Projektmeilensteine: Projektmanagement für den Fortschritt Ihrer Projekte

Die meisten Projekte werden aufgrund eines schlecht organisierten Projektmanagements nicht zu Ende geführt. Projektmeilensteine sind wirksame Planungsinstrumente, die ein ungeschicktes Management eines Projekts verhindern sollen. Projektmeilensteine sind auch wichtig, um die Zeit zu bestimmen, die für den rechtzeitigen Abschluss eines Projekts benötigt wird.

Aber was genau sind Projektmeilensteine? Worin besteht der Unterschied zu Leistungen oder einfachen Aufgaben? Welches sind die besten Verfahren zur Festlegung von Meilensteinen in einem Projekt? Welches sind die entscheidenden Punkte in einer Roadmap, an denen ein Projektmeilenstein hinzugefügt werden sollte? Wie erklärt man Kunden, Stakeholdern und interessierten Parteien Meilensteine?

Lesen Sie weiter und erfahren Sie alles, was Sie über Projektmeilensteine wissen müssen.

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Projektmeilenstein: Definition

Ein Projektmeilenstein hat die Funktion eines Meilensteins und ist somit ein Bezugspunkt auf dem Weg zum Abschluss eines Projekts. Er kann am Ende, am Anfang und im Verlauf eines Projekts gesetzt werden. Oder er kann am Ende einer bestimmten Phase platziert werden.

Der Projektmeilenstein wird als Platzhalter platziert, wenn das Team eine der Planungs- oder Produktionsphasen in der Roadmap eines Projekts abgeschlossen hat.

Er kann auch eine zweite Funktion übernehmen: als Platzhalter, um ein wichtiges Ereignis im Projektplan zu markieren.

Projektmeilensteine sind von entscheidender Bedeutung, um die Geschwindigkeit eines Projekts zu bestimmen und sicherzustellen, dass die Fristen und der festgelegte Zeitplan eingehalten werden.

Projektmeilensteine erweisen sich auch als leistungsfähige Planungsinstrumente, denn sie bieten einen klaren Vorteil: die Unterteilung eines langen und komplexen Projekts in kleinere Phasen, die eine genauere und besser organisierte Durchführung ermöglichen.

Kurz gesagt, ein Projektmeilenstein legt die Ziele fest, die das Projekt bis zu einem bestimmten Datum erreichen muss. Er entspricht einem präzisen Punkt auf der Abszisse der Fertigstellung eines Projekts und nicht einem zeitlich gestreckten Zeitraum. Er legt die Ziele fest, die erreicht werden sollen, und nicht die Strategie oder Methode zur Erreichung des Ziels.

Der Zeitplan mit Projektmeilensteinen

Projektmeilensteine sind die Grundlage einer Managementmethodik, deren Zweck darin besteht, die für den Erfolg eines Projekts erforderliche Zeit zu berechnen. Deshalb sind sie Schlüsselelemente bei der Entwicklung eines Projekts. Sie finden sich in Zeitplanungssystemen wie der Methode des kritischen Pfades, bei der die Meilensteine in Hauptkategorien eingeteilt sind.

Dank der Projektmeilensteine ist das Projektteam in der Lage, den Projektfortschritt zu berücksichtigen, da die Unterteilung in kleinere Intervalle oder Schritte eine bessere Kontrolle ermöglicht.

Sie können dann nach demselben Verfahren wie die Aufgaben miteinander verbunden werden. Da sie voneinander abhängig sind, kann es vorkommen, dass das Team nicht vorankommt: Auf der Roadmap ist eine Aufgabe nicht abgeschlossen und kann daher nicht zum nächsten Schritt übergehen, der durch den Projektmeilenstein signalisiert wird.

Wenn Sie einen gemeinsamen Kanal zwischen Aufgabe und Projektmeilenstein schaffen, vermeiden Sie, dass das Team erneut in eine Sackgasse gerät, in der es auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe warten muss.

Wann sollte ein Meilenstein gesetzt werden?

Projektmeilensteine verfolgen den Fortschritt eines Projekts und folgen dabei einer sorgfältigen Einteilung in Phasen. Jeder Projektmeilenstein trennt den Endpunkt einer Phase vom Anfangspunkt einer anderen Phase.

Im Projektmanagement gibt es in der Regel vier Phasen:

• Beginn,
• Planung,
• Durchführung,
• Abschluss.

Aber wann ist der beste Zeitpunkt für die Festlegung von Projektmeilensteinen?

Die Antwort ist nicht so kompliziert, wie man denken könnte: wenn alle Aufgaben der jeweiligen Projektphase abgeschlossen sind.

So ist beispielsweise die Definition des Fahrplans in der Regel der letzte Schritt in der Anlaufphase eines Projekts. In diesem Fall können wir einen Projektmeilenstein einfügen, um den Übergang von der Initiierungsphase zur Planungsphase zu symbolisieren.

Jedes Team kann jedoch den günstigsten Zeitpunkt für die Einfügung eines Projektmeilensteins selbst bestimmen, nachdem es die verschiedenen Varianten, die ein Projekt bestimmen, analysiert hat. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich mit den Fachleuten vor Ort und anderen Teams in Ihrem Unternehmen abzustimmen. Die Durchführung einer kurzen Schulung kann der Schlüssel zu einem optimalen Verständnis der Projektmeilensteine sein.

