6 Scansoftware zur Automatisierung der Dokumentenerfassung

Die Automatisierung der Dokumentenerfassung ist eine Herausforderung für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Digitalisierungssoftware ermöglicht es, die digitale Wende zu vollziehen und die digitale Transformation einer ganzen Organisation erfolgreich zu gestalten.

Ihre Technologien ermöglichen :

• die Automatisierung von Datenverarbeitungsprozessen,
• die intelligente Indexierung von durchsuchbaren Dateien in einem Content-Management-System,
• den Export von Dokumentenströmen in Geschäftsanwendungen,
• die Bereitstellung besserer Dienstleistungen für Kunden.

Vergleichen Sie Lösungen zur elektronischen Datenerfassung, um die Produktivität zu steigern :

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Wie funktioniert die Technologie der Datenerfassung?

Das Prinzip von ADL - Automatic Document Re ading - ermöglicht das Scannen von Dokumenten durch maschinelles Lesen.

Bei diesem Scanvorgang kann die Software gezielt Daten extrahieren, um sie in einem Content-Management-System, auch EDM (elektronisches Dokumentenmanagement) genannt, intelligent zu ordnen, aus dem das gesamte Unternehmen die Informationen bezieht.

Daten und Metadaten (Daten zur Strukturierung eines Dokuments, die das Klassifizierungssystem erweitern und automatisieren) können auch direkt an das System gesendet werden.Sie können auch direkt an Geschäftsanwendungen wie z. B. ERP oder CRM gesendet werden, um dort ausgewertet zu werden.

Das RAD-Prinzip - die automatische Dokumentenerkennung im weitesten Sinne - ermöglicht es, die verschiedenen Dokumententypen zu identifizieren und die genauen Stellen zu erkennen, an denen sich die zu extrahierenden Daten befinden.

🛠️ LAD wird durch die folgenden Technologien zur Dokumentenerkennung ermöglicht:

• ein RAD-Tool (automatische Dokumentenerkennung),
• ein OCR-Tool (Optical Character Recognition, auf Deutsch optische Zeichenerkennung),
• ein OMR-Tool (Optical Mark Recognition, auf Deutsch optische Erkennung von Marken und Bildern),
• ein ICR-Tool (Intelligent Character Recognition, intelligente Zeichenerkennung),
• ein integriertes Tool zur Erkennung von Barcodes,
• usw.

Das folgende Bild zeigt ein Schema, das die Funktionsweise und den Nutzen der Dokumentenerfassung einfach zusammenfasst:

Vergleichen Sie Lösungen zur Dokumentenerfassung für Unternehmen.

Die folgende Tabelle fasst den Vergleich von Scansoftware zusammen, den Sie in diesem Artikel entdecken können. Sie spiegelt die Merkmale wider, durch die sich die einzelnen Lösungen voneinander unterscheiden.

Wir empfehlen Ihnen, die Beschreibung jeder Software im Detail zu lesen, damit Sie sich eine eigene Meinung bilden können. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Schlüsselfunktionen und Einstiegspreise jeder Software in unserer ausführlichen Vergleichstabelle weiter unten in diesem Artikel zu vergleichen.

Durch den Vergleich der Tools können Sie die richtige Software für den Datenstrom auswählen, der in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden soll, und dabei die Besonderheiten in Bezug auf Ihre Branche oder Ihre Einheit berücksichtigen.

Bluemega

Bluemega wurde von einem französischen Unternehmen entwickelt und richtet sich an Strukturen, die mit Multifunktionskopierern ausgestattet sind: KMU, Gebietskörperschaften oder Organisationen mit mehreren Standorten. Dieses Tool vereinfacht die Erfassung von Dokumenten direkt an der Quelle, ohne dass auf der Benutzerseite eine Software installiert werden muss. Das Versprechen beruht auf einem " No Client, No Driver"-Ansatz, der die IT-Beschränkungen reduziert und die Akzeptanz durch die Teams vor Ort beschleunigt.

