Wie man im Zeitalter der Videokonferenzen produktiv bleibt

Sie stehen morgens frisch und munter auf und sind bereit für die lange Liste an Aufgaben, die heute auf Sie wartet. Aufgaben, die Sie erledigen werden, sobald Sie die wenigen Besprechungen, die Sie in Ihrem Kalender geplant haben, hinter sich gebracht haben.

Zumindest denken Sie das. Denn nach und nach kommen immer mehr Videoanrufe hinzu, um "die Lage zu klären" oder "eine einfache Frage" zu stellen. Und ohne dass Sie es merken, ist der Tag schon vorbei und die Aufgaben, die Sie am Morgen noch in Angriff nehmen wollten, warten geduldig auf Sie.

In einer Zeit, in der Telearbeit zur Normalität wird und Videotelefonate zur Normalität werden, ist es für viele von uns schwierig, diesen Teufelskreis zu durchbrechen.

Es wäre also leicht, unsere Videokonferenzanwendung für diese mangelnde Produktivität verantwortlich zu machen. Eine Anwendung, mit der wir scheinbar viel mehr Zeit verbringen, als wir eigentlich sollten. Aber angesichts unserer langen Tage, der immer voller werdenden Terminkalender und der fehlenden Aussicht auf ein Ende des Arbeitstages wäre es vielleicht an der Zeit, die wahre Ursache des Problems zu ermitteln.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Wird Ihnen dieser Anruf wirklich helfen, Klarheit zu gewinnen?

Unsere Terminkalender waren schon immer mit Besprechungen gespickt. Mehr oder weniger effektive Besprechungen, gewiss. Aber in einer Zeit, in der Unternehmen versuchen, sich an neue Arbeitsbedingungen mit geografisch verteilten Teams anzupassen, kann es leicht passieren, dass man sich von den Ereignissen immer mehr überfordert fühlt. Leider materialisiert sich diese Angst, ins Hintertreffen zu geraten, gerade in der Aneinanderreihung von Besprechungen, die darauf abzielen, "Bilanz zu ziehen".

Bevor Sie also das nächste Meeting planen, sollten Sie sich eine Frage stellen. Fragen Sie sich: "Was erwarte ich wirklich von diesem Meeting?". Für viele von uns wird die Antwort eine der folgenden sein:

Bilanz ziehen

Da Sie den Rhythmus des Bürolebens verloren haben, machen Sie sich vielleicht Sorgen, dass Sie den Überblick über ein Projekt verlieren, an dem Sie gerade arbeiten, oder Sie fürchten sogar, die Aufmerksamkeit eines Ihrer Kunden zu verlieren.

Im Zeitalter der Videokonferenzen und um die Option "Ich gehe durch dein Büro, um dir eine kurze Frage zu stellen" zu umgehen, gibt es immer mehr 15-minütige Kurzbesprechungen, die dazu dienen, den Überblick zu behalten.

Sich auf dem Laufenden halten

Wir haben nicht mehr die Muße, Büroräume zu teilen, in denen wir zuvor getroffene Entscheidungen umsetzen können, in denen wir die Gelegenheit haben, neues Wissen auszutauschen und zu integrieren, und in denen wir die Fortschritte sehen können.

Wenn Ihnen kein kollaborativer Digital Workplace (digitaler und kollaborativer Arbeitsplatz) mit zentralem Zugriff auf alle Geschäftsanwendungen zur Verfügung steht, werden Sie und Ihr Team ihre Zeit oft damit verbringen, Informationen zu suchen und ihnen hinterherzujagen. Das hängt oft damit zusammen, dass die Tools, die wir verwenden - seien es CRM, ERP oder andere - nicht miteinander verbunden sind. Und, um die Wahrheit zu sagen, bleiben sie manchmal sogar von den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter abgekoppelt.

Aus diesem Grund führen wir immer mehr Videokonferenzen durch, um den Informationsmangel zu beheben.

Wenn man die ersten zehn Minuten eines Telefonats damit verbringt, sich auf den neuesten Stand zu bringen, Informationen auszutauschen und abzugleichen, geht es nicht mehr darum, Besprechungen abzuhalten, um ein bestimmtes Thema voranzubringen, sondern vielmehr darum, sich immer wieder auf den neuesten Stand zu bringen.

Und wenn sie sich den ganzen Tag über aneinanderreihen, ist es noch schlimmer.

Trost im alltäglichen Austausch finden

Aber wir müssen ehrlich sein. Unsere mangelnde Produktivität kann auch damit zusammenhängen, dass wir unsere Kollegen vermissen. Wir alle tauschen uns gerne aus und diskutieren über aktuelle Projekte. Und das gilt umso mehr, wenn wir nicht mehr die Möglichkeit haben, ein informelles Gespräch mit einem Kollegen zu führen, der uns auf dem Flur begegnet.

Anrufe sind den Mitarbeitern vorbehalten, die Werkzeuge den Daten.

Für Brainstormings und Großprojekte gibt es keinen Ersatz für ein Strategietreffen.

Wenn Sie sich aber dazu entschließen, sich zu treffen, um Informationen auszutauschen, an bestimmten Projekten zusammenzuarbeiten oder auch nur, um "eine Frage zu stellen", dann haben Sie ganz klar ein Problem mit den Werkzeugen oder der Plattform. Aber sicherlich nicht ein Problem, das mit der Nutzung von Videokonferenzen zusammenhängt.

