Prozesse: Das Fundament Ihres Digitalisierungsprojekts
" Im Durchschnitt brauchen französische Unternehmen 15 Monate, um ihre Prozesse zu ändern", so die Feststellung von Teradata in einer aktuellen Studie. Die Hauptgründe für diese Verzögerungen liegen häufig in der Trägheit großer Unternehmen, die durch veraltete Technologien und kulturelle Barrieren hervorgerufen wird.
Wie können Sie also den Wandel beschleunigen und Ihre Digitalisierungsprojekte zum Erfolg führen? Eine Antwort ist, auf das zu setzen, was das Unternehmen beherrscht: sein Know-how.
1. Eine erste Bestandsaufnahme machen
Die Teradata-Studie " Anpassen oder verschwinden: die neue Realität einer hyperdigitalisierten Welt" , die 2019 unter IT- und Geschäftsentscheidern in Organisationen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern durchgeführt wurde, ergab eine gemischte weltweite Bilanz zum Digitalisierungsgrad von Unternehmen. So gaben nur 10 % von ihnen an, dass sie ihr Geschäft vollständig digitalisiert haben ( Quelle).
Dennoch sind sich die Unternehmen der dringenden Notwendigkeit bewusst, an Agilität zu gewinnen, um auf ihrem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben .
Erfassung der Bedürfnisse und Audits
Egal, wohin Ihre Reise geht, Sie müssen zwangsläufig einen Ausgangspunkt haben. Die ersten Bausteine Ihres digitalen Imperiums beruhen darauf, dass Sie zuhören, beobachten und aufschreiben, wie Ihr Unternehmen funktioniert.
Führen Sie Interviews mit den Mitarbeitern, beobachten Sie das Informationsmanagement, befragen Sie die Kunden nach ihren Erwartungen, beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Begleitung des Prozesses. Es gibt zahlreiche Methoden, um Ihre Organisation aus der Distanz zu betrachten.
Kartieren Sie das Unternehmen.
Es ist unmöglich, mit der Transformation des Unternehmens zu beginnen, ohne eine vollständige Kartografie der Aktivitäten, Akteure und Daten in den Händen zu halten.
Wenn es eine Sache gibt, die Unternehmen perfekt beherrschen, dann ist es ihr Know-how. Daher ist es für Chief Digital Officer, Beauftragte für die digitale Transformation oder alle am Erfolg des Projekts beteiligten Akteure von entscheidender Bedeutung, diese Kartografie zu erstellen, um geeignete Lösungen vorschlagen zu können.
Darüber hinaus müssen auch die Werkzeuge, Lieferanten, Kunden und alle externen Beteiligten einbezogen werden. Ziel wird es später sein, die gegenseitigen Abhängigkeiten aufzulisten und die Auswirkungen zukünftiger Veränderungen zu messen.
2. Prioritäten und Ziele auflisten
Die Priorisierung ist einer der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Transformation. Wenn Sie in Ihrer Bestandsaufnahme die wichtigsten Brennpunkte und damit die ersten Meilensteine identifiziert haben, die Sie erreichen müssen, sind Sie auf dem richtigen Weg. Machen Sie sich klar, dass Ihre Transformation nicht mit dem klassischen Schema Berater, Lastenheft, IT-Dienstleister, Lieferung der Lösung 12 Monate später funktionieren wird.
Setzen Sie heute Prioritäten, damit Sie morgen nicht alles neu machen müssen.
Wie das Sprichwort sagt, sollte man den Pflug nicht vor den Ochsen spannen. Um Teams für Ihre Projekte zu gewinnen, müssen Sie schnell Ergebnisse erzielen können.
Einer der größten Fehler bei Digitalisierungsprojekten ist es, um jeden Preis die gesamte Organisation digitalisieren zu wollen. Wir haben jedoch festgestellt, dass "Gaswerke" eher dazu neigen, die Truppen zu demotivieren.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf wiederkehrende Aktivitäten, die als zeitaufwendig gelten. Setzen Sie sich kurzfristige Ziele, die den Mitarbeitern den Alltag erleichtern.
Vernachlässigen Sie die kulturelle Barriere nicht.
