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Wie man eine elektronische Signatur für juristische Dokumente erstellt

Wie man eine elektronische Signatur für juristische Dokumente erstellt

Von Valentina Kaurin

Am 26. April 2025

Möchten Sie lernen, wie man eine elektronische Signatur erstellt?

Heutzutage wollen viele Unternehmen Dokumente elektronisch unterzeichnen, und das kann auf verschiedene Weise geschehen. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Unterschriften sicher sind und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Dazu benötigen Sie möglicherweise ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen dritten Partei. Doch so einfach ist das nicht.

In diesem Artikel finden Sie einen vollständigen Leitfaden zu elektronischen Signaturen sowie eine Liste der besten Software für elektronische Signaturen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Definition

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Form einer herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift. Sie wird verwendet, um Dokumente online zu unterzeichnen, ohne sie ausdrucken zu müssen.

Elektronische Signaturen können in drei Gruppen unterteilt werden:

  • Einfache - dazu gehören eingescannte Unterschriften und Ankreuzfelder sowie Erklärungen.
  • Fortgeschrittene - diese sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft, können den Unterzeichner identifizieren und sind mit Daten innerhalb der Signatur verknüpft, die jegliche Änderungen erkennen können.
  • Qualifiziert - dies ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten Einrichtung erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen basiert.

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen?

Bitte beachten Sie, dass sich dieser Artikel mit elektronischen Signaturen und nicht mit digitalen Signaturen befasst. Digitale Signaturen verwenden kryptografische Sicherheit, elektronische Signaturen dagegen nicht.

Hier sind die Hauptunterschiede:

© msbdocs.com

Wie Sie eine elektronische Signatur in 5 einfachen Schritten erstellen

1. Kennen Sie den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen

Eine elektronische Signatur ist ein rechtliches Mittel, um eine Zustimmung oder Genehmigung für elektronische Dokumente oder Formulare zu erhalten. Sie kann eine handschriftliche Unterschrift in praktisch jedem Prozess ersetzen.

Um dieselben rechtlichen Werte wie eine handschriftliche Unterschrift zu haben, müssen elektronische Signaturen die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Der Unterzeichner muss über ein elektronisches Zertifikat verfügen, das seine Identität bestätigt.
  • Das Verfahren der digitalen Signatur muss sicher sein und als rechtskonform zertifiziert werden.
  • Sobald die Unterschrift endgültig ist, kann der Unterzeichner keine Änderungen mehr vornehmen.
  • Die Dokumente müssen im Original vorliegen, verschlossen und nicht veränderbar sein.
  • Unterschriebene Dokumente müssen 10 Jahre lang in einem elektronischen Safe aufbewahrt werden.

Elektronische Signaturen sind ebenso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften und werden vom EU-Recht über die eIDAS-Verordnung anerkannt.

2. Nutzen Sie einen zertifizierten Anbieter

Um die eIDAS-Vorschriften zu erfüllen, müssen Sie Software von vertrauenswürdigen Dritten, so genannten zertifizierten Anbietern, verwenden. Zertifizierte Anbieter können im Namen ihrer Kunden rechtsgültige Unterschriften leisten, um deren Verträge zu schützen.

Ein online signiertes Dokument bietet Garantien, die Ihre Vereinbarungen stärken, dazu gehören

  • Starke Authentifizierung: der zertifizierte Anbieter kann die Identität aller Parteien authentifizieren
  • Sicherheit: ein elektronisch signiertes Dokument kann nicht verändert werden
  • Zeitsicherer Dateistempel: Alle Daten der Unterschriften, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort, werden gespeichert.

3. Wählen Sie ein Dokumentenformat

Dateien aller Formate können elektronisch signiert werden, darunter: DOC-, XML-, PDF- und JPG-Dokumente. Es wird jedoch empfohlen, ein PDF-Dokument zu verwenden, um den Inhalt zu erhalten und zu schützen. Bei einem Word-Dokument zum Beispiel können Sie nicht sicher sein, dass Ihr Vertrag geschützt ist, da es verändert werden kann.

4. Laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift in Ihre Software hoch

Nach der Auswahl einer Software, die ein zertifizierter Anbieter ist, müssen Sie sich anmelden und Ihre PDF-Datei in die Software hochladen.

Im nächsten Schritt wählen Sie die unterzeichnenden Parteien aus, prüfen das Dokument und zeichnen Ihre Unterschrift!

5. Unterschriften sammeln

Nun, da Sie eine vertrauenswürdige elektronische Unterschrift geleistet haben, müssen Sie das signierte Dokument an andere Unterzeichner senden und Ihre eigene Kopie speichern!

Unsere Auswahl an elektronischer Signatursoftware

Hier finden Sie eine handverlesene Auswahl an E-Signatur-Software von appvizer. Die unten aufgeführten Lösungen sind zertifizierte Anbieter, was bedeutet, dass sie regelmäßig aktualisiert werden, um den aktuellen Vorschriften zu entsprechen.

Yousign

Yousign ist eine einfach zu bedienende und rechtsverbindliche elektronische Signatursoftware, die für alle Arten von Dokumenten verwendet werden kann.

Zu den Vorteilen der Nutzung von Yousign gehören:

  • Es ist ein eIDAS-zertifizierter Anbieter,
  • Es gibt ein digitales Ablagesystem , das eine sichere Aufbewahrung gewährleistet,
  • Es passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse, Ihre Teams und die Struktur Ihres Unternehmens an.

DocuSign

DocuSign ist eine 100%ige Online-Softwarelösung, die elektronische Signaturprozesse vereinfacht. Anerkannt als eIDAS-zertifizierter Anbieter ist DocuSign berechtigt, digitale Zertifikate, elektronische Siegel und Zeitstempel auszustellen.

Die Vorteile der Verwendung von DocuSign sind:

  • Es ist ein eIDAS-zertifizierter Anbieter,
  • Seine digitalen Vertragsprozesse sind in über 188 Ländern und 43 Sprachen verfügbar,
  • DocuSign ist vor Ort oder als Cloud-basierte Lösung verfügbar, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann,
  • Sie können ein DocuSign-Konto mit einer kostenlosen Testversion erstellen .

Eversign

Eversign ist eine Cloud-basierte Plattform für elektronische Unterschriften, die von Unternehmen aller Arten und Größen genutzt werden kann.

Eversign ist einfach zu bedienen und bietet den Benutzern Vorlagen für verschiedene Arten von Verträgen oder Formularen. Das Unterschreiben von Dokumenten wird viel einfacher!

In diesen Vorlagen können Sie mit einem Klick :

  • Benutzerdefinierte Texte vorausfüllen
  • Dropdown-Menüs hinzufügen
  • Kontrollkästchen hinzufügen
  • Spezifische Schriftarten einstellen
  • und so weiter.

Klick, schon ist es unterschrieben!

Papierlos zu arbeiten ist kein Trend, sondern eine betriebliche Realität, die viele Geschäfts- und Verwaltungsprozesse beschleunigt.

Und durch den Einsatz von Online-Tools und die Förderung des papierlosen Büros können Unternehmen aller Art und Größe Zeit und Geld sparen , ihre Arbeitsabläufe automatisieren und wettbewerbsfähiger werden!

Die Welt der digitalen Verträge ist nur einen Mausklick entfernt: Haben Sie schon eine vertrauenswürdige dritte Partei für Ihre elektronischen Unterschriften ausgewählt?

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