Digitale Signatur Software: Ratgeber
Tipps für die digitale Signatur
Software für die Erstellung elektronischer Signaturen ermöglicht es den Benutzern, rechtsverbindliche Unterschriften sicher und ohne Kompatibilitätsprobleme auf digitalen Dokumenten und Dateien zu erstellen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Unterschriften handschriftlich auf physischen Dokumenten zu tätigen.
Eine solche Anwendung ermöglicht das Teilen sensibler Dokumente zum Zweck des Einholens digitaler Signaturen. Eine digitale Unterschrift basiert auf Signatursoftware, um Dokumente wie Kaufverträge oder Arbeitsdokumente zu verschlüsseln (public key infrastructure), für die oft Unterschriften von Kunden, Mitarbeitern oder Partnern erforderlich sind.
Außerdem werden die Dokumente mit einem Zeitstempel versehen und das Dokument digital verfügbar gemacht. Digitale Unterschrift-Software ermöglicht daher eine bessere interne Kommunikation und Kollaboration. Das Verfahren ist dank der elektronischen Identifizierung und der Verschlüsselung also sehr sicher.
Software für digitale Signatur verfügt oft über Integrationen zu Anwendungen von Drittanbietern, einschließlich Lösungen für den Vertrieb, ERP-Systemen, Tools für das CRM, Personalwesen oder Supply Chain Management. Dies erleichtert wesentlich die Angebots-, Vertrags- und Lieferantenverwaltung. Integrierte Sicherheitsstandards, die den rechtlichen Rahmenbedingungen, wie der eIDAS-Verordnung, entsprechen, erleichtern den Austausch von Rechtlichen Dokumenten und gewährleisten deren Legitimität.
Was ist eine Digitale Unterschrift Software?
Definition
Verträge und Änderungen, die in wenigen Sekunden von einem Mitarbeiter unterzeichnet wurden, der gerade nicht persönlich in Ihrem Büro anwesend ist - das geht! Entdecken Sie die vielen Funktionen der Software für elektronische Unterschriften. Mit wirksamer Authentifizierung und Archivierung mit Beweiskraft ist die Digitalisierung von Dokumenten eine echte Revolution und hilft bei der Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens. Übermitteln Sie Ihre Dokumente und Belege mithilfe digitaler Signatursoftware elektronisch und papierlos in Sekundenschnelle und ohne Sicherheitsrisiko für Ihre Informationssysteme.
Wie funktioniert das?
Jede Anforderung einer digitalen Signatur kann konfiguriert werden, um ein gefordertes Niveau an Sicherheit und Authentifizierung zu gewährleisten:
- Die Dokumente werden verschlüsselt per E-Mail oder in einer Nachricht versandt, in der der Empfänger zur Unterschrift aufgefordert wird.
- Die Person erstellt eine digitale Signatur auf dem elektronischen Dokument. Diese ist wiederum symmetrisch oder asymmetrisch verschlüsselt.
- Der Vertrag wird Ihnen nach der Unterzeichnung automatisch und mit einer Einbettung des Schlüssels des Unterzeichners zurückgeschickt.
Die Unterzeichner können durch elektronische Verwaltung und Dokumentenarchivierung auf relevante Informationen zugreifen. Ob elektronische Rechnungsstellung, Angebotserstellung, Gehaltsabrechnungen oder Bestellungen - weniger Papier in Ihrem Unternehmen und eine bessere Umweltverträglichkeit sind Ihnen dank der Digitalisierung aller Dokumente Ihres Unternehmens garantiert. Vergessen Sie handschriftliche Unterschriften, die Ihre kostbare Zeit unnötig in Anspruch nehmen!
Was sind die Hauptfunktionen einer digitalen Signature-Software?
Für das elektronische Dokumentenmanagement und die Online-Signatur sollten Sie eine leistungsstarke Software auswählen. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Programm die folgenden Merkmale aufweist:
Konfigurierbarkeit der Signatur
Bei elektronischen Signaturen gibt es drei Sicherheitsstufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Eine Signatursoftware sollte es Ihnen ermöglichen, alle drei Arten erstellen zu können.
Gewährleistung der Datenintegrität und Authentifizierung
Eine Software für digitale Signaturen sollte die Erstellung fortgeschrittener elektronischer Signaturen und qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) ermöglichen, die die Echtheit der Unterschrift attestieren. Zudem sollte die Datenintegrität sowie Authentizität auch durch Verschlüsselungsschlüssel und andere Nachweise der Identität des Unterzeichners: authentische allgemeine Schlüssel-Infrastruktur und asymmetrische Kryptographie mit Schlüsselpaar (öffentlicher Schlüssel und privater Schlüssel).