Die kulturelle Barriere ist bei weitem die häufigste und am schwierigsten zu überwindende Barriere. Es gibt keine "fertigen" Lösungen, die Ihnen helfen können, abgesehen von Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Begleitung von Veränderungen muss ein integraler Bestandteil Ihres Plans sein.
Die Mitarbeiter sind auch Ihre Kunden und ihre digitale Kompetenz kann Ihnen dabei helfen, Lösungen zu finden.
Mehrere Unternehmen haben sich übrigens auf Empfehlung ihrer Mitarbeiter Technologien zugewandt, die als Mainstream gelten. Ein Beispiel hierfür ist Skype, das lange Zeit nur unter Freunden oder in der Familie genutzt wurde und mit der Zeit seinen Weg in die Arbeitsumgebungen gefunden hat.
3. Die richtigen Akteure für den Erfolg auswählen
Die Schlüsselrolle der Digitalisierung
Nicht alle Unternehmen haben das Glück, große Beratungsunternehmen als Partner zu gewinnen. Dennoch ist es möglich, einem Ihrer Mitarbeiter, der über eine genaue Kenntnis des Unternehmens verfügt, neue Aufgaben zuzuweisen.
In den letzten Jahren ist übrigens ein neues Profil aufgetaucht: der Chief Digital Officer. Er ist für die Erstellung der digitalen Strategie des Unternehmens zuständig und wird zum Bindeglied zwischen den Fachbereichen, der IT und der Geschäftsleitung. Er verfügt über ein umfassendes Wissen über technologische Innovationen und ist der Hüter des Erfolgs von Projekten.
Die Geschäftsleitung
Auch den Führungskräften kommt eine entscheidende Rolle zu. Sie müssen die Transformationen tragen und den Kurs vorgeben. Im Gegensatz zu den Außendienstmitarbeitern, die oft den Kopf in den Sand stecken, muss die Geschäftsleitung eine strategische Vision einbringen und die zukünftige Organisation sichtbar machen.
Die Frage mag Ihnen harmlos erscheinen, aber warum möchten Sie die Aktivitäten Ihres Unternehmens digitalisieren? Die Antworten auf diese Frage müssen dem Rest des Unternehmens mitgeteilt werden, wenn Sie die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter gewinnen wollen.
Die Softwarehersteller
Die Softwarehersteller werden oft nur als Lieferanten gesehen, können aber ebenfalls eine nicht zu unterschätzende Rolle für den Erfolg Ihres Projekts spielen. Sie sind Experten auf ihrem Gebiet und haben den Vorteil, dass sie dank ihrer Kunden von vielfältigen Erfahrungen profitieren.
Sie sollten sich nicht scheuen, sie in den Betreuungsphasen herauszufordern. Je besser Ihr Anbieter Ihre Organisation kennt, desto mehr Lösungen kann er Ihnen bieten.
Bei Iterop haben wir zum Beispiel festgestellt, dass 42 % unserer potenziellen Kunden ihre Prozesse nicht formalisiert hatten. Infolgedessen hat sich unsere Position als Anbieter weiterentwickelt und wir greifen heute im Vorfeld der Integration ein.
Um uns dabei zu helfen, diesen Teil der Begleitung zu gestalten, haben wir in Zusammenarbeit mit der École des Mines d'Albi die Methode SESAME für Structure d'Évaluation et Solutions d'Amélioration de la Maturité des Entreprises (Struktur zur Bewertung und Verbesserung der Unternehmensreife) entwickelt. Dieses Audit-Tool hilft bei der Diagnose des Reifegrads eines Unternehmens in Bezug auf die Digitalisierung seiner Aktivitäten und bietet vor allem Empfehlungen, die auf die Ziele des Unternehmens zugeschnitten sind.
💡 Kundenfall :
Das CE von Airbus war eines der ersten Unternehmen, das mit der Methode experimentierte. Ausgehend von ihrer über SESAME ermittelten Ausgangssituation konnte das Einkaufsteam schnell die Roadmap aufstellen, die es zur Erhöhung seines Digitalisierungsgrades befolgen sollte. Heute sind alle Einkaufsverfahren digitalisiert.
