Warum ein ERP wählen?

Der Begriff ERP (Entreprise Resource Planning) wird oft erwähnt. Aber was genau beinhaltet es? Wann sollten Sie es für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen? Und wie finden Sie heraus, was Sie brauchen?

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Was leistet eine ERP-Software?

ERPs sind Verwaltungssoftware, die alle Funktionsabläufe des Unternehmens zentralisieren: Buchhaltung, Wirtschaft, Personalwesen usw.

Ein junges Unternehmen führen

Zu Beginn ist die Wahl einer ERP-Software eher selten. Der Unternehmer beginnt in der Regel damit, seine Datenbank in Excel zu organisieren. Wenn der Bedarf besteht, entwickeln sie ein auf ihre Arbeit zugeschnittenes Tool: ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) für die Unternehmensführung oder eine Buchhaltungssoftware für die Buchführung. Bis zu diesem Zeitpunkt wird kein ERP verwendet, und es besteht a priori auch kein Bedarf. Wo also ändert sich das? Wann kann - oder sollte - das Unternehmen anfangen, über eine ERP-Software nachzudenken?

Wachsender Bedarf

Der Bedarf an einem ERP-Tool wird deutlich, wenn:

• sich interne Probleme zu häufen beginnen
• Prozesse redundant oder arbeitsintensiv werden.

Nehmen wir an, einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter erfährt, dass ein Kunde umgezogen ist. Sie vermerken dies, vergessen aber, die Information in die Unterlagen einzutragen, so dass Belege und Post weiterhin an die alte Adresse geschickt werden. Um den internen Austausch zu fördern, können Abteilungsbesprechungen darauf abzielen, Probleme wie diese anzusprechen. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass sie übergangen werden. Vor lauter Arbeit vergisst man leicht, Informationen an die Kollegen weiterzugeben, und das ist sogar üblich.

Der Bedarf an einem gemeinsamen Instrument

Nicht die Größe Ihres Unternehmens, sondern das Volumen der zu verarbeitenden Ströme wird dazu führen, dass Sie die Schwelle erreichen, die die Einführung einer ERP-Software erforderlich macht. Wenn die von einem Mitarbeiter des Unternehmens eingegebenen Informationen für alle Ihre Dienststellen zugänglich sind, verschwinden die Probleme bei der Informationsübermittlung sofort. Jeder hat Zugang zu den Informationen, die er braucht, und kann sie bei Bedarf durchsuchen. Aus struktureller Sicht wird das ERP zum Rückgrat der Organisation. Es ist für alle Mitarbeiter zugänglich und steht im Mittelpunkt der Aufgaben und des Fortschritts eines jeden. Es ist kollaborativ und sorgt für mehr Transparenz. Und für das Management und die verschiedenen Dienststellenleiter erleichtert es die Steuerung der Aktivitäten. Die an einem Ort verfügbaren Zahlen können miteinander verglichen werden, um einen konkreten Überblick über die Situation des Unternehmens in finanzieller, wettbewerblicher und menschlicher Hinsicht zu erhalten.

Wie wählen Sie Ihre ERP-Software aus?

In Übereinstimmung mit Ihrer Branche/Ihrem Beruf

Unternehmen haben im Allgemeinen ähnliche Prozesse: Akquise, Verkauf, Rechnungsstellung, interne Verwaltung... Jedes Unternehmen funktioniert jedoch mehr oder weniger unterschiedlich. Ein Beratungsunternehmen wird zum Beispiel nicht auf die gleiche Weise arbeiten wie ein Bauunternehmen: Prospektionsszenarien, Angebotsabgabe, Ausschreibungen, Abrechnung pro Aufgabe oder pro Stunde... Manche ERP-Software kann auch auf eine oder mehrere Branchen ausgerichtet sein. So richtet sich IOvision eher an Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen und Firmen, während Archipelia sich eher für den Einzelhandel, den Handel und die Produktion positioniert.

Merkmale

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Diese ERP-Software ist, wie die Branchen-Toolkits, eine schlüsselfertige Lösung. Wenn Sie in einem Tätigkeitsbereich arbeiten, ist das Tool a priori für Sie gemacht. Es ist jedoch möglich, dass Sie in einem bestimmten Bereich ein eigenes Geschäftsmodell oder eine eigene Arbeitsweise haben, die sich von der Ihrer Mitbewerber unterscheidet. In diesem Fall ist eine Software von der Stange vielleicht nicht das Richtige für Sie. Sie haben dann zwei Alternativen:

• Sie entscheiden sich für ein ERP, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Wenn Sie festgestellt haben, dass Ihre Personalverwaltung der Schlüssel zum Erfolg Ihres Modells ist, wäre es ratsam, sich für ein Tool zu entscheiden, das speziell auf dieses Element ausgerichtet ist, wie zum Beispiel Zéphir.
• Entscheiden Sie sich für eine modulare Software. Vielleicht sind Ihre Vertriebsmitarbeiter daran gewöhnt, mit einem einzigen Tool zu arbeiten, oder Ihre Buchhaltung wird von einem Moment zum anderen verwaltet. Wenn Sie sich für ein funktionsübergreifendes ERP entscheiden, müssen Sie Ihre Teams auffordern, ihre Gewohnheiten und ihre Arbeitsumgebung zu ändern. Das ist eine heikle Angelegenheit... Und es könnte sein, dass einige das neue Instrument als weniger leistungsfähig empfinden. Glücklicherweise sind immer mehr ERP-Systeme mit APIs ausgestattet, die eine Schnittstelle zu Drittlösungen ermöglichen. Diese Kompatibilität zwischen den Werkzeugen ermöglicht es Ihnen, die von jeder Ihrer Dienststellen benötigte Lösung beizubehalten und gleichzeitig das Computersystem der Struktur zu vereinheitlichen.

Auch wenn ein Unternehmen auf ein ERP-System verzichten kann, kommt immer ein Moment, in dem es notwendig wird. Die ERP-Software macht die internen Arbeitsabläufe flüssiger und trägt zur Steigerung der Produktivität bei, sofern sie der Branche oder den spezifischen Anforderungen entspricht.