Überblick und Vorteile für KMU und Gemeinden

Bluemega ist für verteilte Umgebungen konzipiert und erfüllt perfekt die Anforderungen von Organisationen, die bereits Multifunktionskopierer (MFPs) für ihre täglichen Dokumente verwenden. Anstatt eine Softwareschicht auf der Benutzerseite hinzuzufügen, setzt der Anbieter auf eine eingebettete Schnittstelle direkt im Bildschirm des Kopierers, wodurch die Installationskosten und der Schulungsaufwand reduziert werden.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, Gebietskörperschaften und Netzwerke mit mehreren Behörden, die ihren Dokumentenversand an ein DMS-Verzeichnis, ein ERP-System, ein Personal- oder Buchhaltungstool automatisieren möchten, ohne ihre IT-Abteilung zu mobilisieren. Die Indexierung der Dokumente kann individuell angepasst werden, was ihre nachgelagerte Nutzung erleichtert und die Suche nach kritischen Informationen optimiert.

Die Automatisierung von Abläufen ermöglicht außerdem :

• manuelle Fehler zu reduzieren,
• Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen,
• die Konformität der Übertragungen durch eine integrierte Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Hauptfunktionen von Bluemega

• Direktes Scannen von MFPs in E-Mails, Verzeichnisse, DMS, HRIS oder ERP ;
• intelligente Erkennung von Dokumenten : OCR, Barcode, Formulare ;
• automatische Indexierung kritischer Daten (Rechnungs-Nr., Datum, Kunde usw.) ;
• sichere Verbindung zu Informationssystemen (LDAP, SSO, SFTP) ;
• strukturierter Dateiexport: PDF, TIFF, XML, JSON... ;
• SaaS oder On-Premise, je nach Bedarf des Unternehmens ;
• zentrale Verwaltung, um alle Dokumentenflüsse zu steuern.

Die Stärken der Bluemega Connect Edition

Die Bluemega Connect-Version zeichnet sich durch ihre Fähigkeit aus, personalisierte Erfassungsszenarien ohne Code für jede Abteilung (Buchhaltung, Personalwesen, Vertrieb...) zu erstellen. So kann man einen Kundenauftrag oder einen Lieferantenvertrag digitalisieren und ihn direkt an die dedizierte Anwendung mit den richtigen Geschäftsindizes senden.

Die Sicherheit ist ebenfalls ein starker Pfeiler, jede Übertragung wird zurückverfolgt, authentifiziert und verschlüsselt, wodurch die Einhaltung der DSGVO gewährleistet wird.

CaptureOn Touch Pro: die Scansoftware von Canon

Die Canon-Scansoftware CaptureOnTouch wurde 2016 in einer professionellen Version veröffentlicht. CaptureOnTouch Pro eignet sich theoretisch für alle Arten von Unternehmen.

In der Praxis empfehlen wir diese Software aufgrund der Fähigkeiten der Software für Freiberufler und kleine Unternehmen. Die ImageFORMULA-Scanner von Canon sind mit CaptureOnTouch Pro ausgestattet: Canon-Fans werden es zu schätzen wissen.

Überblick und Kompatibilität von CaptureOn Touch Pro

CaptureOnTouch Pro eignet sich ideal für kleine Unternehmen, deren Computer unter Windows laufen.

Die Verwendung von ImageFormula-Scannern ist ebenfalls eine Voraussetzung für die Verwendung der CaptureOnTouch Pro-Software.

Ein wichtiger Punkt, den Sie prüfen sollten, ist die Kompatibilität der Software :

• nur mit Canon ImageFormula-Scannern ;
• nur mit dem Betriebssystem Microsoft Windows und Unterstützung für Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 oder höher, WindowsVista Service Pack 2 oder höher ;
• mit Microsoft Windows Server 2012 R2 und Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1 oder höher ;
• mit der Citrix XenApp 7.5-Umgebung.

Hauptfunktionen der CaptureOn Touch Pro Software

• Standard-Scan in drei Schritten vom Scanner oder der Software aus ;
• Scannen von nur einer Seite oder von Vorder- und Rückseite und Entfernen von leeren Seiten ;
• Export und mögliche Konvertierung von Dateien in folgende Formate: kompaktes PDF/A, durchsuchbare und bearbeitbare PDFs, mehrseitige TIFFs, JPEGs, PowerPoint usw. ;
• intelligentes stapelweises Scannen und Trennen von Dokumenten ;
• Ablage in getrennten Ordnern oder Dateien möglich ;
• OCR-Technologien, Patch Codes, Patchcode und Barcode (optionales Modul) ;
• bis zu 10 Erkennungsbereiche, um Indexdateien zu erhalten ;
• Formate der angereicherten Indexdateien für Dokumente : XML, CSV und JSON ;
• Export der gescannten Dokumente in die Cloud und in andere Anwendungen wie Dropbox, Evernote, SharePoint, SugarSync und Google Drive.

Einfachheit für kleine Organisationen

Die CaptureOnTouch Pro-Scansoftware bietet eine einfache Handhabung: Die Symbole auf der Benutzeroberfläche vereinfachen die Bedienung.

Visualisieren Sie die Einfachheit der Oberfläche der CaptureOnTouch Pro Software in der folgenden Abbildung :

Unternehmen sparen Zeit bei der Bearbeitung ihrer Dokumentenströme und verfügen über ein Suchwerkzeug, das sie entsprechend ihrer Tätigkeit einstellen können (anpassbare Indexierung).

Die Konnektivität mit anderen Geräten ist funktional: Sie ermöglicht es, gescannte Dokumente schnell per E-Mail, an einen Drucker oder auch an eine Cloud-Speicherlösung zu senden. Dank der intelligenten Indexierung lassen sich Dokumente leicht wiederfinden.

CaptureOnTouch Pro

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Effiziente Dokumentenverwaltung für Profis

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Continia

Continia Document Capture ist eine Lösung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die bereits mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgestattet sind. Sie lässt sich nativ in das ERP-System integrieren, um die Verarbeitung von Buchhaltungsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Belegen zu automatisieren. Dieses Tool ermöglicht weniger manuelle Eingaben, eine bessere Rückverfolgbarkeit und einen reibungslosen Validierungs-Workflow innerhalb der Dynamics-Umgebung.

Continia Document Capture ist nativ in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und richtet sich an Unternehmen, die die Verwaltung ihrer eingehenden Dokumente rationalisieren und automatisieren möchten und dabei in einer Umgebung bleiben wollen, die sie bereits kennen.

Überblick und Vorteile für Unternehmen mit Microsoft Dynamics.

Continia wird besonders von Buchhaltungs- und Einkaufsteams geschätzt, da es die Freigabe von Eingangsrechnungen vereinfacht, selbst in Umgebungen mit mehreren Standorten oder mehreren Einheiten. Der integrierte Genehmigungsworkflow passt sich den Besonderheiten jedes Unternehmens an, und die digitale Archivierung der Belege ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Dokumentenhistorie von den Kreditorenstammsätzen aus.

Über den Produktivitätsgewinn hinaus stärkt Continia auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es die Aufbewahrung von Belegen gemäß den steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen sicherstellt.

Dank der automatischen Erfassung von Dateien (PDF, E-Mails, gescannte Papierdokumente) extrahiert die Software die Schlüsseldaten mithilfe von OCR und ordnet sie dann automatisch den im ERP vorhandenen Bestell- oder Empfangsscheinen zu. Dieses intelligente Matching eliminiert Eingabefehler und beschleunigt gleichzeitig die Bearbeitungszeiten.

Hauptfunktionen von Continia

• Automatisches Scannen eingehender Dokumente (Papier, PDF, E-Mail ...) ;
• Intelligente OCR zur Erfassung von Daten (Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer, Lieferant...) ;
• automatisches Matching mit Bestellungen oder Eingängen in Business Central ;
• integrierter Genehmigungsworkflow für Ein-Klick-Freigabe ;
• digitale Archivierung mit sofortigem Zugriff aus den Lieferantenstammsätzen ;
• Verarbeitung von strukturierten Formaten wie PEPPOL, XML, Factur-X ;
• Verfolgung von Status und Ausnahmen in Echtzeit.

Die Vorteile der Continia Document Capture Advanced Edition

Die Advanced Edition von Continia setzt kontextbezogene Erkennungsfunktionen und einen erweiterten Workflow ein . Sie ermöglicht die Verwaltung mehrerer juristischer Personen, komplexe Genehmigungskreisläufe und die Integration benutzerdefinierter Regeln für die Buchungskontrolle.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationale Konzerne ist dies eine ideale Lösung, um die Dokumentenverarbeitung zu standardisieren und gleichzeitig die geschäftliche Flexibilität beizubehalten.