4. Koordinieren Sie Fachbereiche und IT.
Ernennen Sie einen Piloten mit zwei Hüten.
Es kann schwierig sein, Profile zu finden, die sowohl die geschäftlichen Anforderungen verstehen als auch die technologischen Lösungen kennen, um diese zu lösen. Häufig wenden sich Unternehmen an einen internen Experten, den sie in den neuen Technologien schulen.
Dieser neue digitale Pilot ist der Garant für die Projekte und der bevorzugte Vermittler für die operativen Mitarbeiter, aber auch für die Geschäftsleitung.
Co-constructing for innovation
Die Mitarbeiter stehen am Ende der Kette und wenn Sie Zeit darauf verwenden, neue Wege zu entwickeln oder neue Lösungen auszuwählen, ohne die Gewohnheiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen, können Ihre schönen technologischen Innovationen floppen.
Egal, was Sie tun wollen, Sie müssen das Know-how der Teams nutzen und auf ihren Erfahrungen aufbauen. Sie müssen nur noch ein einfaches Ko-Konstruktions-Tool finden, mit dem Sie sich an einen Tisch setzen und gemeinsam Ihre zukünftigen Innovationen erschaffen können.
5. BPM: Das Werkzeug für die Ko-Konstruktion
Papierbasierte Prozesse VS automatisierte Prozesse
Im Gegensatz zu ERP-Systemen, die oft als zu unflexibel angesehen werden, oder internen Lösungen, die von IT-Experten entwickelt wurden, ist BPM-Software (Business Process Management) eine echte kollaborative Konstruktionsplattform , die entwickelt wurde, um von einem papierbasierten Prozess zu einem vollständig automatisierten Prozess überzugehen.
Der Standard BPMN (Business Process Model and Notation) 2,0 wurde übrigens geschaffen, damit auch ein Mitarbeiter, der nicht auf IT spezialisiert ist, das Schema einer Aktivität leicht lesen und verstehen kann. Dank dieser Fach-/IT-Sprache konnten viele Teams in ihren Unternehmen an neuen Kreisläufen zusammenarbeiten.
Die Vorteile von BPM
Das Business Process Management (BPM), das lange Zeit auf den Bereich der Qualitätssicherung beschränkt war, erobert allmählich die Herzen anderer Teams.
Kurzfristig sorgt dieser Ansatz für Transparenz, Lesbarkeit und Harmonisierung. Mittelfristig können Sie Ihre papierbasierte Prozesslandkarte mit den Akteuren und den zugehörigen Daten nach und nach auf EDV umstellen. Langfristig erleichtern Sie die kontinuierliche Digitalisierung Ihres Know-hows und Ihrer Prozesse.
Schnelle Entwicklung und Autonomie
Die große Angst von Unternehmen ist es, auf der Strecke zu bleiben, wenn die Konkurrenz immer innovativere Dienstleistungen für ultravernetzte Kunden anbietet. Mit BPM-Lösungen, die auf Ihren Prozessen basieren, können Sie Ihre Aktivitäten bei laufendem oder kaltem Betrieb weiterentwickeln, je nach den Analysen Ihrer Teams, den Kundenbedürfnissen oder auch den gesetzlichen Anforderungen. Sie sind nicht mehr durch Ihre Tools eingeschränkt, sondern entscheiden beispielsweise über die Customer Journey und wie Sie diese digitalisieren möchten.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg eines Digitalisierungsprojekts davon abhängt, dass Sie die Prozesse Ihres Unternehmens genau kennen, die Schritte der Ko-Konstruktion mit Ihren Mitarbeitern durchlaufen und die richtigen Personen identifizieren.quipes, der Identifizierung der Rollen aller Beteiligten und der Antizipation zukünftiger Bedürfnisse (Ihre Fähigkeit, kontinuierlich Innovationen zu integrieren).
Die Prozesse sind das Fundament für Ihre künftigen Innovationen, denn wenn sie gut beherrscht werden, garantieren sie Ihr Fortbestehen auf dem Markt. Letztendlich werden Sie in der Lage sein, Ihr Geschäft nicht in 15 Monaten, sondern in 15 Tagen weiterzuentwickeln.
Artikel übersetzt aus dem Französischen