Projektmeilensteine können mit einem zeitlichen Faktum in Verbindung gebracht werden und nicht mit der Wahl einer bestimmten Aufgabe oder Tätigkeit.

Es stellt sich also die Frage: Gibt es Projektmeilensteine, die nicht mit den verschiedenen Projektphasen verbunden sind? Die Antwort lautet kurz gesagt: Ja.

Sie haben die völlige Freiheit, so viele Projektmeilensteine zu wählen und zu platzieren, wie Sie es für den Erfolg und das Gelingen Ihres Projekts als notwendig erachten.

Traditionell werden Projektmeilensteine verwendet, um Projekte in Phasen zu unterteilen, aber diese Planungsinstrumente können auch dazu verwendet werden, eine wichtige Aufgabe, eine Leistung oder etwas anderes zu identifizieren.

Verfolgung des Fortschritts mit Projektmeilensteinen

Das wesentliche Element der Projektplanung lässt sich in einer einfachen Maßnahme zusammenfassen: Überwachung und Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit. Die Projektmeilensteine haben daher die Funktion eines Metronometers für den Projektfortschritt. Die Berechnung der abgeschlossenen Projektmeilensteine ermöglicht es Ihnen, festzustellen, wie schnell Sie das Projekt abschließen können.

Projektmeilensteine sind nützlich für die Kommunikation mit den Beteiligten. Letztere wollen nämlich keinen detaillierten Millimeterbericht über den Projektfortschritt haben. Sie sind an einem Kurzbericht über den aktuellen Stand des Projekts in Bezug auf den festgelegten Fahrplan interessiert. Hierfür eignen sich Projektmeilensteine gut, da sie die wichtigsten abgeschlossenen Etappen veranschaulichen und mit dem Endziel in Verbindung bringen.

Wenn Sie während der Stakeholder-Sitzung berichten, ist es einfacher und intuitiver, ihnen Folgendes zu zeigen

• die in diesem Monat erreichten Meilensteine
• die Meilensteine, die im nächsten Monat abgeschlossen werden
• Meilensteine, die fristgerecht abgeschlossen wurden
• Meilensteine, die zwar abgeschlossen wurden, sich aber aufgrund von Problemen verzögert haben.

Projektmeilensteine: Vorsicht vor falschen Synonymen

Nachdem wir nun erklärt haben, was Projektmeilensteine sind, wollen wir versuchen, einige Methoden zu beleuchten, die den Projektmeilensteinen ähneln, aber nicht genau dasselbe sind.

Projektmeilensteine sind nicht gleichzusetzen mit:

• Deliverables: Obwohl Projektmeilensteine mit der Produktion von Deliverables übereinstimmen können, sind sie nicht genau das Gleiche. Deliverables werden als Ergebnis der abgeschlossenen Arbeit definiert, während Projektmeilensteine nichts anderes als ein bestimmter Zeitpunkt sind, der den Fortschritt des Projekts auf dem Weg zum Endziel angibt.
• Ziel: Trotz ihrer vielen Ähnlichkeiten sind Ziele die Projektion von Zielen, die in der Zukunft erreicht werden sollen. Projektmeilensteine hingegen quantifizieren den Fortschritt, der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht wurde, und fungieren eher als Zwischenetappen auf dem Weg zum Endziel.
• Etappen: Auch hier könnte die Ähnlichkeit irreführend sein. Projektmeilensteine sind jedoch die Anfangs- und Endpunkte auf der geraden Linie, die durch eine Phase dargestellt wird. Ein Projekt kann in mehrere Phasen unterteilt werden, um die verschiedenen Momente der Realisierung zu markieren. Die Projektmeilensteine markieren den Übergang von einer Phase zur nächsten. Es ist daher möglich, dass innerhalb einer Phase mehrere Projektmeilensteine nebeneinander bestehen.

Es ist nicht immer einfach, die Unterschiede zu erklären, da die Projektmeilensteine mit dem Konzept der Leistungen, Ziele und Phasen einhergehen. Das folgende Konzept sollte jedoch beibehalten werden: Projektmeilensteine sind vielseitig und können die verschiedenen Phasen eines Projekts abbilden. Ihr Zweck ist es, dem Team und dem Rest des Unternehmens die erzielten Fortschritte mitzuteilen und vor allem den Weg zum endgültigen Erfolg des Projekts zu weisen.

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Teamarbeit zur Erreichung von Projektmeilensteinen

Projektteams arbeiten am besten, wenn sie synchron arbeiten.

Wenn Projektmanager, Teams und Stakeholder auf derselben Plattform kommunizieren können, ist eine einheitliche Arbeit mit demselben Ziel gewährleistet. Die Verwaltung eines Projekts über ein gemeinsames Betriebssystem ermöglicht eine schnelle Projektplanung. Sie können Ihre Projektmeilensteine mithilfe vorformatierter Vorlagen und einer intuitiven und einfach zu bedienenden Drag-and-Drop-Oberfläche planen. Sie können auch visuelle Zeitpläne über Gantt-Diagramme erstellen, die Ihnen helfen, die Arbeit zu koordinieren und ständige Benachrichtigungen über den Fortschritt des Teams von einer einzigen, umfassenden Plattform aus zu erhalten.

Sind Sie bereit, Ihren ersten Projektmeilenstein zu setzen? Schreiben Sie in den Kommentaren über Ihre Erfahrungen mit der Verwaltung von Meilensteinen.