Mehr Effizienz mit einer elektronischen Signatur
Wenn Sie ein Dokument unterschreiben, erklären Sie sich mit dem Inhalt einverstanden. Die Unterschrift repräsentiert Sie, sie ist einzigartig. Dank elektronischer Signaturen können Sie jede Art von Dokument online unterzeichnen und unterzeichnen lassen, indem Sie ihnen denselben rechtlichen Wert wie einer handschriftlichen Unterschrift verleihen. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung, ein modernes Image und internationale Handelsmöglichkeiten.
Um zulässig zu sein, muss Ihre elektronische Unterschrift bestimmte Kriterien erfüllen:
- Strenge und Fernauthentifizierung des Unterzeichners (natürliche oder juristische Person)
- Integrität des signierten Dokuments
- Unwiderruflichkeit des Dokuments
In diesem Artikel gibt Ihnen appvizer Empfehlungen zur elektronischen Signatur: warum sie verwendet werden sollte und wie Sie einen Drittanbieter auswählen.
Vertrauen Sie auf die Digitalisierung, um Ihre Produktivität zu steigern
Das Ziel von Anbietern wie CertEurope, dem Unternehmen der Oodrive-Gruppe, ist es, Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien anzubieten, um papierlose Abläufe zu sichern. Diese sind heute in Organisationen aller Größen und Arten (Verwaltungen, Großkunden und KMUs/VSBs) integriert, die den Übergang zu einer digitalen Wirtschaft mit vollständiger elektronischer Sicherheit anstreben. Und diese Lösungen bieten Unternehmen, die sich modernisieren und weiterentwickeln wollen, erhebliche Vorteile:
Finanzielle Vorteile
Die elektronische Unterschrift ermöglicht es einem Unternehmen, seine Druck-, Post- und Papierbearbeitungskosten zu senken.
Zeitersparnis
Die Vertragsunterzeichnung kann mehrere Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen (Druck, E-Mail-Verkehr usw.). Die digitale Version reduziert die Arbeitsschritte erheblich und steigert so die Effizienz der Geschäftsabwicklung. Dadurch wird die Zahl der aufgrund der mühsamen Bearbeitung abgebrochenen Verkaufsprozesse begrenzt.
Produktivitätssteigerung
Die Einführung der elektronischen Signatur bietet die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, zu archivieren und mit wenigen Klicks in aller Sicherheit zu unterschreiben. Sie brauchen nicht mehr zu reisen, um eine Transaktion abzuschließen. Dieses Verfahren vereinfacht eine Reihe von Schritten und macht sie effizienter. Das Unternehmen kann sich dann auf seine Kerntätigkeit konzentrieren.
Ein neues Image
Der Zugang zu papierlosen Instrumenten vermittelt den Eindruck eines Unternehmens, das Innovationen vorantreibt und neue, umweltfreundliche Trends initiiert.
Internationale Handelsmöglichkeiten
Die Umsetzung bestimmter Vorschriften ermöglicht den Handel in der EU mittels elektronischer Signatur, die vor einem europäischen Gericht gültig ist. Dies spart Zeit und hat einen unbestreitbaren rechtlichen Wert innerhalb der EU.
Gesetzgebung im Einklang mit den neuen Bedürfnissen der Unternehmen
Das französische Recht lässt diese Methode seit März 2000 zu. Im Juli 2014 kündigte der Europäische Rat die Annahme der neuen eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt an.
Diese Verordnung wird ab dem 1. Juli 2016 angewandt. Elektronische Signaturen werden dann auf europäischer Ebene offiziell anerkannt sein. Dies stellt einen wichtigen Wendepunkt im Übergang der Unternehmen zur vollständigen Digitalisierung dar. Die Einführung der eIDAS-Verordnung bringt den Unternehmen echte Vorteile, da sie digitale Transaktionen ihrer Kunden einfach, schnell und sicher abwickeln können. Die Unternehmen werden in der Lage sein, ihre täglichen Abläufe zu verbessern und ein umweltfreundlicheres und moderneres Geschäftsmodell zu entwickeln.
Auswahl der vertrauenswürdigen Drittpartei
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung - der elektronischen Unterschrift - ist ein entscheidender Aspekt zu berücksichtigen: die vertrauenswürdige Drittpartei. Um den gleichen rechtlichen Wert wie ein Papierdokument zu haben, muss ein elektronisch signiertes Dokument auf einem elektronischen Zertifikat basieren, einem digitalen Ausweis, der die Identität des Unterzeichners (Authentifizierung) und die Integrität des Dokuments garantiert. Die elektronischen Zertifikate werden von vertrauenswürdigen Drittparteien wie CertEurope (Oodrive-Gruppe) ausgestellt, die jeden Schritt der Unterschrift in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Normen und Texten durchführen.
Dank Tools wie CertSign können Sie elektronische Dokumente signieren und sie von Ihren Kunden und potenziellen Kunden unterschreiben lassen, indem Sie ihnen einen Beweiswert verleihen. Das Modul für elektronische Signaturen im SaaS-Modus lässt sich leicht in Ihre Websites und Plattformen integrieren und ist sehr einfach zu bedienen. Es wird in einer Reihe von Versionen angeboten, die den Anforderungen jedes Marktes und jeder Art von Transaktion gerecht werden.
Kriterien für die Auswahl eines Anbieters
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie prüfen, ob alle wesentlichen Kriterien für die ordnungsgemäße Umsetzung Ihres Projekts erfüllt sind:
- Umfassender Service: Unterstützung während des gesamten Projekts, einfache und schnelle Bereitstellung, reaktionsschnelle technische Unterstützung, angemessene Rechtsberatung
- Anpassungsfähigkeit: eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Produktpalette, einfache Integration mit Ihren Anwendungen, technische und grafische Anpassung.
- Zertifizierte Lösungen: Vertrauenswürdige Dritte, Einhaltung der RGS (Allgemeine Sicherheitsdatenbank), jährliches Audit durch die LSTI, usw.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unsere Artikel über Zusammenarbeit.
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