IRISPowerscan 10: Software zum Scannen und Erfassen von Daten.

IRIS ist der führende europäische Anbieter von Lösungen für das Stapelscannen und die Dokumentenerkennung.

Die Software IRISPowerscan 10 ist mit den meisten Scannern auf dem Markt kompatibel und zeichnet sich dadurch aus, dass sie sehr einfach auf die Bedürfnisse eines Unternehmens mit einem zu verarbeitenden Dokumentenvolumen von bis zu 10.000 Dokumenten pro Tag skaliert werden kann.

Für größere Mengen und Projekte wird der Herausgeber mit seiner ^IRISXtractTM-Technologie noch fortschrittlichere Lösungen anbieten.

Überblick über die Software und Vorteile für KMU

Die Lösung ist sehr erfolgreich, insbesondere in folgenden Branchen: Hotel- und Gaststättengewerbe, Medizin, Banken und Logistik.

Die Software zur Digitalisierung und Datenerfassung ist mit allen Scannermarken kompatibel und ermöglicht :

• die Digitalisierung aller Arten von Dokumenten, strukturiert oder unstrukturiert, wie z. B. Pässe, ärztliche Atteste, Verträge, Versicherungsbescheinigungen, Lieferscheine usw. ;
• Verwaltung von Metadaten zur Indexierung von Dateien, die bei Bedarf durchsucht werden können ;
• Vermeidung von Fehlern und Senkung der Kosten durch weniger manuelle Datenverwaltung ;
• die Produktivität von Unternehmen durch die Automatisierung von Prozessen zu steigern.

Das folgende Video erklärt Ihnen den Nutzen der Software IRISPowerscan 10 :

Hauptfunktionen der Software IRISPowerscan 10

• Scannen und Importieren von Dokumenten aus jeder beliebigen Quelle: sichere Cloud (DropBox, OneDrive, Box), Drucker, Scanner, E-Mail,... ;
• ultraschnelles Scannen aller Arten von Dokumenten (Rechnungen, Formulare, Ausweise,... etc) und Dateiformaten (PDF, JPEG, DOC, TIFF,...) ;
• mehr als 20 Techniken, um die Qualität der gescannten Dokumente zu verbessern ;
• Kontrollprozesse zur Überprüfung und Beseitigung von Inkonsistenzen ;
• alle LAD RAD-Technologien, die es ermöglichen, Daten zu erkennen, zu klassifizieren und zu extrahieren: OCR, ICR, Barcode-Erkennung, Sortierung durch Erkennung regulärer Ausdrücke usw. ;
• eine patentierte ^{IRISFingerprintTM} -Technologie;
• Datenextraktion und Indexierung der Dokumente im Archivierungs- oder DMS-System Ihrer Wahl: OneDrive, Dropbox, box, Therefore, Microsoft Sharepoint ;
• Hyperkomprimierung der Dateien unter Beibehaltung der identischen Qualität für die Archivierung.

Bemerkenswerter Vorteil: Datenexport in völliger Freiheit.

Mit der IRISPowerscan-Software können Sie Dokumente und Daten in Ordner, E-Mails, CMIS (Alfresco, Documentum...), in die Cloud oder in alle Geschäftsanwendungen wie Therefore, ODBC, Autonomy Worksite, SharePoint, FileNet, OpenText (...) exportieren und komprimieren .

Das ist noch nicht alles: Sie können auch Konnektoren verwenden, um in die Lösungen von SAP, EBP, Microsoft Dynamics, Oracle Financials, ... zu exportieren.

Sie wählen das Exportformat: DOC, PDF, JPEG, IRIS Hyperkomprimiertes PDF, ...

IRISPowerscan

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Effiziente Dokumentenerfassung und -verarbeitung

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ITESOFT

ITESOFT wurde für mittelständische und große Unternehmen entwickelt und ermöglicht die automatische Erfassung, Sortierung, Validierung und Einspeisung eingehender Dokumente in die Informationssysteme. Dank einer Kombination aus fortschrittlicher OCR,KI und intelligenten Workflows deckt diese Lösung die gesamte Kette der Dokumentenverarbeitung ab, vom ersten Scan bis zum Export in das ERP oder DMS. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verwalten oder hohen gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

Überblick und Vorteile für Unternehmen auf der Suche nach intelligenter Automatisierung

Mit ihrer Multichannel-Erfassungsmaschine und ihren fortschrittlichen Analysealgorithmen ermöglicht die Lösung eine durchgängige Verwaltung der Verarbeitung eingehender Dokumente, vom Eingang bis zur Integration in die Geschäftstools.

