Wie man ein digitales Dokument signiert: Signaturtypen und Verfahren

In einem Kontext, in dem sich die Unternehmen immer mehr in Richtung Dematerialisierung bewegen, wird die Frage der elektronischen Unterschrift unausweichlich. Es geht nämlich nicht nur darum, ein Dokument digital zu unterschreiben oder eine handschriftliche Unterschrift einzuscannen, sondern vielmehr darum, ein Verfahren einzurichten, das die vollständige Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften gewährleistet.

Wie kann man ein digitales Dokument unterschreiben? Ziel ist es nämlich, die Integrität Ihrer Dokumente und die Authentifizierung des Unterzeichners, sei es eine juristische oder eine natürliche Person, zu gewährleisten.

Doch wie lässt sich die elektronische Signatur in der Praxis umsetzen? Informieren Sie sich über die Funktionsweise, den rechtlichen Rahmen und die Anbringung einer zertifizierten elektronischen Signatur mit Hilfe spezieller Tools.

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Arten von digitalen Signaturen

Bevor wir das Verfahren zur Unterzeichnung eines digitalen Dokuments analysieren, müssen wir zwischen den verschiedenen Arten von digitalen Signaturen unterscheiden, die auf elektronischen Dokumenten angebracht werden können.

Einfache" elektronische Signatur

Bei dieser Art von Unterschrift wird die Unterschrift durch "Zeichnen" auf dem Bildschirm oder durch Einscannen von einem zuvor handschriftlich unterzeichneten Papierdokument angebracht.

Diese Art der Unterschrift hat keine rechtliche Gültigkeit, da die auf diese Weise angebrachte Unterschrift nicht durch spezielle Bewertungsinstrumente zertifiziert werden kann.

Die einzige Möglichkeit, die Gültigkeit der Unterschrift zu bestätigen, wäre das Urteil eines Richters, der sich auf das Fachwissen eines Handschriftensachverständigen stützen würde.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Diese Art der Unterschrift ist rechtsgültig, da sie mit Hilfe einer Computersoftware erstellt wird, die die Echtheit und Unversehrtheit von Dokumenten nachweisen kann. Der Unterzeichner hat die einzigartige und ausschließliche Kontrolle über die angebrachte Unterschrift.

Qualifizierte elektronische Signatur

Diese Art von Unterschrift weist die höchste Sicherheits- und Authentizitätsstufe auf, da die Unterschrift mit Hilfe spezieller, von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellter Kits angebracht wird. Aus diesem Grund ist die Signatur für alle Arten von Dokumenten und Verträgen rechtsgültig.

Digitale elektronische Signatur

Eine besondere Art der Signatur ist die digitale elektronische Signatur, eine "Version der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, bei der es ein System verschlüsselter Schlüssel gibt, die es dem Inhaber mit Hilfe des privaten Schlüssels bzw. dem Empfänger mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels ermöglichen, die Herkunft eines elektronischen Dokuments offenzulegen und zu überprüfen" Quelle (CAD)

Wie man ein digitales Dokument signiert: Vorgehensweise

Um ein digitales Dokument gesetzeskonform zu signieren, wenden Sie sich an einen Anbieter von elektronischen Signatur- und Archivierungsdiensten mit Beweiskraft. In dem von ihnen zur Verfügung gestellten geschützten Raum werden die Transaktionen auf integrierte und sichere Weise verfolgt, aufgezeichnet, versiegelt, gestempelt und archiviert.

Software für digitale Signaturen

Um das Verfahren der digitalen Signatur durchführen zu können, benötigen Sie Software oder Hardware, die gesetzlich zertifiziert ist:

• eine Chipkarte oder ein USB-Gerät , das mit einem Zertifikat für die digitale Signatur ausgestattet ist. Dieses Gerät muss von einem akkreditierten Zertifizierer ausgestellt sein, den Sie in der DigitPA-Liste finden.
• ein Chipkartenlesegerät, das Sie auf der Website der Handelskammer kaufen können).
• Software für digitale Signaturen. Open Source und kostenlose Software, die online heruntergeladen werden kann, sind Dike oder File Protector, die Sie unter www.card.infocamere.it finden.

