Erfolgreiche Migration von geschäftlichen E-Mails zu Zimbra
Sie haben sich für den Messenger oder die Production Suite entschieden, die alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Die POCs (Proof Of Concept) waren für das Managementteam ein echter Erfolg. Dann müssen Sie nur noch alle Daten (E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen usw.) migrieren, um sie nutzen zu können. Wie kann man verhindern, dass das Projekt zum Albtraum wird? In diesem Tutorial zum Thema Messaging für Unternehmen erläutern wir Ihnen die einzelnen Schritte dieser Umstellung am Beispiel der Collaboration-Suite Zimbra, die vom französischen Hosting-Anbieter Ovea angeboten wird.
Untersuchung des Bestehenden
Dieser erste Schritt ist entscheidend, um die Bedürfnisse zu analysieren und alle technischen Einschränkungen zu antizipieren. Heutzutage werden über Online-Messenger nicht mehr nur Nachrichten verschickt. Kalender, Kontakte und manchmal sogar Notizen sind miteinander verknüpft, um die Verwaltung Ihres Austauschs flüssiger zu gestalten. Daher muss die Migration, die Sie durchführen müssen, alles umfassen.
Die Herausforderung besteht darin, Probleme zu antizipieren, um eine Verlangsamung des Prozesses zu vermeiden und so die Fristen einzuhalten. In einfachen Fällen muss nur das E-Mail-System migriert werden. In komplexeren Fällen von MS Exchange Online, Google Apps for Work, Office 365 oder Lotus Notes müssen die gesamten Konten mit Kalendern, Kontakten, Notizen usw. migriert werden, zusätzlich zu den Gigabytes an E-Mails.
Die größte Arbeit bei einer E-Mail-Migration liegt in der Vorbereitung. Wenn Sie Ovea mit der Migration Ihrer geschäftlichen E-Mails zu Zimbra beauftragen, ist dies ein Garant für Sicherheit und garantiert Ihnen einen kontinuierlichen Service für Ihr Unternehmen. Die Garantie, keine Daten zu verlieren, ist von größter Bedeutung, zumal E-Mails heutzutage einen echten rechtlichen Wert haben.
Einrichtung von Konten und Vor-Migration
Bevor die Migration durchgeführt wurde, erfolgte die Validierung des POC durch das technische Team und anschließend die Validierung des Geschäftsvorschlags durch das Managementteam. Das Vorhandene wurde vollständig untersucht und alle Schritte wurden geplant. Nun geht es darum, einen Test in voller Größe durchzuführen, der von Ovea als Vor-Migration bezeichnet wird. Dieser wird den gesamten Prozess und Inhalt validieren, damit der Kunde sieht, wie es ablaufen wird, bevor es auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
Sobald der an einigen Personen getestete Prozess validiert ist, müssen alle Daten konsolidiert werden, um die Benutzerkonten einzurichten: Benutzernamen, Adressen und eventuell Passwörter sowie Informationen über den Zugang zu besonderen Funktionen (unterschiedliche Volumen, Synchronisierung über mehrere Medien usw.).
Der Ovea-Hosting-Anbieter passt sich an jeden Kunden an. Er wird eine Migration der eingehenden E-Mails auf einen anderen Server für die Zeit der Migration einrichten. Die Einrichtung einer Infrastruktur wie dieser ist nur mit Experten wie Ovea möglich. Die Beauftragung von Spezialisten, die den komplexen Prozess der Datenmigration perfekt beherrschen, garantiert den Schutz der gesamten Daten.
E-Mails sind die kritischsten Daten bei der Übertragung von Collaborative Messaging. Kontakte, Kalender oder Notizen können nämlich aus dem alten E-Mail-System exportiert und dank ihres mit allen E-Mail-Systemen kompatiblen Formats problemlos in das neue importiert werden. Das Problem bei dieser Technik ist das Datenvolumen: Diese Aktion manuell für ein Dutzend Mitarbeiter durchzuführen, ist erschwinglich, aber bei mehr als zehn Mitarbeitern muss man sich an Profis wenden, um diesen Prozess zu automatisieren.
Endgültige Migration
Die Vor-Migration ist validiert, alle Konten sind eingerichtet und die E-Mails werden auf einem Nebenserver verwaltet, um sicherzustellen, dass alle Daten erhalten bleiben. Dann ist es an der Zeit, mit den ernsten Dingen zu beginnen!
Nach einer Reihe weiterer Tests werden die neu eingehenden E-Mails durch die Änderung der MX-Felder (Mail eXchanger) im DNS (Domain Name System) an Ihr neues Zimbra-Mailprogramm weitergeleitet.
Die endgültige Migration sollte so kurz wie möglich sein. Deshalb bietet Ovea seinen Kunden an, ihre E-Mails an den Wochenenden zu migrieren, damit am Montagmorgen alles für die Mitarbeiter zugänglich ist. Im Falle von Migrationen für große Strukturen werden diese in mehreren Chargen von beispielsweise 1000 Benutzern durchgeführt.
Die Migration eines E-Mail-Systems kann ein Meilenstein in Ihrem Unternehmen sein. Dies sollte daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die Vorbereitungsphase ist entscheidend, daher ist es wichtig, sich von Messaging-Experten wie Ovea begleiten zu lassen. Sie bieten Unterstützung, Schulungen und Kundensupport, sodass Sie und Ihre Teams das Tool problemlos in Betrieb nehmen können. Die vollständige Reversibilität der Daten und die Übertragung von E-Mail-Konten sind jederzeit möglich, wenn Sie es wünschen. Wenn Ihre Daten vollständig in Ihr neues Zimbra-Mailprogramm migriert sind, müssen Sie nur noch die Signatur Ihrer E-Mails anpassen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen