Kollaborationsplattform: Software

Kollaborationsplattform Software: Ratgeber

Was ist eine Online-Software für Dateifreigabe und Zusammenarbeit? 

Definition 

Kollaborationsplattformen und Software für das Teilen von Dokumenten und Informationen integrieren wichtige Werkzeuge für den Fernzugriff oder die gemeinsame Nutzung der verschiedenen Dokumente eines Unternehmens. Dies ermöglicht es jedem Mitarbeiter, eine oder mehrere Multimedia-Dateien einzufügen oder aufzunehmen, ohne reisen oder Papierkram mit sich führen zu müssen. Man spricht auch oft von "digitalem Arbeitsplatz".

Wie funktioniert das?

Online-Dateifreigabe-Software bietet im Allgemeinen eine ziemlich große Menge an Speicherplatz. Jedes Mitglied mit Administratorrechten kann beliebig Dateien herunterladen. Es kann sowohl Ordner übertragen als auch ändern. 

Dazu müssen Sie sich zunächst bei einem Anbieter anmelden. Nach Abschluss des Abonnements können Benutzer ihre Dokumente in der Cloud hosten. Mit dieser Technologie haben sie die Möglichkeit, auf ihre Dateien auf mehreren Computern gleichzeitig zuzugreifen. Alles, was nötig ist, ist, dass diese Geräte mit dem Internet verbunden sind. 

Gegenstand der Freigabe können große Dateien wie PDF-Texte, Bilder oder Videos sein. Der verfügbare Online-Speicher ist fast unbegrenzt. 

Was sind die wichtigsten Funktionen einer solchen Kollaborationsplattform? 

Kollaborationsplattformen haben viele Funktionen, von denen die häufigsten wie folgt sind:

Ein virtuelles Whiteboard

Einige Tools stellen ein virtuelles Whiteboard dar. Dies ist ein wesentliches Merkmal für den Gedankenaustausch während beispielsweise einer Videokonferenz. Jeder Teilnehmer kann seine Ideen einbrigen und seine Standpunkte darlegen. Somit ist es nicht notwendig, physisch zu reisen, um gemeinsam konkrete Aktionspläne zu erstellen.  

Ein Arbeitsbereich, der mit einem bestimmten Projekt verknüpft ist

Die File-Sharing-Software beinhaltet ein E-Mail-System, das einen gemeinsamen Diskussionsbereich bietet. Jeder Kanal ist dabei mit einem bestimmten Projekt verknüpft. Nur die Verantwortlichen des aktuellen Projekts haben die Möglichkeit, auf die dort gespeicherten Dateien zuzugreifen. Wenn eines der Mitglieder ein Dokument in der Box hinzufügt oder abruft, erhalten alle betroffenen Mitglieder eine Benachrichtigung per E-Mail z.B., um den Arbeitsablauf in Echtzeit zu verfolgen. 

Synchronisation von Dateien 

Alle in der Software gespeicherten Ordner werden mit dem Konto des Benutzers synchronisiert. So kann er überall auf seine Dateien zugreifen, sie freigeben und ändern. Mit diesen Tools ist die Übertragung schnell erledigt, so dass der Administrator sofort von einem mit einem anderen Terminal verbundenen Terminal aus arbeiten kann. 

Wer verwendet Software für Kollaboration und Dateienfreigabe? 

Kollaborationsplattformen und Software für die virtuelle Zusammenarbeit sind für alle Unternehmen und Verbände gedacht, die nach kollaborativen Web-Tools suchen, um die interne und externe Kommunikation ihres Teams zu verbessern und Zeit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Vorhaben jeder Art zu sparen. Es ist auch für alle Strukturen und Personen gedacht, die eine Anwendung suchen, die Dateien unabhängig vom Format synchronisieren und jederzeit freigeben kann.

Warum sollte man für ein Unternehmen eine Online-Dateifreigabe-Software verwenden? 

Vorteile 

• Mit dieser Art von Tool können Sie über Online-Speicherplatz verfügen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Postfächer voll sind. 
• Dank dieser Software können große Dateien schnell per Drag & Drop versendet werden. Gleiches gilt für das Herunterladen von Dateien, den Dateitransfer und die gemeinsame Nutzung und den Austausch zwischen den Mitarbeitern. Es ist so ein effizientes Werkzeug für das Aufgabenmanagement. 
• Diese Anwendungen sparen Zeit bei der Ausführung eines Projekts. Da alle Dokumente online verfügbar sind, ist es nicht mehr notwendig, ständig an Sitzungen teilzunehmen. Mit einer Internetverbindung kann alles gemacht werden, einschließlich einer Webkonferenz. 
• Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Dokumente, was Fehlkommunikation und Fehler verhindert.
• Das Tool beinhaltet eine Schnittstelle zur Rechteverwaltung. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Verschlüsselungscode. Vertrauliche Dokumente sind für andere Mitglieder nur dann zugänglich, wenn die verantwortliche Person die Weitergabe dieser Dateien zulässt und entsprechende Lese- und Zugriffsrechte vergibt.

Nachteile

• Einige kostenlose Kollaborationsplattformen enthalten nur Basismodule, die die Arbeitszeit verlangsamen könnten, anstatt sie zu beschleunigen.   

Wie wählt man eine File-Sharing-Software aus? 

• Datensicherheit: Es ist wichtig, dass online aufgezeichnete Dateien durch ein hochrangiges Sicherheitsprotokoll geschützt sind. Es ist daher ratsam, den Herausgeber nach dem Grad der Datensicherheit zu fragen. 
• Speichervolumen: Die meisten dieser Online-Software bieten unbegrenzten Speicherplatz gegen Gebühr. Dies ermöglicht es, große Dateien aufzubewahren und gleichzeitig Hardwarebeschränkungen zu vermeiden. 
• Ausführungszeit: Wenn die Synchronisation der Dokumente Zeit in Anspruch nimmt, muss der Benutzer warten, bevor er durch seine verschiedenen Dateien blättern kann. Damit der Prozess vollständig interaktiv ist, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Software so effizient wie möglich ist.
• Kosten: Der Preis der Software muss den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Einige Tools werden kostenlos angeboten, so dass Sie einige grundlegende Funktionen nutzen können. Eine vollständigere kostenpflichtige Version wird jedoch empfohlen, wenn es viele Benutzer geben wird.

Beispiele

Hierunter ein paar Beispiele von Kollaborationsplattformen:

• Drooms - Führende Datenaustausch-Plattform
• Microsoft Office 365 - Weltbekannte Dokumentenmanagement Plattform
• TransferNow - Plattform für große Dateienaustausche
• Google Suite - Die Office Suite von Google.