Wie lassen sich menschliche Fehler in Geschäftsprozessen weitestgehend vermeiden?
Wer kennt nicht die Redewendung "Irren ist menschlich"? Und das aus gutem Grund: Wir alle haben das Recht, uns zu irren und Fehler zu machen. Stress, Müdigkeit, Druck oder eine geringe Mitarbeiterzahl sind Faktoren, die diese Problematik verstärken. Auch wenn die meisten dieser Fehler unbeabsichtigt sind, können sie Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen. Sehen wir uns an, wie IRISPowerscan Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen kann!
Vermeidung von menschlichen Fehlern
Ob Ihr Unternehmen aus zwei oder Dutzenden von Mitarbeitern besteht, menschliche Fehler können viele Formen annehmen und viele Ursachen haben.
Wenn wir von menschlichen Fehlern sprechen, werden wir zuerst an :
- an Kodierungsfehler,
- an Rechtschreibfehler oder Tippfehler,
- und schließlich an Vergesslichkeit.
Wir alle sind unfreiwillig mit dieser Art von Problematik konfrontiert. Schließlich soll alles immer schneller gehen.
Viele von uns arbeiten mit zwei Bildschirmen und tippen Daten aus digitalisierten, aber nicht indizierten Dokumenten von einem Bildschirm auf den anderen. Schlimmer noch, wenn wir nicht über zwei Bildschirme verfügen, ist es üblich, die Daten, die wir abschreiben müssen, auf ein Blatt Papier zu schreiben und dann das Programm zu wechseln, um die handschriftlich übertragenen Daten wieder einzutippen.
Es versteht sich von selbst, dass diese Praktiken in vielen Unternehmen gang und gäbe sind, und viele werden sich selbst oder Kollegen in solchen Situationen wiedererkennen.
Solche Fehler können zwar harmlos sein, doch in manchen Fällen können sie das Unternehmen gefährden. Ein Fehler, der in einer Datei gemacht wird, kann sich in der Tat als kritisch erweisen. Stellen Sie sich vor, Sie haben sich in einem Lagerbestand, in Verträgen oder auch in Kundendokumenten geirrt. Die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Dritte können beträchtlich sein.
Stellen Sie sich außerdem vor, dass Sie auf der Grundlage dieser fehlerhaften Daten Berichte erstellen, die als Grundlage für finanzielle oder strategische Entscheidungen dienen.
In Geschäftsprozessen wie Einkauf, Verkauf oder Logistik sind die Digitalisierung und Indexierung von Dokumenten sowie die Datenerfassung von entscheidender Bedeutung.
Mit IRISPowerscan haben Sie eine Komplettlösung, mit der Sie alle Ihre eingehenden Dokumente verwalten und deren Inhalt nach Belieben verarbeiten können.
Wie können Sie Fehler in Ihrer Buchhaltung vermeiden?
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Jeden Tag erhalten Sie Rechnungen von Lieferanten. Einige davon digital, andere werden Sie einscannen. Dann müssen Sie diese Dokumente speichern, sie so benennen, dass Sie sie bei Bedarf leicht wiederfinden, und schließlich die Daten aus diesen Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP-System verbuchen.
Die gute Nachricht ist, dass IRISPowerscan all dies für Sie tun wird. Die Software wird es Ihnen nämlich ermöglichen, die Verwaltung eingehender Dokumente zu automatisieren. Gemäß den festgelegten Regeln werden Ihre Rechnungen umbenannt und dort gespeichert, wo Sie es wünschen. Schließlich können die extrahierten Daten nach ihrer Validierung direkt an Ihr ERP-System gesendet werden.
Wir nehmen hier das Beispiel von Rechnungen, aber das gilt für alle Arten von Dokumenten. Ob Verträge, Versandscheine, Ausweisdokumente oder ärztliche Verschreibungen - IRISPowerscan wird jedes Dokument erkennen, solange es digital ist.
Die Herausforderung der Erfassung und Verwaltung von Formulardaten.