Wenn Sie aus den oben genannten Gründen (Bilanz ziehen, sich auf dem Laufenden halten oder auch Trost im alltäglichen Austausch finden) Stunden auf Zoom verbringen, dann ist es offensichtlich, dass Sie eine einzige Anwendung exzessiv nutzen und alle anderen ausblenden.

Tatsache ist, dass es für Sie und Ihr Team anstrengend ist, den ganzen Tag lang unwichtige Informationen weiterzuleiten, und keinen Raum für Kreativität, Projektplanung oder andere Initiativen lässt, bei denen Anrufe wirklich etwas bewirken können.

Festlegen, wann ein Videoanruf sinnvoll ist: Transparenz funktioniert in beide Richtungen.

Während wir uns langsam mit der Telearbeit vertraut machen, stellen wir fest, dass die Arbeit erledigt werden kann, die Projekte weiter voranschreiten und der Himmel noch nicht eingestürzt ist. Dieser neue Lebensrhythmus wird dann zur Normalität werden.

Die Transparenz von Terminkalendern. Ihre wertvollsten Vermögenswerte (Ihr Team) vor der Ermüdung durch Videoanrufe zu schützen, ist eine Priorität und kann sich in einer Zeit, in der wir ständig in Verbindung sein müssen, als schwierig erweisen. Indem Sie realistische Erwartungen festlegen und tolerieren, dass Ihre Mitarbeiter Zeit für sich selbst brauchen, geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, ihre Batterien wieder aufzuladen.

Hier bei monday.com haben wir unsere Teams dazu ermutigt, "Familienzeit" in ihrem Kalender einzuplanen - und wir respektieren diese Zeiten. Durch die frühzeitige Festlegung dieser Erwartungen konnten wir die Problematik vermeiden, dass die Produktivität durch die vielen Videokonferenzen beeinträchtigt wurde.

Unsere Anforderungen an Videokonferenzen festlegen: Es gelten immer die gleichen Prinzipien.

Manche Videokonferenzen müssen einfach stattfinden - in manchen Fällen gibt es keine Alternative zu der Kreativität und Energie, die ein Treffen mit anderen Menschen mit sich bringt. In der heutigen Welt der Telearbeit sind solche Überlegungen jedoch nicht mehr relevant.

Bevor Sie also instinktiv ein weiteres Meeting auf Zoom ansetzen, sollten Sie über Folgendes nachdenken:

JA zu Anrufen: die der Bestandsaufnahme und dem Überblick dienen, die für wöchentliche Besprechungen vorgesehen sind, für Meetings, die Sie als Gruppe voranbringen, und für Teamprojekte, die echte Zusammenarbeit erfordern.

NEIN zu Anrufen: die dazu dienen, Informationen auszutauschen, zu Meetings, die dazu dienen, eine Bestandsaufnahme zu machen, zu Treffen, um Dokumente zu korrigieren oder Designänderungen vorzunehmen, und zu Besprechungen in Zeiten, die eigentlich frei sein sollten.

Lassen Sie sich von Ihren Werkzeugen helfen.

Wenn Sie versuchen, jede Frage per Videokonferenz zu beantworten, bedeutet das, dass Sie mehr geistige Energie auf den Versuch verwenden, Informationen zu klären und zu verarbeiten, als auf echte Zusammenarbeit und das Einbringen einer kreativen Vision.

Indem Sie die Punkte identifizieren, die durch Anwendungen und nicht durch Mitarbeiter verbessert werden können, kann die gesamte unternehmensweite Technik erleichtert werden. Das bedeutet im Gegenzug, dass Sie nicht mehr so viele Videoanrufe kumulieren.

Auch hier gilt: Wenn Sie denken, dass Ihr Unternehmen nicht über die Werkzeuge verfügt, die diesen Anforderungen gerecht werden, haben Sie möglicherweise ein Geräteproblem und kein Problem mit den Videoanrufen selbst.

Wenn Sie alle in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools durchgehen, gibt es ein paar Dinge, die Sie unbedingt im Auge behalten sollten:

• Flexibilität. Ist das Tool für verschiedene Arbeitsmethoden und -techniken geeignet und kann es von verschiedenen Teams genutzt werden?
• Die Integration. Wenn es sich um ein kollaboratives Tool handelt, bei dem Ihre Mitarbeiter vertrauensvoll Zugang zu Informationen erhalten sollen, dann muss diese Anwendung mit allen von Ihren Teams verwendeten Geräten zusammenarbeiten können.
• Die Transparenz. Wenn alle Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens die Möglichkeit haben, auf Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen, bedeutet dies, dass sie selbstständig arbeiten und die anstehenden Aufgaben erledigen können, ohne 30 Minuten in den x-ten Videoanruf investieren zu müssen.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Weiter denken

Die Gewohnheiten und Verhaltensweisen, die in dieser Zeit etabliert werden, haben das Potenzial, Ihre Unternehmenskultur und deren Praktiken für die kommenden Jahre zu prägen. Nutzen Sie diese Zeit also, um klare Regeln aufzustellen und die Nutzung geeigneter Werkzeuge einzuführen, die Ihnen helfen, optimale Arbeitsmethoden zu übernehmen.

Also: Zoomen Sie verantwortungsvoll.

Dieser Artikel wird gesponsert. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.