Ihre flexible Architektur passt sich sowohl an On-Premise- als auch an Cloud-Umgebungen an, wobei die Konfigurationsoptionen dank einer Low-Code-Schnittstelle individuell angepasst werden können. Die Dokumente (Rechnungen, Verträge, Kundenakten...) werden automatisch sortiert, analysiert und dann in ERP, DMS oder interne Freigabe-Workflows eingespeist.

Eine weitere Stärke von ITESOFT: die Fähigkeit, über KI-Technologien Dokumentenbetrug oder Duplikate zu erkennen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die starken regulatorischen Auflagen unterliegen oder eine strenge dokumentarische Rückverfolgbarkeit benötigen.

Hauptfunktionen von ITESOFT

• Multichannel-Erfassung: Scanner, E-Mail, Webportal, Mobiltelefon ;
• Erweiterte OCR und KI, um Dokumente zu erkennen, Duplikate oder Betrug zu entdecken ;
• intelligente Indexierung und automatische Extraktion von Schlüsseldaten ;
• integrierter Workflow für Validierung, Kontrolle und Nachverfolgung ;
• erweiterte Kompatibilität mit ERP, HRIS, DMS, CRM... ;
• SaaS- oder On-Premise-Modell, je nach Sicherheitsanforderungen ;
• Low-Code-Schnittstelle zur Erstellung benutzerdefinierter Erfassungsprozesse.

Die Stärken der ITESOFT Streamline for Invoices Edition.

Die Version Streamline for Invoices zielt speziell auf die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen ab, mit dem klaren Versprechen, eine Rechnung in weniger als einer Minute zu verarbeiten. Dank des Erkennungsmoduls für mehrere Formate (PDF, Factur-X, XML usw.) und des Moduls zur automatischen Überprüfung werden die Bearbeitungszeiten um mehr als 60 % verkürzt.

Eine weitere Stärke ist die Fähigkeit, Anomalien oder Betrugsversuche im Dokumentenbereich mithilfe von Verhaltensanalyse-Algorithmen zu erkennen, was sie zu einer beliebten Lösung für CFOs und CISOs macht.

Itesoft

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Effiziente Dokumentenverarbeitung für Unternehmen

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Kofax Capture: Modulare Software zur Dokumentenerfassung

Der Herausgeber definiert seine Software Kofax Capture als eine "Multichannel"-Dokumentenerfassungslösung.

Wir stellen auch die Modularität der Software fest, die es ETIs und großen Konzernen ermöglicht, ihre Abteilungen mit zusätzlichen Modulen auszustatten, um spezifische Anforderungen an die Dokumentenerfassung und Datenextraktion zu erfüllen.

Präsentation und Vorteile für große Unternehmen

Kofax Capture erfüllt die Erwartungen des IT-Entscheiders, der in einer großen Organisation komplexe Infrastrukturen verwalten muss.

In einem Kontext, in dem eine Vielzahl von Hardware, Scannern, Computern und Webdiensten mit dem Netzwerk und den Geschäftsanwendungen zusammenleben müssen, muss der Entscheidungsträger auch die Herausforderungen der Cybersicherheit von Rechenzentren und der Produktivität bewältigen.

Die Implementierung von Kofax Capture wird die Produktionskette der Informationsverarbeitung und des Routings vereinfachen und es ermöglichen, große Mengen an Dokumenten zu bewältigen und sich dabei vor Cyberangriffen zu schützen.

Das Risiko gegenüber neuen Hackern wird vollständig ausgeschaltet. Die anspruchsvollsten Experten können sichere Technologien in aller Ruhe nutzen, denn sie verfügen :

• einer flexiblen API, um ihre eigenen Verarbeitungsregeln einzurichten,
• einer Kompatibilität mit allen intelligenten Geräten,
• eines modularen und sicheren Angebots.

Einziger Wer mutstropfen: Sie müssen die Nutzung der Kofax Capture Software mit der Nutzung der Kofax Transformation Modules Plattform koppeln, um Dokumente in verwertbare digitale Daten umzuwandeln und so den Workflow der Dokumentenverarbeitung zu beschleunigen.