Wenn die Person, die die digitale Signatur unterzeichnet, über einen USB-Token verfügt, ist sie nicht verpflichtet, das Lesegerät und die Signatursoftware zu installieren .

Sobald Sie über das System verfügen, mit dem Sie das Dokument digital unterschreiben können, folgen Sie den nachstehenden Schritten:

Wie man ein Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet

• Sie klicken auf den per E-Mail erhaltenen Zugangslink
• Sie konsultieren das elektronische Dokument
• Sie unterschreiben, nachdem Sie einen Sicherheitscode per SMS erhalten haben, der die einmalige Verbindung garantiert.

So beantragen Sie die elektronische Signatur eines Dokuments

• Sie importieren das Dokument (im gewählten Format) in die Software;
• Sie wählen die Einstellungen aus;
• Sie fordern den Empfänger auf, zu unterschreiben.

Sie müssen nur noch den Status des Dokuments in Echtzeit überwachen, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden, und dann das signierte Dokument entgegennehmen und gegebenenfalls in einem digitalen Safe aufbewahren.

Die Eigenschaften des zu signierenden digitalen Dokuments

Technisch gesehen können alle Dateiformate elektronisch signiert werden (Word, XML, PDF, JPG, usw.). In der Praxis wird jedoch das PDF-Format bevorzugt, da es eine bessere Aufbewahrung und einen besseren Schutz des Inhalts bietet.

Genauer gesagt muss das Dokument im PDF-A LOGO II-Format erstellt werden, d. h. im statischen Format PDF/A, dem besten Format für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente.

Warum sind andere Formate nicht geeignet? Alle Dateien, die "Makrobefehle" oder "ausführbare Codes" enthalten, die eine Änderung von Informationen, Daten und Dokumenten ermöglichen, sind nicht geeignet, da Änderungen auch nach der digitalen Signatur möglich sind.

Daher sind Dateien in den Formaten .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), d.h. alle Dateien mit der Endung .p7m nach dem Signieren editierbar und müssen daher in das Standardformat PDF/A konvertiert werden.

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So signieren Sie ein digitales Dokument: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Rechtsgültiges Dokument

1. Rüsten Sie sich mit einem der in den vorangegangenen Abschnitten erwähnten Kits für digitale Signaturen aus.
2. Starten Sie die im Kit enthaltene Signatursoftware
3. Wählen Sie die Datei aus, auf der Sie die digitale Signatur anbringen möchten
4. Geben Sie die PIN der Chipkarte ein, mit der das Zertifikat für die digitale Signatur verbunden ist
5. Wählen Sie den Dateityp aus, der nach dem Signieren erzeugt werden soll:
   1. P7M kryptographischer Umschlag (CAdES), um eine Datei im P7M-Format zu erzeugen, die das Originaldokument zusammen mit den Dateien der digitalen Signatur enthält;
   2. PDF, um eine PDF-Datei zu erzeugen, die die digitale Signatur enthält (ob sichtbar oder nicht);
   3. XML (XAdES), um wiederum eine Datei im P7M-Format zu erzeugen.
6. Wählen Sie zwischen den beiden von der Software angebotenen Optionen:
   1. eine Zertifizierung, um das Datum und die Uhrzeit zu überprüfen, zu der die digitale Signatur in das Dokument eingefügt wurde;
   2. die Hinzufügung eines Passworts zur Verschlüsselung der Datei. In diesem Fall ist das Dokument geschützt und nur die ausgewählten Empfänger, die über einen Entschlüsselungsschlüssel verfügen können, haben Zugang zu der ausgewählten Datei.

Dokument ohne Rechtsgültigkeit

Wie wir eingangs gesehen haben, können Sie das digitale Dokument mit einer einfachen digitalen Signatur versehen, die jedoch keine Rechtsgültigkeit besitzt.

In diesem Fall benötigen Sie kein zertifiziertes digitales Signatur-Kit: Sie können Ihre Unterschrift von Hand anbringen und dann das Dokument scannen. Alternativ gibt es Programme, mit denen Sie Ihre Unterschrift direkt auf dem Dokument anbringen können, oder wenn Sie einen Touchscreen haben, können Sie sie auch direkt von Hand zeichnen.

Sind Sie also bereit, Ihr erstes digitales Dokument zu unterschreiben?