Die Entmaterialisierung von Verträgen wird zum Kinderspiel
Die Online-Vertragsunterzeichnung ist einer der wichtigsten Schlüssel zur digitalen Transformation von Organisationen; sowohl Unternehmen als auch das öffentliche Beschaffungswesen sind davon betroffen. Der Hauptvorteil der Dematerialisierung ist die Vereinfachung des Prozesses der Unterzeichnung und Archivierung von Verträgen.
In diesem Artikel erläutern wir, wie die Dematerialisierung von Verträgen einen Wettbewerbsvorteil bietet, z. B. im kommerziellen Bereich (um Kunden zu gewinnen) oder im Personalwesen (um ein auf dem Markt gefragtes Profil einzustellen). Die Einführung elektronischer Signaturen mit einem Online-Tool ist die Lösung für die Unterzeichnung, die schnellere Unterzeichnung und die Archivierung Ihrer Verträge unter Beibehaltung ihres rechtlichen Werts.
Entmaterialisierung von Verträgen
Definition
Die Dematerialisierung von Verträgen ist ein Prozess, der in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen im Rahmen der digitalen Transformation immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Die Vorteile der Entmaterialisierung von Verträgen
Die Dematerialisierung ermöglicht es, die Unterzeichnung und Archivierung von Verträgen zu beschleunigen und gleichzeitig deren Sicherheit zu gewährleisten.
Das Ergebnis: eine dreifache Belohnung für alle, die sich für die Dematerialisierung von Verträgen interessieren: Zeitersparnis, Kostenersparnis und Produktivitätssteigerung.
Die Entmaterialisierung von Verträgen wirft auch die Frage der Dokumentenverwaltung und -archivierung auf. Eine digitale Vertragsbibliothek mit elektronischen Unterlagen zur Speicherung, Archivierung, Suche und zum einfachen Auffinden von Verträgen ist ein echter Wettbewerbsvorteil.
Entmaterialisierter Vertrag vs. Papiervertrag: Welcher rechtliche Wert?
Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 sieht in Abschnitt 4, Artikel 25 der eIDAS-Verordnung Folgendes vor:
Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Mit anderen Worten: Ein digitaler Vertrag ist vor dem Gesetz einem handschriftlichen Vertrag gleichgestellt: Sie haben den gleichen rechtlichen Wert.
Allerdings müssen zwei Bedingungen beachtet werden:
- Eindeutige Authentifizierung der Vertragsunterzeichner,
- die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments zu gewährleisten.
Die Vorteile der Entmaterialisierung
Die Vorteile der Dematerialisierung sind vielfältig. Im Hinblick auf Verträge bedeutet dies insbesondere:
- Vereinfachung der Vertragsverwaltung, Verringerung des Dokumentenaustauschs per Post oder E-Mail, Verringerung der Anzahl der Ausdrucke und des damit verbundenen Papierverbrauchs, wodurch das Einscannen von Dokumenten entfällt;
- Begrenzt das Risiko des Dokumentenverlusts, da alles sicher online gespeichert ist;
- Reduziert die Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung und hilft, Ziele schneller zu erreichen - zum Beispiel kann ein Verkauf "beschleunigt" werden, indem der Kunde ein Dokument einfach online unterzeichnet;
- Bietet einen Wettbewerbsvorteil und eine bessere Reaktionsfähigkeit als Ihre Konkurrenten, z. B. im Falle eines Verkaufs oder einer Neueinstellung;
- Erleichtert die Online-Verwaltung von Dokumenten für die Zusammenarbeit: Die Rechteverwaltung ermöglicht es, Mitarbeitern, Partnern oder Kunden Zugang zu bestimmten Verträgen zu gewähren oder zu verweigern;
- Sicherstellung der Rechtsgültigkeit von Verträgen (Zeitstempel, Authentifizierung der Unterzeichner, Überprüfung ihrer Identität usw.);
- Gewährleistung der Sicherheit von Verträgen, insbesondere durch die digitale Archivierung von Dokumenten.
Welche Verträge sind von der Dematerialisierung betroffen?
Nachfolgend sind einige Anwendungsfälle aufgeführt, in denen Verträge entmaterialisiert werden können:
- Handelsverträge über den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung,
- Arbeitsverträge,
- Mietverträge (Pachtverträge),
- Verträge über die Inanspruchnahme einer Online-Dienstleistung (z. B. Versicherungen, Versicherungen auf Gegenseitigkeit, Bankgeschäfte),
- Partnerschaftsverträge,
- Vertragsänderungen.
Wie kann man einen Vertrag entmaterialisieren?