Einblick in die Benutzeroberfläche der Kofax Capture Software in der mobilen Version im folgenden Bild :

Hauptfunktionen der modularen Lösung

• Scannen und Erfassen aus mehreren Quellen: von einem Scanner, einem Drucker, einer E-Mail, der Cloud ;
• Extraktion von Informationen aus Papierdokumenten oder digitalen Dateien (Verträge, handschriftlich ausgefüllte Formulare, Rechnungen usw.) ;
• Indexierungsprozess für mehrere Daten, mit Validierungsschritt für alle Arten von gescannten Dateien ;
• 50 Module stehen zur Verfügung, um Bilder individuell zu verarbeiten, Barcodes zu prüfen, handgeschriebenen Text oder ein Formular zu lesen usw. ;
• hochwertige Verarbeitung dank der patentierten Kofax VRS®-Technologie (Bereinigung, Beschneiden, Ausrichten usw.) ;
• Datenexport in zahlreiche BPM-, ERP- und ECM-Lösungen sowie von Systemanbietern wie Microsoft, Oracle, IBM oder Open Text möglich ;
• Module zur Anpassung der eigenen Geschäftsprozesse wie z. B. automatisierte Dokumententrennung, Formularextraktion usw. ;
• Kompatibilität mit 300 Modellen von Multifunktionsdruckern und Scannern (Canon, Lexmark, HP usw.).

Die Vorteile der Kofax Capture Enterprise Edition

Die Enterprise Edition von Kofax Capture erfüllt einige zusätzliche Anforderungen :

• Hochverfügbarkeits- und Disaster-Recovery-Funktionen,
• eine Fernsteuerung der Leistung in Echtzeit,
• eine Verbindung zu Terminaldiensten und Citrix,
• Kompatibilität mit Datenbanken wie IBM DB2, Microsoft SQL Server Enterprise und Oracle Database.

Kofax Capture

40 Bewertungen

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Effiziente Datenerfassungslösung für Unternehmen

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Wie wählt man ein Tool zur Automatisierung der Dokumentenerfassung aus?

Übersichtstabelle der 6 besten Tools zur Dokumentenerfassung

Kriterien, die Sie für eine optimale Auswahl berücksichtigen sollten

Bei der Auswahl einer Software zur Dokumentenerfassung geht es nicht nur darum, Listen von Funktionen zu vergleichen. Es geht vor allem darum, die richtige Lösung für Ihre Prozesse, Ihr Verarbeitungsvolumen und Ihre vorhandenen Business-Tools zu finden. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie nicht vernachlässigen sollten:

• Art der zu verarbeitenden Dokumente: Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Ausweise ... nicht alle haben die gleichen Anforderungen an die Erfassung oder OCR;
• Volumen und Häufigkeit: Einige Tools sind auf einige hundert Dokumente pro Monat ausgelegt, andere auf 10.000 pro Tag;
• IS-Kompatibilität: Eine gute Software muss sich problemlos in Ihr ERP, DMS, CRM und sogar in Ihre bestehenden Genehmigungsworkflows integrieren lassen;
• Automatisierungsmöglichkeiten: Von der intelligenten Erkennung bis zur automatischen Trennung hängt es vom Grad der Automatisierung ab, wie viel Zeit Sie sparen können;
• Cloud oder On-Premise: Je nach Ihren Sicherheitsanforderungen, der DSGVO oder dem Einsatz an mehreren Standorten spielt die technische Architektur eine Rolle;
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche, Low-Code-Konfiguration, vorparametrierte Szenarien usw. Der Komfort Ihrer Benutzer ist ein echter Hebel für die Akzeptanz;
• Support und Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter eine solide Betreuung anbietet und dass die Lösung mit Ihren Bedürfnissen wachsen kann.

Was sind die 10 Vorteile der Dokumentenerfassung?

Die Automatisierung der Dokumentenerfassung, die durch eine professionelle Scansoftware ermöglicht wird, bietet die folgenden 10 Vorteile:

Vorteil 1: Daten erfassen und extrahieren, um sie wiederzuverwenden.