Benachrichtigung per Mail
Der Unterzeichner sollte Benachrichtigungen und Erinnerungen an seine E-Mail-Adresse erhalten, wenn er zur Unterschrift aufgefordert wird oder mit dem Unterzeichnen eines Dokuments in Verzug kommt.
Digitales Archiv
Ein elektronischer Safe sollte die für einige Dokumente (z.B. E-Rechnungen) gesetzlich vorgeschriebene digitale Archivierung und ein einfaches Dokumentenmanagement ermöglichen.
Sicherheit
Die neueste digitale Signatursoftware profitiert von der digitalen Transformation und integriert die biometrische Erkennung als Teil der Signatur. Die Verwendung von Fingerabdrücken reduziert Probleme der Cybersicherheit erheblich.
Warum eine Software für digitale Unterschriften verwenden?
Immer mehr Software bietet mittlerweile ein Plugin zum digitalen Signieren, so z. B. auch Adobe. Der Einsatz von Softwaretools für E-Signaturen und digitale Zertifizierung spart Ihnen Zeit, da Papier und Aufwand für gescannte, nachgedruckte oder neu gescannte Dokumente entfallen.
Vorteile
- Erhöhte Geschwindigkeit der Verarbeitung und Verteilung Ihrer Dokumente im elektronischen Format
- Digitale Steuerbearbeitung gemäß der europäischen Richtlinien
- Qualifizierte elektronische Signaturen haben den gleichen Rechtswert wie eine eigenhändige Unterschrift
- Mehr Sicherheit beim elektronischen Austausch und die Unterzeichnung eines Dokuments durch einen vertrauenswürdigen Dritten dank asymmetrischer oder symmetrischer Kryptographie und hohen Sicherheitsstandards
- Kostenreduzierung durch den Entfall der Verarbeitung von Papierdokumenten
- Automatisierung der elektronischen Archivierung Ihrer HR-Dokumente
- Vereinfachte Zusammenarbeit und Zentralisierung Ihrer Informationen
- Allgemeiner Trend zur digitalen Transformation und Image eines innovativen Unternehmens
- Reduzierung des Aufwands
- Ein CSR-Ansatz, der der Umwelt zugute kommt.
Nachteile
- Achten Sie auf Sicherheitsfehler, die die Glaubwürdigkeit Ihrer Verträge schädigen können oder Identitätsdiebstahl ermöglichen.
- Ein unterzeichnetes Dokument kann leicht gefälscht werden. Es ist daher unabdingbar, dass Ihre Anwendung jegliche nachträgliche Änderungen eines gespeicherten Schriftstücke ausfindig macht!
Wie wählt man eine Software für digitale Unterschriften aus?
Software für digitale Signaturen kann im SaaS-Modus (cloud-basiert) oder als On-Premise-Installation angeboten werden. Beide Lösungen für die Digitalisierung und Dematerialisierung haben Vor- und Nachteile.
SaaS:
- Schnellere Installation und größere Flexibilität durch die Möglichkeit der Nachrüstung, da die Software anpassbar und konfigurierbar ist;
- Unterstützung durch einen technischen Support bei Fragen oder Störungen;
- Möglichkeit, Ihre Daten jederzeit und überall einzusehen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen;
- Staffelung Ihrer Ausgaben, da SaaS-Dienstleister oft monatliche Abonnements und verschiedene Angebote anbieten;
- Leistung von Tools für die digitale Archivierung und elektronische Signatur.
On-Premise-Tool:
- Sicherung der Daten, die auf Ihren eigenen Servern gespeichert sind;
- Festes Budget, da der SaaS-Modus langfristig höhere Kosten verursachen kann und zusätzliche Erweiterungen oder Add-Ons oft sehr teuer sind.
- Die Software gehört, anders als bei webbasierten Anwendungen, Ihnen!
Sichern Sie die Signatur Ihrer digitalen Dokumente, indem Sie sich für eine digitale Dokumentenmanagement-Software entscheiden! Achten Sie auch auf die digitale Archivierung und die Möglichkeit, einen elektronischen Safe zur Aufbewahrung digitalisierter Dokumente zu haben!
Beispielsoftware:
