung zwischen mehreren Teams aufrechtzuerhalten und Konflikte am Arbeitsplatz zu vermeiden.
Diese Daten können dann von allen Mitgliedern des Unternehmens eingesehen und genutzt werden. Dadurch wird Wissen geteilt und Ihre Teammitglieder können besser verstehen, wie ihre Arbeit in einen größeren Rahmen passt.
Die Daten können dann analysiert und in Berichten zusammengefasst werden, wobei verschiedene Ansichten verwendet werden können.
Erstellen Sie personalisierte Berichte, um Ihr Geschäft genau zu verfolgen.
Allen Mitgliedern Ihres Unternehmens, insbesondere den Managern, die Möglichkeit zu geben, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten auf einen Blick visuell zu verfolgen, ist für eine internationale Strategie von entscheidender Bedeutung.
Wahrscheinlich ist Ihr Aufgabenmanagement-Tool mit so vielen Informationen gefüllt, dass die Führungskräfte oft nur das Endergebnis ohne Details sehen wollen. Wenn Sie alle Daten zusammenstellen und relevante Informationen erhalten, kann sich jeder auf die Ziele konzentrieren und sicherstellen, dass diese immer erreicht werden.
Solche Berichte lassen sich leicht erstellen, dank der anpassbaren Dashboards, die aus mehreren Widgets wie Grafiken, Zahlen, Fortschrittsüberwachung und Arbeitslastverteilung aufgebaut sind, um wichtige Informationen in Echtzeit zu zeigen. Sie bieten eine einfache und sehr visuelle Möglichkeit, komplexe Daten zu analysieren und die Situation des Unternehmens auf einen Blick zu verstehen.
Arbeiten Sie intelligenter, arbeiten Sie besser
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung einer kollaborativen Aufgabenverwaltungssoftware Unternehmen mit internationalen Teams dabei hilft, intelligenter zu arbeiten. Das bedeutet, dass es eine einzige zuverlässige Informationsquelle für eine ganze Organisation gibt, sodass Sie unabhängig davon, in welcher Abteilung Sie arbeiten oder wo Sie sich befinden, immer auf dem Laufenden sind, was gerade passiert.
Entscheidungen werden schneller getroffen und Teams können sich schneller bewegen, da Missverständnisse vermieden werden. Die Kommunikation findet an einem Ort statt und Benachrichtigungen über Änderungen und Statusaktualisierungen können sogar automatisiert werden, sodass die richtigen Personen immer auf dem Laufenden sind. Diese fünf Tipps sind ein hervorragender Ausgangspunkt für jedes Unternehmen, das erfolgreich mit internationalen Teams zusammenarbeiten möchte.
Dieser Artikel wird gesponsert. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Französischen