Sie können jede Art von Dokument aus einer Papier- oder digitalen Quelle scannen und importieren. Lese- und Erkennungstechnologien automatisieren die Prozesse der Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten und Metadaten.

Vorteil Nr. 2: Bestimmen Sie Ihr eigenes intelligentes Indexierungssystem.

Sie geben der Software Ihre eigenen Klassifizierungsregeln vor. Sie erkennt und indiziert Ihre Dokumente entsprechend Ihrer Organisation, Ihren Bedürfnissen.

Vorteil Nr. 3: Dokumente automatisch klassifizieren, um sie besser wiederzufinden.

Die Technologien stützen sich auf die von Ihnen festgelegten Kriterien. Sie klassifizieren die Dokumente nach Typologie, bevor sie sie in Ihrer DMS-Plattform nach Ihren eigenen Regeln indexieren.

Vorteil Nr. 4: Exportieren Sie die Daten in Ihre Geschäftsanwendungen.

Die Software kann beispielsweise Daten aus Rechnungen extrahieren, um sie abzurufen und automatisch in eine Buchhaltungssoftware zu importieren, wobei sie einem Lieferantenkonto zugeordnet werden.

Vorteil Nr. 5: Zahlreiche Dokumente entmaterialisieren.

Die Entmaterialisierung von Rechnungen ermöglicht insbesondere eine schnellere Nachverfolgung und Bearbeitung. Auch die Verwaltungskosten können um die Hälfte gesenkt werden.

Vorteil Nr. 6: Zuverlässige Daten auf Abruf auswerten.

Dank der Metadaten wird die Software Ihre Dokumente nach nützlichen Ordnungsregeln für alle betroffenen Abteilungen im Unternehmen indexieren und archivieren. Wenn jemand nach einem bestimmten Dokument oder bestimmten Daten sucht, findet er diese einfach und schnell.

Vorteil Nr. 7: Sparen Sie Zeit, steigern Sie die Produktivität und die Reaktionsfähigkeit.

Ihre Teams verfügen über zuverlässige Daten und denselben Informationsstand, was die Zusammenarbeit fördert. Durch die schnelle Identifizierung der richtigen Daten und die Nutzung qualitativ hochwertiger Daten sind Ihre Teams reaktionsfähiger und produktiver.

Vorteil Nr. 8: Manuelle Fehler reduzieren.

Sich wiederholende Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden, führen zu Fehlern. Durch Automatisierung werden Eingabefehler beseitigt und die Verarbeitung von Datenströmen beschleunigt.

Vorteil Nr. 9: Seine Verarbeitungskosten senken.

Die manuelle Bearbeitung wird weitgehend reduziert. Aufgaben werden automatisiert und beschleunigen die Prozesse der Datenerfassung und -extraktion. All diese Faktoren führen zu einer Senkung der Betriebskosten.

Vorteil Nr. 10: Sparen Sie Speicherplatz.

Bei der elektronischen Archivierung können Sie sich dafür entscheiden, Ihre Dateien zu komprimieren. Dadurch verringert sich ihr Gewicht. Sie belegen weniger Online-Speicherplatz. Außerdem reduzieren Sie durch die Verringerung des Papierverbrauchs im Unternehmen den physischen Speicherplatz, der für die Aufbewahrung von Archiven benötigt wird, und verfolgen einen umweltbewussten Ansatz.

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Automatisierte Dokumentenerfassung: eine strategische Entscheidung

Die Automatisierung der Dokumentenerfassung ist keine Option mehr. Sie ist ein direkter Hebel für Produktivität, Zuverlässigkeit und Compliance, unabhängig von der Branche. Die Tools, die wir hier verglichen haben, erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse: von der kleinen Struktur bis zur Organisation mit mehreren Standorten, von der manuellen Verarbeitung bis zur vollständigen Automatisierung.

Jedes Unternehmen hat seine Zwänge, seine Abläufe und seine fachspezifischen Werkzeuge. Die richtige Software ist diejenige, die sich natürlich in Ihre Prozesse einfügt, Ihnen Zeit spart und menschliche Fehler verringert.

💡 Unser Rat: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, testen Sie die Wirksamkeit unter realen Bedingungen und setzen Sie es dann skaliert ein. Denn letztlich bedeutet eine bessere Erfassung Ihrer Dokumente eine bessere Steuerung Ihres Unternehmens.