Verwaltung entmaterialisierter Verträge
Die Dematerialisierung eines Vertrags kann wie folgt erfolgen:
- Die Digitalisierung von Dokumenten, wobei Sie in diesem Fall besonders auf die Rechtsgültigkeit der Vertragsunterschriften achten werden;
- die Online-Erstellung, -Unterzeichnung und -Archivierung von Vertragsdokumenten mit Hilfe von Software für elektronische Signaturen und elektronischen Safes.
Kann man einen Arbeitsvertrag online unterschreiben? Ja, natürlich! Alle Arten von Verträgen können elektronisch unterzeichnet werden, wie oben dargestellt. Wir können Ihnen nur raten, diese Verfahren für alle Ihre Verträge vollständig online zu übernehmen und dabei das Scannen zu vermeiden:
- Die Signatur des Vertrags mit einem öffentlichen Schlüssel,
- Archivierung mit Beweiskraft,
- Zentralisierung der Verträge in einem elektronischen Tresor.
Verlassen Sie sich nicht mehr auf den Postaustausch und den Wechsel der Unterzeichner, um die Rechtsgültigkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Die Dematerialisierung gewährleistet die ausdrückliche Zustimmung der Unterzeichner sowie die Unveränderbarkeit der Dokumente, ohne die Nachteile von Papier zu haben.
Wie kann man einen Vertrag online unterzeichnen?
Es gibt mehrere Softwareprogramme, mit denen Sie Ihre Dokumente elektronisch unterzeichnen, Ihre Verträge dematerialisieren oder einfach Ihre dematerialisierten Verträge verwalten können, um so den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen zu vollziehen.
Hellosign und SignNow gehören zu den bekanntesten; wir stellen drei weitere vor:
DocuSign
DocuSign ist eine anerkannte Lösung für elektronische Signaturen. Sie reduziert den Unterschriftsworkflow und beschleunigt die Validierung und Unterzeichnung der Verträge ihrer Nutzer. DocuSign ist nach den aktuellen Standards (eIDAS, ANSSI usw.) zertifiziert und wird als eigenständiges Instrument zur Kundenbindung eingesetzt.
Die Stärken von DocuSign:
- Die API ermöglicht es, die Software mit vielen Tools, einschließlich Salesforce, zu verbinden, um kommerzielle Verträge zu unterzeichnen,
- Eine einfache, schnelle und sichere digitale Signaturlösung,
- Eine mobile Anwendung zur Verwaltung einer gültigen Unterschrift, wo immer Sie sich befinden.
Einige Kunden: Banque Casino, Urgo, Salesforce
DocuSign
UniverSign
UniverSign verspricht eine durchschnittliche Steigerung von 30 % bei der Anzahl der mit seinen Nutzern unterzeichneten Verträge. Diese vertrauenswürdige dritte Partei stellt auch elektronische Zertifikate aus und ermöglicht es, Verträge mit einem Zeitstempel zu versehen.
Die Stärken von UniverSign:
- Eine Web- und Mobilanwendung, ideal für die Unterzeichnung von mobilen Verträgen,
- Eine einfache Anwendung für alle,
- Zahlreiche APIs für die Integration von Universign in Ihre bestehenden Tools.
Einige Kunden: SFR, Total, SwissLife
Universign
Yousign
Yousign ermöglicht es Ihnen, allein oder mit anderen ein oder mehrere Online-Dokumente zu unterzeichnen und dabei die Einhaltung der rechtlichen Bedingungen zu gewährleisten. Dieses auf Mobiltelefonen verfügbare Tool vereinfacht den Unterschriftsprozess und spart wertvolle Zeit, die Sie für Aufgaben mit hohem Mehrwert und nicht für zeitraubende Verwaltungsaufgaben verwenden können.
Als vertrauenswürdige dritte Partei ist Yousign auch ein elektronischer Tresor für die rechtssichere Archivierung Ihrer Verträge.
Die Stärken von Yousign:
- National und europäisch zertifizierte Lösung,
- Schneller und sicherer Signaturprozess,
- Hochwertige Benutzererfahrung.
Einige Kunden: Bpifrance, Allianz, PMU
Yousign
Die einfache Verwaltung von entmaterialisierten Verträgen
Abschließend möchten wir Ihnen einige Ratschläge geben, wie Sie Ihre Verträge papierlos und in aller Ruhe verwalten können. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Software für digitale Signaturen auf folgende Punkte:
- Datenhosting - Hosting in der EU gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit,
- GDPR- und EIDAS-Konformität,
- Die verschiedenen Stufen elektronischer Signaturen, die zur Verfügung stehen,
- Software-Zertifizierungen (ETSI, eIDAS, ANSSI, etc.),
- Integration mit Ihren bestehenden Tools zur weiteren Optimierung Ihrer Prozesse.
Artikel übersetzt aus dem Englischen