Ein weiteres sehr anschauliches Beispiel ist die Verwaltung von Formularen oder Umfragen zur Kundenzufriedenheit. Sie haben eine Feldumfrage unter potenziellen Kunden oder Klienten durchgeführt und möchten sehen, welche Trends sich daraus ergeben?
Diese Art von Daten manuell zu verarbeiten ist einfach, wenn es um 10 Formulare geht, aber wenn man eine repräsentative Stichprobe haben möchte, muss man sich eingestehen, dass das nicht ausreicht. Die Anzahl der Stunden, die für die Kodierung dieser Umfragen aufgewendet werden, ist gigantisch, und auch hier ist das Risiko von Fehlern durchaus vorhanden.
Mit IRISPowerscan können Sie die Vorlage Ihres Formulars verwalten und die Erkennung der von den Befragten angekreuzten Felder einstellen. Auf diese Weise kann die Software die Ergebnisse in dem von Ihnen gewünschten Format ausgeben.
Dank der Zeit, die Sie bei der Kodierung sparen, können Sie Ihre Daten detailliert analysieren. Angenommen, Sie exportieren im Excel-Format, dann können Sie Ihre Daten nach Belieben weiterverarbeiten, indem Sie Diagramme einfügen oder Pivot-Tabellen verwenden. Sie müssen dann nur noch die Maßnahmen umsetzen, die sich aus den Ergebnissen ergeben.
Die Verwaltung sensibler Daten: 0 Fehlertoleranz
Letztes Beispiel: Ausweisdokumente. In vielen Bereichen müssen Ausweisdokumente gescannt oder kodiert werden, und die extrahierten Daten müssen an sichere Server oder an entsprechende Software gesendet werden. Wir sprechen hier von der Begrüßung von Besuchern, der Anmietung von Autos, der Unterzeichnung von Verträgen, Krankenakten usw.
Es versteht sich von selbst, dass im Hinblick auf den Schutz der Privatsphäre und sensibler Daten die Sicherung ein Muss ist. Aber dass darüber hinaus in diesen speziellen Fällen die Richtigkeit der Daten unabdingbar ist, ist auch klar.
Mit IRISPowerscan können Sie die Daten auf Pässen, Führerscheinen, Lebenslaufkarten und Personalausweisen verarbeiten. Mit wenigen Klicks können diese Daten extrahiert und z. B. auf einen SFTP-Server exportiert werden.
Und der Mensch in all dem?
Wir hören immer mehr von Branchen, in denen die Digitalisierung und Automatisierung die Oberhand über den Menschen gewinnt.
Lassen Sie uns eines klarstellen: IRISPowerscan wird den Menschen nicht ersetzen. Die Software soll Geschäftsprozesse optimieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich die Menschen voll und ganz auf andere, weniger operative Aufgaben konzentrieren können. Es geht keinesfalls darum, einen Menschen zugunsten der Software abzuschaffen. Bestimmte kritische Daten erfordern beispielsweise zwingend eine menschliche Validierung.
Mit IRISPowerscan können Sie auch die Übertragung von Kompetenzen erleichtern und die Kontinuität Ihres Geschäfts gewährleisten. Eine Person ändert ihre Funktion oder verlässt Ihr Unternehmen? Natürlich muss diese Person im Umgang mit dem Tool geschult werden, aber dank der einfachen Handhabung können Sie Ihr Tagesgeschäft weiterführen, und die neue Person wird nicht durch komplexe Prozesse gestresst. Ein Gewinn für Sie und für Ihre neue Arbeitskraft!
Sind Sie überzeugt oder möchten Sie mehr darüber erfahren?
Dann werfen Sie doch einen Blick auf das Produktblatt von IRISPowerscan und fordern Sie eine kostenlose 15-minütige Online-Demo an. Wir helfen Ihnen gerne weiter und erklären Ihnen, wie wir Ihre Anforderungen erfüllen können.
Artikel übersetzt aus dem Französischen